10 Simple Tips for Using Personalized Videos in Email Marketing

Last updated on: February 16, 2024

I used to play this board game called Othello as a kid. I think it’s sometimes called Reversi. Maybe you know it.

The saying printed on the box was “A minute to learn, a lifetime to master.” This tagline unduly annoyed me because at the age of eight, I felt I had definitely mastered the game. Nonetheless, this is the phrase that frequently jumps to my mind when I consider email marketing.

Email marketing takes just a moment to learn, in terms of what it is and how to execute it. But it truly requires a lifetime of constant optimizing and tinkering to master. Now I’d like to offer you another way to improve your email marketing: personalized videos.

Including personalized videos in your emails can encourage more engagement, strengthen relationships, and ultimately lead to more sales. Let’s dive into how to use personalized video in email marketing!

Benefits of using personalized videos in email marketing messages

Here are some of the benefits you might see from including personalized videos in your email marketing:

  • Higher engagement: Reps who include the word “video” in their email subject lines can see their open rate increase by 6%! Combining personalization with video content in an email is a great way to get recipients’ attention and have more interaction with your emails.
  • Greater connection: Video creates a person-to-person connection (as opposed to person-to-written-word) because it uses your unique face and voice to share your message, rather than the same black-and-white text that everyone else uses. And when you increase your connection to a lead, you help drive sales.
  • More concise communication: Video allows the salesperson to easily convey information visually that would have otherwise taken paragraphs of wording to explain.
  • Standing out from the crowd: Video, at the moment anyway, is rare in emails and, therefore, stands out. Even as video becomes an increasingly popular method of communication, it still taps into your audience’s desire to be acknowledged.

10 tips for including personalized videos in your email marketing

Want to take advantage of some of these benefits in your own marketing efforts? Let’s talk about how to use personalized videos in email marketing and do it well:

1. Use the right equipment

In order to create a stellar email marketing video, you need lighting equipment, a camera, and a microphone. The good news is, in the words of Dylan Echter, Brand Marketing Manager for Gartner Digital Markets and video production expert, “You don’t have to spend big to dramatically increase the quality.”

At the end of the day, you likely already have the equipment needed in order to make a video and start testing your success. (In fact, I might even recommend avoiding purchasing high-end production equipment until you’ve seen some initial success from using video in emails.)

Para começar, tudo o que precisa é de uma webcam decente, alguma iluminação natural e o microfone dos seus auscultadores. A sério. Certifique-se de que se posiciona de frente para uma janela (para que a luz o atinja pela frente, em vez de por trás) e comece a gravar.

Depois de experimentar o vídeo e decidir continuar a fazê-lo (ou estendê-lo a toda a sua equipa de vendas), é provável que queira investir em equipamento mais escalável. A iluminação natural, em particular, não é muito escalável. Provavelmente, não pode colocar toda a sua equipa de vendas junto a janelas o tempo todo, já para não falar do facto de a luz do dia não ser uma condição permanente.

Quando estiver pronto para investir em melhor equipamento de produção, terá de escolher algo com base nas suas próprias necessidades, mas deve começar por aqui:

  • Aqui está uma lista de câmaras económicas.
  • Aqui está uma lista de luzes por menos de 50 dólares que o farão parecer vivo, independentemente da hora do dia.
  • Aqui está uma lista dos microfones económicos que deve procurar. (Um deles custa menos de 50 dólares!)

2. Use the right software

In addition to production equipment, you’ll need to select easy-to-use software that allows your team to edit their own videos.

For beginners, Echter says, “A lot of free video editing software can do far more than you think it can. If you’re familiar with iMovie, start with that. Don’t feel the need to spring for anything fancy if you don’t know how to use it, because having workable software and knowing how to use it are two different problems.”

Once your team is comfortable working with video editing software, there are many platforms available today that will really upgrade your video and types of marketing emails. Modern video management platforms will allow your team to edit videos and embed them easily into their emails.

Most of these solutions will even give you access to important metrics for the videos in your emails, helping you determine not just if your video emails get higher click-throughs, but also how engaging the video itself really is, so you can optimize your format and approach.

3. Do your research

Whether you’re recording your video for a cold email or a customer you’ve had for years, it’s important to research your recipient. Researching them before recording gives you a better idea of their needs so you can address them thoroughly. Learn a bit about their company, industry, and any other information that might be relevant.

Consider the following things when conducting research:

  • Have a goal: As with your other marketing materials, each video should have a goal. Do you want to inform the recipient of an upcoming event or product launch? Want to get them to sign up for a sales call? Research with that specific goal in mind and ignore other details.
  • Find the right recipient: It might be tricky if you only have one email subscriber working at a specific company, but sending your marketing email to the right person is important. You need to get your marketing messages in front of people who can actually act on them. If you do create a personalized video for someone who isn’t the ideal recipient of your message, make it clear that you’d love to get in touch with the right contact.
  • Decide how personalized to get: Depending on your email’s goal and what you know about your recipient, you might want to personalize your videos to varying degrees. A smaller degree of personalization might just include the recipient’s first name, while a more personalized video could include their job title, company size and name, and other details. Consider your relationship with the recipient to decide how personalized to make your video.

4. Plan your personalized videos, but don’t script them

Um aspeto fundamental da utilização do vídeo para estabelecer uma ligação humana é tornar o vídeo tão naturalmente humano quanto possível - e isso significa falar de uma forma espontânea, em vez de um monótono guião.

Spend some time carefully planning what points you want to make. For an intro video, you’re basically making your elevator pitch. Then hit the following points:

  • Quem é/o que faz a sua empresa
  • Factores de confiança
  • O problema do potencial cliente (pense no cliché dos anúncios publicitários: "Está farto de que X lhe aconteça a si?")
  • Como é que o seu produto ou serviço resolve esse problema

5. Keep your videos under 90 seconds

Your prospects really don’t want to spend a lot of time paying attention to a stranger, especially a stranger who they know wants something from them. 90 seconds is the absolute longest that you should make your videos—and they should only get that long if you’re offering a micro-demo. Intro videos (which will make up the vast majority of the personalized videos you send in cold emails) really should be more like 30-45 seconds long.

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Os potenciais clientes têm muito mais probabilidades de comprar se já tiverem ouvido falar de si. Este modelo de campanha outbound passo a passo mostra-lhe como entrar no radar dos seus contactos antes de começar a marcar.

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6. Seek a second opinion

O Dylan também partilhou comigo esta pérola de sabedoria: "As primeiras impressões continuam a ser importantes no vídeo. Se és um principiante em vídeo, pede emprestado a um amigo com um bom olho para te ajudar a garantir que não estás a produzir uma selfie acidental com a câmara frontal ou Blair Witch-ou Blair Witch. Em última análise, quer que o seu potencial cliente fique impressionado com o nível de esforço, mas um vídeo personalizado pode rapidamente parecer desanimador se a filmagem for mal executada."

Além de verificar os seus primeiros vídeos, você e a sua equipa devem reunir-se regularmente para comparar o sucesso dos vídeos de todos. Pode dar dicas sobre o que funciona e o que não funciona, para que possa melhorar a sua estratégia de vídeo por correio eletrónico em toda a equipa.

7. Visually customize

Com o vídeo, pode e deve ir além de mostrar que pesquisou o seu potencial cliente. Uma dica recomendada pelos especialistas em vídeos de vendas da Vidyard é segurar um quadro branco com "Olá [Nome do potencial cliente]" escrito no início. Incluir este quadro branco personaliza facilmente a sua miniatura, chamando a atenção do potencial cliente.

Another method is to create your video as a screen recording of the prospect’s website for part or all of the video. Doing so allows you to both capture the prospect’s attention from the thumbnail and clearly indicate where your product will make a difference on their site. It can give a demo feel to an intro video.

8. Use images to present information quickly

Uma das melhores coisas do vídeo é o facto de poder representar graficamente conceitos que exigiriam uma grande quantidade de texto para serem abordados. Pode utilizar gráficos para cobrir os aspectos que normalmente pesam nos seus e-mails frios, como os factores de confiança ou as métricas de sucesso.

To see what I mean, check out this mind-blowingly good video from a cold email that the CEO of ProfitWell sent to someone at Nutshell. You’ll see for starters that when Patrick mentions that 25% of his target audience already uses Profitwell, he displays an image with dozens of logos of big-name companies that use Profitwell. Because he uses a graphic instead, he doesn’t have to waste time or space dropping names to drive your trust.

Em seguida, ao dar uma breve explicação sobre o que a Profitwell faz, ele mostra uma interface limpa, simples e personalizada (presumivelmente a interface da Profitwell) demonstrando precisamente como seria ser bem-sucedido por causa da Profitwell. Acho que a minha parte favorita deste gráfico é o facto de lhe permitir dar a impressão de que a Profitwell aumentaria o sucesso da Nutshellem cerca de 25% sem nunca o dizer realmente. É claro que, na segunda vez que ele usa esse estilo de gráfico, ele é capaz de tornar ainda mais claro quanto ROI Nutshell veria, sem, novamente, realmente dizer isso.

A melhor coisa sobre estes gráficos é que, em teoria, deveria ser possível criá-los de antemão e reutilizá-los várias vezes. Os gráficos com o nome de uma empresa podem ser rapidamente alterados.

Para além de gráficos personalizados, alguns gráficos de marca, como um cartão de título ou uma sobreposição de CTA bem feita, podem realmente elevar os seus vídeos e demonstrar aos potenciais clientes o nível de esforço que faz só para falar com eles. Se não for muito bom em design gráfico, Echter sugere "[perguntar] a um amigo que seja bom em software como o After Effects se ele pode fazer algo rápido para si a baixo custo (pelo amor de Deus, paguem aos criativos!) que possa usar vezes sem conta. Peça-lhes que o exportem como um ficheiro de vídeo que pode arrastar e largar em todos os vídeos que produzir."

9. Have a clear CTA

If I was only allowed to give one more piece of advice ever to sales and marketing people it would be this: have a clear CTA. It honestly doesn’t matter what you’re doing, if you want someone to take an action for you, MAKE IT OBVIOUS AND EASY. That’s in all-caps because so many people fail at this simple task all the time.

Antes mesmo de fazer o seu vídeo, decida qual a ação que quer que o seu cliente tome depois. Quer que eles marquem uma hora no seu calendário? Preencha um formulário? Em seguida, descubra uma forma de tornar esta ação o mais simples possível. Em vez de pedir a alguém que responda ao seu e-mail com a hora que lhe for mais conveniente, deixe um link para as horas disponíveis no seu calendário, por exemplo.

Agora que já descobriu como será o seu CTA, conduza a sua mensagem de vídeo claramente para ele. Algo como: "Se tudo isso soa bem para você, clique abaixo para agendar um tempo no meu calendário para continuar este bate-papo!" (Se você precisar de um excelente exemplo de como fazer isso, novamente, assista ao vídeo da Profitwell. O CTA no final não poderia ser mais claro ou mais simples de seguir).

10. Keep the actual email short, sweet, and focused

Mesmo que o seu vídeo personalizado seja um sucesso, não se esqueça de que ainda precisa de enviar um e-mail. No entanto, em vez de se concentrar em obter uma resposta do texto, deve concentrar-se em fazer com que os destinatários vejam o vídeo, por isso, mantenha o texto o mais curto e organizado possível. Basicamente, só tem de se apresentar e oferecer uma razão para que os destinatários vejam o vídeo. Aqui está um modelo do Vidyard:

"Olá [potencial cliente],

Como [título] na [empresa do potencial cliente], imagino que esteja concentrado em melhorar [item relevante]. Preparei um vídeo de 45 segundos explicando como a [empresa do representante] pode [fazer X, melhorar Y, resolver Z].

[Vídeo]

Aguardo com expetativa a partilha de mais práticas recomendadas. Como é que [data e hora] funciona para uma chamada introdutória?

Best,[Name]”

If your video is actually a link to another page (like the Profitwell video is), leave the secondary CTA off the email altogether and focus on getting them to click on that video. You can then rely on the video’s CTA to do its job.

Frequently asked questions about using personalized video in email marketing

Want to know more about including personalized videos in your emails? Take a look at these FAQs:

How do I send a personalized video via email?

There are generally two ways for you to send your personalized videos in an email message: embedding the video and including a thumbnail and link that takes the recipient to your video once they click on it. The option you choose depends on your email provider, marketing goals, file quality, and even which format your recipients prefer.

What should you avoid when sending personalized videos in marketing emails?

Just as there are ways to make your personalized videos more effective, there are also ways to make them less effective. Avoid the following things when sending videos in email marketing campaigns:

  • Including too much personal information about your recipient
  • Not having a clear CTA
  • Not looking professional
  • Creating a video that’s too long
  • Using too many cliches

Which tools are best for sending personalized videos via email?

There are dozens of video personalization platforms out there for companies to use in their email marketing campaigns. There isn’t necessarily a best tool — just those that fit your needs most closely. Consider the platform’s features and cost to determine if it will work for your business.

Maximize your email marketing efforts with Nutshell

Email marketing is a powerful tool for reaching out to new leads and old customers alike. By following the tips above, you can make your marketing emails even more effective through the use of personalized videos. Connect with recipients and boost engagement with well-planned and executed videos that pack a punch.

If you want to make the most of your email marketing campaigns, look no further than Nutshell. With Nutshell Campaigns, the email marketing software we built into our CRM, you can easily create marketing lists based on your CRM contacts, send scheduled and targeted campaigns, and integrate your marketing data with your CRM platform to quickly see the big picture of every relationship. 

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