What is client onboarding and why is it essential
"Nutshell är mycket användarvänligt och intuitivt
"Jag skulle varmt rekommendera Nutshell
"Lätt att använda och ... vänta på det ... 100% köp in!
"Nutshell är både enkelt och kraftfullt
Regardless of your business type or industry, a well-thought-out and structured client onboarding process is the secret to long-term customer retention.
Client onboarding is a strategic, multi-step process: It’s not just a welcome email. A well-designed onboarding experience builds trust, reduces churn, and sets the stage for long-term success by aligning expectations and streamlining communication from day one.
A structured onboarding workflow improves efficiency and retention: Using steps like kickoff meetings, CRM-integrated data collection, and follow-ups ensures a consistent, scalable experience that keeps clients engaged and confident in your services.
Continuous feedback and refinement are key: Gathering input from clients and internal teams every few months helps identify friction points and optimize the onboarding journey over time.
Ta del av vår guidade rundtur för att utforska Nutshell:s otroliga funktioner!
Innehållsförteckning
It’s where the rubber meets the road, and the initial relationship you’ve built with your customer before their purchase is put to the test.
Du kanske tror att dina välkomst- och månatliga incheckningsmeddelanden är tillräckliga för att hålla dina kunder nöjda. Och det är du inte ensam om - det är så många företag presenterar sina produkter och tjänster för sina kunder. Men det finns mer att göra.
Så vad behöver du göra för att hålla dina kunder engagerade, nöjda och lojala mot ditt varumärke? Vi har tagit fram den här guiden för customer onboarding så att du kan kickstarta din onboardingstrategi och skapa en process som minskar churn och gör kunderna nöjda.
Client onboarding är en strukturerad process som omfattar en rad steg för att välkomna nya kunder och ge dem den information de behöver för att lyckas använda din produkt eller tjänst. Det är det bästa sättet att se till att dina kunder får ut mesta möjliga av sitt köp och får en så bra upplevelse som möjligt.
Your client onboarding process lays the foundation for the client-company relationship and is integral to earning your customer’s trust.
Through this process, your clients will learn more about the features on offer and how to use them. They should also have the chance to ask questions and enlist your help to get them set up. This process helps build a stronger relationship with the client and is proven to lead to improved customer satisfaction rates.
Ta reda på det här.
Att skapa en specialiserad onboarding-process för kunder är viktigt på grund av de enorma fördelar du kan dra nytta av. Dessa fördelar inkluderar
När det gäller onboarding av kunder finns det tre olika typer av onboarding:
Ready to become the best sales manager for your team? Get 70+ leading tips and strategies from the experts for sales management success with our Sales Manager’s Survival Guide.
Du har arbetat hårt för att förvandla ditt prospekt till en kund, och det ska firas. Men ta inte foten från gaspedalen än. Det är dags att definiera och överträffa din nya kunds förväntningar.
Ditt introduktionsmejl sätter tonen för många aspekter av din relation med din nya kund, men det är också ett bra tillfälle att definiera parametrarna för ditt erbjudande. Du vill försäkra dig om att kunden förstår vad han eller hon kan förvänta sig, inklusive omfattningen och vad som ska levereras i samband med din produkt eller tjänst.
Det här är också det perfekta tillfället att ge dem en översikt över vad de kan förvänta sig under onboardingprocessen och presentera dem för andra teammedlemmar som de kommer att ha kontakt med. Använd detta tillfälle till att förstärka ditt fokus på de affärsmål som diskuterades med din kund innan de accepterade ditt erbjudande.
Ett av de viktigaste stegen i onboarding-processen är att fastställa kundens behov och mål. Ni har visserligen diskuterat dessa i viss utsträckning innan de köpte produkten, men nu är det dags att förfina dessa mål och förstå detaljerna.
A great way to do this is through a client onboarding questionnaire or survey, including questions that help you gather the following information:
På så sätt vet du vad kunden förväntar sig av din produkt eller tjänst och hur du kan erbjuda kunden bästa möjliga värde.
Store and distribute customer information through your CRM software for easy reference when needed. With a CRM like Nutshell, you can gather and organize client information, create notes to highlight specific details, incorporate tags to categorize client information, keep a record of all client communication from one central database, and much more.
När båda parter är överens om parametrarna för leverablerna och vad de kan förvänta sig är det bäst att upprätta ett formellt avtal. Detta kan vara ett separat servicenivåavtal (SLA) eller utgöra en del av ert huvudavtal.
Det viktiga är att ni skriver ner allt ni har diskuterat och kommit överens om, inklusive den förväntade tidsplanen, vem som ansvarar för vad och vilka åtgärder ni kommer att vidta för att uppfylla era löften.
Med ett detaljerat avtal på plats vet både du och din kund exakt vem som är ansvarig för vad, vilket gör ansvarsfördelningen tydlig. Det är också ett bra sätt att eliminera risken att få kundförfrågningar som sträcker sig utanför de definierade leveranserna.
Integrate your favorite document delivering and signing app with your CRM to make document sharing and storage secure and user-friendly. For instance, with Nutshell, you can choose from a host of contract and proposal integrations, like DocuSign, to make things easier and keep communication in one place.
När de inledande kund-/leverantörsbestämmelserna, förväntningarna och överenskommelserna är klara kan du ta ett steg längre genom att lägga grunden för relationen med ett välkomstpaket med ditt varumärke. På så sätt får din nya kund veta att du är en professionell organisation med koll på läget och att du bryr dig om deras upplevelse av att arbeta med ditt företag.
För att skapa ett bra välkomstpaket bör du inkludera:
Fundera över hur kunden kommer att ta emot välkomstpaketet och hur de kommer att uppleva det när de går igenom det. Försök att göra det så kreativt och interaktivt som möjligt för att förbättra deras upplevelse av paketet och ert varumärke.
Om budgeten tillåter kan du inkludera en liten märkesgåva - något som din kund faktiskt kommer att använda, t.ex. swag, tekniktillbehör eller en presentkorg med snacks.
Alternatively, send a digital welcome packet with a voucher via email. Nutshell users can sync their company emails with the CRM for easy sending and receiving. You can also leverage Nutshell’s email marketing tools to send automated welcome packets once you receive a signed agreement.
Så snart du är redo att sätta igång bokar du in ett möte eller samtal med din kund för att få igång projektet. Här får din kund en första försmak av det värde du erbjuder och hur det är att arbeta och engagera sig med din organisation i ett projekt.
Your client kickoff meeting is the perfect time to:
Use a scheduling tool to simplify the meeting request and acceptance process. Meeting Scheduler is Nutshell’s appointment scheduling tool that lets you set up, plan, and manage Zoom, Google Meet, and Microsoft Teams calls, all from your CRM system.
Schedule a meeting with your team after the client kickoff meeting to review the overall strategy and ensure everyone is aware of their responsibilities. This is an excellent time to review the client’s specific needs and stipulations and open up the floor to questions and discussions surrounding these.
Se till att teamet känner till nästa steg och tidsfristerna för de inledande uppgifterna. Och få teamet att se fram emot projektet genom att be var och en berätta vilken aspekt de ser mest fram emot och varför.
Ge teammedlemmarna den information och de uppgifter de behöver för att komma igång. Se vid behov till att de som ska ge kunden feedback och uppdateringar har rätt kontaktuppgifter till kunden.
I vissa fall kan du ha teammedlemmar som står i ständig kontakt med individer och team på kundens sida. Men du bör ändå planera in regelbundna möten med din huvudkontakt för att gå igenom projektets framsteg, utmaningar och eventuella frågor som du eller din kund kan ha.
Var rädd om din kunds tid och se till att varje interaktion räknas. Gör dessa möten månadsvisa för att säkerställa att du har mycket att berätta för kunden. Du kan alltid skicka e-postuppdateringar däremellan om det finns viktiga milstolpar att diskutera eller fira.
Även om du känner att du har ett gediget system för kundintroduktion på plats finns det alltid utrymme för förbättringar. Att utvärdera och uppdatera processen med jämna mellanrum är ett bra sätt att optimera kundupplevelsen och lägga en ny grund för relationsbyggande.
Be dina kunder och teammedlemmar om feedback på hur de upplevde kundintroduktionen. Ta reda på vad som fungerade, vad som inte fungerade och om de har några förslag på hur ni kan förbättra processen.
Schemalägg rutinmässiga feedbackförfrågningar och utvärderingar var tredje månad för att hålla onboardingen på topp och öka kundnöjdheten. Du kommer garanterat att upptäcka små möjligheter att öka dina vinster som du inte hade tänkt på tidigare.
Stegen ovan ger dig en bra uppfattning om vad du kan tänka på när du välkomnar nya kunder, men de är inte på något sätt skrivna i sten. Tänk på ditt företag, ditt varumärke, ditt uppdrag och den resa du vill att din kund ska göra tillsammans med dig, och skapa en unik onboardingupplevelse som din kund sent kommer att glömma.
Ta fram en definitiv onboarding-plan för en viss onboarding-period, som kan vara så kort som några veckor och så lång som tre månader - allt beror på din produkt eller tjänst. Men se till att du har en strategi som omfattar hela onboardingprocessen från början till slut, och kanske även hur du påbörjar nästa fas i din kunds resa.
Syftet är att skapa förväntningar, förbättra kundrelationerna och förenkla kundens första användning av er produkt eller tjänst.
Överväg att ytterligare effektivisera processen med ett kraftfullt allt-i-ett CRM som är byggt för att stödja även de mest komplexa onboarding-programmen. Nutshell är en robust CRM-app med allt du behöver och mer för att skapa en vinnande kundupplevelse och hålla relationerna starka långt efter onboarding.
Utforska Nutshell:s otroliga funktioner, inklusive automatisering av arbetsflöden och pipelines, drip-sekvenser för e-postmarknadsföring och omfattande integrationer med dina favoritappar.
The primary goal of onboarding is to set the stage for long-term success by aligning expectations and delivering value as quickly as possible. An effective process ensures that the client understands how to use your product or service to solve their specific pain points, which builds immediate trust and significantly reduces early churn.
While every business is unique, Nutshell outlines eight essential steps: clarifying expectations and deliverables, gathering necessary client information, signing a formal agreement, sending a welcome packet, hosting a client kickoff meeting, holding an internal team meeting, scheduling regular follow-ups, and continuously refining the onboarding experience.
A great welcome packet serves as a roadmap for the relationship. It should include an introduction to the team members the client will work with, a summary of the scope of work and delivery timeline, payment details, tutorials or FAQs, and a clear outline of the next steps to keep the momentum moving forward.
The kickoff meeting is the transition from “selling” to “doing.” It is the first time the client meets the implementation or account management team. This meeting is vital for confirming the project’s goals, establishing communication preferences (such as frequency and methods of updates), and ensuring everyone is aligned on the immediate priorities.
Success can be measured through both qualitative and quantitative data. Key metrics to track include “Time-to-Value” (how quickly the client sees their first “win”), user engagement rates, and customer satisfaction scores (CSAT or NPS) collected specifically at the end of the onboarding phase. High churn shortly after signup is often a leading indicator that the onboarding process needs improvement.
Attend our live guided tour!
Låt ditt säljteam lära sig av mästarna med vår Sell to Win Playbook, fullspäckad med 55 topptips från några av de bästa säljexperterna på marknaden!
Innehållsförteckning
Gå med i 30 000+ andra proffs inom försäljning och marknadsföring. Prenumerera på vårt nyhetsbrev Sell to Win!
