Why Building a Custom CRM Is Almost Always a Bad Idea

Se a sua empresa tem um processo de vendas único ou vende uma variedade de produtos e serviços, pode ser tentador criar um CRM de raiz.

Teoricamente, um CRM personalizado incluiria todas as funcionalidades de que a sua organização precisa, nenhuma que não precise, e seria adaptado ao seu negócio específico em tudo, desde a terminologia do produto aos fluxos de trabalho que reflectem a forma como a sua equipa vende.

No entanto, as vantagens acabam aqui, especialmente se for uma pequena ou média empresa com um orçamento ou recursos limitados.

In this article, we’ll dig into the nitty-gritty surrounding homegrown CRMs, including what a custom CRM is and the potential benefits and drawbacks of building your own. By the end, you’ll know whether or not a custom CRM is the right choice for your business and which software options might be a better fit for your business needs.

O que é um CRM personalizado?

Um CRM personalizado, também conhecido como CRM caseiro, é uma plataforma de CRM construída a partir do zero por programadores de software internos ou por uma equipa de desenvolvimento contratada, em vez de ser comprada a um fornecedor que construiu e mantém o software. O produto final é construído de acordo com as especificações precisas da empresa, aumentando a eficiência ao não exigir que os utilizadores naveguem por funcionalidades estranhas ou gastem tempo a personalizar um sistema pronto a usar para se adaptar à forma como trabalham.

A CRM can make your business more successful in countless ways, from tracking potential customers through your pipeline and ensuring they receive timely attention to optimizing your marketing efforts by showing you which lead sources generate the most revenue.

Not every business operates the same, and custom CRMs are sometimes built to address unique business processes.

Como é que posso criar o meu próprio CRM?

When it comes to creating a custom CRM, you have two options: outsourcing the system’s development or building the software in-house. Building the CRM in-house may be impossible if your team lacks the people and resources. Otherwise, you have to contract a software developer to create custom CRM software.

As vantagens de criar o seu próprio CRM personalizado

Decidir se deve ou não criar o seu próprio CRM é uma decisão importante e requer uma ponderação cuidadosa dos prós e contras. Eis algumas das vantagens de criar um CRM caseiro:

1. Customizability and tailored workflows 

A primary benefit is the ability to customize your CRM to your needs. Building your own CRM gives you greater control over the software’s functions, features, and user interface (UI). As long as you can develop the software, you get complete say over its capabilities. 

2. Catering to unique sales models

Custom CRMs can be particularly attractive when a company’s sales model is complex, or doesn’t neatly fit a typical B2B sales model. For example, if you sell physical goods and subscription services, or have B2B and B2C sales teams working in tandem, it can be hard to find an off-the-shelf CRM software solution that works well for you out of the box.

3. Unlimited users

Off-the-shelf CRMs are typically priced per user, and some even require businesses to pay in groups of users, meaning that you could end up paying for more seats than you need. If your business needs a large number of CRM seats, costs could become quite high.

By building a custom CRM, you avoid per-user costs entirely — and depending on the cost of developing the platform, it might be less expensive over time than paying on a per-user basis.

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Os adeptos de software personalizado que fala a língua do seu sector podem sentir-se atraídos pela via do "faça você mesmo", mas tenha em conta que existem desvantagens significativas que podem custar à sua empresa tempo, dinheiro e clientes.

6 desvantagens de criar o seu próprio CRM 

Um CRM desenvolvido internamente cria vários desafios que um sistema pronto a usar não cria. Tenha em conta estes factores antes de investir na criação de um CRM personalizado:

1. Custos de criação

A primeira razão é a mais óbvia: uma solução CRM pronta a usar é muito mais barata do que um sistema personalizado. Construir um pacote de CRM a partir do zero pode custar muito dinheiro, quer seja desenvolvido internamente ou por uma empresa de desenvolvimento.

How much does it cost to build a custom CRM?

A maioria dos programadores de software de qualidade trabalha por um mínimo de 100 dólares por hora, e um CRM não é um projeto simples - é uma construção de software bastante complexa que requer um investimento muito grande. O custo médio dos projectos de desenvolvimento de software de pequenas empresas de desenvolvimento varia entre $10.000 e $50.000, enquanto as empresas de desenvolvimento de software de classe empresarial podem cobrar mais de $500.000. E estas estimativas não incluem o suporte alargado e a correção de erros após o lançamento inicial.

Em vez disso, pode procurar uma solução de CRM personalizável que não seja do tipo "faça você mesmo". Exemplos de plataformas que permitem conceber o seu CRM incluem o Caspio CRM, que fornece um modelo para criar uma aplicação de CRM, e o Zoho CRM, que permite algum nível de personalização. 

However, these solutions also come with challenges. Caspio charges high monthly fees for the features to build custom CRM applications, and customizing Zoho CRM requires coding knowledge. These difficulties typically aren’t worth the results. 

The conclusion is that you won’t be able to build your own CRM for free. While you may be able to replicate some CRM functions with Excel or an alternative spreadsheet program, the result will simply be a table with information about your leads and customers rather than an intelligent platform with all the features of a high-performing CRM. If you build a CRM with Google Sheets or another spreadsheet software, your team’s capabilities are significantly reduced. 

Será que vale mesmo a pena investir todo esse dinheiro em todas as pequenas funcionalidades personalizadas do seu CRM? Em quase todas as situações, a resposta é não. Atualmente, existem inúmeros CRMs prontos a usar que são criados especificamente para a sua indústria ou suficientemente flexíveis para serem personalizados por si. A maioria dos CRMs modernos são alojados pelo fornecedor e podem ser acedidos por apenas 16 dólares por mês por utilizador.

2. Custos de formação

A maioria dos sistemas prontos a utilizar inclui uma montanha de materiais de formação gratuitos, como vídeos, tutoriais e artigos. As perguntas frequentes e os problemas comuns de resolução de problemas estão frequentemente documentados numa grande base de conhecimentos. Algumas marcas de CRM até oferecem integração e formação de utilizadores como parte do seu pacote, para que a sua equipa possa começar a tirar partido do software de imediato.

Este não é o caso de uma solução personalizada. É provável que os programadores não criem uma biblioteca de vídeos ou tutoriais para a sua equipa consultar. Terá de os criar você mesmo ou pagar mais aos programadores para criarem materiais de formação para si. E se a sua equipa tiver dúvidas sobre como utilizar o software ao longo do percurso, não espere que os programadores estejam disponíveis para responder a perguntas sempre que necessário. (Ver ponto #5.)

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3. Actualizações de software

As actualizações de software fazem parte da vida. Se quiser que os seus sistemas continuem a funcionar sem problemas, tem de os atualizar ocasionalmente para corrigir erros ou melhorar a utilização de determinadas funcionalidades. Mas quando uma empresa de desenvolvimento de software cria um pacote de CRM para si, não oferece actualizações gratuitas, se é que as oferece.

A maioria dos programadores corrigirá os erros gratuitamente durante um período de tempo limitado, mas não é viável para um programador continuar a atualizar o software gratuitamente por tempo indeterminado. À medida que as suas necessidades e a sua base de clientes crescem, vai querer um ambiente de CRM que cresça consigo. Qualquer solução de CRM pronta a usar terá uma equipa de programadores a trabalhar diariamente em segundo plano para lançar actualizações - um serviço incluído no preço da subscrição.

Os pacotes de CRM personalizados também requerem alojamento e pessoal de apoio para manter o software perpetuamente. Estes custos, por si só, fariam tremer a maioria dos empresários. 

4. IU inconsistente 

Há algo a dizer sobre ter um CRM que é familiar e intuitivo para os seus funcionários. No entanto, a interface do utilizador e as capacidades de um CRM personalizado podem variar muito em relação a outras ofertas líderes de CRM. 

Os seus contactos e leads estão onde deveriam estar? É fácil registar e gravar uma chamada? E quanto à marcação de compromissos e lembretes para estimular os clientes actuais? Estes devem estar em locais consistentes e fáceis de encontrar.

Quality off-the-shelf CRM packages are built around a history of trial and error, user studies, and feedback. The consistency of aesthetics and usability is part of what you’re paying for. 

With an in-house custom solution, you have to endure your own trial and error. Some software developers may simply base your custom CRM on an already successful application on the market, so why not drop the developer entirely and opt for a pre-existing product?

5. Apoio técnico

Outro aspeto importante dos CRMs a considerar é a disponibilidade de suporte em direto. A maioria das empresas de CRM fornece vários níveis de suporte técnico, dando aos proprietários de empresas muitos tipos de assistência para satisfazer as necessidades dos seus clientes, quer se trate de suporte por telefone, suporte por chat em direto ou suporte por correio eletrónico.

Com um CRM personalizado, terá de pagar um extra se quiser que a sua equipa tenha suporte permanente. Os relatórios de erros terão de ser investigados internamente. O alojamento do CRM terá um custo adicional e acrescentará o seu próprio conjunto de variáveis de suporte.

Os CRMs pré-existentes retiram estes encargos ao proprietário da empresa e permitem que a gestão se concentre nos seus próprios produtos ou serviços em vez de se preocupar com o suporte e alojamento de uma aplicação inteira.

6. Reinventar a roda

Finally, you’d likely put in far more effort than is necessary to build a custom CRM, all while taking time and energy away from your core business functions. Even if you outsource the solution’s development, you’re still looking at lots of time creating the platform when you could have spent that time using one.

How long does it take to build a CRM from scratch?

It can take several thousand hours for a development team to build a custom platform with the complexity and functions needed in a CRM.  Once the project parameters are nailed down, the team has to configure specific features and third-party integrations that can take months to build and perfect.

Ultimately, businesses that use a preexisting CRM can take advantage of that company’s research and development, engineering expertise, and trial and error. Plus, most off-the-shelf CRMs today offer many add-ons that allow you to create a customized feel, all with an intuitive UI. 

In short, there are preexisting software options that allow you to feel like your company has a custom solution without actually having to build one. 

Custom vs. off-the-shelf: Which is better?

No final do dia, qualquer aplicação, quer seja construída internamente ou pré-fabricada, requer recursos para suporte, tanto localmente como do lado do servidor. Um CRM personalizado, no entanto, requer um investimento consideravelmente maior do que uma solução pronta a utilizar. A criação de um CRM personalizado exige um grande investimento em dinheiro e um custo financeiro e de pessoal contínuo para correção de erros, apoio e formação. 

Normalmente, faz mais sentido concentrar os seus esforços e recursos de engenharia na melhoria dos seus próprios produtos do que criar uma ferramenta totalmente nova a partir do zero, o que é muitas vezes dispendioso e ineficaz e cria problemas a longo prazo no acesso à formação e ao suporte técnico de que necessita. Se as necessidades da sua empresa puderem ser satisfeitas com um pacote pré-existente, a maioria dos profissionais de TI recomendaria essa opção.

Qual é o CRM mais personalizável?

Com muitas opções de personalização, o Nutshell pode ser o CRM que tem procurado. Aqui estão algumas das formas de utilizar a personalização em Nutshell para obter as capacidades que pretende num CRM:

  • Automatize as tarefas de vendas e marketing de acordo com a forma como a sua equipa trabalha: Pode utilizar a automatização para melhorar a eficiência da sua equipa, desde a criação de sequências de correio eletrónico pessoais automatizadas até à conceção de fluxos de trabalho de automatização personalizados. A automatização e a personalização trabalham em conjunto em Nutshell para aliviar a carga da sua equipa e ajudá-la a trabalhar da melhor forma. 
  • Personalize formulários Web para conhecer os seus contactos: Com Nutshell Forms, pode criar formulários perfeitamente personalizáveis para o seu sítio Web e recolher as informações de que necessita dos potenciais clientes potenciais. Conceba formulários com o aspeto exato que pretende e, em seguida, incorpore-os no seu sítio Web com facilidade.   
  • Take advantage of flexible pipelines: Nutshell lets you design your perfect sales process through sales automation, customize your sales process, and provide your team with guidance at each stage of the pipeline. Sales reps can also choose how they view and manage pipelines so they can work the way that suits them best.  
  • Personalize os relatórios para obter os dados de que necessita: Os relatórios são uma caraterística essencial de qualquer CRM e o Nutshell facilita a visualização dos dados pretendidos. Os relatórios personalizáveis de desempenho de vendas permitem-lhe analisar os seus dados por produto, fonte de leads, representante de vendas e muito mais. 
  • Crie campanhas de marketing por correio eletrónico únicas: Com o Nutshell Campaignspode criar facilmente campanhas de correio eletrónico que chamam a atenção dos seus compradores em todas as fases do funil. Utilize os nossos modelos únicos ou personalize os seus e-mails a partir do zero para criar campanhas apelativas enviadas para os seus contactos em Nutshell. Especifique os critérios que pretende para acionar as sequências de correio eletrónico e o Nutshell trata do resto, acompanhando o envolvimento dos destinatários para que possa contactar os potenciais compradores. 

Beneficie de um CRM flexível e personalizável sem o incómodo de criar um de raiz

Com a disponibilidade das actuais soluções flexíveis de software CRM, não é necessário suportar as limitações de recursos e as dores de cabeça de uma aplicação personalizada. Muitos CRMs prontos a usar oferecem testes gratuitos para que possa experimentar algumas das soluções mais conceituadas e ter uma ideia de qual é a melhor ferramenta para si. Comece agora e experimente Nutshell gratuitamente durante 14 dias.

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