Resurser för säljrapportering och analys

What’s in this guide?

• Definition of sales reporting
• KPI:er för säljteam
• Datainsamling för säljteam
• Sales reporting strategy
• Prognoser för försäljning
• Utnyttja analyser för tillväxt
• Vanliga frågor

Vad är försäljningsrapportering?

Med försäljningsrapportering avses insamling och analys av försäljningsdata, sammanställning av informationen samt insikter om den, och presentation av den i ett format som teamet kan använda för att hålla sig uppdaterat om och förbättra försäljningsresultaten.

Säljteam kan använda ett brett spektrum av data och rapporter, så i den här handboken går vi igenom hur man skapar en plan för säljrapportering, strategier för hur man använder säljrapportering för att nå och överträffa sina säljmål, med mera.

Läs igenom guiden för en introduktion till försäljningsrapportering och analys och kolla in de ytterligare resurserna för mer information om hur du kan använda din försäljningsdata för att nå nästa nivå med din försäljningsstrategi.

KPI:er för säljteam

När du skapar din strategi för säljrapportering och analys är en av de första sakerna du behöver göra att bestämma vilka nyckeltal, eller KPI:er, som ska följas upp.

För att identifiera de viktigaste nyckeltalen bör du fundera över säljteamets mål och välja de nyckeltal som bäst stämmer överens med dina mål. Välj KPI:er som ger verklig insikt i hur ni ligger till i förhållande till era mål.

När du har bestämt vilka mätvärden du vill följa upp kan du börja fundera på vilka rapporter du vill skapa.

Några exempel på nyckeltal som säljteam följer upp är

• Försäljningsvolym
• Volym bly
• Andel vinster/förluster
• Churn-frekvens
• Genomsnittlig affärsstorlek
• Genomsnittlig tid till avslut
• Ledningens svarstid
• Intäkter

Datainsamling för säljteam

Att samla in försäljningsdata är grunden i alla strategier för försäljningsrapportering. Du behöver korrekta data för att få ut värde av dina försäljningsrapporter.

Samla in och analysera data från olika källor

Ett viktigt steg är att välja rätt källor för dina försäljningsdata. Du kommer sannolikt att behöva använda flera källor för att få en fullständig bild av dina försäljningsresultat. Du bör titta på försäljningsdata från ditt CRM-program (Customer Relationship Management) och även ta hänsyn till data från dina marknadsföringskampanjer, data om interaktioner med kundsupport och kundundersökningar.

Inrätta ett system för försäljningsanalys

För att skapa ett säljanalyssystem måste du välja rätt verktyg och processer för att samla in, lagra och analysera dina data. Se till att du väljer verktyg som är användarvänliga, har rätt funktioner och ligger i linje med säljteamets mål.

Det viktigaste verktyget du kommer att välja är ditt CRM-system. Ditt CRM samlar all data om dina kontakter på ett ställe och kan också hjälpa dig att skapa rapporter.

Med Nutshell kan du till exempel visa rapporter och instrumentpaneler om försäljningsprestanda, leadvolym, försäljningsprognoser, din försäljningstratt och mycket mer. Du kan filtrera dina data för att se den information du behöver och ladda ner färdiga diagram som du kan använda när du presenterar dina data.

Rapportering av försäljning

Med hjälp av försäljningsrapporter kan du dela med dig av dina data och insikter till ditt säljteam, andra avdelningar och företagsledningen. Genom att regelbundet tillhandahålla lättförståeliga försäljningsrapporter kan du hålla alla informerade och på rätt spår mot dina mål.

Här är några faktorer som du bör tänka på för att få ut så mycket som möjligt av din försäljningsrapportering.

Planera din strategi för försäljningsrapportering

When determining your sales reporting plan, first consider the goals you want to accomplish with sales reporting. For example, you may want to keep your sales team aware of goals progress and inform your sales strategy.

När du har dina mål, fråga dig själv:

• Vem kommer att få varje rapport? Ditt säljteam, säljchefer, företagsledning, investerare?
• Hur ofta kommer ni att ta fram varje rapport? Dagligen, veckovis, månadsvis, kvartalsvis?
• Vilka uppgifter ska varje rapport innehålla?
• Hur många olika rapporter behöver du ta fram?

Visualizing and presenting sales reporting data in a clear and effective way

Presenting your sales reporting data in a way that makes it easy to understand and interpret helps your team get the maximum value from it. Use visualization techniques such as charts and graphs and choose presentation methods that make it easy for your team to get the information that matters most to them. Tools such as CRM management software can help you create user-friendly, visually appealing reports.

Prognoser för försäljning

Ett av de mest värdefulla sätten att använda dina försäljningsdata är för försäljningsprognoser, vilket innebär att förutsäga hur många försäljningar en säljare, ett team eller en organisation kommer att göra under en viss period. Försäljningsprognoser görs vanligtvis med hjälp av tidigare försäljningsdata.

Försäljningsprognoser är viktiga eftersom de visar om ni är på rätt väg att nå era försäljningsmål, så att ni kan anpassa er strategi därefter. De gör det också möjligt för företag att förbereda sig för sannolika ökningar eller minskningar av försäljningen genom att justera anställningar, marknadsföringsbudget, produkttillverkning och andra områden.

Utnyttja analyser för tillväxt

För att all denna rapportering ska vara värdefull måste du naturligtvis veta hur du ska använda den för att utveckla ditt företag. Låt oss gå lite djupare och titta på några av de sätt som du kan använda dina försäljningsdata för att upptäcka tillväxtmöjligheter, identifiera potentiella utmaningar och förbättra din försäljningsprestanda.

Hålla koll på utvecklingen mot dina försäljningsmål

Att dela försäljningsdata, insikter och prognoser med ditt säljteam kan förbättra deras resultat avsevärt. Försäljningsanalys hjälper säljteamen att veta vad som fungerar bra och om de är på rätt väg för att nå sina mål, så att de kan justera vid behov. Att hålla noggrann koll på försäljningen kan också bidra till att hålla ditt team motiverat.

Förbättra försäljningsprocesser och strategier

Genom att analysera dina försäljningsdata kan du identifiera vilka delar av din försäljningsprocess som fungerar bra och vilka som behöver förbättras. Du kanske till exempel upptäcker att du förlorar många leads vid en viss punkt i din säljtratt. Du kan då experimentera med att ändra dina säljaktiviteter i det skedet tills du ser förbättringar.

Identifiera och rikta in sig på nyckelmarknader och kundsegment

Du kan använda dina försäljningsdata för att identifiera och prioritera de kundsegment som bäst passar ditt företag och upptäcka potentiella nya marknader och segment. Du kan också använda dina data för att justera din försäljningsprocess baserat på olika typer av leads.

När du tittar på dina data om vunna och förlorade leads kan du till exempel upptäcka att företag i vissa branscher är mycket mer benägna att konvertera. Du kanske också upptäcker att dina B2B-leads svarar bättre på telefonsamtal medan B2C-företag föredrar e-post.

Identifiering av trender och mönster

It can be valuable to look at your sales data over longer periods to identify larger-scale trends and patterns. These sales analysis might reveal changes in where your leads are coming from or the types of leads who convert, for example.

Integrera försäljningsanalys med andra affärsfunktioner

För att få ut mesta möjliga av dina försäljningsrapporter bör du dela dem med andra avdelningar, t.ex. marknads- och finansavdelningen. Detta kan bidra till att göra ditt företag mer produktivt och effektivt överlag.

Om marknadsavdelningen till exempel vet vilka leads som konverterar bäst kan de fokusera mer på liknande leads som har större sannolikhet att konvertera. Försäljningsprognoser kan hjälpa finansavdelningen att planera framtida utgifter och hjälpa rekryteringsansvariga att avgöra hur många teammedlemmar som ska anställas.