Understanding Sales Reporting and KPIs
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Wenn Sie Ihre Vertriebsleistung verbessern und Ihr Unternehmen ausbauen möchten, benötigen Sie zuverlässige, relevante Vertriebsberichte und Analysen.
Collecting, analyzing, and implementing insights from your sales reports provides benefits such as:
Track What Matters: Focus your reporting on meaningful sales KPIs like deal volume, win/loss rate, and lead response time to uncover performance gaps and optimize results.
Forecast for Smarter Growth: Use pipeline data and historical trends to anticipate future sales, align team efforts with quotas, and plan more effectively.
Turn Data Into Action: With customizable CRM reports and dashboards, sales and marketing teams can pinpoint what’s working, fix what’s not, and drive better decisions across departments.
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Unter Vertriebsberichterstattung versteht man das Sammeln und Analysieren von Vertriebsdaten, das Zusammenstellen dieser Informationen sowie von Erkenntnissen darüber und deren Präsentation in einem Format, das Ihr Team nutzen kann, um über die Vertriebsleistung auf dem Laufenden zu bleiben und sie zu verbessern.
Vertriebsteams können eine Vielzahl von Daten und Berichten nutzen. In diesem Handbuch erfahren Sie, wie Sie einen Plan für die Vertriebsberichterstattung erstellen, welche Strategien Sie anwenden können, um Ihre Vertriebsziele zu erreichen und zu übertreffen, und vieles mehr.
Lesen Sie den Leitfaden, um eine Einführung in die Vertriebsberichterstattung und -analyse zu erhalten, und sehen Sie sich die zusätzlichen Ressourcen an, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ihre Vertriebsdaten nutzen können, um die nächste Stufe Ihrer Vertriebsstrategie zu erreichen.
Bei der Entwicklung Ihrer Strategie für die Vertriebsberichterstattung und -analyse müssen Sie zunächst festlegen, welche Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) Sie verfolgen möchten.
Um Ihre wichtigsten Kennzahlen zu ermitteln, sollten Sie die Ziele Ihres Vertriebsteams berücksichtigen und die Kennzahlen auswählen, die am besten mit Ihren Zielen übereinstimmen. Wählen Sie KPIs, die einen echten Einblick in Ihre Fortschritte bei der Verwirklichung Ihrer Ziele bieten.
Sobald Sie festgelegt haben, welche Kennzahlen Sie verfolgen wollen, können Sie sich Gedanken darüber machen, welche Berichte Sie erstellen wollen.
Einige Beispiele für wichtige Kennzahlen, die Vertriebsteams verfolgen, sind:
Check out these resources to learn more about sales metrics
Das Sammeln von Verkaufsdaten ist die Grundlage jeder Strategie für Verkaufsberichte. Sie benötigen genaue Daten, um den Wert Ihrer Vertriebsberichte zu ermitteln.
Erfahren Sie mehr über das Sammeln von Daten:
Ein wichtiger Schritt ist die Auswahl der richtigen Quellen für Ihre Verkaufsdaten. Wahrscheinlich werden Sie mehrere Quellen nutzen wollen, um sich ein vollständiges Bild von Ihrer Vertriebsleistung zu machen. Sie sollten die Verkaufsdaten aus Ihrer CRM-Software (Customer Relationship Management) betrachten und auch Daten aus Ihren Marketingkampagnen, Daten über Interaktionen mit dem Kundensupport und Kundenumfragen in Betracht ziehen.
Um ein Vertriebsanalysesystem einzurichten, müssen Sie die richtigen Tools und Prozesse für die Erfassung, Speicherung und Analyse Ihrer Daten auswählen. Achten Sie darauf, dass Sie Tools wählen, die benutzerfreundlich sind, die richtigen Funktionen haben und auf die Ziele Ihres Vertriebsteams abgestimmt sind.
Das wichtigste Werkzeug, das Sie wählen werden, ist Ihr CRM. Ihr CRM sammelt alle Daten über Ihre Kontakte an einem Ort und kann Sie auch bei der Erstellung von Berichten unterstützen.
Mit Nutshell können Sie beispielsweise Berichte und Dashboards über die Verkaufsleistung, das Lead-Volumen, Verkaufsprognosen, Ihren Verkaufstrichter und vieles mehr anzeigen. Sie können Ihre Daten filtern, um die gewünschten Informationen zu sehen, und vorgefertigte Diagramme herunterladen, die Sie für die Präsentation Ihrer Daten verwenden können.
Erfahren Sie mehr über die Erfassung von Verkaufsdaten:
Mit Vertriebsberichten können Sie Ihre Daten und Erkenntnisse mit Ihrem Vertriebsteam, anderen Abteilungen und der Unternehmensleitung teilen. Regelmäßige, leicht verständliche Vertriebsberichte helfen Ihnen, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten und Ihre Ziele zu erreichen.
Im Folgenden finden Sie einige Faktoren, die Sie beachten sollten, damit Sie das Beste aus Ihren Verkaufsberichten machen können.
When determining your sales reporting plan, first consider the goals you want to accomplish with sales reporting. For example, you may want to keep your sales team aware of goals progress and inform your sales strategy.
Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt haben, fragen Sie sich selbst:
Presenting your sales reporting data in a way that makes it easy to understand and interpret helps your team get the maximum value from it. Use visualization techniques such as charts and graphs and choose presentation methods that make it easy for your team to get the information that matters most to them. Tools such as CRM management software can help you create user-friendly, visually appealing reports.
In diesen Ressourcen für die Vertriebsberichterstattung finden Sie weitere Informationen:
Eine der wertvollsten Möglichkeiten, Ihre Verkaufsdaten zu nutzen, ist die Verkaufsprognose, bei der die Anzahl der Verkäufe eines Verkäufers, eines Teams oder eines Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum vorhergesagt wird. Umsatzprognosen werden in der Regel auf der Grundlage früherer Umsatzdaten erstellt.
Absatzprognosen sind wichtig, weil sie Aufschluss darüber geben, ob Sie auf dem richtigen Weg sind, Ihre Absatzziele zu erreichen, so dass Sie Ihre Strategie entsprechend anpassen können. Sie ermöglichen es Unternehmen auch, sich auf wahrscheinliche Umsatzsteigerungen oder -rückgänge vorzubereiten, indem sie Einstellungen, Marketingbudget, Produktherstellung und andere Bereiche anpassen.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Umsatzprognosen erstellen können, mit diesen Ressourcen:
Damit sich all diese Berichte lohnen, müssen Sie natürlich wissen, wie Sie sie zum Wachstum Ihres Unternehmens einsetzen können. Lassen Sie uns ein wenig tiefer eintauchen und einige der Möglichkeiten betrachten, wie Sie Ihre Vertriebsdaten nutzen können, um Wachstumschancen aufzudecken, potenzielle Herausforderungen zu identifizieren und Ihre Vertriebsleistung zu verbessern.
Erfahren Sie mehr über die Nutzung von Vertriebsdaten für Wachstum:
Der Austausch von Vertriebsdaten, Erkenntnissen und Prognosen mit Ihrem Vertriebsteam kann dessen Leistung erheblich verbessern. Mit Hilfe von Vertriebsanalysen können Sie sicherstellen, dass Ihr Vertriebsteam weiß, was gut funktioniert und ob es auf dem richtigen Weg ist, um seine Ziele zu erreichen, sodass es bei Bedarf Anpassungen vornehmen kann. Die genaue Beobachtung der Verkäufe kann auch dazu beitragen, Ihr Team zu motivieren.
Durch die Analyse Ihrer Verkaufsdaten können Sie feststellen, welche Teile Ihres Verkaufsprozesses gut funktionieren und welche verbessert werden müssen. Sie könnten zum Beispiel feststellen, dass Sie an einem bestimmten Punkt in Ihrem Verkaufstrichter viele Leads verlieren. Sie können dann damit experimentieren, Ihre Vertriebsaktivitäten in dieser Phase zu ändern, bis Sie Verbesserungen feststellen.
Sie können Ihre Vertriebsdaten nutzen, um die Kundensegmente zu identifizieren und zu priorisieren, die am besten zu Ihrem Unternehmen passen, und um potenzielle neue Märkte und Segmente zu entdecken. Sie können Ihre Daten auch nutzen, um Ihren Vertriebsprozess auf der Grundlage verschiedener Arten von Leads anzupassen.
Wenn Sie zum Beispiel Ihre Daten über gewonnene und verlorene Leads betrachten, stellen Sie vielleicht fest, dass Unternehmen in bestimmten Branchen viel eher konvertieren. Sie könnten auch feststellen, dass Ihre B2B-Leads besser auf Telefonanrufe reagieren, während B2C-Unternehmen E-Mails bevorzugen.
It can be valuable to look at your sales data over longer periods to identify larger-scale trends and patterns. These sales analysis might reveal changes in where your leads are coming from or the types of leads who convert, for example.
Um Ihre Verkaufsberichte optimal nutzen zu können, sollten Sie sie mit anderen Abteilungen wie Marketing und Finanzen gemeinsam nutzen. Dies kann dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen insgesamt produktiver und effizienter wird.
Wenn das Marketing beispielsweise weiß, welche Leads am besten konvertieren, kann es sich stärker auf ähnliche Leads konzentrieren, bei denen die Wahrscheinlichkeit einer Konvertierung höher ist. Verkaufsprognosen können die Finanzabteilung bei der Planung künftiger Ausgaben und die Personalverantwortlichen bei der Festlegung der Anzahl der einzustellenden Mitarbeiter unterstützen.
Sales reporting summarizes past performance using structured data like charts and dashboards—it answers “what happened.” Sales analytics digs deeper to uncover patterns and insights, answering “why it happened” and “what to do next.” Both work together: reporting tracks progress while analytics drives strategic decisions.
It depends on your goals and team size. Daily reports work for tracking activity metrics and pipeline changes. Weekly reports help monitor progress toward quotas. Monthly and quarterly reports are best for strategic planning and forecasting. Start with weekly reports, then adjust frequency based on what your team actually uses.
Start by identifying the root cause—common issues include duplicate records, missing fields, or inconsistent data entry. Implement data validation rules, standardize input formats, and schedule regular data audits. Train your team on proper CRM hygiene and consider using data enrichment tools to fill gaps automatically.
Make it valuable and easy. Show reps how reports help them hit quota faster. Provide role-specific training and pair new users with CRM champions. Celebrate wins based on CRM data and gather regular feedback to improve workflows. When leadership actively uses reports, adoption follows naturally.
Yes! Nutshell offers automated reporting and customizable dashboards that update in real time. You can schedule reports to be delivered automatically, set up custom filters, and create visualizations without manual data entry. This saves 10-15% of your team’s time while ensuring everyone has access to current data.
Wenn Sie Ihre Vertriebsleistung verbessern und Ihr Unternehmen ausbauen wollen, ist eine gut durchdachte Strategie für die Vertriebsberichterstattung und -analyse unerlässlich.
A key part of that strategy is having the right CRM to help you manage your data, uncover insights, and report on your progress. With Nutshell, it’s easy to keep track of your sales data, find the information you need, and create easy-to-read reports.
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