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Using a customer relationship management (CRM) system can significantly improve the way your company organizes and analyzes customer and lead data, tracks interactions with customers, streamlines sales processes, and more. However, unlocking the full benefits of a CRM is only possible when you implement the right strategies. These include ensuring the quality and accuracy of your data, managing and organizing your data, creating custom fields and data forms, setting up access controls and permissions, and regularly reviewing and optimizing the CRM system.
Tanto si su empresa está considerando la posibilidad de invertir en un CRM como si está buscando formas de optimizar su uso actual de CRM, este manual proporciona una base sólida para garantizar que saca el máximo partido a su inversión en CRM.
Lea esta guía para obtener una visión general de las mejores prácticas para utilizar un sistema CRM y consulte los recursos vinculados para obtener información adicional.
1. Clean, Consistent Data Means Smarter Decisions: Accurate, deduplicated, and well-structured CRM data enables better segmentation, automation, and reporting—fueling more precise targeting and faster sales cycles.
2. Customize and Structure Your CRM Around Your Workflow: Use custom fields, tags, and standardized processes to mirror your actual sales and marketing workflows. This improves team adoption, lead visibility, and campaign effectiveness.
3. Protect and Optimize Over Time: Set permissions to safeguard sensitive customer data and regularly audit your CRM setup to refine automations, forms, and integrations as your business evolves.
Una de las mejores prácticas cruciales para utilizar un sistema CRM es garantizar la precisión y calidad de los datos que recopila y almacena. Necesita datos precisos sobre los clientes para que sus representantes de ventas y su equipo de marketing puedan tomar decisiones estratégicas para hacer crecer su negocio. Después de todo, un CRM es más útil cuando es capaz de proporcionarle una imagen completa de sus contactos y de los clientes potenciales que se mueven por su canal de ventas.
To learn strategies for protecting the quality and integrity of your CRM data, check out this helpful resource:
Puede que los datos de su CRM sean precisos, pero ¿puede su equipo encontrar fácil y rápidamente lo que necesita? Si pierde demasiado tiempo buscando los registros adecuados, su CRM no está aprovechando todo su potencial.
Organizar la información de su CRM en un formato de fácil acceso garantiza que sus representantes de ventas puedan acceder a ella cuando la necesiten. De este modo, su equipo ahorrará tiempo en la búsqueda de datos y todos estarán en sintonía en lo que respecta a la información de sus clientes y clientes potenciales.
Aprenda a mantener los datos de su CRM organizados y accesibles:
How do you get data into your CRM in the first place? There are several ways to collect data from customers, including integrating your CRM with other tools. Two essential methods for gathering information about your leads and customers are custom fields and data forms.
Custom fields enable your team to manually record information in your CRM or import data from a platform where it’s already stored, such as from a CSV spreadsheet or other sources of data like a productivity platform or another CRM. Data forms allow you to collect customer information from form submissions on your website and sync the data with your CRM. Finally, validating the data you gather from customers ensures that the data you collected is accurate.
Lea cómo crear campos personalizados y formularios de datos:
Los ataques contra los datos de CRM son perjudiciales para sus clientes y su empresa. Para proteger la información de sus clientes y clientes potenciales frente a agentes maliciosos, debe asegurarse de que está tomando las medidas de seguridad adecuadas.
Un aspecto de la seguridad de los datos es la implementación de controles y permisos de usuario en su plataforma CRM. Mediante la creación de controles de acceso y permisos, usted toma el control de quién puede ver la información sensible del cliente. La aplicación de estas medidas garantiza que solo los usuarios autorizados puedan acceder a los datos de CRM, editarlos y trabajar con ellos.
Read more about access controls and permissions below:
Con el CRM configurado, los datos organizados y accesibles, y las medidas de seguridad establecidas para restringir el acceso de los usuarios, querrá estar seguro de que su CRM sigue aportando valor a su equipo con el paso del tiempo. Al fin y al cabo, un software diseñado para agilizar el proceso de ventas y facilitar la gestión de las relaciones con los clientes debe estar a la altura de sus pretensiones.
Una última práctica recomendada para utilizar su CRM consiste en revisar y optimizar periódicamente el sistema para asegurarse de que la plataforma funciona adecuadamente y satisface las necesidades de su empresa. Consulta el siguiente artículo para aprender a revisar la eficiencia de tu CRM, identificar áreas de mejora y adaptar tu sistema para que funcione como debería.
Descubra a continuación los pasos para optimizar su plataforma CRM:
When you need a CRM that will make it easy for your company to take the reins and collect, manage, organize, and optimize your data, turn to Nutshell. Our Ann Arbor-based customer support team is always friendly, fast, and helpful, and we include free customer support in every Nutshell package.
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The top reasons for CRM failure include poor planning, lack of user adoption, unclear goals, and insufficient training. When teams don’t understand the CRM’s value or receive inadequate support, adoption plummets and ROI never materializes. Success requires clear objectives, strong change management, and ongoing team engagement.
Track key metrics like pipeline velocity, sales cycle length, conversion rates, and customer retention. Monitor adoption rates and data quality scores. Compare results month-over-month to spot trends. Share CRM-generated insights in team meetings to demonstrate value. Most importantly, establish baseline metrics before implementation so you can measure improvement accurately.
Start with comprehensive, role-specific training tailored to each department’s workflows. Provide ongoing support and celebrate early wins. Identify peer advocates within your team to champion adoption. Make CRM usage a company policy for all new leads. Foster a culture where questions are encouraged, and regularly gather feedback to improve processes based on actual team needs.
Conduct quarterly data audits to identify duplicates, outdated records, and incomplete information. Perform monthly spot-checks on critical fields. Clean data continuously as part of daily workflows—don’t let it accumulate. After major system changes or integrations, do a thorough audit. Regular maintenance prevents small issues from becoming expensive problems.
Allowing duplicate records, inconsistent data entry formats, incomplete contact information, and outdated records to accumulate. Teams often fail to establish naming conventions or data standards. Poor integration between systems creates conflicting data. Lack of ownership means no one enforces data quality. Prevent these by setting clear standards, automating validation, and assigning accountability for data maintenance.
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