Met live presentaties van enkele van de knapste koppen op het gebied van verkoop, marketing en klantenbinding was het evenement een enorme stap vooruit ten opzichte van de eerste BOUNDLESS show in februari 2019, zowel wat betreft productiewaarde als bezoekersaantallen.
BOUNDLESS 2020 bevatte ook een aantal nieuwe elementen, waaronder sponsoring en een prijsuitreiking, die het evenement een groot showgevoel gaven, ook al zorgden ze voor wat extra hoofdpijn.
Hier is het verhaal van hoe het Nutshell team BOUNDLESS 2020 in elkaar zette, en wat we leerden toen we probeerden BOUNDLESS van een bescheiden eenmalig evenement naar een van de grootste virtuele verkoop- en marketingconferenties ter wereld te brengen.
BEN GOLDSTEIN,
HOOFD INHOUD EN COMMUNICATIE
"Ik was de talentboeker voor BOUNDLESS 2020, regelde alle sprekers van het evenement en hielp hen met het plannen van hun presentaties. Ik was ook hoofdschrijver, stelde het live script samen dat Kristen volgde als ceremoniemeester, stelde de interviewvragen op voor onze vraag- en antwoordsessies en schreef het grootste deel van de promotionele inhoud, zoals e-mails en berichten op sociale media."
REBEKKA KUHN,
BRAND & VISUAL DESIGNER FOR GROWTH
"Mijn taak was het ontwerpen van een logo en visuele identiteit voor het evenement die kon worden doorgevoerd in elk stukje content. Ik ontwierp en produceerde ook alle e-mails, sociale media, dia's op het scherm en website-inhoud die inschrijvers na verloop van tijd te zien kregen. Ik mocht zelfs de trofeeën kiezen die we uitreikten! Tot slot werkte ik samen met onze videoploeg om een gestroomlijnde show te produceren die er geweldig uitzag en klonk."
KRISTEN GRAY,
CUSTOMER SUCCESS MANAGER
"Ik was de ceremoniemeester van het evenement en had de eer om het evenement te presenteren aan duizenden online kijkers en om een aantal van de meest prominente thought leaders op het gebied van verkoop, service en succes bij de klant te interviewen. Ik heb bijgedragen aan onze sponsorinspanningen in de aanloop naar het evenement, door bedrijven te benaderen die geïnteresseerd zouden kunnen zijn om hun merk onder de aandacht van het BOUNDLESS publiek te brengen, en ik was ook te zien als een van de sprekers tijdens de BOUNDLESS 2020 aftershow."
KATHERINE MAYS,
HOOFD KLANTERVARING
"Mijn rol was vooral facilitator/coördinator, om ervoor te zorgen dat alle bewegende delen gebeurden wanneer ze moesten gebeuren en dat het team de middelen had die het nodig had. Ik hielp met de algemene visie van het evenement en beheerde ons Trello-bord en vergaderingen. Meer concreet was ik betrokken bij de sponsorplanning en -werving, de logistiek en organisatie van het evenement en de interne belangenbehartiging en promotie. Ik heb ook mijn best gedaan om het hele team geïnspireerd te houden en de stemming erin te houden!"
JACK VIRAG,
MEDEWERKER CONTENTMARKETING
"Ik was de chat-moderator tijdens het evenement. Het was mijn taak om onze live chat en sociale media te controleren op vragen van het publiek en deze voor te leggen aan onze presentatoren in ons geheime Slack-kanaal achter de schermen. Ik was ook verantwoordelijk voor de publicatie op sociale media tijdens het evenement en plaatste tijdens elke sessie nieuwe citaten en afleidingen op Nutshell's Twitter- en LinkedIn-kanalen."
BEN GOLDSTEIN: Het algemene gevoel na ons eerste BOUNDLESS evenement was "Verdorie, we hebben het echt voor elkaar gekregen." Er waren zeker wat wankele momenten die we konden wijten aan gebrek aan ervaring, maar over het algemeen waren we allemaal erg trots op hoe de show van 2019 was geworden. Ik herinner me dat Shane [Bliemaster, Nutshell's voormalige VP van Marketing] contact met ons opnam na het evenement en zei: "Weet je hoe legitiem dit jullie eruit laat zien?" Dat was echt bevredigend. Als contentmarketeer was BOUNDLESS het soort dingen waarvan ik droomde om te doen op Nutshell toen ik hier begon te werken - grote initiatieven die ons profiel verhoogden. Ik kon eerlijk gezegd niet wachten om het weer te doen.
REBEKKA KUHN: Zonder twijfel wilde ik de productiewaarde voor 2020 verbeteren. In ons eerste jaar van BOUNDLESS waren we aan het DIY'en met een webcam in een vergaderzaal. Dat leidde tot een aantal audio- en screensharecomplicaties die het tempo van het evenement echt vertraagden, dus die problemen wilde ik de volgende keer oplossen.
Ik wilde ook manieren vinden om meer live kijkers te trekken op de dag van het evenement. Natuurlijk sturen we de opnames van de sessies na het evenement naar alle inschrijvers, maar als je het evenement live bekijkt, heb je het gevoel dat je deel uitmaakt van de grotere sales- en marketinggemeenschappen. Een actievere live chat zou zorgen voor betere en relevantere vragen tijdens de sprekersvragen en zou kijkers de hele dag betrokken houden.
KRISTEN GRAY: Na BOUNDLESS 2019 wilde ik bijdragen aan de algehele oppoetsing en presentatie van het evenement en een strakkere communicatie tot stand brengen tussen onze BOUNDLESS chatmediators en live sprekers. Als gastheer wilde ik sneller kunnen reageren op de betrokkenheid van ons publiek bij de sessies en opkomen voor onze kijkers zodat hun stem gehoord kon worden.
KATHERINEMAYS: Wat ik het liefste wilde voor 2020 was het groter maken - dat had een groter publiek kunnen zijn, meer bekende sprekers, meer inhoud in het algemeen, een betere set, meer betrokkenheid van meer belanghebbenden. Ik was echt onder de indruk van wat we in 2019 hadden bereikt en ik wilde dat de volgende conferentie op iedereen indruk zou maken.
Omdat er niets boven de energie van een persoonlijke conferentie gaat, wilde ik ook een manier vinden om een live publiek in de zaal te hebben met de omroepers, ook al was het maar klein. En natuurlijk wilde ik de productiekwaliteit verbeteren, in plaats van op het laatste moment iets in elkaar te flansen.
BEN GOLDSTEIN: We hebben iets meer dan 11.000 dollar uitgegeven om BOUNDLESS 2019 in elkaar te zetten. De grootste brokken daarvan waren de $4.500 die we uitgaven aan sprekersvergoedingen en de $3.000 of zo die we uitgaven aan het drukken van t-shirts, stickers en Nutshell kousmutsen en die we verstuurden naar vroege inschrijvers. Daarbuiten was het een paar honderd hier en daar voor dingen zoals weggeefprijzen en het Gleam-abonnement dat we gebruikten om inzendingen voor wedstrijden te beheren en sociaal delen aan te moedigen.
We dachten dat we het budget voor BOUNDLESS 2020 konden verdubbelen, een twee keer zo goede show konden neerzetten en twee keer zoveel mensen konden laten registreren. Dus, als iets meer dan 900 mensen zich registreerden voor BOUNDLESS 2019, wilden we er minstens 2000 voor BOUNDLESS 2020. Dat leek redelijk genoeg. Uiteindelijk verviervoudigde BOUNDLESS 2020 bijna het registratietotaal van het voorgaande jaar en zag het er naar mijn mening 10 keer gepolijster uit. Maar we moesten verder gaan dan ons budget om dat voor elkaar te krijgen.
KATHERINE MAYS: Om al onze planningsinspanningen voor BOUNDLESS 2020 te sturen, was het belangrijk om een leidend principe - een thema - te hebben. Iets dat we met sprekers en deelnemers konden delen in een elevator pitch, die veel onderwerpen kon omvatten rond het stimuleren van omzetgroei voor kleine bedrijven. Het moest inspirerend en ambitieus zijn, om de toon te zetten voor onszelf en iedereen die bij het evenement betrokken was. En bovenal moest het passen bij onze naam en identiteit: BOUNDLESS!
We hadden al die merkideeën voor beelden met raketschepen en grafieken die omhoog gingen. Ik denk dat de landing op het thema "Boven en verder" een cruciaal keerpunt was in onze planning voor 2020 en ik herinner me dat ik me net zo opgetogen voelde als wanneer je klaar bent met het bouwen van de rand van een puzzel of wanneer je eindelijk een dinerrecept kiest en alle ingrediënten bij de hand hebt.
Voor ons betekende "Above and Beyond" het creëren van uitzonderlijke klantervaringen in elke fase van de sales funnel, en dat was waar we de meeste sessies van dit jaar op wilden richten. Maar het was een thema dat breed genoeg was om er een breed scala aan sprekers en onderwerpen in op te nemen, terwijl het op zichzelf ook wat opwinding met zich meebracht.
KRISTEN GRAY: Eén ding dat heeft bijgedragen aan het aanvankelijke succes van BOUNDLESS is dat het kernteam enorm verschillende vaardigheden heeft. Ik kan me niet voorstellen dat ik met een van hen van pet zou kunnen wisselen en het respect dat ik heb voor de andere leden van dit team is van een ongekend niveau.
Dit maakte het ook een interessante uitdaging om het eens te worden over de richting die we met het volgende evenement zouden inslaan. Het resultaat van deze belangrijke, onthullende gesprekken was dat we allemaal onze publieksleden wilden helpen om de manier waarop ze hun zaken doen te verbeteren. We zijn geen evenemententeam, we zijn een groep gepassioneerde professionals die belang hechten aan thought leadership in hun vakgebied. We zijn samengebracht door software die bedrijven helpt om de manier waarop ze marketing, verkoop en klantsucces benaderen te verbeteren, en het was logisch om hetzelfde "door de trechter" raamwerk te gebruiken bij het plannen van de sessies voor BOUNDLESS 2020.
BEN GOLDSTEIN: De eerste officiële productievergadering voor BOUNDLESS 2020 stond gepland voor 31 mei 2019. Het doel was om de reikwijdte van het evenement te bespreken - hoe ver we met andere woorden verder wilden gaan dan BOUNDLESS 2019 - en ook om uit te zoeken wat we op korte termijn moesten vastleggen, zoals de datum en de locatie.
KATHERINEMAYS: Ik begon met een document met notities voor de vergadering dat we tijdens elke vergadering gedurende het jaar bijwerkten, en ik maakte een Trello-bord met categorieën van alles wat we het jaar daarvoor hadden gedaan, waarbij ik enkele aanpassingen maakte op basis van dingen die we deze keer anders wilden doen. Het Trello-bord was onze opslagplaats voor alles: links naar notities van vergaderingen, het budgetformulier, de sprekerslijst, de sponsorlijst en visuele middelen zoals de headshots en logo's van de sprekers. Het is ook de plek waar we de eerste beslissingen opsloegen, zoals de datum en ons registratiedoel, die later werden verplaatst naar een groot wit bord.
We begonnen alle taken en deadlines bij te houden op dit bord en het werd onze bron voor updates, onderwerpen om te bespreken tijdens vergaderingen en om te begrijpen wie waarvoor verantwoordelijk was. Hoewel mensen het bord gaandeweg hebben bijgewerkt, was het handig om één persoon te hebben die er de "leiding" over had.
KRISTEN GRAY: Onze eerste BOUNDLESS conferentie vond plaats in februari 2019 en zorgde voor een mooie hobbel in de verkoop voor Q1 van dat jaar, voornamelijk omdat het ons een goede reden gaf om het merk Nutshell te promoten bij onze marketinglijst in de aanloop naar het evenement. Omdat de timing de vorige keer goed uitpakte, besloten we om BOUNDLESS 2020 opnieuw in Q1 te organiseren. We keken naar onze PTO-kalender en kozen een datum waarop we wisten dat alle kernleden aanwezig zouden zijn. We zijn een klein planningsteam en iedereen speelt een onvervangbare rol!
BEN GOLDSTEIN: De datum die we hebben gekozen voor BOUNDLESS 2020 was vrijdag 6 maart. Ik heb het even uitgerekend en er zaten 281 dagen tussen onze eerste BOUNDLESS 2020 planningsbijeenkomst en de datum van de show. En man, wat vlogen die 281 dagen voorbij.
KATHERINE MAYS: Het eerste waar ik me op concentreerde was het vinden van een aantal bekende organisaties die goed pasten bij de cultuur en het merk Nutshell , die we konden benaderen voor sprekers of sponsoring. Onszelf afstemmen op herkenbare namen voelde als een goede manier om geloofwaardigheid op te bouwen.
Ik begon onze collega's te vragen naar bekende namen waar ze enthousiast over waren en die we konden benaderen in onze zoektocht naar sprekers. Maar na wat wikken en wegen bleken veel van de "bekende namen" eigenlijk niet te passen bij de boodschap en waarden van Nutshell. We zijn er tenslotte om kleine en middelgrote bedrijven te helpen groeien. De meeste grote bedrijven en nationale ondernemingen hebben veel andere doelen.
Toch denk ik dat deze stap belangrijk was omdat het ons hielp onze eigen identiteit te versterken en te definiëren wat we wilden met BOUNDLESS 2020. Voortborduren op het succes van andere bedrijven die niet overeenkwamen met onze doelen voelde niet als de juiste beslissing en uiteindelijk hebben we het grootste deel van de lijst geschrapt.
BEN GOLDSTEIN: Tijdens een van onze vergaderingen begin juli hielden we een lange brainstormsessie over "droomsprekers". Naast de tactische sessies over verkoop, marketing en succes bij de klant die we wilden houden, wilden we ook minstens één grote naam die het evenement onmiddellijk geloofwaardigheid zou geven. Grote zakelijke auteurs zoals Cal Newport, Kim Scott en Daniel Pink werden voorgesteld. De eerste twee sprekers die ik voorstelde waren auteur en komiek Sarah Cooper en Spartan Race-oprichter Joe De Sena. Ik herinner me dat Katherine Alan Alda voorstelde, die blijkbaar zijn recente leven heeft gewijd aan het verbeteren van de manier waarop mensen met elkaar communiceren.
Na die bijeenkomst ging ik meteen aan de slag met het versturen van e-mails naar sprekersagenten en publicisten, waarin ik ons evenement uitlegde en hoe graag we die en die betrokken zouden willen zien als spreker op BOUNDLESS 2020. Bijna iedereen reageerde en velen waren zelfs geïnteresseerd om te verschijnen. Het probleem was dat aan deze grote sprekers grote prijskaartjes hingen, meestal tussen de $20.000 en $35.000, die ons hele budget zouden hebben opgeslokt. Ik zal je niet vertellen hoeveel Alan Alda's vraagprijs was, maar verdomd, goed werk als je het kunt krijgen.
Dus, we hadden misschien niet het geld voor een "celebrity" spreker, maar tussen het budget dat we wel hadden en de grootte van het publiek dat we verwachtten, hadden we geen probleem met het aantrekken van een aantal experts van wereldklasse op het gebied van verkoop, marketing en ondersteuning. De eerste grote naam die we binnenhaalden was Jeffrey Gitomer, een legende in de verkoopwereld, die een aantal prachtige video's en e-mailpromoties voor het evenement had samengesteld die voor een groot deel van onze inschrijvingen zorgden.
Sprekers als Dave Blake, Sujan Patel en Jill Nelson zijn reuzen in hun vakgebied en ze deden de show allemaal gratis! We kregen uiteindelijk ook een spreker van een "bekend" merk - Rob Siefker van Zappos. Hij deed de show niet gratis, maar we waren blij om een paar duizend te betalen om hem aan boord te krijgen.
REBEKKA KUHN: Het originele woordmerk van BOUNDLESS 2019 werd ontwikkeld met hetzelfde lettertype als het logo van Nutshell, zodat het goed samen zou gaan. Voor consistentie van jaar tot jaar wilden we hetzelfde woordmerk behouden, maar een nieuwe look introduceren die duidelijk anders zou aanvoelen dan het voorgaande jaar en visueel het "Above and Beyond" thema voor 2020 zou verkennen. De ruimte kwam onmiddellijk in ons op als een ontwerpconcept dat alles bij elkaar zou kunnen houden.
In september 2019 begon ik te spelen met de visuele identiteit. Pas later in oktober koos ik een ontwerp dat de komende maanden in alle communicatie-uitingen en middelen zou kunnen worden gebruikt.
De volgende stap was het samenstellen van de registratiepagina, die headshots en biografieën van de sprekers bevatte, evenals de agenda van het evenement, en vervolgens het koppelen van al onze software om registraties te verzamelen en vóór het evenement contact te houden met de deelnemers. De webpagina bevatte een eenvoudig Gravity Form dat was geïntegreerd met Constant Contact, dat we gebruikten voor al onze e-mailcommunicatie.
BEN GOLDSTEIN: Zodra een spreker akkoord ging met de show en we het eens waren over hun eventuele honorarium, zou ik een gesprek met hen plannen om het algemene onderwerp van hun lezing uit te werken, plus of het een solopresentatie zou worden of een vraag en antwoord met een lid van ons team. Na dit eerste gesprek stelde ik een officiële titel op voor hun sessie, plus een beschrijving van twee alinea's, en e-mailde die naar hen voor goedkeuring. Zodra ik goedkeuring had van de spreker, stuurde ik de kopie naar Rebekka om het toe te voegen aan de registratiepagina.
Vervolgens stelde ik voor de vier sessies die live vragen en antwoorden zouden zijn, ongeveer 8-12 vragen per stuk op en wees elk interview toe aan een lid van het kernteam. [Voormalig Nutshell Hoofd Groei] Mike Carroll had eerder een fantastisch interview gedaan met Sujan Patel voor een Nutshell webinar over e-mailverkoop, dus ik zette ze opnieuw samen; Mike zou ook een korte vraag en antwoord geven aan onze medeoprichter en CTO, Andy Fowler. Ik wist dat Kristen een grote fan was van Dave Blake, de oprichter en CEO van ClientSuccess, dus bood ik haar de plek aan voor dat interview. Daarna gooide ik een muntje op en liet Katherine Christine Volden van Soulful Selling interviewen, terwijl ik Jill Nelson van Ruby Receptionists zou interviewen.
KATHERINEMAYS: We zonden BOUNDLESS 2019 uit vanuit een vergaderzaal in ons kantoor, wat een aantal operationele uitdagingen met zich meebracht; bovendien leek het net alsof we het vanuit een vergaderzaal uitzonden. Dus hoe konden we in 2020 een stap verder gaan? Ik heb wat onderzoek gedaan naar beschikbare evenementenruimtes en auditoria in het centrum van Ann Arbor voordat ik me realiseerde dat de makkelijkste oplossing recht voor ons lag.
Nutshell is sinds eind 2017 gevestigd in de Cahoots co-working space in het centrum van Ann Arbor, en besloten we dat het ideaal zou zijn om het evenement in de Cahoots evenementenruimte te houden, zelfs als we geen live publiek hadden. Het gaf ons de mogelijkheid om geweldige verlichting te hebben, een podium en achtergrond, de flexibiliteit om het evenement groter of kleiner te maken, en een locatie buiten een krappe vergaderzaal. We hadden het geluk dat we toegang hadden tot een ruimte op locatie die speciaal gebouwd is voor live presentaties, en voor een virtueel evenement is betrouwbare internettoegang met kabel een must!
KRISTEN GRAY: Het eerste BOUNDLESS evenement was volledig sponsorvrij, maar omdat onze uitgaven voor de show van 2020 meer dan verdubbelden, bespraken we het aantrekken van externe sponsors om een deel van de kosten te compenseren. Maar welke sponsors we ook aantrokken, ze moesten wel relevant zijn voor ons publiek. De eerste inspiratie voor BOUNDLESS kwam tijdens een busrit naar een team off-site een paar jaar geleden, toen Katherine voorstelde om een "Customer Appreciation Day" te organiseren, en ook al is het evenement uitgegroeid tot iets veel groters, het dienen van onze klanten is altijd een van de hoofddoelen geweest.
In november begon ik gesprekken te voeren met het team over wat voor soort bedrijven ons publiek zou willen leren kennen. Het verkopen van sponsorpakketten was iets wat ik nog nooit eerder had gedaan, maar ik verwelkomde de kans om mijn enthousiasme over BOUNDLESS te delen met andere bedrijven in de ruimte en de mogelijkheid om te kunnen leunen op het begrip van de behoeften van mijn Nutshell klanten was nuttig bij het beslissen naar wie ik moest uitreiken en hoe ik dat uitreiken kon prioriteren.
BEN GOLDSTEIN: Ik stelde een tarievenblad op dat Kristen en Katherine konden gebruiken bij hun sponsorwerving, waarbij ze potentiële sponsors "aanzienlijke, langdurige zichtbaarheid in Nutshell's klantenbestand en abonneekanalen in de aanloop naar het evenement en tijdens de uitzending zelf" beloofden.(Bekijk het tarievenblad hier.)
Dus voor $1.000 krijgt u uw logo op de registratiepagina en in alle promotionele e-mails, en taggen we u in enkele berichten op sociale media. Voor $2500 doen we al deze dingen plus sturen we een speciale e-mail voorafgaand aan de show naar onze lijst die alleen over jouw merk gaat en plaatsen we links naar wat je maar wilt in de live chat. En voor $7.500 zouden we de deelnemerslijst met je delen en zou je tijdens het evenement twee keer een reclamespotje voor je merk mogen draaien. Niemand hapte toe, maar het was het proberen waard.
De fout die ik maakte met het tarievenoverzicht was dat ik geen deadlines had opgenomen. Op een gegeven moment hadden we gewoon te weinig tijd om bepaalde items te leveren die werden aangeboden, wat problemen opleverde voor Kristen en Katherine.
KRISTEN GRAY: De grootste uitdaging tijdens deze sponsorgesprekken was het vinden van de juiste contactpersoon bij deze organisaties. Ik leerde al snel dat mijn bestaande connecties met professionals in ons netwerk tot veel interessantere gesprekken leidden dan de koude e-mails die ik naar grotere bedrijven stuurde.
Ik leerde ook dat ik veel meer tijd nodig had om het juiste contactpunt te vinden, die gesprekken te vergemakkelijken, tot een wederzijdse overeenkomst te komen over hun mate van betrokkenheid en de betaling te innen. Toen de gesprekken lang duurden, moest ik onze aanbiedingen snel aanpassen om er zeker van te zijn dat we konden waarmaken wat we in onze sponsorpakketten hadden beloofd. Bepaalde dingen, zoals het aantal sponsorvermeldingen in onze e-mails die we voorafgaand aan het evenement naar de inschrijvers stuurden, werden beperkt vanwege het aantal dagen dat we nog over hadden in onze promotiecadans.
REBEKKA KUHN: Op aanraden van onze videograaf Logan Braun huurden we een lokale productieploeg voor evenementen in, Russell Video genaamd, om de uitzending te produceren. Ik was een beetje huiverig om hen in te huren, omdat hun schatting ongeveer de helft van ons oorspronkelijke budget opslokte, maar wat ze voor die prijs konden doen was waanzinnig.
Ze hadden een vijfkoppig team dat twee dagen aan een stuk werkte om de technische achterkant van het evenement op te zetten en uit te voeren, ze hielpen onze sprekers aan te sluiten op de uitzending en zorgden ervoor dat ze op het scherm kwamen wanneer dat nodig was, terwijl ze er ook voor zorgden dat Kristen en onze andere gastvrouwen en -heren konden zien met wie ze spraken en dat alles er tv-kwaliteit uitzag. Ze deden het geweldig. Het was een grote stap vooruit ten opzichte van de community theater vibes van onze show in 2019. En toen ze hun eindfactuur indienden, was die $1.000 lager dan hun schatting.
KRISTEN GRAY: Tijdens ons eerste BOUNDLESS evenement spendeerde ik veel tijd aan het tippelen achter de camera en rond een heleboel snoeren in de vergaderzaal waar we aan het filmen waren om lukraak bij mijn laptop te komen en vragen te noteren om aan de sprekers te stellen. Het was niet alleen chaotisch, maar ik miste ook een aantal geweldige publieksparticipaties toen de vraag- en antwoordsessies eenmaal begonnen. Ik heb nog steeds spijt van het proces dat we in 2019 hadden als ik denk aan alle geweldige betrokkenheid die ik niet heb kunnen meenemen naar die vervolggesprekken nadat de sessie van elke spreker was afgelopen.
Dit jaar hebben we ons proces geüpgraded en een eigen, volledig toegewijd Slack-kanaal gemaakt dat Ben en Jack gebruikten om me onmiddellijk te laten weten welke vragen ze verzamelden via onze live chat, sociale media en ons eigen team. Ik gebruikte mijn telefoon tijdens de show om dat Slack-kanaal op te roepen en ik kon er een blik op werpen als ik op het podium stond, waardoor ik het gesprek met onze sprekers op een gracieuze manier kon voortzetten zonder al te veel tijd te nemen om te stressen over wat er daarna zou komen.
Dit was een veel beter proces dan wat we in 2019 probeerden en het leidde tot een aantal geweldige dialogen die anders niet hadden kunnen plaatsvinden. Pro tip: zorg ervoor dat je de automatische vergrendeling van je scherm uitschakelt, zodat je de hele tijd toegang hebt tot je telefoon zonder dat hij in de slaapstand gaat... en neem een telefoonoplader mee!
BEN GOLDSTEIN: De andere verstandige beslissing die we namen met betrekking tot de opstelling van de ceremoniemeester was dat we deze keer extra betaalden voor een autocue. Kristen werkte met aantekeningen op haar laptopscherm voor BOUNDLESS 2019 en dat lukte zeker, maar het betekende alleen dat ze niet constant oogcontact kon houden met de camera, bij wijze van spreken. Kristen was absoluut bereid om alle 2.500 woorden van mijn script voor de ceremonie in haar geheugen te prenten. Maar investeren in de prompter was de juiste beslissing; ze hoefde zich minder zorgen te maken over de woorden en kon zich concentreren op het overbrengen van haar fantastische energie in de uitzending.
Ik wou ook dat ik die truc om het scherm automatisch te vergrendelen zelf had bedacht, want ik heb de tweede helft van mijn interview met Jill Nelson doorgebracht met één vinger op mijn telefoonscherm, terwijl ik constant op het Slack-venster tikte zodat het niet zou uitgaan.
BEN GOLDSTEIN: Officieel was het inschrijvingsdoel voor dit jaar 2.020. (Ha, ha.) Ik twijfelde er absoluut niet aan dat we dat aantal konden halen. We hadden een ingebouwd publiek van vorig jaar, plus we hadden een paar duizend dollar meer te besteden aan promotie.
Een van de eerste dingen die we deden, was een hype-video maken die we konden gebruiken om de registratiepagina spannender te maken, in pre-roll-advertenties op YouTube te gebruiken en in te zetten in gesprekken met potentiële sprekers en sponsors. De grootste uitdaging was dat we geen spannende "live" beelden van vorig jaar hadden om op te nemen, behalve een paar clips van ons team dat een presentatie gaf op het podium in onze conferentieruimte.
Dus in plaats daarvan nam ik contact op met de handvol BOUNDLESS 2020-sprekers die we al hadden geboekt en vroeg hen om wat gedachten te delen over hoe bedrijven "Above and Beyond" kunnen gaan voor hun kopers. We leunden op de visuele beelden van ruimte en raketten om wat drama toe te voegen en het eindproduct was verdomd cool.
We hebben in 2019 van alles geprobeerd om mensen te overtuigen zich in te schrijven voor het evenement. We boden BOUNDLESS t-shirts aan de eerste 200 inschrijvers en Nutshell kousmutsen aan de eerste 50, en we promootten een giveaway van Bluetooth speakers en iPads aan willekeurig geselecteerde inschrijvers. Maar nu het evenement zijn tweede jaar inging, voelde dat allemaal overbodig, misschien zelfs een beetje wanhopig. Mensen waren enthousiast over BOUNDLESS 2020 alleen al vanwege de inhoud; ze hoefden niet meer omgekocht te worden.
Toch vond Mike dat we een soort van vroege inschrijvingspremie nodig hadden, om onze deelnemerslijst meteen op te bouwen. Hij stelde voor om een "aftershow" te organiseren, waarbij de eerste 250 inschrijvers toegang zouden krijgen tot een reeks vooraf opgenomen bonussessies, die hen direct na het live-evenement zouden worden toegestuurd. We hebben de aftershow gepromoot in de allereerste aankondigingse-mail van BOUNDLESS 2020 die drie maanden voor het evenement de deur uitging, zonder ook maar enig idee te hebben hoe het er echt uit zou zien of wie er zou deelnemen. Ik weet niet zeker hoeveel invloed het aanbod had op mensen die zich inschreven, maar op de eerste dag schreven 370 mensen zich in voor het evenement, wat geweldig was. We waren op weg naar de races.
Dus nu was het eigenlijk aan mij om 3-4 extra interviewpersonen te vinden, hen ervan te overtuigen dat het een spannende kans was om op het tweede podium van BOUNDLESS 2020 te komen, vervolgens de interviews voor te bereiden en tijden te vinden waarop Logan ons kon opnemen in zijn studio. Ik gunde mezelf een moment om te mopperen over de nieuwe lading werk waar ik doorheen moest ploeteren. Maar de aftershow gaf ons ook een buffer aan noodcontent om op te leunen voor het geval onze hoofdsprekers op het laatste moment zouden wegvallen. Dat gebeurde trouwens ook. Eerlijk gezegd heeft de aftershow ons uiteindelijk gered.
KRISTEN GRAY: Nadat we de bal aan het rollen hadden gebracht in verschillende sponsorgesprekken, vroeg Ben me om een interview met hem op te nemen dat we naar geselecteerde deelnemers aan BOUNDLESS zouden sturen. Ik ben een Customer Success Manager die voortdurend bezig is met het veranderen van processen om de klanten waarmee ik werk zo goed mogelijk te helpen en succesvoller te laten zijn. Hij gaf me een platform om te praten over waar ik het meest gepassioneerd over ben en het was de eerste keer dat ik voor de camera werd geïnterviewd om over mezelf te praten. Zelfs een jaar BOUNDLESS emcee-ervaring en een decennium in een klantgerichte rol hadden me niet kunnen voorbereiden op dat moment! Als spreker moest ik het idee van perfectionisme loslaten, zodat ik oprecht kon zijn in hoe ik mijn boodschap overbracht.
BEN GOLDSTEIN: Een nieuw promotiekanaal dat we gebruikten om inschrijvers te trekken voor BOUNDLESS 2020 waren nieuwsbrieven van derden. Afgelopen herfst had ik wat onderzoek gedaan naar populaire e-mailnieuwsbrieven die geloofwaardig waren onder B2B-verkoopprofessionals -Nutshell's doelgroep - en we begonnen kleine investeringen te doen in een handvol van hen, door te betalen om onze inhoud in hun e-mailberichten te krijgen. Het doel was simpelweg om het merk Nutshell onder de aandacht te brengen van salesprofessionals die nog nooit van ons hadden gehoord.
De nieuwsbrief Sales Gravy van Jeb Blount kwam al snel als duidelijke winnaar uit de bus. Ze hadden een lijst van meer dan 300.000 mensen, hun lezers waren erg betrokken en elke keer dat we een nieuwe sales resource in hun nieuwsbrief promootten, kregen we meer dan duizend mensen die doorklikten, waarvan ongeveer de helft downloadde wat we op dat moment aanboden. Voor $1.200 per verschijning verzamelden we nieuwe contacten voor $2-3/pop, wat elk ander betaald marketingkanaal dat we hadden versloeg.
Dus in de aanloop naar BOUNDLESS 2020 zorgden we ervoor dat we twee keer in de nieuwsbrief van Sales Gravy verschenen om het BOUNDLESS evenement te promoten. Voor onze besteding van $ 2.400 ontvingen we ongeveer 650 inschrijvers uit hun lijst, waardoor we ons doel van 2.020 inschrijvingen ruimschoots eerder bereikten dan gepland.
En natuurlijk planden we onze eigen reeks aankondigingse-mails die om de paar weken naar onze eigen lijst werden verzonden, waarin we de sprekers en nieuwe toevoegingen aan het evenement onder de aandacht brachten, evenals een aparte herinneringsreeks die alleen naar inschrijvers werd verzonden vanaf een week van tevoren. De enige echte verandering dit jaar was dat we halverwege de show een herinneringsmail toevoegden om inschrijvers te laten weten dat er nog tijd was om de middagsessies bij te wonen en wat er nog op het programma stond. Volgend jaar zullen we waarschijnlijk nog meer van dat soort dingen doen.
KATHERINE MAYS: Persoonlijk had ik wat twijfels over het houden van een live interview met iemand die ik nog nooit eerder had ontmoet. Ik heb veel onderzoek gedaan naar Christine Volden, haar merk en haar boodschap, en ik kon me er goed in vinden, wat het makkelijker maakte. De volgende keer zal ik zeker aandringen op een kennismaking en een gesprek vooraf.
Ik coördineerde en verzorgde ook alle uitnodigingen voor ons in-person publiek. Het was zenuwslopend om te wachten tot de mensen kwamen opdagen en me af te vragen of degenen die een RSVP hadden ingediend ook echt zouden komen naar ons gratis evenement dat was opgezet als een virtueel evenement.
Maar ik was vooral zenuwachtig voor het team! We hadden alle vakjes aangevinkt, maar ik vond het belangrijk om Kristen, Rebekka en Ben, onze teamgenoten met de meeste verantwoordelijkheden op de dag zelf, zo goed mogelijk te steunen. Zelfs als je denkt dat je alles hebt gepland en geback-upt, wie weet wat voor onbekende dingen de hele dag voor haperingen kunnen zorgen.
Ik zorgde ervoor dat we allemaal te eten kregen (er was geen tijd voor een lunchpauze) en onze collega's Gabe en Chris van het technische team brachten heel attent een vroeg bagelontbijt voor ons mee!
BEN GOLDSTEIN: Een van onze sprekers koos ervoor om zijn sessie vooraf op te nemen in plaats van live, wat in eerste instantie een voordeel leek. Het betekende dat we één sessie zouden hebben zonder kans op technische problemen of een onverwachte no-show. Bovendien zou het ons niets kosten; tijdens het boeken van de sprekers maakte ik duidelijk dat we alleen zouden betalen voor live optredens.
De opname van de sessie moest begin februari in mijn handen zijn. Zolang ik het halverwege de maand zou hebben, zouden er geen problemen zijn. Maar door onverwachte vertragingen bij de spreker kwam hij er pas op 26 februari aan toe om zijn sessie op te nemen en in te sturen.
Ik kon me de hele maand niet ontspannen, omdat ik me afvroeg of een van onze meest prominente sprekers zou afhaken. De hele tijd zei zijn assistent tegen me: "Ben, maak je geen zorgen, deze man is een professional, hij laat nooit mensen in de steek, nooit." Maar het was de eerste keer dat ik met hem werkte en ik was er erg gestrest over. Uiteindelijk kwam hij door en gaf ons een geweldige presentatie, maar ik moest een back-up plan bedenken voor het geval hij niet zou leveren. We hadden het interview van Charlene DeCesare in de wachtrij staan om tijdens het live-evenement uit te zenden.
Dezelfde dag dat de vooraf opgenomen sessie binnenkwam - acht dagen voor showtime - kreeg ik een e-mail van Sujan Patel waarin hij vertelde dat hij zijn schouder geblesseerd had en dat het enige moment waarop zijn arts hem kon zien voor een pre-operatie afspraak zou samenvallen met zijn BOUNDLESS live sessie. Dus de ene crisis werd afgewend terwijl de andere in mijn schoot viel. Ongelooflijk. Sujan vroeg of hij zijn sessie kon ruilen met de laatste spreker op de line-up, maar dat betekende in feite dat ik Rob Siefker van Zappos moest vragen of hij om 7:45 uur Las Vegas tijd op het podium wilde staan, wat wat wat mij betreft een non-starter was. In plaats daarvan vroeg ik Sujan of hij zijn interview van tevoren wilde opnemen, waar hij mee instemde.
Het volgende wat ik deed was Barb Giamanco, die ik de dag ervoor nog had gesproken over iets wat er helemaal niets mee te maken had, vragen of ze ons wilde redden en wilde invallen als live interviewpersoon bij BOUNDLESS 2020. Hoe graag ik Sujan ook in de show wilde houden - ik was meer enthousiast over zijn onderwerp dan over dat van iemand anders - door zijn vooraf opgenomen interview tijdens de uitzending uit te zenden, zouden we twee interviews in blik achter elkaar hebben in het ochtendblok, en ik dacht dat dat de energie van het evenement zou wegnemen.
Gelukkig zei Barb ja, wat betekende dat Sujan nu zou worden verbannen naar de aftershow. Dat was tenminste het plan.
REBEKKA KUHN: Omdat ik al één BOUNDLESS had geproduceerd, had ik een goed idee hoeveel van mijn tijd dit evenement zou opslokken. Als enige interne ontwerper voor het Growth-team werden er zeker veel projecten op een laag pitje gezet in de aanloop naar 6 maart. Maar ik had de steun van het hele team, dus als iets niet meteen kon worden gedaan, begreep iedereen dat.
BEN GOLDSTEIN: Op 3 maart kondigde Outreach aan dat ze Unleash 2020 zouden annuleren vanwege de bezorgdheid over de COVID-19 epidemie, wat voelde als een heel slecht voorteken. We waren nog steeds druk bezig om ons evenement van de grond te krijgen en niets hield ons tegen om het evenement virtueel uit te zenden, maar we hadden geen idee hoe de rest van de maand eruit zou gaan zien. Ik ben gewoon blij dat het maandenlange werk dat we in het evenement hebben gestoken niet in rook is opgegaan.
Diezelfde dag verscheen deze tweet in onze feed. Het verontrustte me, omdat ik wist hoe accuraat het was. Het gebrek aan diversiteit in onze sprekersgroep drong veel te laat tot me door. Zoveel van mijn werk was gericht op mensen die ik al kende, die ik op eerdere conferenties had gezien, met wier werk ik me persoonlijk kon identificeren. Er was een enorme blinde vlek als het ging om stemmen buiten mijn eigen vertrouwde omgeving.
Dit was geen onverwachte kritiek. Het gebrek aan diversiteit in de line-ups van conferenties is al jaren een cliché in de zakenwereld. Het publiek verwacht beter. Ik had vanaf de eerste dag een prioriteit moeten maken van de diversiteit van sprekers. Volgend jaar zal het boeken van sprekers voor BOUNDLESS worden gedaan door een grotere commissie met meer verschillende stemmen en ervaringen. Ik beloof dat we het beter zullen doen.
REBEKKA KUHN: Om een uitdrukking van Donald Rumsfeld te lenen, ik maakte me zorgen over de "onbekende onbekenden". We gebruikten Zoom om elke spreker te verbinden met de uitgezonden feed die de aanwezigen op onze website te zien zouden krijgen, en om audio- en visuele problemen te vermijden hadden we de dag ervoor een technische repetitie georganiseerd. Elke spreker had een blok van 15 minuten waarin hij of zij inbelde op een speciale Zoom-link en ons uitzendingsteam zou met hem of haar samenwerken om ervoor te zorgen dat we ze konden zien en horen tijdens de uitzending. Maar een van onze Zoom streams die de sprekers op afstand gebruikten, werd steeds verstoord.
BEN GOLDSTEIN: We gebruikten Zoom "webinars" in plaats van Zoom "vergaderingen", of misschien was het andersom, ik weet het niet meer. Het punt is dat de dingen niet gingen zoals gepland. Uiteindelijk hebben we de technische problemen opgelost, maar omdat de generale repetitie de dag voor de show gepland stond, moesten alle problemen die we tegenkwamen die dag verholpen worden. Het was een zeer onvergeeflijke tijdlijn.
Ik denk dat Jeffrey Gitomer de eerste spreker was die was ingepland voor een technische check-in. We hadden problemen met het aansluiten van zijn audio of iets dergelijks en zijn team moest tijdelijk naar een andere vergadering voordat we het uitgezocht hadden. Iemand van de Russell Video crew vertelde me, "Sorry, Jeffrey klonk nogal boos, hij was op de achtergrond aan het schreeuwen over hoe we onze zaakjes niet voor elkaar hadden." En ik moest hem zeggen, nee, het is oké, Jeffrey is gewoon een schreeuwer.
BEN GOLDSTEIN: Ik kwam die ochtend rond 8.45 uur op kantoor en het Russell Video-team was al helemaal klaar, achter slot en grendel. Serieus, huur die jongens in als je kunt. Ik gaf ze een harde schijf met twee videobestanden: het vooraf opgenomen interview van 45 minuten met Sujan Patel en het interview van 20 minuten met Charlene DeCesare. Als er iets vreemds gebeurde tijdens het evenement, hadden we back-up opties die verschillende tijdsduren konden vullen.
BOUNDLESS 2020 zou om 10 uur ET beginnen. We hadden al onze sprekers gevraagd om 15 minuten voor hun sessietijd deel te nemen aan de virtuele uitzending om eventuele technische bugs op het laatste moment eruit te werken, en Jeffrey Gitomer, een echte professional, kwam stipt om 9.45 uur opdagen. Vorig jaar hadden we wat...uh...problemen...met het verbinden met onze allereerste spreker. Ik ga het verhaal niet publiekelijk vertellen, maar iedereen die mij persoonlijk kent, heeft het eerder gehoord. Dus we hadden in ieder geval de kleine horde genomen dat onze eerste spreker op tijd zou komen opdagen. Een kleine, maar belangrijke overwinning.
JACK VIRAG: De live chat was een geweldige manier om de betrokkenheid van de gebruikers hoog te houden, vooral omdat dit een evenement op afstand was. Voordat BOUNDLESS officieel van start ging, maakten gebruikers van de gelegenheid gebruik om zichzelf voor te stellen in de chat, met vermelding van hun naam, locatie en beroep. We hadden kijkers van over de hele wereld! Dat was prachtig om te zien.
BEN GOLDSTEIN: Het live chatsysteem dat Russell Video had opgezet, was absoluut een grote verbetering ten opzichte van de single-stream chaos van de YouTube-gebaseerde chat van vorig jaar. Met aparte vensters voor algemene gesprekken en vragen van sprekers was het heel gemakkelijk voor ons. Maar we moesten nog steeds misbruik voorkomen.
Zodra het evenement begon, begonnen deelnemers de chat binnen te gaan en te roepen waar ze vandaan kwamen. Maar toen postte iemand met de gebruikersnaam "Pauly D" "CABS ARE HERE!", gevolgd door "J-WOWW" en "Snooki" die andere Jersey Shore slogans postten. Ik had er geen tijd voor. Ik heb meteen al hun IP-adressen geband. Een paar minuten later liet een nieuwe gebruiker genaamd "Nicole" een reactie achter waarin ze vroeg waarom zij en al haar vrienden net van de chat waren verbannen. Ik heb haar ook gebanned. Niet tijdens mijn aanwezigheid.
KATHERINEMAYS: Het was verbazingwekkend om te zien hoe het aantal mensen dat de livestream bekeek in die eerste paar uur toenam. Er is niets leukers dan te zien dat iets waar je maandenlang aan hebt gewerkt succesvol verloopt en ik was de hele dag supertrots op wat we hadden bereikt. De commentaren die we kregen van de deelnemers waren allemaal zo positief, het team was in staat om zich aan te passen aan alle planningsproblemen die we gedurende de dag tegenkwamen en we begonnen geweldige feedback te krijgen van bestuursleden en investeerders. Het was ongelooflijk.
KRISTEN GRAY: Ik herinner me nog levendig een geweldig moment enkele minuten voordat het evenement begon, toen ik om me heen keek en zag dat elk van mijn teamleden het absoluut geweldig deden in hun respectieve rollen. We communiceerden wanneer dat nodig was, maar verder bleef iedereen zich met een laser concentreren op zijn of haar werkterrein. Ik krijg nog steeds kippenvel als ik op het podium stap en ze zie rondrennen, en ik dacht bij mezelf "Kristen, je kunt dit maar beter ook geweldig doen!".
BEN GOLDSTEIN: Om 11.30 uur, net toen Mike een heerlijk gesprek had met Barb Giamanco, kreeg ik de volgende e-mail van de eventmanager van een van onze sprekers:
"Ik stuur een dringend bericht met slecht nieuws. Een van onze teamleden heeft te maken met een persoonlijke noodsituatie en vanwege zijn of haar functie heeft dit gevolgen voor het hele bedrijf. [NAAM SPREKER] is duidelijk de dupe van deze kwestie en kan vandaag niet live spreken.
Het spijt me dat dit slecht uitkomt. Gezien de aard van het evenement denk ik dat we twee opties hebben:
1. Ik laat mijn team een webinar over het onderwerp bewerken dat kan worden afgespeeld.
2. We hebben [NAAM SPREKER] een versie van zijn sessie laten doen op een andere dag."
Dit was vier uur voordat de spreker zou komen. Als we ons niet op deze mogelijkheid hadden voorbereid, zou ik uit mijn vel springen, maar gelukkig had ons uitzendingsteam de vooraf opgenomen sessie met Sujan al op de externe harde schijf die ik ze die ochtend had gegeven en die lang genoeg was om het tijdslot op te vullen. Ik hoefde alleen maar het BOUNDLESS kernteam op de hoogte te stellen van wat er was gebeurd, ons omroepteam te vertellen wanneer ze Sujans interview moesten uitzenden en vervolgens met hen en Kristen samen te werken om de kopie van de autocue aan te passen. Een fluitje van een cent, relatief gezien.
Dus als je thuis de score bijhoudt: we verloren Sujan Patel van de liveshow, namen hem vooraf op voor de aftershow en gebruikten vervolgens het vooraf opgenomen interview voor de liveshow. En weet je wat? Het was helemaal prima!
JACK VIRAG: Het is maar goed dat niemand Ben kon zien, want hij zag er letterlijk ziek uit door deze e-mail. Gelukkig hadden we overlappende verantwoordelijkheden gepland voor het geval zoiets zou gebeuren. Op dat moment nam ik officieel alle sociale media en chattaken over, zonder verdere samenwerking met Ben, zodat hij kon doen wat hij moest doen om de show op de weg te houden.
REBEKKA KUHN: Toen alles volgens plan verliep en er geen haperingen waren, genoot ik echt van de gelegenheid om gewoon te kijken en te luisteren naar onze sprekers. Ik vond Jill Nelson magnetisch en innemend - geen wonder dat ze zo'n succes is.
Er waren enkele overgangsmomenten wanneer de vragen en antwoorden van een spreker waren afgelopen maar we nog 5-10 minuten hadden voordat de volgende spreker werd geïntroduceerd. We hadden een go-to beeld voor het scherm en leuke opzwepende muziek maar we hadden dit niet goed gepland in het script van de autocue dus Kristen moest improviseren om de timing aan de kijkers door te geven zodat we ze niet kwijtraakten. Ik vond dat ze hier zo goed mee omging, een echte professional en erg op haar gemak voor de camera.
BEN GOLDSTEIN: Ik had de grote eer om Kristen de trofeeën te overhandigen tijdens ons Golden Shell Awards-segment. Dit was echt een van die ideeën die heel stom hadden kunnen zijn als we het niet op de juiste manier hadden uitgevoerd, maar Kristen is zo'n natuurlijke presentatrice. Ze is hiervoor geboren.
JACK VIRAG: Tijdens het evenement waren er momenten waarop we Q&A-vragen nodig hadden, maar deze niet kregen van kijkers. Soms kwam dit doordat de vraag- en antwoordpauze abrupt was, andere keren kwam het door een algemene stilte in de live chat, vooral rond het midden van de middag. Wat de oorzaak ook was, ik moest snel denken en een aantal van mijn eigen vragen in de uitzending injecteren om alles soepel te laten verlopen.
KATHERINE MAYS: De show eindigde net na 17.00 uur. We namen even de tijd om onszelf te feliciteren met een goed uitgevoerde klus en gingen toen naar het Cahoots Café voor de afterparty. Het was een vrijdagavond en erg vroeg in het nieuws van COVID-19; we wisten of begrepen nog niet wat ons te wachten stond. Wat misschien wel een geluk bij een ongeluk was, was dat maar heel weinig van de lokale klanten en leden van de gemeenschap die we hadden uitgenodigd ook daadwerkelijk kwamen opdagen voor de afterparty. Het was echt leuk om te vieren en te ontspannen met ons team.
BEN GOLDSTEIN: Rebekka en ik hebben zaterdagochtend het ruwe videobestand doorgenomen dat Russell Video ons na de show had gegeven - het bevatte de BOUNDLESS 2020 uitzending in zijn geheel - en de tijdcodes genoteerd waar elke sessie begon en eindigde. Vervolgens stuurden we die informatie naar onze bevriende video-editor John Coates, die het videobestand in afzonderlijke sessies verwerkte en alles zondagavond naar ons terugstuurde. Ik heb een groot deel van mijn maandag besteed aan het uploaden van alle video's van de sessies naar YouTube, het invullen van beschrijvingen voor elke sessie en ze allemaal in een afspeellijst te zetten, die we dinsdag naar de inschrijvers hebben gemaild.
REBEKKA KUHN: We wisten dat veel mensen zich hadden ingeschreven voor de belofte om de opnames op hun eigen schema te bekijken, dus het was belangrijk om dat snel voor elkaar te krijgen. Bovendien was het versturen van de video's als een overwinningsronde. BOUNDLESS 2020 was officieel een feit en we waren zo trots dat we ons werk konden delen!
BEN GOLDSTEIN: BOUNDLESS 2020 trok 3.415 inschrijvers, vergeleken met 915 voor BOUNDLESS 2019. Van de 3.415 mensen die zich dit jaar inschreven, was 65% gloednieuw, wat geweldig was. We hebben ons doel van 2.020 inschrijvingen met 69% overtroffen. 928 unieke kijkers stemden af op een bepaald moment tijdens het evenement. De totale kosten waren $32,336.04.
Een van de lessen die uit de registratiestatistieken naar voren kwam, was de impact van het vinden van nieuwe kanalen om het evenement te promoten. Voor ons waren de plugs die we plaatsten in de Sales Gravy nieuwsbrief en Jeffrey Gitomer's Sales Caffeine nieuwsbrief (die deel uitmaakten van Jeffrey's honorarium voor zijn optreden) grote naald-movers. En ik denk dat dit de beslissingen om sprekers te boeken voor BOUNDLESS zal beïnvloeden.
Het is niet alleen een kwestie van "Heeft deze persoon een groot publiek?". Het is echt, "Heeft deze persoon een groot publiek dat ze willen vertellen over dit evenement enkunnen we dat van tevoren op papier krijgen?"
KRISTEN GRAY: Ik heb geleerd dat mijn eerste ronde als gastheer geen toevalstreffer was. Ik hou echt van optreden. Ik heb de tijd van mijn leven gehad om mijn team en publiek te dienen als gastheer van hun evenement, ook al was het een verantwoordelijkheid die vrij ver buiten mijn normale takenpakket viel. Volgend jaar zal ik veel eerder in onze outreach-cadans beginnen met het voeren van sponsorgesprekken met mogelijke sponsors. Outreach zal de volgende keer ook makkelijker zijn, omdat we dit jaar opzettelijk kwaliteitsbeelden hebben opgenomen om een "sizzle reel" van hoogtepunten van het evenement te maken om sprekers en sponsors aan te trekken.
KATHERINE MAYS: Als ik aan groei denk, ben ik altijd geneigd om voor iets te gaan dat net buiten bereik ligt, wat mijn mentaliteit tussen 2019 en 2020 heeft beïnvloed. Nadat ik zag dat 2020 anders uitpakte dan mijn oorspronkelijke visie, maar spectaculair op een manier die ik niet had overwogen, wilde ik diezelfde verleiding vermijden voor het volgende jaar.
We ontvingen zoveel positieve feedback na BOUNDLESS 2020, en de week daarna begon de impact van COVID-19 echt door te dringen. De waarde van een virtuele conferentie werd voor mij pas echt duidelijk tijdens deze ervaring.
In plaats van ons te richten op het toevoegen van nieuwe dingen aan BOUNDLESS 2021 om het nog groter en beter te maken, hadden we een aantal gebieden waar we ons niet zo op concentreerden als we oorspronkelijk hadden gepland, of ideeën die nooit de aandacht kregen die ze verdienden. Volgend jaar zullen we de tijd nemen om ze te verbeteren.
De grootste kritiek die we kregen was geen verrassing: onze line-up had meer diversiteit nodig. Aangezien onze eigen Ashanté Clemons onlangs was begonnen met het leiden van een diversiteits- en inclusie-initiatief op Nutshell, was dit echt top of mind voor ons, en elk lid van het team was het erover eens dat we meer hadden kunnen en moeten doen om een diverse groep sprekers naar onze diverse klanten te brengen. Er moeten meer standpunten worden gedeeld!
Een ander gebied was Nutshell-gerichte sessies. Dit evenement begon als een manier om iets terug te geven aan onze klanten, maar een van de dingen waar we de meeste expertise in hebben terwijl we het minste leveren is hoe Nutshell onze klanten daadwerkelijk in staat kan stellen om verder te gaan dan hun eigen processen. Dit is waar het rubber de weg ontmoet en ik zou hier volgend jaar graag meer van willen laten zien.
KRISTEN GRAY: Hoe spannend en bevredigend het ook was om BOUNDLESS 2020 samen te stellen, we voelden allemaal de spanning van het verdelen van zoveel werk over ons vijfkoppige kernteam. De manier waarop we dat in 2021 gaan aanpakken is door commissies te vormen. In plaats van dat één persoon alleen verantwoordelijk is voor het boeken van sprekers, één persoon alleen verantwoordelijk is voor de in-person evenement ervaring, etc., zal elk lid van het BOUNDLESS team in plaats daarvan één of meer commissies leiden die zich richten op een primair gebied van de evenementproductie, waarbij extra Nutshellers en externe aannemers worden uitgenodigd om te helpen met het werk. Deze commissies zullen individueel vergaderen, waardoor onze reguliere productievergaderingen een stuk korter zullen zijn.
Ik heb ook een persoonlijk doel voor mezelf gesteld. In 2021 wil ik dat onze inkomsten uit sponsoring de kosten van ons omroepteam dekken, wat dit jaar ongeveer $9.000 was. Als we die belangrijke post van tevoren kunnen betalen, hebben we meer geld om te besteden aan sprekers, promotie voorafgaand aan het evenement en al het andere dat dit evenement zo succesvol maakt.
BEN GOLDSTEIN: Ik zag net dat Outreach's Unleash 2020 conferentie doorgaat als een gratis virtueel evenement, en andere grote SaaS-merken zoals Drift doen hetzelfde voor hun eigen topevenementen die geschrapt werden als gevolg van COVID-19. Uiteindelijk zal onze wereld weer normaal worden. Uiteindelijk zal onze wereld weer normaal worden, maar ik denk dat deze crisis veel bedrijven zal inspireren om voor virtual-first te gaan. Merken willen een groot statement maken met hun conferenties en dat kan nog steeds als het virtueel is. Ik denk dat BOUNDLESS dat heeft bewezen.
Ik begrijp de aantrekkingskracht van een volle conferentiezaal vol mensen die de opwinding van je merk in zich opnemen, maar ik kan je uit eigen ervaring vertellen dat de ROI op virtuele evenementen geweldig is en dat er veel minder risico's en kosten aan verbonden zijn. Wat betreft de ervaring van de deelnemers: achter je computer zitten is misschien niet zo leuk als er persoonlijk bij zijn, maar aan de andere kant is "overal vandaan kijken zonder een cent te betalen" een behoorlijk aantrekkelijk aanbod.
Wil je een virtueel evenement organiseren voor je eigen bedrijf? Hier zijn een paar dingen die je absoluut moet vastleggen.
Beslissen wie je moet helpen bij het organiseren van je virtuele evenement komt neer op een vrij eenvoudige vraag: Welke leden van je team zijn enthousiast om dit te doen? Het helpt als je kernteamleden verschillende vaardigheden hebben, want je hebt schrijvers, ontwerpers, talent-wranglers, agenda-wranglers en ten minste één persoon nodig die zich goed voelt voor de camera.
Nutshell 's BOUNDLESS evenementen hebben vertrouwd op een nauwe samenwerking tussen ons marketingteam en ons supportteam, wat ervoor zorgt dat het evenement voldoet aan de dubbele doelstelling om potentiële klanten aan te trekken en bestaande klanten een echt waardevolle ervaring te geven. Maar uiteindelijk steunen we altijd op andere Nutshellers tijdens het hele proces, vooral voor taken op de dag zelf, zoals het runnen van de live chat en ervoor zorgen dat het kernteam op een bepaald moment eet.
Je virtuele evenement moet ergens over gaan en een samenbindend thema zorgt voor samenhang en een promotioneel haakje.
Voor BOUNDLESS 2020 wilden we dat de inhoud zich zou richten op hoe je uitzonderlijke klantervaringen kunt creëren waardoor je merk opvalt tussen je concurrenten. Ons thema "Above and Beyond" gaf ons een noordelijke ster die we altijd konden volgen en hielp ons het doel van het evenement over te brengen tijdens gesprekken met potentiële sprekers en sponsors.
Je bent niet alleen op zoek naar boeiende sprekers die je publiek inspireren; die sprekers moeten ook passen bij je algemene merkidentiteit. Is je merk leuk en energiek? Is het ongedwongen en herkenbaar? Spreekt je merk of schreeuwt het?
Als je sprekers te ver afdwalen van de merkidentiteit waar je bedrijf zo hard aan heeft gewerkt, kan je publiek in verwarring of teleurgesteld achterblijven.
Dit is een van die must-haves die zo voor de hand liggend is dat je het misschien over het hoofd ziet. Als je van plan bent om een hele dag webstreams uit te zenden vanuit je kantoor of een evenementenruimte, dan kun je het risico niet nemen dat dit gebeurt via een gedeeld wi-fi-netwerk dat zonder waarschuwing kan uitvallen. Een snelle, vaste internetverbinding is een absolute noodzaak.
Zoals we in het hoofdartikel vermeldden, gebruikten we gratis swag en weggevertjes om de registratie voor ons eerste BOUNDLESS-evenement in 2019 te stimuleren, maar voor 2020 schakelden we over op inhoudelijke prikkels. Met één evenement achter de rug, hadden we het gevoel dat we deelnemers niet langer hoefden om te kopen met "spullen".
Als je je allereerste virtuele evenement organiseert, overweeg dan om iets extra's aan te bieden naast de sprekerssessies. Dat kan privétoegang zijn tot de slidesheets of transcripties van de presentaties van de sprekers, of een exclusieve korting op je product of dienst. Om het netwerkpotentieel van een persoonlijk evenement te benutten, kun je een besloten Facebook- of LinkedIn-groep opzetten die alleen voor deelnemers is.
Het punt is dat je deelnemers het gevoel moeten hebben dat ze al waarde krijgen voordat de beurs plaatsvindt.
Als het op uitzendkwaliteit aankomt, krijg je waar je voor betaalt. In 2019 zonden we BOUNDLESS uit vanaf een webcam die op een stapel boeken balanceerde, zonder hulp van buitenaf, en het zag er zo uit. In 2020 huurden we een professioneel evenementproductieteam in en het evenement zag er zo uit.
Dat verschil in kwaliteit kostte ons ongeveer $9.000 - nietgoedkoop, maar absoluut de moeite waard in onze zoektocht om er "legitiem" uit te zien. (En ja, neem een autocue als dat mogelijk is).
Het evenement promoten op je eigen e-maillijst en sociale kanalen is een goed begin, maar een van de hoofddoelen van het organiseren van een virtueel evenement is het verdienen van e-mailadressen van kijkers die nog nooit eerder met je merk in aanraking zijn gekomen, zodat je ze daarna kunt benaderen. Dus, waar vind je volslagen onbekenden die misschien wel bereid zijn om je evenement bij te wonen?
Voor BOUNDLESS 2020 hadden we veel succes met het promoten van het evenement in nieuwsbrieven van derden die gericht waren op onze doelkoper-B2B sales professionals. We hebben ook onze openingsspreker zover gekregen dat hij het evenement zou promoten bij zijn eigen aanzienlijke publiek en we hebben betaald om onze hypevideo te laten verschijnen in pre-roll-advertenties op YouTube.
Door deze methoden te gebruiken, hebben we ons registratiedoel ruimschoots overtroffen en het merendeel van onze deelnemers bestond uit gloednieuwe contacten. Het is ook de moeite waard om toe te voegen dat onze promotie-inspanningen voor BOUNDLESS 2020 ongeveer tien weken duurden. Maak zo lang mogelijk van tevoren een functionele registratiepagina en geef jezelf minstens twee maanden de tijd om er verkeer naartoe te leiden.
Je moet verwachten dat er dingen misgaan tijdens een live-uitzending, dus zorg ervoor dat je evenementplan niet alleen het beste scenario dekt. Wat doe je als een spreker technische problemen heeft, of als een belangrijk lid van je productieteam plotseling ziek wordt en niet kan komen?
BOUNDLESS 2019 heeft ons veel geleerd over wat er mis kan gaan tijdens een virtueel evenement, en die lessen hebben de productie van BOUNDLESS 2020 sterk beïnvloed. Met name de beslissing om vooraf opgenomen sessies stand-by te houden was een redding toen een spreker op de dag van de show uitviel.
We hebben ook ons best gedaan om ervoor te zorgen dat elk teamlid in noodgevallen zijn taak kon overnemen. Als onze ceremoniemeester niet aanwezig kon zijn, kon ieder van ons het script volgen dat al in de autocue was geladen. Als onze sprekerscoördinator ontbrak, werd de lijst met contactgegevens van elke spreker gedeeld door het team, zodat we ze toch door de dag heen konden loodsen.
Vindt je hogere leidinggevende het goed dat je $20.000+ van het bedrijfsgeld uitgeeft om dit te organiseren? Vinden je collega's en managers het goed dat elk lid van het evenemententeam maandenlang een verminderde capaciteit heeft in de aanloop naar het evenement? Dit zijn dingen die je bijna voor alles moet uitzoeken.
Je kunt dit buy-in proces helpen door 1) een duidelijk argument te ontwikkelen voor de impact van je virtuele evenement op de naamsbekendheid en de omzet, en 2) zoveel mogelijk teamleden te betrekken bij de productie van het evenement. Als iedereen een rol heeft in het evenement - zelfs een kleine - zullen ze meer betrokken zijn bij het succes ervan.
De waarde die je haalt uit het organiseren van je virtuele evenement zou niet moeten eindigen op het moment dat de camera's uit gaan. Ervan uitgaande dat je de uitzending opneemt (hint, hint), moet je die opnames gebruiken als marketingmateriaal op zoveel mogelijk van je kanalen.
In de twee weken na BOUNDLESS 2020...
Denk na over hoe je achteraf de meeste waarde uit je sessies voor virtuele evenementen kunt halen. Wie wil je dat deze inhoud nog meer te zien krijgt en hoe ga je die inhoud aan hen leveren?
Het plannen van een virtueel evenement kost veel tijd en energie, en omgaan met de onverwachte tegenslagen en algemene ongerustheid van het plannen van evenementen kan emotioneel uitputtend werk zijn. Onze beide BOUNDLESS evenementen werden onmiddellijk gevolgd door afterparties zodat ons team kon vieren wat we hadden bereikt. Sommigen van ons namen zelfs wat vrije tijd om weer op te laden na de maandenlange inspanningen.
Moedig je team aan om te doen wat ze nodig vinden om te vieren, uit te rusten en te herstellen na je virtuele evenement. Voor je het weet moeten ze immers alweer beginnen met het plannen van het volgende...
Geen probleem. Start vandaag nog een gratis proefperiode van 14 dagen om te zien of Nutshell de juiste keuze is voor jouw verkoopteam!
Sluit je aan bij 30.000+ andere verkoop- en marketingprofessionals. Schrijf je in voor onze Sell to Win nieuwsbrief!
