Ressourcen für Vertriebsberichte und -analysen

What’s in this guide?

• Definition of sales reporting
• KPIs für Vertriebsteams
• Datenerfassung für Verkaufsteams
• Sales reporting strategy
• Prognose des Umsatzes
• Nutzung der Analytik für Wachstum

Was ist ein Verkaufsbericht?

Unter Vertriebsberichterstattung versteht man das Sammeln und Analysieren von Vertriebsdaten, das Zusammenstellen dieser Informationen sowie von Erkenntnissen darüber und deren Präsentation in einem Format, das Ihr Team nutzen kann, um über die Vertriebsleistung auf dem Laufenden zu bleiben und sie zu verbessern.

Vertriebsteams können eine Vielzahl von Daten und Berichten nutzen. In diesem Handbuch erfahren Sie, wie Sie einen Plan für die Vertriebsberichterstattung erstellen, welche Strategien Sie anwenden können, um Ihre Vertriebsziele zu erreichen und zu übertreffen, und vieles mehr.

Lesen Sie den Leitfaden, um eine Einführung in die Vertriebsberichterstattung und -analyse zu erhalten, und sehen Sie sich die zusätzlichen Ressourcen an, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ihre Vertriebsdaten nutzen können, um die nächste Stufe Ihrer Vertriebsstrategie zu erreichen.

KPIs für Vertriebsteams

Bei der Entwicklung Ihrer Strategie für die Vertriebsberichterstattung und -analyse müssen Sie zunächst festlegen, welche Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) Sie verfolgen möchten.

Um Ihre wichtigsten Kennzahlen zu ermitteln, sollten Sie die Ziele Ihres Vertriebsteams berücksichtigen und die Kennzahlen auswählen, die am besten mit Ihren Zielen übereinstimmen. Wählen Sie KPIs, die einen echten Einblick in Ihre Fortschritte bei der Verwirklichung Ihrer Ziele bieten.

Sobald Sie festgelegt haben, welche Kennzahlen Sie verfolgen wollen, können Sie sich Gedanken darüber machen, welche Berichte Sie erstellen wollen.

Einige Beispiele für wichtige Kennzahlen, die Vertriebsteams verfolgen, sind:

• Verkaufsvolumen
• Blei-Volumen
• Gewinn-/Verlustrate
• Abwanderungsrate
• Durchschnittliche Deal-Größe
• Durchschnittliche Zeit bis zum Abschluss
• Reaktionszeit des Leads
• Einnahme

Datenerfassung für Verkaufsteams

Das Sammeln von Verkaufsdaten ist die Grundlage jeder Strategie für Verkaufsberichte. Sie benötigen genaue Daten, um den Wert Ihrer Vertriebsberichte zu ermitteln.

Sammeln und Analysieren von Daten aus verschiedenen Quellen

Ein wichtiger Schritt ist die Auswahl der richtigen Quellen für Ihre Verkaufsdaten. Wahrscheinlich werden Sie mehrere Quellen nutzen wollen, um sich ein vollständiges Bild von Ihrer Vertriebsleistung zu machen. Sie sollten die Verkaufsdaten aus Ihrer CRM-Software (Customer Relationship Management) betrachten und auch Daten aus Ihren Marketingkampagnen, Daten über Interaktionen mit dem Kundensupport und Kundenumfragen in Betracht ziehen.

Einrichtung eines Verkaufsanalysesystems

Um ein Vertriebsanalysesystem einzurichten, müssen Sie die richtigen Tools und Prozesse für die Erfassung, Speicherung und Analyse Ihrer Daten auswählen. Achten Sie darauf, dass Sie Tools wählen, die benutzerfreundlich sind, die richtigen Funktionen haben und auf die Ziele Ihres Vertriebsteams abgestimmt sind.

Das wichtigste Werkzeug, das Sie wählen werden, ist Ihr CRM. Ihr CRM sammelt alle Daten über Ihre Kontakte an einem Ort und kann Sie auch bei der Erstellung von Berichten unterstützen.

Mit Nutshell können Sie beispielsweise Berichte und Dashboards über die Verkaufsleistung, das Lead-Volumen, Verkaufsprognosen, Ihren Verkaufstrichter und vieles mehr anzeigen. Sie können Ihre Daten filtern, um die gewünschten Informationen zu sehen, und vorgefertigte Diagramme herunterladen, die Sie für die Präsentation Ihrer Daten verwenden können.

Verkaufsberichte

Mit Vertriebsberichten können Sie Ihre Daten und Erkenntnisse mit Ihrem Vertriebsteam, anderen Abteilungen und der Unternehmensleitung teilen. Regelmäßige, leicht verständliche Vertriebsberichte helfen Ihnen, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten und Ihre Ziele zu erreichen.

Im Folgenden finden Sie einige Faktoren, die Sie beachten sollten, damit Sie das Beste aus Ihren Verkaufsberichten machen können.

Planung Ihrer Strategie für die Umsatzberichterstattung

When determining your sales reporting plan, first consider the goals you want to accomplish with sales reporting. For example, you may want to keep your sales team aware of goals progress and inform your sales strategy.

Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt haben, fragen Sie sich selbst:

• Wer erhält die einzelnen Berichte? Ihr Vertriebsteam, die Vertriebsleiter, die Unternehmensleitung, die Investoren?
• Wie oft werden Sie jeden Bericht erstellen? Täglich, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich?
• Welche Daten sollte jeder Bericht enthalten?
• Wie viele verschiedene Berichte müssen Sie erstellen?

Visualizing and presenting sales reporting data in a clear and effective way

Presenting your sales reporting data in a way that makes it easy to understand and interpret helps your team get the maximum value from it. Use visualization techniques such as charts and graphs and choose presentation methods that make it easy for your team to get the information that matters most to them. Tools such as CRM management software can help you create user-friendly, visually appealing reports.

Prognose des Umsatzes

Eine der wertvollsten Möglichkeiten, Ihre Verkaufsdaten zu nutzen, ist die Verkaufsprognose, bei der die Anzahl der Verkäufe eines Verkäufers, eines Teams oder eines Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum vorhergesagt wird. Umsatzprognosen werden in der Regel auf der Grundlage früherer Umsatzdaten erstellt.

Absatzprognosen sind wichtig, weil sie Aufschluss darüber geben, ob Sie auf dem richtigen Weg sind, Ihre Absatzziele zu erreichen, so dass Sie Ihre Strategie entsprechend anpassen können. Sie ermöglichen es Unternehmen auch, sich auf wahrscheinliche Umsatzsteigerungen oder -rückgänge vorzubereiten, indem sie Einstellungen, Marketingbudget, Produktherstellung und andere Bereiche anpassen.

Nutzung der Analytik für Wachstum

Damit sich all diese Berichte lohnen, müssen Sie natürlich wissen, wie Sie sie zum Wachstum Ihres Unternehmens einsetzen können. Lassen Sie uns ein wenig tiefer eintauchen und einige der Möglichkeiten betrachten, wie Sie Ihre Vertriebsdaten nutzen können, um Wachstumschancen aufzudecken, potenzielle Herausforderungen zu identifizieren und Ihre Vertriebsleistung zu verbessern.

Verfolgung der Fortschritte beim Erreichen Ihrer Verkaufsziele

Der Austausch von Vertriebsdaten, Erkenntnissen und Prognosen mit Ihrem Vertriebsteam kann dessen Leistung erheblich verbessern. Mit Hilfe von Vertriebsanalysen können Sie sicherstellen, dass Ihr Vertriebsteam weiß, was gut funktioniert und ob es auf dem richtigen Weg ist, um seine Ziele zu erreichen, sodass es bei Bedarf Anpassungen vornehmen kann. Die genaue Beobachtung der Verkäufe kann auch dazu beitragen, Ihr Team zu motivieren.

Verbesserung der Verkaufsprozesse und -strategien

Durch die Analyse Ihrer Verkaufsdaten können Sie feststellen, welche Teile Ihres Verkaufsprozesses gut funktionieren und welche verbessert werden müssen. Sie könnten zum Beispiel feststellen, dass Sie an einem bestimmten Punkt in Ihrem Verkaufstrichter viele Leads verlieren. Sie können dann damit experimentieren, Ihre Vertriebsaktivitäten in dieser Phase zu ändern, bis Sie Verbesserungen feststellen.

Identifizierung und Ansprache von Schlüsselmärkten und Kundensegmenten

Sie können Ihre Vertriebsdaten nutzen, um die Kundensegmente zu identifizieren und zu priorisieren, die am besten zu Ihrem Unternehmen passen, und um potenzielle neue Märkte und Segmente zu entdecken. Sie können Ihre Daten auch nutzen, um Ihren Vertriebsprozess auf der Grundlage verschiedener Arten von Leads anzupassen.

Wenn Sie zum Beispiel Ihre Daten über gewonnene und verlorene Leads betrachten, stellen Sie vielleicht fest, dass Unternehmen in bestimmten Branchen viel eher konvertieren. Sie könnten auch feststellen, dass Ihre B2B-Leads besser auf Telefonanrufe reagieren, während B2C-Unternehmen E-Mails bevorzugen.

Erkennen von Trends und Mustern

It can be valuable to look at your sales data over longer periods to identify larger-scale trends and patterns. These sales analysis might reveal changes in where your leads are coming from or the types of leads who convert, for example.

Integration der Vertriebsanalyse in andere Unternehmensfunktionen

Um Ihre Verkaufsberichte optimal nutzen zu können, sollten Sie sie mit anderen Abteilungen wie Marketing und Finanzen gemeinsam nutzen. Dies kann dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen insgesamt produktiver und effizienter wird.

Wenn das Marketing beispielsweise weiß, welche Leads am besten konvertieren, kann es sich stärker auf ähnliche Leads konzentrieren, bei denen die Wahrscheinlichkeit einer Konvertierung höher ist. Verkaufsprognosen können die Finanzabteilung bei der Planung künftiger Ausgaben und die Personalverantwortlichen bei der Festlegung der Anzahl der einzustellenden Mitarbeiter unterstützen.