12 Técnicas comprovadas para melhorar a adoção do CRM pela equipa

Então, como é que os gestores de vendas e as suas equipas ultrapassam este desafio? Tudo depende do sistema CRM. O atual cenário de vendas centrado na Internet exige que os representantes de vendas se adaptem rapidamente aos avanços tecnológicos do software necessário para estabelecerem contacto com clientes e potenciais clientes.

Mas a tecnologia melhorada vem, por vezes, acompanhada de interfaces, funcionalidades e ferramentas mais complexas que podem ser esmagadoras para os membros da equipa que preferem continuar com o trabalho de venda. É por isso que a aquisição de um CRM de fácil utilização, como o Nutshell, concebido para simplificar o processo de vendas, é crucial para uma adoção bem sucedida por parte da equipa.

This resource page uncovers some of the most effective strategies for increasing your team’s CRM adoption rate. But before we dive into those, let’s clarify what we mean by “CRM adoption” and take a closer look at some of the benefits associated with higher adoption rates.

In this guide:

• O que significa a adoção de CRM?
• Porque é que uma elevada taxa de adoção de CRM é benéfica?
• Potenciais obstáculos à adoção do CRM pelos utilizadores
• 12 melhores técnicas para melhorar a adoção do CRM
• Métricas cruciais de adoção de CRM

O que significa a adoção de CRM?

A adoção do CRM é a medida em que uma empresa ou indivíduo aceita e utiliza um sistema de CRM disponível. Quando falamos da taxa de adoção de CRM de uma equipa, referimo-nos à percentagem de membros da equipa que utilizam o software de CRM em comparação com o número total de membros da equipa destinados a utilizá-lo ou com o número de licenças adquiridas.

Quando se introduz um novo sistema de CRM, o objetivo é obter uma elevada taxa de adoção para garantir que as equipas maximizam o valor que obtêm dele. A adoção do CRM pode ser um desafio significativo para as empresas, com formação inadequada, integração entediante, funcionalidades complicadas e, consequentemente, más experiências de utilizador.

Porque é que uma elevada taxa de adoção de CRM é benéfica?

A sua equipa pode ter sobrevivido sem um sistema de CRM até agora, e pode partilhar algumas das preocupações dos que estão relutantes em adotar o novo software. No entanto, existem inúmeros benefícios tangíveis para uma elevada taxa de adoção de CRM que não vai querer ignorar.

Em suma, o aumento das taxas de adoção pode ter um impacto significativo no crescimento e na rentabilidade da empresa. E com o sistema CRM certo no seu arsenal, há uma boa hipótese de as taxas de adoção aumentarem.

Algumas das principais vantagens de obter uma elevada taxa de adoção de utilizadores de CRM incluem

• Elevate your team’s efficiency: High CRM adoption ensures more team members automate manual tasks, saving time and making them more efficient sales reps.
• Get ahead of the competition: When all team members utilize your modern CRM system, they leverage the latest in customer relationship management technology, putting them at a competitive advantage.
• Place less strain on tech support: With improved adoption and increased experience using the software, your team will be less reliant on tech support for assistance with using their CRM.
• Enhance customer experiences: When used to its full potential, teams can access better customer data and tools, allowing them to build stronger relationships through personalized messaging and brand experiences.
• Improve data management and evaluation: Better CRM adoption gives your sales team a wealth of data and reports to help them sharpen their lead generation, targeting, and engagement strategies.
• Communicate more effectively: Adapting to cutting-edge CRM systems allows for enhanced team collaboration and more effective customer and prospect communication, all from one platform.
• Increase your bottom line: When CRM adoption is high, sales teams can improve sales processes, increase deals won, and improve the business’s overall revenue.

Potenciais obstáculos à adoção do CRM pelos utilizadores

A implementação de um software CRM poderoso na sua organização pode ser um ponto de viragem para a sua equipa de vendas. Quando utilizado corretamente, a sua equipa tem todas as ferramentas necessárias para construir processos de vendas imbatíveis e criar experiências memoráveis para os clientes.

However, poor technology adoption is common in the workplace and can be detrimental to your sales team and business success. It’s best to know the challenges you might face so that you can come up with possible strategies to overcome them.

Estes são os obstáculos mais comuns que os gestores de vendas enfrentam quando incorporam um novo software CRM nos seus departamentos de vendas:

• Reluctance to adapt: Some people resist change, worrying about whether they’ll have the skills to operate new complex systems or simply not giving the CRM much attention due to disinterest.
• Insufficient training: Without sufficient training your team may fail to understand the CRM’s capabilities and how to use them effectively, leading to low CRM adoption rates.
• Ineffective system integrations: Integrations can be tricky, and when they don’t work as expected, it can make operating on different platforms cumbersome for your team, leading them to drop the CRM and revert to the software they know.
• Inaccurate data: It just takes one incorrect input to throw sales-related data and reports out of whack, which can affect trust in the system and reduce adoption rates.
• Costly CRM systems: Companies with limited budgets may purchase CRM software but need more funds to implement it fully in terms of training and development, leading to a dip in adoption across teams.
• Apprehension regarding security: Some businesses may be concerned about storing sensitive information on an unfamiliar system and whether the system can protect the data adequately, affecting CRM adoption rates.

Um bom CRM ajuda a ultrapassar estes obstáculos

Embora existam várias técnicas que pode utilizar para melhorar as suas taxas de adoção, que abordaremos a seguir, o caminho para ultrapassar estes obstáculos começa com um software de CRM excecional e fácil de utilizar.

Existem CRMs excelentes e as equipas de vendas de todo o mundo adoram utilizá-los. Nutshell é um desses CRMs. Este CRM elimina alguns dos obstáculos de adoção mais comuns enfrentados pelos gestores de vendas, oferecendo o seguinte:

• Integração perfeita com as suas aplicações favoritas, integrando o seu novo CRM com o mínimo de perturbação ou curva de aprendizagem
• Segurança imbatível para garantir a segurança das informações da sua empresa e dos seus clientes
• Ferramentas de automatização e inteligência de ponta para manter os seus dados tão exactos quanto possível
• Preços acessíveis para que as empresas, as empresas em fase de arranque, os empresários em nome individual e qualquer pessoa que necessite tenham acesso a um software de CRM de topo

Como resultado, as equipas descobrem que se familiarizar com o seu novo sistema de CRM é muito fácil, garantindo mais do que taxas de adoção incríveis - as equipas de vendas gostam realmente de utilizar CRMs como Nutshell.

12 melhores técnicas para melhorar a adoção do CRM

Agora que conhece os benefícios de uma forte adoção de CRM e como identificar possíveis desafios, vamos aprofundar as estratégias para influenciar e alcançar uma elevada taxa de adoção de CRM.

CRM adoption techniques

• Let your team know the benefits
• Get users involved in the implementation
• Make the CRM user-friendly
• Give your team the training they need
• Make sure integrations run smoothly
• Take advantage of CRM automation features
• Ensure hassle-free on-the-go collaboration
• Leverage the power of peer advocacy
• Share your success stories and wins
• Maintain high adoption rates over the long term
• Get a dedicated CRM manager
• Make it an enjoyable experience

 

1. Informe a sua equipa sobre as vantagens

Detailing the benefits of a new CRM system is a great way to get your team on board. Provide your team with a clear explanation of how CRM adoption will improve their productivity and growth, both personally and for the business.

2. Envolver os utilizadores na implementação

Bring your team in on discussions and decision-making before you settle on the ideal CRM system. Make sure each team member has the opportunity to provide input, making them an integral part of the CRM’s adoption success. Then, to ensure successful CRM implementation, get your team involved in the rollout process to ensure the best possible adoption rates.

3. Tornar o CRM fácil de utilizar

A maioria dos sistemas CRM permite-lhe personalizar as funcionalidades até um certo ponto. Sempre que possível, adapte o seu novo sistema aos processos actuais da sua empresa para facilitar a adoção pela equipa. Também pode procurar simplificar os processos utilizando ferramentas de CRM e criar experiências personalizadas para os membros da equipa para incentivar taxas de adoção mais elevadas.

4. Dê à sua equipa a formação de que necessita

Draw up a comprehensive training program to equip your team with the skills required to make the most of their CRM. Include information in different formats, such as video tutorials and in-person training, to make it easier for diverse teams to absorb the information. Bring in a dedicated support team member to help, particularly for the first month or two.

5. Assegurar que as integrações decorrem sem problemas

Planeie com antecedência para garantir que o seu novo sistema CRM se integra perfeitamente com as outras ferramentas que a sua equipa de vendas utiliza para executar o seu trabalho. Reduzir o risco de interrupções é uma forma segura de aumentar o interesse e a adoção do novo software. As integrações também devem simplificar o fluxo de trabalho da sua equipa, facilitando a adoção.

6. Tirar partido das funcionalidades de automatização do CRM

One of the best benefits of incorporating an up-to-date CRM into your sales department is that it allows you to automate admin-intensive and non-selling tasks. These automations help your team stay on track and reduce the time spent on administrative tasks, giving reps more time to focus on selling and building customer relationships.

7. Assegurar uma colaboração em movimento sem complicações

Os melhores CRMs oferecem uma aplicação móvel que permite aos representantes acompanhar tarefas, aceder a dados, receber notificações e introduzir informações em qualquer lugar. Estas aplicações também permitem que as equipas colaborem e se mantenham actualizadas sobre os últimos contactos e negócios, independentemente do local onde se encontrem.

8. Potenciar o poder da defesa dos pares

A realidade é que haverá provavelmente um grupo de membros da equipa que não estão interessados em aprender ou utilizar um novo sistema. Para minimizar a resistência, são necessários alguns defensores da adoção do CRM para liderar a adoção positiva dentro da equipa. Embora a contratação de pessoal para defender o seu novo sistema possa ser eficaz, muitas vezes é melhor, e menos dispendioso, identificar os membros da equipa existentes com influência para realizar o trabalho.

9. Partilhe as suas histórias de sucesso e as suas vitórias

Even the best CRM implementation plans may still be met with skepticism from the odd team member. The best way to put those doubts to bed is to share CRM-related wins and success stories with your team as soon as they happen. This will reinforce the benefits of the software and should eventually get those outliers onboard, lifting your adoption rate to where it should be.

10. Manter taxas de adoção elevadas a longo prazo

Utilizar um sistema CRM sólido e um plano de adoção meticuloso agora é fantástico. Mas e daqui a cinco ou dez anos, quando a sua equipa pode potencialmente duplicar de tamanho à medida que a empresa se expande? Invista num CRM flexível capaz de acompanhar o seu negócio sem quaisquer obstáculos para garantir que as suas taxas de adoção se mantêm elevadas quando a sua empresa cresce.

11. Obter um gestor de CRM dedicado

Dependendo da dimensão da sua equipa, pode ser útil nomear um gestor ou supervisor de CRM dedicado para supervisionar todas as tarefas relacionadas com a adoção do CRM, tais como oferecer orientação adicional e a pedido, lidar com problemas e lançar actualizações e a formação associada. Um gestor de CRM designado pode ajudar a simplificar o processo de adoção e facilitar a utilização do software pelos membros da equipa.

12. Tornar a experiência agradável

Transforme a sua missão de adoção do CRM num jogo para tornar o processo mais agradável e incentivar taxas de adoção mais elevadas. Estabeleça uma competição amigável entre os membros da sua equipa, recompensando-os por atingirem marcos específicos na sua utilização do CRM. Isto deve motivar os seus representantes de vendas a envolverem-se com o software e a divertirem-se ao mesmo tempo.

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Métricas cruciais de adoção de CRM

É útil manter-se atento a algumas métricas importantes para avaliar a taxa de adoção da sua equipa. Pode agrupar estas métricas em três categorias principais, nomeadamente:

• Utilização básica
• Qualidade dos dados
• Desempenho

Cada categoria inclui várias métricas vitais que deve acompanhar para determinar se a sua equipa aderiu totalmente ao poder do CRM ou se ainda existe alguma resistência.

Padrões de utilização da equipa

Pode acompanhar qualquer número de métricas para determinar a frequência com que a sua equipa utiliza as principais funcionalidades do seu sistema CRM. Mas aqui estão quatro métricas centrais às quais deve dar prioridade:

• A percentagem do total de licenças de subscrição de CRM da sua empresa em utilização
• Quantos representantes de vendas iniciam sessão no CRM diariamente e mensalmente
• Com que frequência esses membros da equipa de vendas iniciam sessão diária e mensalmente
• O número de interacções dos representantes de vendas por período e negócio

Prestar muita atenção às quedas nestes valores pode ajudá-lo a identificar onde a sua equipa enfrenta mais desafios ao utilizar o software. A sua equipa pode precisar apenas de um pouco mais de formação e orientação para ultrapassar estes desafios.

Qualidade dos dados de entrada

Getting your team to use the CRM is the first step. The next step is making sure they use it correctly. These are a few metrics to monitor to ensure that team input data quality is where it needs to be:

• A exatidão dos dados captados através de campos de formulário
• Canais de captação de leads e partes responsáveis
• Informações omitidas nos registos de prospeção
• Dados em falta nos registos dos clientes
• Datas de fecho previstas para os contactos no pipeline

É melhor fazer uma verificação completa da qualidade dos dados pelo menos de dois em dois meses, auditando os registos e os dados capturados nos últimos 60 dias.

Desempenho global da equipa

Quando os membros da equipa estiverem a utilizar o software e tiver a certeza de que a qualidade dos dados que introduzem é satisfatória, é altura de avaliar se o sistema é eficaz. Se a sua equipa utilizar corretamente o seu sistema CRM, deverá observar uma melhoria acentuada no seu desempenho e eficiência globais quando verificar as seguintes métricas:

• A diferença no crescimento das condutas entre antes e depois da adoção do CRM
• Se a fase do pipeline e os tempos globais do ciclo de vendas melhoraram desde a implementação do seu CRM
• A quantidade de crescimento da taxa de vitória registada ano após ano
• O tipo de actividades e tarefas realizadas pelos membros da equipa

Se notar um aumento no desempenho desde que integrou o seu sistema CRM no processo de vendas, é um sinal de que a sua taxa de adoção do CRM é elevada.

Nutshell é o CRM de fácil utilização que as equipas de vendas realmente utilizam

Se pretende um sistema CRM que a sua equipa de vendas queira realmente utilizar, não procure mais, Nutshell. Concebemos o nosso CRM com o objetivo específico de tornar a adoção de equipas tão fácil como uma tarte de noz.

É por isso que o Nutshell é conhecido mundialmente como uma plataforma de CRM fácil de utilizar que ajuda as equipas a simplificar o processo de vendas e a proporcionar as melhores experiências possíveis aos clientes. É também por isso que o nosso poderoso software de CRM está listado no G2 como um dos 10 melhores CRMs a nível mundial.

Choosing Nutshell is one of the best decisions you could make when aiming for high CRM adoption rates because it’s designed to be user-friendly, with an incredibly easy-to-navigate interface that our customers rave about. Plus, Nutshell is one of the most affordable CRM systems on the market.

NutshellCRM líder do sector

O nosso software robusto fornece à sua equipa o que há de mais recente em software de gestão de vendas e marketing, incluindo funcionalidades sem paralelo como:

• Sales task automation: A host of options to automate non-selling tasks and streamline your team’s workflow
• Analytics and reporting: Get the reports you need, when you need them, and in the format you prefer.
• Email sync: Link your business email to your Nutshell account so you can send emails to customers and prospects directly from your CRM—everything stays in one place.
• Web form builder: Design and embed custom forms from Nutshell onto your website and let Nutshell seamlessly capture incoming lead data.
• Team collaboration: Communicate with your team using Nutshell’s team collaboration tools and make sure everyone stays in the loop to improve customer satisfaction.
• Contact management: With Nutshell, your customer data is organized, centralized, and easy for anyone across your organization to find.
• Pipeline management: Set up customized pipelines, use draft pipelines to fine-tune your process safely, and take advantage of Nutshell’s attractive interface with multiple display and filtering options for easy pipeline management.
• Lead attribution: Determine which channels bring in the most and best leads so you know where to focus your marketing efforts.
• Email marketing: Use Nutshell’s email marketing tools to send drip email campaigns, newsletters, broadcasts, and more with professional templates to get you started.
• Sales intelligence: Get the information you need to turn website visitors into leads and track competitor behavior with Nutshell’s sales intelligence tools.

If you’re ready to sign up with a CRM that’s easy for your team to adopt, give Nutshell a try. Sign up for a 14-day trial—it’s absolutely free, and there’s no credit card required. Alternatively, sit in on one of our scheduled 30-minute live demos to see Nutshell in action.

Perguntas frequentes

1. What is a good CRM adoption rate?

A healthy CRM adoption rate is 80% or higher, meaning at least 80% of your team actively uses the system daily. Industry data shows that 20-70% of CRM projects fail primarily due to poor user adoption. Aim for 90%+ adoption within 30-60 days of implementation by choosing user-friendly software, providing thorough training, and securing executive buy-in from day one.

2. How long does it take to achieve full CRM adoption?

Most teams reach full CRM adoption within 30-90 days with proper planning. Expect basic proficiency in 1-2 weeks, comfortable daily use by week 4, and full adoption (80%+ of team using all core features) by day 60-90. User-friendly CRMs like Nutshell can accelerate this timeline significantly. The key is starting with core features, providing hands-on training, and maintaining support during the first 60 days.

3. Why do CRM adoption efforts fail?

CRM adoption fails when teams face poor user experience (the #1 cause), insufficient training, lack of executive support, or overly complex systems. Studies show 50-70% of CRM implementations fail within 2-3 years. Common culprits include choosing software that doesn’t match your workflow, skipping the pilot testing phase, inadequate onboarding, and failing to demonstrate clear value to sales reps who see it as extra work rather than a productivity tool.

4. What happens if your team has low CRM adoption rates?

Low CRM adoption leads to incomplete customer data, missed sales opportunities, wasted software investment (averaging $$5,000-\$$10,000 per user annually), and poor forecasting accuracy. Your team reverts to spreadsheets and email, creating data silos that hurt collaboration. Sales cycles lengthen, win rates drop, and you lose visibility into pipeline health. Most critically, you can’t identify what’s working or optimize your sales process without accurate CRM data.

5. How does Nutshell make CRM adoption easier than other platforms?

Nutshell is designed specifically for fast adoption with an intuitive interface that requires minimal training, seamless integrations with tools your team already uses, and affordable pricing that doesn’t require massive upfront investment. We offer free white glove onboarding, 14-day free trials with no credit card required, and built-in automation that reduces manual data entry. Our customers consistently rate us as one of the easiest CRMs to use, helping teams get up and running in days, not months.

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