Las 6 principales plataformas de software para eventos virtuales de 2023

Los eventos virtuales experimentaron un enorme aumento de popularidad en el transcurso de la pandemia de COVID-19. Aunque los eventos presenciales vuelven a ser posibles, muchos organizadores y asistentes siguen optando por los eventos virtuales o híbridos debido a las ventajas que ofrecen. Así pues, quizá se haya preguntado alguna vez : "¿Qué es un evento virtual? ¿Tiene algún ejemplo de evento virtual?".

Los eventos virtuales son muy similares a los presenciales, salvo que se celebran a través de Internet y no en un único lugar físico. Aun así, la gente acude a una hora determinada, escucha a los ponentes, ve a los artistas, establece contactos... Todos los detalles habituales de los eventos presenciales, pero en línea, a través de una plataforma de gestión de eventos virtuales o una plataforma de ferias comerciales virtuales.

Los eventos híbridos, que últimamente están ganando popularidad, son una mezcla de eventos virtuales y presenciales, y los asistentes pueden elegir entre las dos opciones.

A menudo, el contenido de los eventos virtuales se graba y se pone a disposición de los asistentes una vez concluido el acto. De hecho, eso es lo que hicimos en el evento BOUNDLESS 2020 deNutshell. Puedes ver las grabaciones de las sesiones en YouTube.

Para organizar un evento virtual, necesitas una plataforma de eventos virtuales. Vamos a ello:

¿Qué es una plataforma virtual de eventos?

Una plataforma de eventos virtuales es una herramienta que le permitirá recrear el ambiente de una conferencia o exposición comercial presencial a través de Internet.

Los usuarios deben poder acoger a varios ponentes en sesiones tanto en directo como pregrabadas utilizando este tipo de software, así como permitir a los asistentes interactuar con los anfitriones del evento en momentos predeterminados.

Este tipo de herramienta es diferente de un software de reuniones virtuales como Zoom o GoToMeeting. El software para reuniones virtuales, o una aplicación para eventos virtuales, está diseñado para que los grupos pequeños se reúnan de forma íntima y cara a cara, incluso cuando los participantes se encuentran a kilómetros de distancia unos de otros. Por lo general, estas soluciones también ofrecen permisos y funciones limitados.

Las plataformas de eventos virtuales son diferentes porque ofrecen a los administradores multitud de formas de interactuar con los asistentes, como salas de espera, encuestas, preguntas y respuestas, chat en directo y mucho más. Mientras que el software de reuniones virtuales sitúa a todos los usuarios en una "sala", el software de eventos virtuales es para presentaciones entre un puñado de ponentes, y todos los asistentes están "entre el público", con sus cámaras web y micrófonos apagados.

El software de reuniones virtuales reúne a los usuarios en torno a una mesa, mientras que las plataformas de eventos virtuales sitúan a los usuarios en el público y a los presentadores en el escenario.

¿Qué puede hacer con una plataforma de eventos virtuales?

Ahora que sabemos qué es una plataforma de eventos virtuales, hablemos de lo que puede hacer con ella. Hay bastantes opciones, que cubriremos a continuación:

Eventos virtuales

Por supuesto, no sería una plataforma de eventos virtuales si no se pudieran celebrar eventos virtuales en ella. El tipo de evento que organices puede ir desde pequeños seminarios web exclusivos hasta grandes reuniones en las que participen miles de personas de todo el mundo.

Básicamente, nos referimos a cualquier acto virtual que cuente con uno o varios ponentes y un público que sintoniza para escuchar y aprender, pero no necesariamente para hablar.

Sesiones de preguntas y respuestas

Una plataforma de eventos virtuales adecuada contará con un sistema integrado de preguntas y respuestas para que los asistentes puedan hacer preguntas a los ponentes y/o moderadores en momentos concretos del evento virtual.

No importa el tipo de evento que organice, presencial o virtual, la participación del público es fundamental. Pero las reuniones organizadas a través de Internet deben prestar especial atención a la participación del público, ya que los asistentes pueden desconectarse fácilmente y hacer otra cosa cuando se aburren.

Una sesión de preguntas y respuestas es una forma estupenda de atraer a su público y aportarle valor durante su evento virtual. Cuando elijas una plataforma de eventos virtuales, asegúrate de que disponga de esta función.

Charlas con el público

Conviene elegir una plataforma de eventos virtuales que permita a los asistentes hacer preguntas a los ponentes en los momentos adecuados. Pero no te olvides tampoco de los chats con el público.

Muchas personas asisten a eventos para relacionarse con sus compañeros. Esto puede resultar difícil en un entorno digital, sobre todo si no se ofrece una opción de chat cómoda. Elige una plataforma de eventos virtuales que permita a los asistentes hablar entre ellos, así como con los ponentes y los administradores.

Talleres interactivos

Los talleres interactivos, también conocidos como breakout sessions, suelen ser pequeñas sesiones de formación que permiten a los asistentes profundizar en temas concretos, hacer preguntas y participar mucho más que en las conferencias magistrales estándar.

Durante un taller interactivo, los asistentes no deben ser silenciados y se les debe animar a entablar diálogos de ida y vuelta con los moderadores y otros espectadores. Asegúrate de que la plataforma de eventos virtuales en la que inviertes te permite organizar talleres interactivos.

Encuestas de audiencia

Another way to keep your audience engaged during a virtual event is to ask them questions via a digital poll. Most virtual event platforms allow for questionnaires that can be distributed before, during, or after the virtual event in question.

¿Qué debe preguntar a los asistentes? Lo que usted quiera. Por ejemplo, pregúnteles qué sesión les hace más ilusión o cómo mejorar su próximo evento virtual.

Folletos gratuitos

Si alguna vez has asistido a un evento presencial, especialmente si es para profesionales, sabrás que abundan los folletos. Desde programas de eventos hasta material didáctico, argumentos de venta y cupones de descuento, los asistentes siempre se van con un montón de cosas.

Deberá asegurarse de que la plataforma de eventos virtuales que elija también facilite la distribución de estos contenidos.

Transmisión en directo

Las mejores plataformas de eventos virtuales le permitirán celebrar su evento en un sitio web específico y transmitir sus sesiones a las redes sociales y YouTube.

Al integrar su plataforma de eventos con varias redes sociales, podrá atraer a más personas y exponer la marca de su empresa a un público más amplio. ¿Y no es esa la razón por la que organiza su evento en primer lugar? Elija una plataforma de eventos virtuales con esta función.

Páginas de destino personalizadas

Presumably, you’re not hosting a virtual event for the heck of it. You’re probably doing it to promote your company brand and reach a targeted audience. Because of this, you’ll want to have attendees register for your event so that you can acquire their contact information.

Le sugerimos que trabaje con una plataforma de eventos virtuales que ofrezca páginas de destino personalizadas para este fin. De este modo, podrá integrar formularios y widgets de su elección, así como seleccionar colores, imágenes y logotipos que reflejen su imagen de marca.

Opciones de marketing para eventos

Si no promociona su evento virtual, nadie asistirá. Afortunadamente, muchas plataformas de eventos virtuales cuentan con herramientas de marketing que puedes utilizar para atraer a la gente.

For example, your platform of choice might give you the ability to create email lists based on registration forms and send automated messages to remind them about your upcoming conference, workshop, or seminar. While you probably already have marketing tools at your disposal, ones built into your virtual event platform of choice can be quite handy.

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Características que debe buscar en una plataforma de eventos virtuales

A la hora de elegir una plataforma de eventos virtuales para su próximo escaparate, empiece por explorar las características que ofrecen y cómo pueden ayudarle a alcanzar sus objetivos para el evento. Para la mayoría de las marcas, hay cinco características esenciales que pueden hacer que cualquier evento en línea sea un éxito: calidad de transmisión, interactividad, accesibilidad, seguridad y personalización.

Calidad de audio y vídeo

In today’s high-tech world, people have no patience for poor streaming quality. They expect to see everything that’s in the frame clearly and hear every word as if they were in the room with the speaker. When you explore your options for virtual event platforms, take note of which ones offer the highest streaming quality and which are most compatible with the technology you’re using to capture everything, including cameras and microphones to have the most efficient video conferencing.

Funciones de participación del público

Permitir que los invitados interactúen con los anfitriones y otros asistentes les ayuda a obtener más valor del evento y a mantener su interés durante el mismo.

Entre las funciones de compromiso disponibles en el software de eventos virtuales se incluyen:

  • Chat functionality: Chat boxes improve community experience by allowing guests to participate in your event in real time from anywhere in the world in one place. Users can converse with fellow attendees, ask questions of the speaker, and tell the organizers when something goes awry.
  • Encuestas: Una función de sondeo permite a los participantes intervenir en la conversación e incluso orientar el debate a lo largo del evento.
  • Salas de reuniones: Las salas de reuniones le permiten dividir a los participantes en numerosas salas virtuales más pequeñas para permitir debates y actividades entre unos pocos asistentes.

Accesibilidad y seguridad

Your virtual event platform should make sure invitees can access your event anywhere, from any platform — and only your invitees. Accessibility requires your platform to optimize the view of your presentation based on whether individual viewers are using a phone, computer, tablet, or another device to tune in. Security may mean your event requires a password or prior event registration to get the most from chat and customization functions.

Para que su evento sea seguro y accesible, su plataforma de eventos virtuales debe contar con medidas de accesibilidad y seguridad, así como con un protocolo para cuando se vulneren estas medidas.

Opciones de personalización

The ability to customize your platform can go a long way in making your event feel unique and memorable. Custom features may let you change the color scheme to fit your brand, add branded messages from sponsors, and insert custom advertisements to increase engagement and the user experience. 

Asistencia técnica

Si tienes dudas a la hora de configurar tu evento o si surgen problemas técnicos durante el mismo, te conviene disponer de asistencia técnica. Cuando elijas una plataforma de eventos online, asegúrate de comprobar qué opciones de asistencia ofrecen.

Funciones de análisis e informes

Una vez finalizado el evento, querrá evaluar su rendimiento para ver si ha alcanzado sus objetivos y valorar el impacto del evento en su negocio. Para ello, necesitarás datos sobre el número de asistentes, la participación y los clientes potenciales generados.

Un software de eventos virtuales que ofrezca informes integrados sobre este tipo de métricas puede ahorrarle tiempo y facilitarle la evaluación y mejora del éxito de su evento.

Ventajas de utilizar plataformas de eventos virtuales

Disponer de todas estas nuevas formas de personalizar y mejorar sus eventos es emocionante, pero ¿son las plataformas virtuales de eventos realmente útiles para su cuenta de resultados? Aparte de todas las increíbles funciones disponibles, estos programas le ofrecen nuevas formas de utilizar sus recursos de manera más eficiente.

Ahorro de costes

Cuando se organiza un evento presencial, hay muchos costes asociados al simple hecho de tener un lugar donde celebrarlo. Hay que reservar un local y pagar por él. Después, hay que asegurar los asientos, el catering y los desplazamientos. Además, mucha gente espera que este tipo de eventos incluyan bolsas con divertidos recuerdos para conmemorar la ocasión.

Con los eventos en línea, todos estos costes desaparecen. Puedes concentrar tu dinero en invertir en buenos oradores, pagar a tu personal y encontrar el mejor software para organizar tus eventos.

Llegar a un público más amplio

En muchos casos, los eventos presenciales limitan de forma natural la disponibilidad de su público. Por ejemplo, si su evento se celebra en Los Ángeles (California), la mayoría de sus invitados serán nativos de Los Ángeles. Unos pocos invitados podrán permitirse viajar desde la Costa Este o desde cualquier otro lugar, pero muchas personas que están fuera de la ciudad tendrán que esperar a enterarse del evento a posteriori.

Los eventos en línea mejoran la accesibilidad. Personas de todo el mundo pueden sintonizar en cualquier lugar con una conexión a Internet y un dispositivo a través del cual ver los eventos. Tendrá la oportunidad de llegar a sus mayores seguidores en cualquier lugar y conseguir nuevos telespectadores, lo que aumentará la repercusión de su evento.

Mayor compromiso

Piense en los actos presenciales a los que ha asistido en el pasado. ¿En qué medida ha podido interactuar con los ponentes y los coordinadores? Si tuvo suerte, quizá pudo hacer una o dos preguntas durante las sesiones de preguntas y respuestas. Si no, no fue más que un observador más a lo largo de la cadena de eventos.

Al utilizar una plataforma de eventos virtuales, puede adaptar sus opciones de personalización y las funciones de votación para fomentar un sentimiento de comunidad entre los asistentes. Tendrán más oportunidades de interactuar entre ellos y con los ponentes invitados.

Las 6 principales plataformas de eventos virtuales de 2023

PlataformaCaracterísticasPrecio
BigMarkerMicrositios y páginas de destino, vídeo interactivo en directo, streaming en redes sociales, encuestas integradas, folletos para el público y marketing por correo electrónico.79 $ - 299 $ o más al mes
GoToWebinarPlantillas de seminarios web; personalización de la marca; sondeos y encuestas; grabación de eventos; análisis detallados49 - 399 $ al mes (pago anual)
HeySummitCreador de páginas de destino; sesiones en directo y pregrabadas; paneles de control de los ponentes de autoservicio; análisis detallados de los eventos29 - 291 $ al mes (pago anual)
HopinSesiones de seminarios web con chat y encuestas; "zonas de exposición" interactivas; personalizable, con posibilidad de personalizar la marca; herramienta de programación de eventos sencilla y flexible.A partir de 99 $/usuario/mes
SpotMeInterfaz de usuario sencilla y digerible; complementos disponibles para ayudar en diversos aspectos de la producción; crea y retransmite eventos con una flexibilidad increíble.De 400 a 26.700 dólares al mes
vFairsEntorno de inmersión virtual 3D; funciones de creación de redes 1:1 y de grupo; alojamiento de vídeos y documentos; opciones de gamificación; informes detallados durante y después del evento; página de destino personalizada y campañas de marketing por correo electrónico.Presupuesto personalizado

1. BigMarker

Fuente: BigMarker

BigMarker está considerada por muchos como "la plataforma de vídeo número 1 para seminarios web, cumbres y conferencias virtuales" por sus funciones fáciles de usar y sus populares integraciones. Grandes marcas como Google, McDonalds y Panasonic utilizan BigMarker.

Precio: Presupuesto personalizado

Características notables:

  • Micrositios y páginas de destino
  • Vídeo interactivo en directo
  • Streaming en redes sociales
  • Encuestas integradas
  • Documentos para el público
  • Marketing por correo electrónico

Resumen: Tanto si desea organizar una pequeña sesión de formación a través de un seminario web como una conferencia virtual masiva para 1.000 personas, puede hacerlo con el software BigMarker.

Tendrás acceso a funciones de participación estándar, como pantalla compartida, sondeos y encuestas, y grabación de sesiones. Los asistentes también pueden interactuar (con el permiso del anfitrión del evento) a través del chat y la comunicación audiovisual. Además, podrás retransmitir tu evento virtual a Facebook o YouTube, lo que puede resultar muy útil, como ya hemos mencionado.

BigMarker permite a las empresas que deseen dar a conocer su marca añadir logotipos y colores corporativos a sus reuniones digitales. Además, incorpora funciones de marketing por correo electrónico para que puedas contactar fácilmente con nuevos clientes potenciales sobre tu próximo evento.

Por último, debemos mencionar que BigMarker se basa en el navegador, lo que significa que no tendrá que descargar ningún software para utilizarlo, a diferencia de otras plataformas de eventos virtuales del mercado.

Cuidado con: BigMarker tiene mucho que ofrecer, pero también hay inconvenientes. Por ejemplo, algunos usuarios se han quejado de la mala calidad del audio y el vídeo.

2. GoToWebinar

Fuente: Software Webinar

GoToWebinar es otra popular plataforma de eventos virtuales que le permitirá planificar, promocionar y celebrar con éxito una atractiva reunión digital. Empresas de renombre como Unbounce, Mention y Gainsight eligen GoToWebinar.

Precio: 49 - 399 $ al mes (pago anual)

Características notables:

  • Plantillas de seminarios web
  • Marca personalizada
  • Sondeos y encuestas
  • Grabación de eventos
  • Análisis detallados

Resumen: A pesar de su nombre, el software GoToWebinar le permitirá organizar conferencias y cumbres virtuales completas para hasta 2.000 personas, no sólo pequeños seminarios web.

También tendrás acceso a:

  • Diversas herramientas de participación, como la pantalla compartida, las encuestas y los folletos.
  • Marketing automatizado por correo electrónico
  • Opciones de personalización de la marca
  • Y más

Para aquellos que buscan potenciar la promoción de sus eventos virtuales, existe GoToStage, que es un feed de GoToWebinar que promociona webinars a una audiencia de millones de personas. Si su evento es elegido para aparecer en la primera página, ¡podría atraer una cantidad increíble de tráfico!

Una vez finalizado su evento virtual, tendrá la oportunidad de ver un panel de análisis detallado para conocer mejor a su público.

Cuidado con: Aunque GoToWebinar es muy potente, no es tan fácil de usar como otras plataformas de eventos virtuales del mercado.

3. HeySummit

Fuente: Liderazgo Ignite

HeySummit es la plataforma de eventos virtuales perfecta para los profesionales reacios a la tecnología. Es muy fácil de usar y tiene algunas capacidades notables, que discutiremos a continuación. Dicho esto, HeySummit no tiene tantas funciones como otras opciones.

Precio: 37 - 262 $ al mes (pago anual)

Características notables:

  • Constructor de páginas de aterrizaje
  • Sesiones en directo y pregrabadas
  • Paneles de control de altavoces de autoservicio
  • Análisis detallados de los acontecimientos

Resumen: La experiencia HeySummit comienza con la página de aterrizaje. Los usuarios pueden crear páginas dinámicas con solo pulsar un botón; a continuación, los asistentes pueden elegir fácilmente las sesiones que más les interesan durante la fase de inscripción.

HeySummit también es fácil de usar para los organizadores de eventos, gracias al panel de control de ponentes. Invita a los ponentes a añadir sus propias biografías, fotos y enlaces de redes sociales a sus perfiles de eventos y ahórrate incontables horas de trabajo.

Una vez concluida su cumbre virtual, puede echar un vistazo a las métricas para ver cómo ha funcionado. Averigüe cuántos participantes asistieron realmente, el tiempo medio de observación, cómo descubrieron su evento los asistentes y mucho más.

Cuidado con: Para organizar charlas en directo, debe integrar HeySummit con Zoom o BigMarker. Esto será un inconveniente para algunos usuarios que preferirían poder organizar sesiones de eventos en directo sin necesidad de integrar varios sistemas.

4. Hopin

Fuente: Software Reviews

Hopin es una plataforma de software para eventos virtuales que ofrece la retransmisión de seminarios web y eventos, pero brilla por sus numerosos enfoques tácticos para interactuar con los asistentes en la recepción, el escenario, las sesiones, el networking y las zonas de exposición.

Precio: Gratuito para pequeños eventos, 67 $/usuario/mes en adelante (pago anual).

Características notables:

  • Sesiones de seminario web con chat y encuestas
  • Zonas de exposición interactivas
  • Personalizable, con marca
  • Herramienta sencilla y flexible para programar eventos

Resumen: Hopin es una plataforma de eventos en directo todo en uno que permite a los usuarios crear, organizar y gestionar eventos en directo y seminarios web para hasta 100.000 asistentes.

The reception, stage, sessions, networking, and expo areas each deliver a unique and personal interaction to the attendee experience.

Hopin ofrece lo básico, como chat, encuestas y eventos personalizables y con marca, pero lo que la diferencia de las demás plataformas es la sencillez de su herramienta de programación de eventos.

La herramienta de programación de actos es una forma rápida y eficaz de planificar conferencias y series de actos desde una perspectiva descendente.

Cuidado con: Los eventos de Hopin duran un máximo de 72 horas, lo que significa que cualquier prueba y ensayo realizados antes del evento principal se consideran nuevos eventos con sus propias inscripciones y costes adicionales.

5. SpotMe

Fuente: SpotMe

SpotMe es una plataforma de participación que ofrece a sus usuarios la posibilidad de crear eventos tanto en directo como a la carta. Al igual que muchas otras plataformas, SpotMe ofrece sesiones de grupo, agendas personalizadas y comunicación bidireccional entre el personal del evento y los asistentes.

Precio: Presupuesto personalizado

Características notables:

  • Interfaz de usuario sencilla y digerible
  • Complementos disponibles para ayudar en diversos aspectos de la producción
  • Cree y retransmita eventos con una flexibilidad increíble

Resumen: SpotMe funciona como una plataforma de eventos virtuales todo en uno de alta gama que permite a los usuarios crear y difundir eventos, seminarios web, sesiones de formación, encuestas y otros numerosos métodos de participación.

SpotMe ofrece servicios para ayudar a sus usuarios en todas las fases del ciclo de vida de un evento virtual, incluida la orientación de los ponentes, la producción de vídeo en directo, la interpretación en directo e incluso la asistencia en el diseño y la creación de campañas. Los usuarios consideran que su asistencia es extremadamente útil.

La propia plataforma de participación también cuenta con una interfaz muy fácil de usar que no requiere que los usuarios y administradores aprendan una herramienta complicada sólo para conseguir emitir un evento virtual.

Cuidado con: Los precios de los niveles más altos son más caros que los de otras opciones. Los usuarios también han señalado que aprender a utilizar el software puede resultar complicado.

6. vFerias

vFairs es un líder mundial en eventos virtuales que ofrece soluciones integrales de eventos virtuales para públicos de todos los sectores y zonas geográficas. Con una plataforma fácil de usar que ofrece una experiencia online envolvente, una gama de potentes funciones y un aclamado equipo de expertos, vFairs proporciona una alternativa de valor añadido a los eventos presenciales tradicionales.

Precio: Presupuesto personalizado

Características destacadas:

  • Entorno 3D de inmersión virtual
  • Funciones de conexión en red 1:1 y en grupo
  • Alojamiento de vídeos y documentos
  • Opciones de gamificación
  • Informes exhaustivos durante y después del acontecimiento
  • Páginas de destino personalizadas y campañas de marketing por correo electrónico

Resumen: La plataforma vFairs ofrece una de las experiencias de eventos virtuales más envolventes que se puedan encontrar. Los espacios son realistas y totalmente personalizables. También utilizan avatares animados para que los asistentes se sientan como si estuvieran realmente en el evento. Las organizaciones pueden utilizar las salas que deseen, personalizarlas según su marca y preferencias, y ofrecer a sus socios mucho espacio para comercializar sus marcas.

vFairs también ofrece varias opciones para establecer contactos. Los asistentes pueden iniciar conversaciones 1:1 o en grupo a través de texto, audio o vídeo, lo que les resulte más cómodo. Estas interacciones pueden iniciarse en el momento o programarse con antelación. El módulo de informes ofrece información detallada durante y después del evento. El software también cuenta con toneladas de complementos e integraciones diferentes para que puedas crear un evento que se adapte a tus necesidades como un guante.

¿Está pensando en organizar su propio evento virtual?

Los eventos virtuales se han hecho muy populares e, incluso después de que volvieran a ser posibles los eventos presenciales, han mantenido parte de su popularidad debido a su facilidad de asistencia, ahorro de costes y otras ventajas.

Now that you know what to look for in a virtual event platform and have learned about some of the best event platforms available, you’re one step closer to hosting your own event!

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