9 Reasons Your Sales Emails Are Getting Caught in the Spam Filter And What to Do About It

Last updated on: January 31, 2024

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, ansprechende, personalisierte Vertriebs-E-Mails für Ihre potenziellen Kunden zu verfassen, ist das ein notwendiger Schritt, um neue Geschäfte zu machen. Aber wie viele Ihrer Kontakte sehen sie tatsächlich?

Die Wahrheit ist, dass viele Vertriebs-E-Mails in einem Spam-Filter landen. Laut Return Paths 2018 Deliverability Benchmark Report werden weltweit 6 % der Vertriebs- und Marketing-E-Mails als Spam blockiert - selbst wenn der Empfänger dem Absender die ausdrückliche Erlaubnis erteilt hat, ihn zu kontaktieren - und weitere 10 % werden aus anderen, oft vermeidbaren Gründen nicht zugestellt.

Manchmal sind es Ihre potenziellen Kunden, die Ihre E-Mails in den Spam-Ordner schicken. In anderen Fällen werden diese E-Mails als Spam markiert, bevor Ihr Kunde oder Klient sie überhaupt sieht. Die gute Nachricht? Wenn Sie erst einmal wissen, warum Ihre E-Mails in den Spam-Ordner wandern, können Sie das Problem beheben, bevor es Ihre Vertriebs- und Marketingkampagnen beeinträchtigt.

Wir haben neun E-Mail-Marketingexperten zusammengetrommelt, die Ihnen erklären, welche häufigen E-Mail-Fehler Sie machen könnten und was Sie tun können, um den Spam-Filter in Zukunft zu umgehen.

1. E-Mails an zu viele Personen auf einmal

Massen-E-Mails an eine große Anzahl von Personen zur gleichen Zeit führen oft dazu, dass die E-Mails im Spam-Ordner landen. Laut Levi Olmstead, Manager of Content and Community bei G2 Crowd, "kann das Versenden einer großen Menge von E-Mails bestimmte E-Mail-Trigger auslösen, vor allem, wenn es sich um Kontakte handelt, die Sie noch nie zuvor angeschrieben haben, oder wenn Sie E-Mails in großen Mengen an dieselbe E-Mail-Domäne senden".

Sie können dem entgegenwirken, indem Sie Ihre Massen-E-Mails in regelmäßigen Abständen verschicken. Richten Sie eine automatisierte E-Mail-Kampagne ein, um alle 15 Minuten eine Handvoll E-Mails zu verschicken, anstatt alle auf einmal.

2. Niedrige Öffnungsraten bei früheren E-Mails

Große E-Mail-Anbieter wie Gmail und Yahoo achten auf das Nutzerengagement, um zu entscheiden, ob Ihre Nachrichten im Posteingang oder im Spam landen sollten. Wenn Ihre Verkaufs-E-Mails also nicht geöffnet werden, haben Sie doppeltes Pech.

"Wenn E-Mail-Anbieter sehen, dass nur ein sehr geringer Prozentsatz Ihrer Abonnenten auf Ihre Nachrichten eingeht, bedeutet das, dass die Leute sich nicht für Ihre Inhalte interessieren und Ihre Nachrichten nicht lesen wollen", sagt Matt Paulson, Gründer von MarketBeat.

Die Lösung? Tun Sie alles, was möglich ist, um die Menschen zur Interaktion mit Ihren E-Mails zu bewegen. Wie Paulson rät: "Verwenden Sie faszinierende Betreffzeilen wie 'Seltsame Frage?' und 'Schlechte Nachrichten?', um die Leute dazu zu bringen, Ihre Nachrichten zu öffnen, um zu sehen, was darin steht. Verwenden Sie außerdem klare Handlungsaufforderungen in Ihren Nachrichten wie 'Antworten Sie auf diese E-Mail und lassen Sie mich wissen, ob Sie interessiert sind' oder einen Link mit der Aufschrift 'Klicken Sie hier, um mehr zu erfahren', die die Menschen zum Handeln anregen.

3. Einbindung zu vieler Bilder

Sie möchten vielleicht Ihr neues Produkt oder Ihr Logo in Ihren Verkaufsmitteilungen zeigen, aber Sie müssen vorsichtig sein, wenn es um die Anzahl der Bilder geht, die Sie in Ihre E-Mails aufnehmen. Bilder werden von Posteingangsanbietern nicht leicht gelesen (mehr dazu weiter unten). Aus diesem Grund ist die Wahrscheinlichkeit, dass bildlastige E-Mails von einem Spam-Filter abgefangen werden, sehr viel größer.

Dies kann man umgehen, indem man die Bilder mit ALT-Text und ein gutes Verhältnis von Text zu Bild.

"Die Verwendung von ALT-Text ist nicht nur ein bewährtes Verfahren, um die gefürchtete Spam-Plazierung zu vermeiden, sondern auch ein wichtiger Faktor für die Barrierefreiheit", sagt Caroline Gormley, Senior Marketing Specialist bei Gartner Digital Markets. "Denken Sie daran, dass das Ziel vor allem darin besteht, hilfreiche Botschaften zu vermitteln. Da Bilder immer noch ein wichtiger Bestandteil von Marketingkampagnen sind, ist es wichtig, den ALT-Text der Bilder zu optimieren."

Gormley empfiehlt, mit einem Verhältnis von 50/50 oder 60/40 zwischen Text und Bildern zu beginnen und dann zu experimentieren.

4. Keine Prüfung der Formatierung

Ihre neue E-Mail ist fertig und sieht in Ihrem Posteingang gut aus, aber wie sieht sie in anderen E-Mail-Programmen und auf anderen Geräten aus? Die Antwort auf diese Frage kann den Unterschied ausmachen, ob Ihre E-Mail zugestellt wird oder im Spam landet. Wenn E-Mail-Anbieter Ihre E-Mails nicht "lesen" können, werden Ihre potenziellen Kunden sie nie zu Gesicht bekommen.

Danny O'Brien, Dozent für digitales Marketing am Griffith College, empfiehlt, "die E-Mail zu entwerfen und dann Tests an Ihre E-Mail und einige andere zu senden. Verwenden Sie verschiedene E-Mail-Anbieter wie Gmail, Outlook usw., denn so können Sie sehen, was Ihre Empfänger sehen".

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5. Der schlechte Ruf Ihres Absenders

Eine Absenderreputation ist eine Punktzahl, die ein Internetdienstanbieter (ISP) einer Domäne zuweist, die E-Mails versendet. Je höher die Punktzahl, desto wahrscheinlicher ist es, dass der ISP Ihre E-Mails an die Posteingänge der Empfänger in seinem Netzwerk zustellt.

Ein guter Ruf als Absender hängt von Ihren Marketinggewohnheiten und der Qualität Ihrer Listen ab. Wenn Sie die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails und die Art und Weise, wie Ihre Empfänger mit Ihren E-Mails interagieren - oder nicht interagieren - nicht im Auge behalten, können Sie Ihren Ruf schnell ruinieren und alle Ihre Verkaufsbemühungen sabotieren.

Was können Sie also tun? LoriBeth Blair, E-Mail-Zustellbarkeitsberaterin bei Platonic Ideal, hat ein paar Ideen:

"Stellen Sie sicher, dass Adressen mit @gnail.com oder @gamil.com unterdrückt werden, ebenso wie Adressen für temporäre Postfächer wie @mailinator.com. Dies sollte in Echtzeit zum Zeitpunkt der Erfassung mit Regex und etwas JavaScript erfolgen, wenn die E-Mail-Adressen über ein Webformular oder eine Offline-Anwendung erfasst werden. Andernfalls sollten Sie die Adressen bei der Eingabe in das CRM überprüfen und alle Adressen, die nicht den Formatierungsanforderungen entsprechen, zurückweisen."

Das Entfernen von E-Mail-Adressen, die entweder aufgrund von Hard Bounces oder Soft Bounces unzustellbar sind, ist eine weitere gute Möglichkeit, Ihren Absenderruf zu wahren. Sie sollten auch darauf achten, welche E-Mail-Adressen sich mit Ihren Nachrichten befassen und welche nicht. Personen, die sich nicht mit Ihren Nachrichten befassen, werden Ihre E-Mails eher melden, was Ihren Ruf beeinträchtigt und sich auf Ihre Fähigkeit auswirkt, neue Posteingänge zu erreichen.

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6. Ihre Liste nicht schrubben

Eine einzige tote oder nicht reagierende E-Mail-Adresse ist zwar nicht das Ende Ihres Unternehmens, aber viele davon können durchaus Auswirkungen haben. Selbst wenn Sie Ihre Absenderreputation im Auge behalten und sie gut aussieht, müssen Sie Ihre Listen dennoch bereinigen. Die Realität sieht so aus, dass die von Ihnen gesammelten E-Mails nicht ewig gut sein werden. Die .edu-E-Mails, die Sie vor zehn Jahren gesammelt haben? Wir sind bereit zu wetten, dass diese Person nicht einmal mehr Zugang dazu hat.

Marc Goldman, CEO von KLEAN13, empfiehlt allen seinen Beratungskunden, ihre Listen zu bereinigen. "Die großen E-Mail-Dienstleister sind sich einig, dass im Laufe eines Jahres mindestens 25 % Ihrer Liste unbrauchbar werden", sagt Goldman. "Alle E-Mail-Listen sind voll von Giftstoffen wie Spam-Fallen, ruhenden Konten und Bots".

Die Moral von der Geschicht? Bereinigen Sie Ihre Listen! Idealerweise sollten Sie dies einmal im Monat tun, um Ihre Listen in einem tadellosen Zustand zu halten, und Sie sollten auf jeden Fall jeden abmelden, der in den letzten 12 Monaten keine E-Mail von Ihnen geöffnet hat.

7. Verwendung von Spam-Auslösewörtern

Wussten Sie, dass etwas so Einfaches wie Ihre Wortwahl dazu führen kann, dass Ihre E-Mails als Spam markiert werden? Selbst wenn Sie ein wirklich gutes Angebot für Ihre potenziellen Kunden haben, sollten Sie bei der Wortwahl vorsichtig sein. "Wenn Sie etwas Billiges, 100 % Kostenloses, mit sofortigem Zugang, als unglaubliches Angebot oder andere von Spammern geliebte Formulierungen versprechen, wird Ihre geliebte E-Mail als Spam markiert", warnt Verkaufstrainer und Marketingexperte Scott Channell.

Die Lösung? Seien Sie originell. "Es gibt keine Entschuldigung dafür, in ein offensichtliches Spam-Topf-Loch zu fallen", sagt Channell. "Es gibt zahlreiche Online-Ressourcen, in denen die zu vermeidenden Auslösewörter aufgelistet sind. Machen Sie es ihnen nicht leicht, Sie als Spammer zu erkennen. Ich benutze thesaurus.com ständig, um mir Synonyme auszudenken und Ideen zu sammeln.

8. Kein Link zur Abmeldung

Wir haben bereits dargelegt, warum das Versenden von E-Mails an Personen, die sich nicht angemeldet haben, problematisch ist. Es kann jedoch auch verlockend sein, an jedem Abonnenten festzuhalten und es ihnen schwer zu machen, Ihre Liste zu verlassen. Das ist eine schlechte Idee. Wenn Sie den Leuten nicht die Möglichkeit geben, sich abzumelden, ist das eine Eintrittskarte in den Spam.

Jenna Moye, Marketing Manager bei Inbox Pros, empfiehlt Verkäufern, "nur E-Mails an Empfänger zu senden, die dem Erhalt von Mitteilungen zugestimmt haben. Geben Sie ihnen außerdem die Möglichkeit, diese Kommunikation jederzeit abzubrechen, indem Sie einen sichtbaren und zugänglichen Abmeldelink einfügen."

Noch ein Hinweis dazu: Achten Sie darauf, dass Sie Abbestellungsanfragen rechtzeitig beantworten. Wenn Sie den Leuten die Möglichkeit geben, sich abzumelden, erwarten sie, dass dies schnell geschieht, also streichen Sie sie von Ihrer Liste, bevor sie mit einer weiteren unwillkommenen E-Mail angesprochen werden.

9. Kauf oder Miete von E-Mail-Listen

Der organische Aufbau einer E-Mail-Liste kann ein schwieriger, zeitintensiver Prozess sein. Daher entscheiden sich einige Vermarkter dafür, eine E-Mail-Liste zu kaufen oder zu mieten und ihr Produkt oder ihre Dienstleistung mit ein paar Klicks an Hunderte von Menschen zu versenden. Klingt zu schön, um wahr zu sein, oder? Das ist es auch, denn es ist wahr. Es ist einfach nicht in Ordnung, die persönlichen Daten einer Person zu kaufen und sie mit einem Verkaufsgespräch zu bombardieren.

"Der Zauber des E-Mail-Marketings liegt darin, dass diese Person von Ihnen hören möchte", erklärt die Digitalstrategin Dara Denney. "Bei Facebook oder Google Ads haben wir diese Wahl nicht. Wenn man eine E-Mail-Liste kauft, hat man diese Wahl nicht mehr. Es ist besser, 10 Personen eine E-Mail zu schicken, die von Ihnen hören wollen und sich für Ihr Produkt interessieren, als eine Menge Leute, die sich noch nie mit dem Thema beschäftigt haben."

Anstatt eine Liste zu kaufen, sollten Sie kostenlose Ressourcen erstellen, die einen Anreiz bieten, sich für Ihre Liste anzumelden. Auf diese Weise können Sie Glaubwürdigkeit aufbauen und effektiver verkaufen.

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