13 Ways a Good CRM Reduces the Need to Have a Large Sales Team

El software de gestión de las relaciones con los clientes (CRM ) facilita la gestión de sus procesos de venta de principio a fin.  

Aunque es cierto para cualquier empresa, los equipos de ventas pequeños pueden aprovechar al máximo los recursos disponibles en el software CRM. Por ejemplo, la mayoría de los directores de ventas intentan constantemente encontrar mejores formas de:

- Identificación, cualificación y seguimiento de clientes potenciales

- Priorizar eficazmente las tareas de venta

Si sus ingresos se generan a través de relaciones significativas y duraderas con los clientes, estas tareas acabarán siendo demasiado exigentes para gestionarlas manualmente, si es que no lo han hecho ya. Algunas empresas intentan resolver este problema añadiendo más miembros a su equipo de ventas. Sin embargo, esto puede ser costoso y no resuelve de forma real y completa la mayoría de los puntos débiles que experimentan las empresas.

Los responsables de ventas aprecian el hecho de que las herramientas de CRM mantengan los datos de sus clientes y de sus proyectos almacenados de forma segura en una ubicación central y funcional. Los CRM también permiten a los comerciales gestionar y supervisar fácilmente las ventas y el rendimiento del personal, lo que facilita la optimización de todos los aspectos del departamento de ventas.

Aumente la eficacia de su equipo de ventas

Las estadísticas que demuestran los beneficios de la integración de herramientas CR M son innegables. En 2014, en Estados Unidos se registró un asombroso aumento del 87% en el uso de herramientas CRM y CRM móvil.

Las herramientas de CRM no sólo mejoran el canal de ventas y el proceso de ejecución para los equipos de ventas, sino que también aprovechan datos potentes y poderosos que permiten a las organizaciones mejorar drásticamente su proceso de toma de decisiones.

De hecho, según Harvard Business Review, las empresas cuya toma de decisiones se basa en datos son más productivas y hasta un 6% más rentables que las que no recurren a ellos. Si se aplica correctamente, una herramienta de CRM puede cambiar las reglas del juego y aumentar la confianza, la productividad, la comunicación, la colaboración y los beneficios generales.

1. Organización y almacenamiento de clientes

La herramienta CRM adecuada puede ayudar a un equipo de ventas a almacenar sus contactos de clientes y clientes potenciales, actividades de ventas y conversaciones de forma segura en una ubicación central. Se puede acceder a esta información desde varias ubicaciones, lo que proporciona a su equipo de ventas la flexibilidad y los recursos que necesita para cerrar el siguiente acuerdo. Lo mejor es que sus datos importantes no se perderán, ya que ahora están almacenados en una plataforma digital segura en lugar de en pilas de papel u hojas de cálculo obsoletas.

2. Informes basados en datos

Una herramienta de CRM mantiene a los equipos de ventas al día y les permite preparar informes para la dirección de forma eficaz. Esta capacidad fomenta la transparencia y la colaboración entre los equipos de ventas y proporciona información rápida y sencilla sobre las ventas en curso.

3. Planificación y seguimiento

Una herramienta CRM permite a los equipos de ventas priorizar las tareas del día a día, lo que garantiza que no se olvide a los clientes y que se contacte a tiempo con los clientes potenciales importantes. Y lo que es más importante, la automatización de la planificación de CRM permite a los equipos de ventas dedicar más tiempo a los clientes en el momento adecuado, lo que a menudo conduce a un aumento de los acuerdos cerrados y fomenta relaciones más sólidas con los clientes.

4. Orientación integrada

Si ha estado realizando el seguimiento de sus clientes potenciales y potenciales mediante hojas de cálculo, los CRM ayudan a los equipos de ventas a aislar los datos e identificar patrones críticos que repercuten en las conversiones. Esto elimina horas de copiar y pegar desde varios documentos o de buscar en varias listas desorganizadas de datos. 

5. Mantenga a su equipo de ventas en la misma página

Con la ayuda de un CRM sólido, los equipos de ventas pueden compartir sus horarios, calendarios, plantillas de proyectos y conversaciones por correo electrónico, lo que aporta unidad a los equipos de ventas. La capacidad de identificar rápidamente patrones y procesos de ventas permite a las organizaciones trabajar eficazmente con un equipo de ventas más reducido. La dirección de ventas también puede aprovechar las ventajas de un CRM al tener acceso directo a la documentación del progreso de los miembros del equipo, eliminando la necesidad de múltiples comprobaciones que pueden costar un tiempo valioso a los equipos de ventas. 

6. Reducción de las tareas administrativas

Un buen CRM libera a los equipos de ventas de la mayoría de las tareas administrativas repetitivas que consumen mucho tiempo, pero producen pocos beneficios. Un CRM almacena detalles de productos y precios, ofrece recordatorios de tareas y proporciona un pipeline específico para un equipo de ventas, por nombrar algunas. Combinados con funciones de automatización integradas, los CRM pueden aliviar gran parte de la carga de trabajo de los ocupados vendedores.

7. Coste reducido

Aunque los sistemas CRM no son gratuitos, sin duda ayudan a ahorrar costes a largo plazo. Con un equipo de ventas pequeño, puede resultar bastante costoso volver a revisar y corregir comunicaciones erróneas con clientes potenciales. Además, las empresas ahorran dinero y tiempo dedicado a las tareas triviales de ordenar el desorden y los múltiples documentos para completar tareas de ventas vitales, ya que la nueva información puede almacenarse de forma segura en el sistema y ser vista por todos.

Las prácticas sólidas de retención de clientes también son vitales para el éxito de un equipo de ventas. Las empresas pueden compensar los costes de captación de clientes mediante las ventas a su base de clientes existente. Obtenga un mayor acceso a las oportunidades de venta cruzada y renovación de su base de datos de clientes y vea cómo aumentan las ventas repetidas gracias a la confianza que ya se ha ganado.

Sin embargo, donde realmente brillan los CRM es en el dinero que ganan gracias a la optimización de los procesos de ventas. Gracias a la automatización, los informes y los plazos históricos de todas las operaciones, resulta fácil crear nuevos planes para reorientar los esfuerzos de ventas. La racionalización del proceso de ventas de arriba abajo, con la ayuda de un CRM sólido, es donde las empresas ven el mayor retorno de su inversión.

8. Analice sus clientes potenciales a un nivel más profundo

Cuando los datos de clientes potenciales y clientes se almacenan en un CRM, las necesidades de los clientes pueden seguirse y analizarse con mayor eficacia. Esto mantiene a su equipo de ventas centrado en llevar a cabo las acciones adecuadas en el momento oportuno. El resultado es un aumento de la satisfacción y fidelidad de los clientes (así como mayores márgenes de beneficios). 

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9. Descubrir los retos de los clientes

Conozca lo que importa a sus clientes: sus objetivos, obstáculos y necesidades. Al final de cada intercambio, los vendedores pueden asegurarse de tener preparada una acción de seguimiento. Los equipos pueden documentar estas notas en un sistema CRM para poder retomar la conversación exactamente donde quedó. Los informes y las capacidades de seguimiento de resultados de los CRM también ayudan a determinar qué acciones están funcionando y cuáles deben reconsiderarse.

10. Involucre a sus clientes

Después de que los equipos conozcan mejor los retos y objetivos empresariales de un cliente, podrán recomendarle productos o promociones especiales relevantes para sus intereses, exactamente en el momento adecuado. Con una herramienta de CRM, también sabrá lo que un cliente ha comprado históricamente y cómo está aprovechando sus productos o servicios, para poder ofrecerle el contenido y la información más relevantes. Los datos de CRM también pueden extrapolarse para informar a los equipos de ventas de otros clientes con necesidades, hábitos de compra y otros detalles similares, de modo que las campañas de éxito puedan copiarse de un caso a otro.

11. Construir relaciones significativas con los clientes

Los clientes le adoran por las experiencias personales que les ofrece, pero resulta más difícil conocer los detalles de todos y cada uno de ellos -y cuándo hay que hacerles un seguimiento- cuando se produce un gran crecimiento. Una plataforma de CRM puede alojar plantillas de correo electrónico, configurar recordatorios de tareas y permitir llamadas telefónicas para ayudarle a conectar con los clientes de forma más rápida y sencilla.

El papel clave que desempeña un CRM en el desarrollo de una relación exitosa con el cliente se pone de manifiesto en la experiencia de Zack Academy, una empresa que con un equipo de ventas de tan solo 7 usuarios Nutshell ¡cerró 20 000 clientes potenciales en 2019! El CEO de Zack Academy, Zachary Rose, explicó cómo se había implementado Nutshell de esta manera:

"El uso principal de nuestro CRM es como guía paso a paso para cerrar y gestionar nuestros tipos de clientes más populares. Esto permite a cualquier empleado saltar a la relación con un cliente y ofrecer soluciones precisas y eficaces a sus problemas y necesidades, independientemente de en qué punto del proceso de ventas se encuentre."

12. Estandarice y automatice su canal de ventas

Un CRM agilizará el ciclo de ventas de principio a fin, lo que se traducirá en más acuerdos cerrados y permitirá a los equipos de ventas alcanzar sus objetivos con mayor rapidez. Dado que el procesamiento de pedidos y la creación de presupuestos de clientes pueden automatizarse fácilmente en un CRM, los equipos de ventas pueden reducir los costes de producción y aumentar los ingresos por ventas, al tiempo que cumplen sistemáticamente las normas establecidas por la dirección.

Zachary Rose detalló el papel fundamental que desempeñó la administración automatizada de tareas de procesos de Nutshellpara que el pequeño equipo de ventas de la empresa pudiera cerrar la impresionante cifra de 20.000 clientes potenciales el año pasado:

"Con Nutshell, hemos podido crear una solución 100% personalizada para satisfacer las necesidades específicas de nuestros clientes y, al mismo tiempo, conectarnos sin problemas a varias plataformas API. Además, las tareas automatizadas que se asignan a medida que se completan las anteriores cambian las reglas del juego, y durante años nos han ayudado a tener éxito. Tenemos algunos procesos en Nutshell que tienen literalmente cinco años y no se han tocado desde que los creamos. Es la definición de 'configúralo y olvídate'".

13. Nunca se pierda un seguimiento de clientes potenciales

Al realizar un seguimiento de las comunicaciones con clientes potenciales y clientes, el software CRM ayuda a los equipos de ventas a saber exactamente cuándo hay que ponerse en contacto con los clientes, ya sea para sustituir un producto, renovar un contrato o identificar el momento adecuado para una venta adicional. Todo ello aumenta las posibilidades de cerrar una venta (o de conseguir ventas adicionales).

Incluso el mejor producto es tan bueno como el servicio de atención al cliente que lo acompaña, tanto antes como después de la venta. Ofrecer a sus clientes potenciales varias promociones de marketing irrelevantes puede molestarles o costarles una venta. Además, la falta de un seguimiento adecuado después de una venta puede hacer perder clientes, malgastando el tiempo y el esfuerzo invertidos en conseguir un cliente valioso. Cuando un equipo de ventas tiene acceso instantáneo a los datos de un cliente, los equipos pueden ofrecer mensajes y soluciones personalizados, sin perder un momento de tiempo. 

Resumen

Aunque una herramienta CRM puede aportar beneficios increíbles a una empresa, requiere esfuerzo, constancia y dedicación por parte del equipo de ventas. Dicho esto, una herramienta CRM sólida es fundamental para el éxito de un equipo de ventas. Un equipo de ventas también necesita estar sincronizado con sus actividades y progresos. Esto permitirá mejorar la productividad, la transparencia y la colaboración. Y lo que es más importante, los equipos de ventas deben aceptar el concepto de que documentando todas las actividades y siguiendo los procedimientos establecidos por la dirección, es más probable que alcancen sus objetivos de ventas. También es fundamental comprender que los equipos de ventas se beneficiarán enormemente de poder iniciar sesión en un CRM y compartir información sobre clientes potenciales y clientes para que todos puedan ayudar a cerrar la siguiente venta.

Los equipos de ventas pueden acceder a un mundo de potencial desbloqueado cuando aprovechan el poder de la herramienta CRM adecuada. Si se adopta y utiliza adecuadamente, una herramienta CRM puede impulsar el rendimiento de cualquier equipo de ventas.

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