Como planejar e se preparar para um novo CRM

Seja a primeira vez que sua empresa implementa uma plataforma de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) ou se estiver trocando sua solução atual por outra que atenda melhor às suas necessidades, é essencial preparar-se antes do lançamento. A implementação de um novo software requer muitas partes móveis e, quanto mais você puder planejar antes do lançamento, maior será o sucesso da sua equipe.

O lançamento de uma solução tão abrangente como um CRM pode parecer assustador no início, especialmente se sua empresa for nova no uso de software de CRM. Felizmente, este guia descreve as etapas essenciais a serem seguidas quando você começar a revolucionar seu processo de vendas com um CRM. 

Por que é importante se preparar para um novo CRM?

Passar pela fase de planejamento e preparação antes de lançar um novo CRM é fundamental, pois permite estabelecer expectativas e definir critérios para uma implementação bem-sucedida antes de a solução entrar em operação. O que a sua equipe decidir durante o planejamento determinará a solução escolhida, o que será priorizado durante as primeiras semanas de uso e quem supervisionará o projeto. 

A preparação também permite que você crie processos para garantir que a implementação ocorra sem problemas. Reservar um tempo para planejar a logística pode esclarecer qualquer confusão ou falha de comunicação e fazer com que a implementação do software seja tranquila. 

Em um nutshell, o planejamento de um novo CRM economiza tempo na escolha de uma plataforma de CRM, garante que todos entendam sua função no lançamento, ajuda a maximizar o software depois que ele entra em operação e prepara sua equipe e seus clientes para o sucesso. 

Como planejar um novo CRM

Siga estas etapas para preparar sua organização para um novo CRM:

1. Avalie as necessidades de sua empresa

O que fez sua empresa começar a considerar a implementação de um CRM em primeiro lugar? Seus representantes de vendas precisam de ajuda para gerenciar os dados dos clientes e transformar leads em clientes? Você tem processos de vendas ineficientes que poderiam se beneficiar da automação?

Uma compreensão profunda dos desafios enfrentados por sua empresa orientará sua decisão sobre em qual plataforma investir, tornando a análise das necessidades exclusivas de sua empresa uma primeira etapa importante. Antes de comparar suas opções de CRM e selecionar uma plataforma, desenvolva uma ideia clara do que sua empresa precisa da solução. 

Como determinar suas necessidades comerciais

Você pode usar muitas estratégias para avaliar as maiores necessidades de sua empresa. Uma etapa é obter feedback dos principais membros das equipes de vendas, marketing e atendimento ao cliente sobre os desafios que cada departamento enfrenta. Um CRM deve ajudá-lo a administrar sua empresa de forma mais eficiente, portanto, descubra o que precisa ser melhorado com aqueles que sabem mais. 

Outra forma de avaliar suas necessidades comerciais é avaliar se a sua empresa está atingindo suas metas de vendas. A equipe de vendas tem dificuldades para avançar os leads pelo pipeline? Uma de suas necessidades de negócios pode ser fornecer a eles mais orientação durante o processo de vendas.

Descobrir onde sua empresa tem mais dificuldades o ajudará a identificar suas maiores necessidades. Aqui estão algumas necessidades comerciais comuns que o CRM certo pode atender: 

2. Estabeleça objetivos mensuráveis para seu CRM

Antes de escolher o CRM certo para a sua empresa, você precisa ter uma visão do que a solução deve ajudá-lo a realizar. A definição dos objetivos específicos que deseja alcançar informará sua decisão sobre a plataforma a ser selecionada e o ajudará a medir o retorno sobre o investimento.

Lembre-se de que um CRM é um meio para um fim, uma ferramenta para atingir um alvo maior. O objetivo de um CRM é ajudá-lo a atingir as metas mais importantes de vendas, marketing e atendimento ao cliente da sua empresa. Essas metas devem ocupar o centro do palco e, em seguida, você pode procurar os recursos e as funcionalidades que o ajudarão a atingi-las. 

Como criar objetivos para seu CRM

Seus objetivos de CRM devem estar relacionados a metas comerciais de alto nível. Que objetivos você tem para a sua empresa ou para departamentos específicos que o CRM deve ajudar a atingir? Eles podem incluir:

  • Aumento do volume de leads 
  • Aumento das interações da campanha de e-mail 
  • Registro das comunicações entre sua equipe e os líderes 
  • Acompanhamento da produtividade dos representantes de vendas 

É importante que esses objetivos sejam mensuráveis e atingíveis. Metas vagas e irrealistas não o ajudarão a avaliar verdadeiramente o que seu CRM é capaz de fazer. Seja o mais específico e relevante possível e estabeleça um prazo para suas metas para ajudar na medição. 

Em seguida, você pode definir indicadores-chave de desempenho (KPIs) para usar com sua nova plataforma de CRM depois de implementá-la. Depois de reunir vários meses de dados sobre o desempenho do seu CRM, você poderá gerar e analisar relatórios para acompanhar o sucesso. 

3. Identificar as principais partes interessadas

A etapa final do planejamento e da preparação para um novo CRM é identificar os principais membros da equipe que farão parte da implementação. Você pode chamar isso de sua equipe de CRM. Pense nela como um grupo de defensores da nova plataforma - uma unidade de pessoas que desempenharão funções essenciais na seleção de um CRM e em seu lançamento.

Uma equipe de CRM é importante, especialmente se a sua empresa for grande ou se vários tomadores de decisão estiverem envolvidos na seleção de um CRM. Essas pessoas fornecerão as informações de que você precisa para decidir se uma plataforma atende às suas necessidades e ajudarão o processo de implementação a ocorrer sem problemas.

Como selecionar os principais interessados 

Deve ser relativamente simples identificar quem da sua equipe deve estar envolvido no processo de implementação do CRM. 

Aqui estão alguns participantes que você pode querer incluir na sua equipe de CRM: 

  • Executivos da empresa 
  • Líderes de departamento 
  • Membros da equipe de TI 
  • Vendedores
  • Analistas de dados  

Depois de identificar esses principais interessados, você pode atribuir a eles funções e responsabilidades pela implementação do CRM. Dependendo do tamanho da sua organização e da escala do seu projeto de CRM, uma única pessoa pode desempenhar várias funções. Você precisará de pessoas encarregadas de tarefas como: 

Faça parceria com um CRM que facilite a implementação 

A implementação de um CRM pode ajudar a sua equipe de vendas a fortalecer o relacionamento com os leads, capacitar a equipe de marketing a promover o envolvimento com os clientes e muito mais. E o planejamento do seu novo CRM por meio da identificação das suas necessidades comerciais, da criação de objetivos mensuráveis para o CRM e da seleção de uma equipe de CRM o ajudará a aproveitar ao máximo esses benefícios. 

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