7 Ways to Keep Track of Sales Contacts at Networking Events

Neue Leute auf einer Geschäftskonferenz oder einem Networking-Event kennenzulernen ist einfach. Die Umwandlung dieser neuen Kontakte in tatsächliche Geschäftsbeziehungen ist eine ganz andere Geschichte.

Sales teams often attend conferences and networking events “just to get their name out there,” with no strategy for what to do and how to keep the contacts they collect. Trying to prospect for leads among the masses of a conference hall can be an overwhelming experience.

Here are five things sales reps can do to get the most out of conferences and networking events and come away with more than just a stack of business cards.

How to keep track of networking contacts

Here are seven things sales reps can do to get the most out of conferences and networking events, and come away with more than just a stack of business cards.

1. Find out who’s going

Understanding the event’s audience can help you zero in on your goals. Is the event specific to a certain industry? What topics are people paying to learn more about? Many events and conferences offer ways for sales reps to find out who will be attending. With an attendee list in hand, you can create a targeted list of people to email pre-event.

Ways to discover attendees include:

  • Überprüfung des Rednerverzeichnisses
  • Sehen, wer über die Veranstaltung twittert
  • Der Facebook-Gruppe einer Veranstaltung beitreten und die Mitgliederliste einsehen

Wenn Sie sich ein Bild von der Zielgruppe machen, können Sie im Voraus planen, so dass Sie Gelegenheiten haben, mit potenziellen Kunden persönlich in Kontakt zu treten oder andere Möglichkeiten zur Entwicklung neuer Geschäfte zu finden.

Der Moderator eines Podcasts, der bei Ihren Kunden beliebt ist, ist vielleicht kein geeigneter Gesprächspartner für Ihr Unternehmen, aber eine Möglichkeit zu finden, sich vorzustellen, könnte der erste Schritt zum Aufbau einer wertvollen Co-Marketing-Beziehung sein.

2. Keep your customer success team in the loop

Wenn es sich bei einigen der Veranstaltungsteilnehmer um bestehende Kunden handelt, sollten Sie sich im Vorfeld mit Ihrem Kundenerfolgsteam abstimmen. Es könnte sich die Gelegenheit bieten, bestehende Kunden persönlich über neue Produkte zu informieren oder sicherzustellen, dass sie mit Ihren Dienstleistungen weiterhin zufrieden sind. Das Support-Team Ihres Unternehmens kann wichtige Hinweise darauf geben, wer besondere Aufmerksamkeit benötigt.

But beware of a common pitfall: overspending your time talking to chatty clients. Make sure you have an exit plan in place for customer conversations so that you can maximize your time during the event. Connecting with new and existing clients should be a secondary part of your strategy; pursuing new opportunities should come first.

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3. Use a mobile customer relationship management (CRM) platform

After an event, many sales contacts slip through the cracks when a rep does not enter the information into their CRM. Having a mobile CRM at your disposal means that you can add your new contacts directly after each meeting—and at the touch of a button if your CRM app happens to have a business card scanner.

But what if potential leads don’t have a business card on them? “Take out your phone and open LinkedIn. Hand it to the person you are talking to, and say, ‘It’s been nice speaking with you. Would you mind looking yourself up?’ Invariably, the person does, and you make a connection,” advises Mike Schultz, President of RAIN Group.

Neben der rechtzeitigen Dateneingabe kann ein mobiles CRM den Vertriebsmitarbeitern auch helfen, Prioritäten zu setzen, indem es ihnen Lead-Informationen in Echtzeit liefert. Wenn Sie mobile Benachrichtigungen eingerichtet haben, können Sie Benachrichtigungen erhalten, wenn Vertriebsmitarbeiter oder Manager Leads in der Zentrale qualifizieren. Auf diese Weise können Sie mit Ihren neuen Leads persönlich nachfassen, bevor die Veranstaltung zu Ende ist.

4. Give out a memorable business card

Make your business card more than just a piece of paper, instead turn it into a conversation starter. Experiment with creative designs, incorporating vibrant colors, unique shapes, or even unconventional materials that resonate with your business. Consider functional designs, such as a business card doubling as a bottle opener, ensuring it lingers in the memory of those you meet.

Beyond aesthetics, make your card personal. Add a brief, personalized message like one of your favorite quotes that resonates with the person you’re handing it to. A memorable card increases the chances of being top-of-mind when they need your services, turning a casual connection into a potential business opportunity. This is a quick yet effective way to transform your business card and make it more special.

5. Take notes on every meeting

Während vieler Konferenzen werden Sie wahrscheinlich spontane Treffen mit Personen auf Ihrer Zielliste oder mit anderen potenziellen Kunden haben, die Sie zufällig treffen. All diese Gespräche müssen in Ihrem CRM dokumentiert werden, damit Sie später darauf zurückgreifen können. Achten Sie bei Ihren Notizen darauf, dass Sie alle Einwände und Fragen, die während des Gesprächs aufgeworfen werden, mit einbeziehen, damit Sie die Leads nach der Veranstaltung schneller weiterverfolgen können.

Remember, all interactions should be documented in your CRM as quickly as possible. Once the meeting leaves your memory, the opportunity drifts away.

6. Assign follow-ups and prioritize leads

Vor Beginn einer Veranstaltung sollte ein Prozess eingerichtet werden, damit jeder in Ihrem Vertriebsteam weiß, wer nach der Veranstaltung nachfassen sollte und wie die Leads zu priorisieren sind.

‍“If they came by just for swag, that’s not a hot lead,” says Carrie Simpson, Founder of Managed Sales Pros. “They’ll be in our marketing cadence, but our sales team will not be wasting their time on them. Our best leads say at some point during the conversation at an event they either want to work with us, they’re talking with a competitor, or they’re trying to do it in-house.”

Der Follow-up-Prozess kann sich auch darauf erstrecken, welche Ressourcen (z. B. Inhalte, spezifische Angebote) für die Kontaktaufnahme verwendet werden sollen. Wenn die Mitarbeiter die persönlichen Interaktionen genau erfassen, sollte es relativ einfach sein, 24 Stunden nach der Veranstaltung personalisierte Nachfassaktionen zu versenden.

Make sure to tie your new contacts to the right event. Many CRMs have tagging features that can be used for this very purpose. You won’t have any way to measure your ROI on events if sales reps aren’t attributing first contacts to each specific event, and that information is critically important to determine how much money your company should spend on event attendance in the future.

7. Evaluate your networking impact

Keeping track of your networking contacts goes beyond collecting business cards and information. The final thing to remember is to regularly review your networking journey, from identifying potential contacts to converting them into customers. Utilize key metrics like acquired contacts, effective messaging, engagement levels, interaction quality, and referrals received.

This consistent evaluation is a crucial step in refining your networking skills. Understand what aspects are working well and where improvements are needed. By incorporating feedback and analyzing metrics, you not only keep tabs on your connections but also enhance your ability to convert them into valuable, long-term customers.

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When it comes to making the most of the contacts you make at networking events, having the right CRM can make all the difference. CRMs manage your customer data and help your team strengthen relationships with leads to close more deals. An effective, powerful CRM is an essential business tool for making more sales and improving customer relationships. 

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