Setting up and using a CRM
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Effective contact data management forms the foundation of your sales and marketing efforts. Ensuring it’s well-organized, accurate, accessible, and secure can enhance campaign execution and performance, as well as improving team collaboration and fostering stronger customer relationships.
This guide details 7 essential tips to help you and your team organize and manage your contact data more effectively.
Centralize and Structure Your Customer Data: Use a CRM to consolidate data from every touchpoint (emails, calls, forms, purchases) into a single, organized system. This makes it easier to personalize outreach, track buyer journeys, and improve conversion strategies.
Clean, Validate, and Govern Your Data Regularly: High-quality data = better decisions. Regularly remove duplicates, standardize entries, and assign team roles for ongoing data upkeep and access control. Governance ensures consistency across sales and marketing.
Make Data Work for You with Segmentation and Visualization: Leverage your CRM to segment leads by key traits (industry, behavior, deal stage) and visualize performance metrics. This empowers targeted campaigns and real-time sales pipeline analysis.
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Customer data is a vital aspect of any sales and marketing strategy. That’s because it can teach you about your audience and help you figure out more effective ways of engaging with them, driving up your company’s revenue.
Pero lo más probable es que los datos de sus clientes lleguen a través de muchos canales diferentes. Por eso, gestionar y organizar los datos de los clientes es una parte tan importante de una estrategia de datos eficaz.
La pregunta es: ¿cómo es una gestión eficaz de los datos de los clientes? Si se está haciendo esa pregunta, ha llegado al lugar adecuado. Siga leyendo para obtener más información.
La organización de los datos de los clientes es importante, e igual de importante es asegurarse de que gestiona sus datos con eficacia. Aquí tienes siete formas de mantener tus datos organizados.
Quizá el paso más esencial hacia la gestión de los datos de los clientes sea conseguir una plataforma de gestión de las relaciones con los clientes (CRM). Los CRM existen para recopilar datos de clientes, centralizarlos en un único lugar y ayudarle a gestionarlos, analizarlos y aprovecharlos.
Los CRM son fantásticos para gestionar datos a través de múltiples canales. En lugar de tener que saltar entre un montón de plataformas diferentes para acceder a sus datos, puede simplemente reunir todos esos datos y centralizarlos en su CRM.
Los CRM pueden incluso ayudarle a automatizar ciertos elementos de sus procesos de ventas y marketing, utilizando la información que obtiene de sus datos para reoptimizar esas campañas para que sean más eficaces. Esto convierte al CRM en una herramienta mucho más práctica que una simple hoja de cálculo, sobre todo porque todo el equipo puede acceder a ella fácilmente.
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Por muchos datos que recopile, no le servirán de nada si son de mala calidad. Por eso son importantes la limpieza y la validación de los datos. Definamos brevemente cada uno de esos términos:
Debería realizar estas dos tareas con regularidad para asegurarse de que no se deja llevar por datos inexactos. Es posible que su CRM pueda realizar una cierta cantidad de validación de datos de forma automática. Pero lo que no pueda hacer, deberá hacerlo usted manualmente.
Otra forma de gestionar los datos de los clientes es establecer políticas de gobernanza de datos. La gobernanza de datos es un sistema de normas que establece el modo en que su equipo gestionará los datos. Determina información como:
Éstas son sólo algunas de las cosas que puede incluir en sus directrices de gobernanza de datos. En general, la gobernanza de datos existe para garantizar que haya una política establecida para el manejo de los datos. Siguiendo las políticas que establezcas, tu equipo podrá gestionar los datos de forma más coherente y eficiente, ya que no habrá confusión sobre cómo se hacen las cosas.
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No todos sus clientes son exactamente iguales. Es probable que vivan en zonas diferentes, tengan carreras diferentes y tengan intereses diferentes. Sabiendo esto, ¿por qué enviarles exactamente el mismo marketing?
Segmentar a sus clientes es una excelente forma de mejorar la relevancia de su marketing. Dentro de su CRM, puede dividir a los clientes en diferentes grupos en función de factores como la ubicación, el comportamiento en el sitio web, etc.
A continuación, puede crear campañas de marketing separadas para enviarlas a cada uno de esos grupos diferentes, lo que le permitirá utilizar una mayor personalización y obtener mejores resultados. Cuanto más específico sea el marketing que dirija a su público, más probable será que responda positivamente.
Al fin y al cabo, el objetivo de recopilar datos de clientes es poder analizarlos y extraer de ellos información valiosa sobre su audiencia. Por tanto, si su estrategia de organización de datos de clientes no incluye la visualización de datos, le falta su componente más importante.
La visualización de datos consiste en presentar los datos en formatos organizados y visuales, como tablas o gráficos. La ventaja de esta táctica es que permite identificar fácilmente patrones o tendencias en los datos, lo que ayuda a conocer mejor a los clientes.
Basándose en las tendencias que encuentre en sus datos, puede mejorar sus procesos de ventas y marketing. Por ejemplo, si descubres que la mayoría de los clientes están interesados en una característica concreta de tu producto, puedes identificar esa característica como importante para incluirla en tu marketing y destacarla en tus llamadas de ventas.
Independientemente de cómo organice sus datos, debe ser fácil encontrar información específica en su base de datos. Sus datos deben poder buscarse y ser de fácil acceso. A menudo, puede conseguirlo eligiendo un CRM que satisfaga esas necesidades.
Sin embargo, también puede aplicar algunos de los pasos que ya hemos mencionado -como la limpieza y validación de datos- para organizar aún más sus datos y facilitar la navegación dentro del CRM o la base de datos.
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El último factor vital que hay que tener en cuenta a la hora de gestionar los datos es la seguridad y la privacidad. Al fin y al cabo, estamos hablando de datos de clientes: contienen información relativa a personas concretas, y usted tiene la responsabilidad de mantener esa información segura.
Para ello, realice auditorías de seguridad de datos y evaluaciones de riesgos con regularidad para garantizar que sus datos están seguros dentro de su CRM. Además, asegúrese de formar a sus empleados en las prácticas correctas para migrar y gestionar los datos de forma segura.
Si sigues los pasos de esta lista, tendrás la clave para una estrategia de organización de datos de clientes de primer nivel para tu empresa. Y como hemos mencionado antes, todo empieza por conseguir un CRM. Pero, ¿qué CRM?
Entre en Nutshell. Nutshell es uno de los mejores CRM que existen, ya que puede gestionar datos y automatizar las ventas, además de contar con la ayuda de un equipo de atención al cliente estelar. Ese equipo puede ayudarte con cualquier pregunta o problema que puedas tener.
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