A sales activity report provides a detailed look at the sales activities that a sales team has completed over a given time period, such as phone calls, emails, and on-site meetings.
This gives sales managers valuable insight into team performance and individual sales rep efficiency.
What’s included in a sales activity report?
A sales activity report includes a record of the actions a sales team has taken over a given period. Some of the metrics that might be included in a CRM activity report are:
Sempre que um dos membros da sua equipe concluir e registrar uma atividade
Uma contagem de todas as atividades de vendas registradas por usuário e tipo
O número de atividades registradas em comparação com as cotas de cada tipo de atividade
O esforço de atividade da sua equipe em comparação com um período de tempo anterior
A quantidade de tempo gasto em cada atividade
Notas associadas a qualquer atividade
How do you create a sales activity report?
The easiest way to report on sales activity is to use a CRM with built-in sales tracking and reporting. A CRM like Nutshell automatically tracks your sales activities, allows sales reps to take notes about activities, and produces reports that make it easy to analyze results.
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Nutshell makes it easy to track your sales activity with user-friendly, customizable reporting and analytics features.
What are the benefits of CRM activity reporting for sales coaching?
Pairing coaching with the insights of sales activity reporting is a powerful combination. Here’s a look at some of the ways that sales activity reporting can enhance how you coach your sales team.
1. Precision in coaching
Sales activity reporting is a microscope into your team’s daily actions. It provides a granular view of who’s doing what, how often, and with what outcomes. With this level of precision, coaching becomes a highly targeted endeavor. You can zoom in on specific behaviors and actions, offering tailored guidance to help each team member flourish.
2. Data-backed insights
Gone are the days of subjective coaching. Sales activity reporting brings hard data to the coaching table. Coaches can back their feedback and recommendations with concrete numbers, making the coaching process more objective and credible. It’s not just about saying, “You need to make more calls,” but showing precisely how many calls lead to conversions.
3. Built-in accountability
With sales activity reporting, accountability is built into the process. Team members can track their own performance metrics, creating a sense of ownership over their results. Coaches can then step in to guide and support, knowing that every team member is acutely aware of their contributions and areas for improvement.
4. Real-time course correction
In the fast-paced world of sales, timing is everything. Sales activity reporting offers real-time insights, allowing coaches to provide immediate feedback. Whether it’s addressing a missed opportunity, celebrating a milestone, or fine-tuning a pitch, real-time coaching ensures that the team stays agile and adaptable.
5. Personalized training
One size does not fit all when it comes to coaching. Sales activity reporting reveals the unique strengths and weaknesses of each team member. Armed with this information, coaches can design personalized training programs that address specific needs, ensuring that every individual gets the guidance they require to excel.
6. Celebrating wins and milestones
Recognition is a potent motivator. With sales activity reporting, coaches can easily spot and celebrate wins, whether it’s a high-value deal closed or a record-breaking number of calls made. Recognition not only boosts morale but also sets positive examples for the entire team to follow.
7. Performance benchmarking
Sales activity reporting enables benchmarking against key performance indicators (KPIs) and industry benchmarks. This benchmarking empowers salespeople to see how they measure up and what they need to do to reach the next level, all under the expert guidance of their coach.
Case study: Using sales activity reporting for sales coaching
Nutshell Mike Dohrman, vice-presidente e gerente de vendas da Acme Truck Line Inc., sediada em Gretna, Louisiana Acme Truck Line, Inc., com sede em Gretna, Louisiana.descobriu que os relatórios de atividades podem ajudar a impulsionar a colaboração, bem como a concorrência.
"Usamos [nosso CRM] principalmente como um diário de vendas, para proporcionar transparência na função de vendas", diz Dohrman. "Temos clientes que se sobrepõem em diferentes regiões. Temos um grupo de vendas externo que faz muitos almoços e reuniões, e registramos as chamadas de vendas em detalhes. Como tenho o relatório de atividades, não preciso passar tempo em reuniões interrogando cada um de nossos 23 representantes sobre como eles se saíram na semana passada. Posso ver como eles se saíram e sei exatamente sobre o que preciso conversar com eles."
O relatório de atividades é o recurso preferido de Dohrman no site Nutshell. O relatório informa exatamente como cada um de seus representantes está progredindo para atingir as cotas e outras metas, e como está o desempenho da equipe e dos representantes individuais em qualquer intervalo de tempo. Dohrman pode até mesmo detalhar para ver o desempenho de um representante com um cliente individual.
“If something interesting is going on with a specific customer, or if the rep is spending an unusual amount of time with that customer, I don’t have to dig to get that information out of the rep,” he explains. “It’s right there in the report for both of us to see.”
CRM activity reports help sellers become more effective because they give their managers the hard data necessary to provide actionable guidance and coaching—while keeping team meetings shorter and more productive, so reps can spend more of their day selling.
Quality over quantity
Como a equipe de vendas da Acme Truck Line é composta por representantes de vendas externos que devem estar na estrada com frequência, Dohrman não se preocupa muito com o tempo que eles passam em suas mesas. O que importa é o número e a qualidade das ligações que eles fazem ao longo da semana.
"Não me preocupo tanto com a hora do dia em que eles fazem as chamadas", diz ele, "mas se eu achar que há algum problema com suas habilidades de gerenciamento de tempo, é útil saber em que dias da semana eles estão ou não fazendo chamadas. Se alguém estiver se saindo muito bem às quartas-feiras, mas se descuidando às sextas-feiras, isso pode ser preocupante ou não. Essa pessoa pode estar fazendo chamadas em uma área em que todos tiram meio dia na sexta-feira, ou algo do gênero."
Dohrman se baseia muito na seção de detalhes do relatório de atividades do Nutshell. "Preciso ver a substância nas anotações das chamadas", insiste ele. "Se o representante só passou para dizer olá, isso não é uma chamada de vendas - é uma corrida de donuts."
Dohrmancritica não apenas as técnicas de venda de seus representantes, mas também as anotações que eles fazem. "Se eu sugerir cinco coisas que quero que eles perguntem durante cada ligação de vendas - qual o tamanho dos caminhões, que pistas estão usando, esse tipo de coisa - então quero ver os pontos mais delicados nas anotações, de modo que, na quinta ligação de vendas, eu saiba tudo o que há para saber sobre a empresa", explica ele. "Talvez eu nunca tenha visitado essa empresa, mas como está nas anotações, sei tudo isso. Como equipe, todos nós sabemos tudo isso."
Relatórios de chamadas eficazes são mais fáceis para alguns representantes do que para outros. "Eu explico da seguinte forma", diz Dohrman. "O motorista precisa preencher um conhecimento de embarque. Sabemos quando as mercadorias são entregues e quem as aceitou. Ele nos traz o conhecimento de embarque e nós faturamos para o cliente. Não é diferente para o representante de vendas. Você não fez a chamada de vendas a menos que ela esteja por escrito."
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Os representantes da Acme ligam para milhares de clientes nos Estados Unidos, muitos dos quais são grandes empresas com várias instalações. Um representante que liga para um local pode estar em posição de reunir informações úteis sobre o tomador de decisões dessa mesma empresa em outro local, no território de outra pessoa.(Veja : vendas baseadas em contas) Um relatório de chamadas eficaz, acessado por meio do relatório de atividades do CRM, torna-se muito mais do que um recurso de gerenciamento de vendas. Ele tem uma função de gerenciamento de conhecimento, permitindo que cada representante abra portas para seus colegas.
"Se você souber de uma oportunidade com uma grande empresa no escritório de Brownsville, no Texas, não precisará procurar seu gerente de vendas para saber quem liga para essa empresa na sede no Colorado", diz Dohrman. "Você pode simplesmente acessar Nutshell, e isso está no relatório de atividades com anotações detalhadas."
Normalmente, as equipes de vendas mantêm um equilíbrio entre esse tipo de colaboração e a competição entre os representantes, que impulsiona o desempenho. O sistema permite que o gerente de vendas defina metas e cotas para cada representante e para a equipe. Essas metas podem ser usadas para ajustar o desempenho de cada indivíduo e para administrar programas de incentivo. Esses incentivos podem se basear não apenas nos números finais de vendas, mas também nas ações que a gerência decide reforçar.
"Se eu vir alguém que está enviando muito mais e-mails e fazendo muito mais ligações telefônicas do que realmente está ligando para as pessoas, posso ver isso e aconselhá-lo a respeito", diz Dohrman.
O relatório pode ser acessado por todos os representantes de uma equipe, que podem ver as taxas de atividade e as anotações uns dos outros. É claro que os gerentes de vendas da Acme estão muito mais interessados na qualidade das chamadas do que em estimular a competição entre os representantes para ver quem consegue enviar mais e-mails.
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