Uw CRM-systeem regelmatig controleren en optimaliseren

Wanneer je bedrijf investeert in nieuwe software of apparatuur, wil je er zeker van zijn dat deze naar behoren functioneert en na verloop van tijd waarde toevoegt. 

Hetzelfde geldt voor je customer relationship management platform (CRM). CRM's zijn systemen voor het beheren van klantgegevens en het versterken van relaties met leads om meer deals te sluiten. Een CRM is een essentieel zakelijk hulpmiddel om meer te verkopen en de klantrelaties te verbeteren. 

Het implementeren van een CRM in uw organisatie moet uw team helpen zijn doelen te bereiken, niet naar beneden halen. Een manier om ervoor te zorgen dat uw CRM naar behoren functioneert, is door het systeem regelmatig te evalueren en te optimaliseren en eventuele problemen op te lossen, zodat uw bedrijf een hoge ROI realiseert op uw CRM. 

Waarom is het belangrijk om je CRM te optimaliseren?

Het optimaliseren van je CRM is cruciaal omdat het platform zoveel waarde kan leveren aan je bedrijf. CRM's zijn een krachtige manier om de interacties van je bedrijf met klanten te volgen en te beheren, je verkoopproces inzichtelijk te maken en je te helpen effectiever met klanten om te gaan. 

Als het werkt zoals het zou moeten werken, is een CRM-systeem een baanbrekend hulpmiddel voor je team: 

  • deals in je pijplijn volgen en analyseren
  • Het gedrag van leads en klanten begrijpen
  • Bepaalde verkoop- en marketingprocessen automatiseren
  • Klant- en leadgegevens organiseren en beheren
  • Duik dieper met analyses en rapportage 
  • Synchroniseer uw technische stapel 

Maar je CRM is slechts zo goed als de gegevens die erin worden opgeslagen en het proces dat je team ermee gebruikt. Er kunnen zich verschillende problemen voordoen die leiden tot een minder dan optimaal gebruik van je CRM, van een slechte training in het systeem tot een lage gebruikersadoptie tot een gebrek aan essentiële functies.  

Een regelmatige controle van je CRM zorgt ervoor dat je team het systeem optimaliseert en helpt je het maximale uit het platform te halen om de prestaties van je bedrijf te verbeteren. 

Hoe u uw CRM kunt herzien en optimaliseren 

Naarmate uw bedrijf groeit en uw behoeften veranderen, kan het beoordelen en optimaliseren van uw CRM er anders uitzien. De beste manier om op de hoogte te blijven van hoe uw CRM uw team helpt, is om regelmatig te vergelijken hoe het systeem presteert met de doelstellingen van uw bedrijf. 

Laten we eens duiken in de stappen voor het herzien en optimaliseren van je CRM-platform:

1. Systeemprestaties bewaken

Wanneer uw bedrijf een nieuw proces of hulpmiddel gaat gebruiken om een pijnpunt op te lossen, ontwikkelt u prestatiedoelstellingen om de effectiviteit van de oplossing te meten. Door de prestaties van uw CRM te monitoren, kunt u bepalen of uw systeem aan uw doelstellingen voldoet, zodat u kunt bepalen waar verbeteringen nodig zijn. 

Het monitoren van de prestaties van je CRM zorgt ervoor dat je actuele informatie hebt over hoe het systeem functioneert voor je bedrijf. Door te analyseren hoe het platform na verloop van tijd presteert, kun je een basislijn bepalen en leren wat je van je CRM kunt verwachten.

Hoe de prestaties van je CRM controleren

Door verschillende gebieden van de prestaties van uw CRM te analyseren, krijgt u een duidelijker beeld van hoe goed het CRM uw bedrijf helpt om zijn doelstellingen te bereiken. U kunt verschillende KPI's voor uw CRM bijhouden om de prestaties te beoordelen, van de kosten voor klantenwerving tot de snelheid van de verkooppijplijn en nog veel meer. De KPI's die u kiest om bij te houden, zijn de KPI's die u helpen uw bedrijfsdoelen te bereiken. 

Hier zijn een paar andere belangrijke statistieken om te controleren met betrekking tot de prestaties van je CRM: 

  • Uptime van het systeem: Elke software kan af en toe downtime hebben. Maar als je CRM constant hapert en je geen bedrijfskritische taken kunt uitvoeren, dan is dat een probleem. Let ook op hoe snel het systeem weer werkt en hoe goed het CRM-team met jou en andere klanten communiceert over wat ze doen om het probleem op te lossen.  
  • Fouten bij gegevensinvoer: Een van de belangrijkste functies van een CRM is het opslaan en organiseren van klantgegevens. Als je vaak te maken hebt met onnauwkeurigheden bij het invoeren van gegevens en je hebt uitgesloten dat het probleem te wijten is aan gebruikersfouten, dan kan het probleem in je CRM zitten. 
  • Gebruikersadoptie: Als je CRM is zoals de meeste CRM's, dan wordt het aantal gebruikers in rekening gebracht. Als het aantal gebruikers laag is, verspil je geld en mis je de voordelen die CRM biedt. Je team heeft misschien meer training nodig om het platform optimaal te kunnen gebruiken.
  • Niveaus van klantenbetrokkenheid: Een van de belangrijkste statistieken om te controleren is klantbetrokkenheid. Het uiteindelijke doel van het gebruik van een CRM is om uw klantrelaties beter te beheren en te laten groeien, dus het is belangrijk om te meten hoe succesvol u uw klanten na verloop van tijd bij uw bedrijf betrekt wanneer uw verkoop- en marketingteams het CRM gebruiken om leads in uw pijplijn te analyseren, klantgegevens op te slaan en e-mailmarketingcampagnes op te zetten. 

2. Identificeer gebieden voor verbetering

Zodra je de prestaties van je CRM over een bepaalde periode, bijvoorbeeld een kwartaal, hebt gemonitord, heb je de gegevens die je nodig hebt om mogelijke verbeterpunten te identificeren. Het zoeken naar deze mogelijkheden is van cruciaal belang omdat het de weg vrijmaakt om je CRM-systeem te optimaliseren en optimaal gebruik te maken van de functies en tools.  

Hoe u gebieden kunt identificeren waar uw CRM-gebruik kan verbeteren

Om verbeterpunten voor je CRM te identificeren, moet je een teamlid belasten met het verzamelen van de prestatiecijfers van je CRM en het samenvoegen van de informatie om groeikansen te identificeren. Met het juiste CRM kunt u die gegevens gemakkelijk verzamelen via rapporten. Vervolgens kunt u de resultaten evalueren om oplossingen te genereren. 

Enkele voorbeelden van gebieden waarop je het gebruik van CRM zou kunnen verbeteren: 

  • Systeemsnelheid en -prestaties: Als je team kampt met veel systeemuitval, vertragingen, fouten bij de gegevensinvoer of andere problemen, dan heeft je CRM misschien aanpassingen nodig om de snelheid en prestaties te optimaliseren. Prestatieproblemen kunnen allerlei oorzaken hebben, van een slechte serverconfiguratie tot een niet-geoptimaliseerde netwerkinfrastructuur. 
  • Gebruikerstraining voor het systeem: Onvoldoende training in je CRM kan een factor zijn die leidt tot een lage gebruikersadoptie. Overweeg of je team extra begeleiding nodig heeft bij het gebruik van je CRM. 
  • Verkoop en inkomsten genereren: Uw CRM heeft invloed op de verkoop en inkomsten van uw bedrijf en u wilt natuurlijk dat dit een positieve invloed heeft. Door verkoopgegevens te analyseren en de impact van uw marketingcampagnes te meten, kunt u vaststellen in welke mate uw CRM uw bedrijf helpt om inkomsten te genereren. 
  • Systeemeigenschappen: Misschien gebruik je je CRM al enkele maanden en besef je dat het je team niet helpt om te bereiken wat je dacht dat het zou bereiken. Misschien zijn er extra CRM-functies die je aan je plan kunt toevoegen om je doelen te bereiken.

Alle functies die je nodig hebt in een gebruiksvriendelijk CRM

Ontdek al onze functies, van verkoopautomatisering tot leadattributie.

Explore Nutshell’s Features

3. Maak aanpassingen om het systeem te optimaliseren

Na het identificeren van de gebieden die voor verbetering vatbaar zijn, kan uw team de nodige stappen ondernemen om het gebruik van het CRM-systeem te optimaliseren. Sommige aanpassingen kunnen nodig zijn op het niveau van uw team en CRM-gebruikers, terwijl andere een systeembrede aanpassing kunnen zijn. 

Hoewel uw bedrijf niet de uiteindelijke controle heeft over de gebruikersinterface, functionaliteiten en andere instellingen van het systeem, moet u het klantondersteuningsteam van uw CRM altijd zien als een waardevolle bron voor het oplossen van problemen die u tegenkomt. Of het nu gaat om het opsporen van een systeemfout of het identificeren van de beste manier om de tools van uw CRM te gebruiken, het supportteam moet er zijn om uw bedrijf te helpen het CRM te optimaliseren.  

Hoe de instellingen van uw CRM-systeem optimaliseren

Volg deze stappen om je CRM zo goed mogelijk te maken: 

  • Vraag hulp bij technische problemen: Sommige technische problemen met je CRM kunnen te ingewikkeld zijn voor je team om op te lossen door simpelweg hun proces aan te passen. Probeer contact op te nemen met het ondersteuningsteam van je CRM om te zien of zij je kunnen helpen het probleem bij de wortel aan te pakken. Je kunt het ondersteuningsteam van je CRM zelfs helpen om een vervelende bug te verhelpen, de gebruikersinterface bij te werken of een groter probleem op te lossen waardoor het platform voor iedereen gebruiksvriendelijker wordt! 
  • Overweeg alle mogelijkheden voor functies en integratie: Als je iets nodig hebt dat je systeem niet lijkt te bieden, is er misschien een extra CRM-functie of software-integratie die je kan helpen de kloof te overbruggen. Kijk welke andere functionaliteiten je CRM biedt die je kunt gebruiken om je doelen te bereiken. 
  • Volg KPI's via rapporten: De rapportagefuncties van je CRM moeten robuust genoeg zijn om je te helpen de effectiviteit van het systeem te meten. Met geavanceerde CRM-rapportage kun je KPI's bijhouden zoals leadvolume, productiviteit van het verkoopteam en nog veel meer. Als uw rapporten niet de informatie geven die u nodig hebt, moet u wellicht de rapportage-instellingen aanpassen of aangepaste rapporten maken. 
  • Investeer in training: Zelfs het meest gebruiksvriendelijke CRM kan een leercurve met zich meebrengen terwijl je team door het nieuwe systeem navigeert en de kneepjes van het vak leert. Investeer in een grondige training zodat je teamleden zich op hun gemak voelen in het platform en leren hoe ze optimaal gebruik kunnen maken van de functies en tools.  

Nutshell is de ideale CRM voor een hoge ROI  

Als het gaat om het beheren van uw CRM, is het van vitaal belang om het succes ervan voortdurend te evalueren. Door de prestaties van uw systeem te controleren met behulp van KPI's en foutopsporing, rapporten te genereren om vast te stellen waar u verbeteringen kunt aanbrengen en uw systeem te optimaliseren met behulp van training en technische ondersteuning, kunt u ervoor zorgen dat uw CRM waarde toevoegt aan uw team en zoveel mogelijk inkomsten genereert. 

Als je op zoek bent naar een CRM waarmee je eenvoudig statistieken kunt bijhouden via rapportages, krachtige functies hebt om al je teams te helpen en gemakkelijk toegang hebt tot ondersteuning wanneer dat nodig is, overweeg dan Nutshell. Nutshell biedt robuuste rapportages, een reeks handige functies zoals verkoopautomatisering en e-mailmarketing, en gratis ondersteuning voor al onze klanten. 

Benieuwd hoe Nutshell jouw team kan helpen slimmer te werken? Meld je vandaag nog aan voor een gratis proefversie!

TERUG NAAR BOVEN

Sluit je aan bij 30.000+ andere verkoop- en marketingprofessionals. Schrijf je in voor onze Sell to Win nieuwsbrief!