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O que considerar ao configurar e implementar um sistema CRM

Há muito a considerar quando se adquire uma nova plataforma de gestão das relações com os clientes (CRM). Entre outras coisas, deve considerar o preço, as funcionalidades de automatização e as capacidades de análise. Mas um dos aspectos mais importantes a ter em conta é a implementação do CRM.

A criação e implementação de um sistema CRM é uma parte importante do processo, pelo que deve adquirir um CRM que saiba que lhe facilitará as coisas nesse aspeto. Não quer um CRM que seja tão complicado que deseje não o ter adquirido.

Nesta página, abordaremos as etapas mais essenciais para a configuração e implementação do CRM e quatro factores a considerar ao planear a implementação do CRM.

Etapas para a criação e implementação de um sistema CRM

Aqui estão seis das etapas mais importantes para configuração e implementação de CRM.

Saltar para: Factores de implementação do CRM - Voltar ao início

1. Como planejar e se preparar para a implementação do CRM

Ter um plano de implementação de CRM em vigor é essencial para um processo tranquilo de adoção de CRM.

Um plano de implementação de CRM é uma estratégia e um roteiro que descreve o processo e o cronograma de implementação, designa funções e responsabilidades e estima custos.

Um plano de implementação de CRM bem pensado:

  • Prepara sua equipe para o sucesso
  • Ajuda a evitar armadilhas comuns de implementação
  • Aumenta a eficiência do processo de implementação
  • Maximiza o valor que você obtém do seu CRM

Saiba mais sobre planejamento e preparação para implementação de CRM:

Criando um plano de implementação de CRM

2. Escolhendo o software CRM certo

É importante encontrar uma solução de CRM que vá ao encontro dos seus objectivos comerciais e satisfaça as necessidades da sua equipa. Mas como é que pode escolher o CRM certo?

Há três factores principais a considerar ao escolher um CRM:

  • Características
  • Avaliações de Clientes
  • Preços

Ao avaliar cada uma das suas opções de CRM com base nos factores acima referidos, pode encontrar a que melhor se adequa às suas necessidades específicas.

Saiba mais sobre como escolher o CRM correto:

Escolhendo o CRM certo

3. Configurando o sistema e migrando dados em software CRM

Para utilizar o seu CRM de forma eficiente, terá de desenvolver um fluxo de trabalho para o operar. A maioria dos CRMs permite-lhe automatizar várias tarefas, o que pode ser útil ao criar o seu fluxo de trabalho. Para o efeito, pode:

  • Determinar quais as tarefas que pode automatizar
  • Estabelecer um pipeline de vendas claro
  • Desenvolver fluxos de trabalho personalizados no seu CRM

A adoção destas medidas ajudá-lo-á a simplificar o processo de utilização do seu CRM para que possa obter resultados muito mais facilmente.

Saiba mais sobre como configurar o seu CRM:

Configurar e migrar dados de CRM

4. Treinamento e integração de funcionários

Agora que seu CRM está pronto, é hora de preparar a equipe que irá utilizá-lo. A maneira de fazer isso é por meio de treinamento e integração. Para treinar e integrar efetivamente sua equipe, há quatro etapas principais a serem seguidas.

  • Desenvolva um plano de treinamento
  • Realizar sessões de treinamento
  • Fornece suporte e recursos contínuos
  • Obtenha feedback de seus funcionários

Durante todo o processo de treinamento e integração, distribua materiais de treinamento, siga um cronograma de treinamento e incentive perguntas de sua equipe. Fazer cada uma dessas coisas ajudará sua equipe a entender mais rapidamente os detalhes do seu CRM, permitindo que eles o usem para gerar melhores resultados em menos tempo.

Saiba mais sobre a formação e a integração de CRMs:

Formação e integração em CRM

5. Estabelecendo um sistema para entrada e gerenciamento de dados

Os seus dados de CRM não o beneficiarão a menos que possa verificar se são exactos e bem organizados. Por isso, certifique-se de que isso faz parte do seu processo de CRM. Siga os seguintes passos:

  • Definir funções e responsabilidades para a introdução de dados
  • Utilizar a limpeza e validação de dados
  • Faça regularmente cópias de segurança e teste os seus dados

Certifique-se de que escolhe um CRM para a sua empresa que torne este processo simples. Se o fizer, poderá facilmente garantir a exatidão dos seus dados.

Saiba mais sobre a gestão de dados para CRMs:

Criação de um sistema de introdução e gestão de dados

6. Configurando automação e fluxo de trabalho

Se quiser utilizar o seu CRM de forma eficiente, terá de desenvolver um fluxo de trabalho para o operar. A maioria dos CRMs permite-lhe automatizar várias tarefas, o que pode ser útil para desenvolver o seu fluxo de trabalho. Para esse efeito, pode:

  • Determinar quais as tarefas que pode automatizar
  • Estabelecer um pipeline de vendas claro
  • Desenvolver fluxos de trabalho personalizados no seu CRM

A adoção destes passos ajudá-lo-á a simplificar o processo de utilização do seu CRM, ajudando-o a obter resultados muito mais facilmente através dele.

Saiba mais sobre como configurar a automatização do fluxo de trabalho do CRM:

Configurar a automatização e o fluxo de trabalho

7. Monitoramento e melhoria contínua do seu sistema CRM

Para aproveitar ao máximo o seu sistema CRM, é essencial continuar monitorando e melhorando seu desempenho ao longo do tempo. Isso permite que você melhore seu ROI e se ajuste às mudanças no comportamento do cliente, no mercado, na tecnologia e muito mais.

Para monitorar seu sistema, você desejará:

  • Fique de olho nas métricas de desempenho
  • Meça o progresso em direção aos seus objetivos
  • Colete feedback do usuário
  • Avalie seu processo de vendas
  • Revise a qualidade dos dados

Então, você pode usar essas informações para melhorar seu sistema e processos.

Saiba mais sobre como monitorar e melhorar seu sistema CRM:

Monitoramento e melhoria contínua do seu sistema CRM

Factores a considerar na configuração e implementação do CRM

Muitos factores diferentes afectam a configuração e a implementação do CRM, pelo que é essencial ter em conta as necessidades da sua empresa e as capacidades do seu CRM durante o processo.

Eis quatro dos factores mais importantes a ter em conta.

Saltar para: Passos para a configuração de um sistema CRM - Voltar ao início

1. Escalabilidade

O primeiro fator de configuração do CRM a considerar é a escalabilidade - quão flexível e adaptável é o seu CRM.

O problema

Ao longo do tempo, a sua empresa irá provavelmente mudar. Talvez aumente a sua equipa, passe a utilizar novas ferramentas para gerar dados ou decida atualizar para um plano de CRM premium. Seja o que for, quer que o seu CRM seja capaz de lidar com essas mudanças.

Infelizmente, muitos CRMs existentes no mercado não são tão flexíveis. Esses CRMs são criados para uma determinada dimensão de empresa e concebidos para funcionar com ferramentas específicas, e qualquer alteração a esses aspectos será difícil de implementar.

A solução

Ao procurar um CRM, certifique-se de que encontra um que ofereça escalabilidade. Não quer um CRM que o obrigue a passar por um milhão de obstáculos para adicionar mais lugares ou atualizar para um plano premium. Em vez disso, procure um que permita actualizações e alterações fáceis ao longo do tempo.

escalabilidade

2. Capacidades de integração

Outro aspeto importante a ter em conta na criação e implementação de um sistema CRM é a capacidade de integração do sistema.

O problema

Para tirar o máximo partido do seu CRM, é necessário que este funcione com as suas outras ferramentas para que possa partilhar dados entre todas as suas tecnologias. Isto ajuda-o a manter os seus dados actualizados e reduz a necessidade de introdução manual de dados.

No entanto, nem todos os CRM se integram facilmente com todas as ferramentas. Muitos CRM estão limitados no que respeita às ferramentas com que se podem ligar. Mais do que isso, muitas ferramentas não são boas a integrar tipos ou formatos de dados específicos.

Isso pode significar que tem de fazer muito trabalho extra para reformular os seus dados num formato que o seu CRM possa tratar, e que tem de comprometer as ferramentas que utiliza.

A solução

Seja qual for o CRM que adquirir, certifique-se de que oferece muitas opções de integração para formatos de dados e ferramentas externas. O seu CRM deve ser capaz de partilhar dados de uma grande variedade de ferramentas e acomodar vários tipos de dados. Idealmente, o seu CRM exigirá uma preparação mínima dos dados da sua parte.

Saiba mais sobre a integração do CRM:

capacidades de integração

3. Facilidade de utilização

A terceira consideração a ter em conta na criação de um CRM é a facilidade de utilização.

O problema

Um CRM pode ajudá-lo a otimizar as suas vendas e marketing, mas não automatiza tudo por si só. A sua equipa ainda precisa de ser capaz de usar o CRM para ajudar os seus esforços. Por isso, se a sua equipa tiver dificuldade em utilizar o CRM, os resultados não serão tão bons. Infelizmente, porém, existem muitos CRMs que não são fáceis de usar.

Por vezes, é um problema de disposição - a interface é simplesmente demasiado confusa. Outras vezes, a interface é suficientemente simples, mas a ferramenta simplesmente não responde da forma que é suposto. Seja qual for o caso, um CRM que não seja fácil de utilizar causará grandes atrasos na sua implementação de CRM.

A solução

É importante escolher um CRM que a sua equipa possa aprender, compreender e utilizar facilmente. Isto significa encontrar uma opção com uma interface simples e intuitiva. Significa também encontrar uma opção em que todas as funcionalidades funcionem como é suposto, em vez de prometerem uma coisa mas depois comportarem-se de forma diferente.

Também vale a pena procurar um CRM com uma equipa de apoio ao cliente de alto nível. Desta forma, mesmo quando tiver problemas ou questões com o seu CRM, pode simplesmente contactar o serviço de apoio ao cliente e eles irão orientá-lo para a solução.

facilidade de utilização

4. Personalização

Por último, é importante considerar as opções de personalização na preparação para a criação de um CRM.

O problema

Cada empresa funciona de forma diferente. Por isso, quando adquirir o seu CRM, é provável que queira configurar as coisas de forma diferente de muitas outras empresas. A questão é: o seu CRM pode adaptar-se a isso?

Nem todos os CRM oferecem as mesmas opções para personalizar a plataforma de acordo com as suas necessidades específicas. Quer se trate da configuração das definições do software, da criação de tipos específicos de campos de dados ou da definição de permissões de utilizador, é necessário poder configurar as coisas como quiser.

No entanto, um CRM que não lhe dê a liberdade de fazer essas coisas será, por natureza, um problema.

A solução

Ao escolher um CRM, investigue as opções de personalização que este oferece. Pretende um CRM que lhe dê um relativo grau de liberdade em termos de configuração e funcionamento da sua plataforma. Caso contrário, ficará preso a uma ferramenta de "cortar à medida".

Além disso, não escolha apenas um CRM que lhe permita personalizar as coisas - encontre um que lhe permita personalizar as coisas facilmente. Um CRM que o obriga a fazer tudo para alterar uma única definição é quase tão mau como um que não lhe permite alterar essas definições.

Costumização

Facilite a configuração e implementação do CRM com Nutshell

No que diz respeito à configuração do CRM, é necessária uma plataforma que satisfaça todos os critérios listados acima, o que torna o Nutshell a escolha perfeita para a sua organização.

Não acreditamos que a configuração de um CRM tenha de ser difícil, por isso esforçámo-nos por torná-lo o mais fácil possível. O Nutshell oferece uma interface intuitiva, um processo de implementação simples, muitas opções de integração e personalização e uma excelente equipa de apoio ao cliente para o ajudar em tudo isto.

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