Si su empresa programa muchas reuniones, ya sean internas o con clientes, es posible que le gustaría tener una manera de hacer ese proceso más fácil. Afortunadamente, existen herramientas de programación de reuniones para satisfacer esa necesidad. Estas herramientas te permiten programar reuniones fácilmente y recibir recordatorios de las mismas, así como hacer un seguimiento de cuándo estás disponible.
La pregunta, sin embargo, es la siguiente: ¿Cuál es el mejor programador de reuniones para usted? Al fin y al cabo, existen bastantes opciones y es probable que quiera reducirlas. Por eso estamos aquí.
On this page, we’ve listed 10 of the best meeting scheduling apps for your business. Keep reading to learn more!
Características que debe buscar en una herramienta de programación de reuniones
Empecemos hablando de qué tipo de funciones deberías esperar encontrar en las mejores aplicaciones para programar reuniones.
One of the biggest features to look for is a good user experience, primarily when it comes to ease of use. The whole point of these tools is to streamline the meeting scheduling process. If the tools are hard to use, it kind of defeats the purpose.
You should also look for a meeting scheduler tool that can automatically send out reminders about your meetings. Otherwise, you might as well use a regular calendar.
In today’s fast-paced work environment and modern work style, you may not always be in the office or have access to your laptop. An effective meeting scheduling tool should be mobile-friendly, allowing you to manage or attend meetings while on the go.
Por último, un buen planificador de reuniones se integrará con otras aplicaciones. Como mínimo, debería integrarse con la aplicación de calendario que elijas, pero también es recomendable una herramienta que se integre con el software de gestión de proyectos y las herramientas de automatización.
Estos son algunos de los principales criterios que hemos utilizado para seleccionar las herramientas que se enumeran a continuación.
Las 10 mejores aplicaciones para programar reuniones
Ahora vamos a la razón por la que estás aquí. A continuación te presentamos 10 de las mejores herramientas para programar reuniones. Si estás buscando un programador de reuniones, una de estas aplicaciones es probablemente la mejor opción para ti.
He aquí un resumen comparativo de cada una de las herramientas de esta lista:
Every business needs a CRM to help them manage all their customer data and automate sales tasks. If you’re in the market for one, Nutshell is the perfect option. By using our top-tier meeting scheduler, you can also sync all the information you gather about prospects into your CRM, keeping a single source of truth.
Nutshell El Programador facilita la organización de reuniones. En Programador, puedes:
Cree automáticamente enlaces de videollamada en sus invitaciones a reuniones
Recopilar reservas a través de enlaces de correo electrónico o formularios del sitio web
Importe automáticamente los datos de nuevos clientes potenciales al CRM cuando organice una reunión
Y mucho más.
Programe y gestione reuniones directamente desde su CRM
Olvídese de la integración adicional, el inicio de sesión y la factura mensual y opte por un software que agiliza el proceso al funcionar de forma nativa con su CRM.
Precio: Gratis, o más de 10 dólares al mes por usuario para más funciones.
Lo mejor para: Facilidad de programación
Calendly is one of the best-known meeting scheduling tools out there. Its biggest selling point is simplicity — it’s not bogged down with too many features (although the paid plans do offer more advanced features than the free one). For that reason, Calendly scores big on ease of use.
Another great thing about Calendly is that it comes with tons of integration options. Those integration options include CRMs like Salesforce, but it’s important to note that those CRM integrations aren’t nearly as extensive as a meeting scheduling tool built right into a CRM like Nutshell Scheduler.
3. Garabato
Precio: Gratuito, o más de 6,95 $ por usuario y mes para más funciones.
Lo mejor para: Programar reuniones de equipo
Si todas sus reuniones son individuales, no es demasiado complicado programarlas. Pero, ¿y si tus reuniones suelen incluir a mucha gente?
Doodle te permite crear encuestas en las que todos los implicados en la reunión votan sobre la mejor hora para celebrarla. Doodle programará automáticamente la reunión para la franja horaria que gane la votación, para que no tengas que hacerlo manualmente.
Doodle enviará incluso recordatorios a las personas que no voten, animándolas a enviar sus comentarios antes de que finalice el plazo de la encuesta.
4. Sidekick
Precio: Gratis, o 5 $ al mes para más funciones
Lo mejor para: Programar reuniones en distintos lugares
En el mundo digital de hoy, las reuniones en línea están de moda. Pero quizá tu empresa sea un poco más de la vieja escuela y le guste organizar reuniones físicas. En ese caso, Sidekick podría ser una gran opción.
Además de integrarse con varias aplicaciones de videoconferencias, también permite programar reuniones para lugares del mundo real.
Si utiliza lugares físicos específicos con frecuencia, puede guardar esos lugares en Sidekick para que sea fácil programar reuniones en ellos. Esto significa que Sidekick puede gestionar distintos tipos de reuniones y ubicaciones.
5. Moción
Precio: más de 12 $ al mes por usuario
Lo mejor para: Programación conjunta y gestión de proyectos
¿Recuerdas que Nutshell Scheduler era una herramienta tan buena porque te permitía tener un CRM y un planificador en una sola herramienta? Pues bien, Motion es similar, salvo que en lugar de funcionar como CRM, funciona como plataforma de gestión de proyectos.
With this meeting scheduling tool, you can manage your whole work schedule — not just meetings, but also projects you’re working on. You can provide how long you expect each meeting or project to take you, and then Motion will automatically put together your schedule based on how everything fits together. (You can always rearrange it however you want, of course.)
6. Google Calendar
Precio: Gratis
Lo mejor para: Integración con Google
Otra de las mejores aplicaciones para programar reuniones es Google Calendar. Probablemente ya la conozcas, porque si tienes una cuenta de Google, tienes acceso a ella automáticamente. Al igual que Calendly, es muy sencilla, por lo que es perfecta para empresas que no quieren nada demasiado complicado.
Probablemente no haga falta decirlo, pero también se integra a la perfección con diversos productos de Google. Si utilizas Google Meet para todas tus videollamadas, Google Calendar es un gran compañero.
Además, para crear una reunión en Google, todo lo que tienes que hacer es añadirla al calendario. Todas las personas que incluyas en la reunión recibirán automáticamente una invitación por correo electrónico.
7. SimplyMeet.me
Precio: Gratis
Lo mejor para: Asequibilidad
SimplyMeet.me isn’t the only free meeting scheduling tool on this list. But out of the free options listed here, this tool offers the most features. Platforms like Calendly have limited free plans, but SimplyMeet actually offers a decent number of scheduling capabilities, including:
Múltiples tipos de reuniones
Personalización de reuniones
Interfaz de fácil navegación
Ninguna de ellas es especialmente exclusiva, pero cumplen su función y, tratándose de una herramienta gratuita, es difícil quejarse. En general, SimplyMeet ofrece una gran oferta.
8. SavvyCal
Precio: Gratuito, o más de 12 dólares al mes por usuario para más funciones.
Lo mejor para: Comparar horarios
SavvyCal es otra popular herramienta para programar reuniones. Tiene un plan gratuito y es ideal para comparar horarios. Si un cliente potencial quiere concertar una reunión, puede superponer su horario al de tu empresa para ver qué hora es la mejor.
Otras características son:
Opciones para reuniones en línea y fuera de línea
Opciones de encuestas previas a las reuniones
Posibilidad de limitar el número de reuniones disponibles por semana
Y mucho más.
9. OnceHub
Precio: Gratis, o 10 $ por usuario al mes para más usuarios.
Lo mejor para: Analizar los resultados de las reuniones
OnceHub es la herramienta óptima para generar informes de cada una de sus reuniones. Estos informes incluyen información sobre lo que se trató en la reunión y los resultados que se obtuvieron. A continuación, puede organizar sus informes en función de esos resultados, incluido el volumen de ingresos (si lo hubo) que generó la reunión.
Otras características son:
Diferentes tipos de reunión
Posibilidad de establecer parámetros sobre el número de reuniones que se van a celebrar en un tiempo determinado.
Opciones de personalización de la página de reservas
Y mucho más.
10. Programación de agudeza
Precio: más de 16 $ al mes
Lo mejor para: Consultas remuneradas
Last on our list of top meeting scheduling apps is Acuity Scheduling. This tool contains many of the standard scheduling features, including various integration options and the ability to navigate across time zones. However, its standout feature is its ability to charge customers for booking appointments.
Esto no será útil para todas las empresas. Sin embargo, algunas empresas ofrecen funciones como servicios de consultoría, en los que lo que venden son las propias reuniones. Si usted es una de esas empresas, Acuity es una gran opción, ya que le permite cobrar por las reuniones directamente en la misma plataforma a través de la que las programa.
Free vs. paid meeting scheduling tool
Ultimately, deciding between free and paid meeting scheduling tools depends on your business’s specific needs and how much functionality you require from the tool.
Free plans typically offer basic features such as calendar integration, limited scheduling links, and basic reminders, making them ideal for small teams or individuals with simple scheduling requirements. However, these tools may have limitations, such as fewer integrations, less customization, and limited meeting types.
On the other hand, paid plans provide advanced features like priority support, expanded integrations, custom branding, analytics, and more meeting customization options. If your business requires greater flexibility, more robust tools, and scalability, a paid plan might be the better choice.
Security and privacy considerations
Businesses frequently handle sensitive client information, often shared through meeting scheduling tools. As such, it’s essential to prioritize the security features these tools offer.
If your business deals with confidential data, select a tool with enterprise-grade security, such as role-based access control, end-to-end encryption, and comprehensive compliance certifications. Choose platforms that enable password protection or invite-only meeting links to prevent unauthorized access. Encourage team members to share only essential information in meeting invites and to use more secure channels for confidential data.
Finally, make it a habit to regularly review your meeting scheduling tools and their privacy and security policies to ensure they continue to meet your business’s security needs.
Utilice Nutshell para realizar un seguimiento de todas sus reuniones de negocios
Ahora que conoce las principales herramientas de programación de reuniones, puede empezar a decidir cuál es la más adecuada para usted. Y si su empresa también necesita un CRM, la respuesta es obvia: Nutshell es la elección perfecta.
Nuestro planificador está perfectamente diseñado para ayudarle a convertir sus reuniones en nuevos datos de clientes potenciales que puede utilizar para mejorar aún más sus esfuerzos de ventas. Además, el núcleo de la plataforma CRM está repleto de otras funciones útiles, como la automatización de ventas y los informes avanzados, y nuestro equipo de atención al cliente está siempre a su disposición para ayudarle con cualquier duda que pueda tener.
