Med livepresentationer från några av de skarpaste hjärnorna inom försäljning, marknadsföring och kundlojalitet var evenemanget ett stort steg framåt jämfört med den första BOUNDLESS-showen i februari 2019, både när det gäller produktionsvärde och deltagarantal.
BOUNDLESS 2020 innehöll också några nya inslag - bland annat sponsring och en prisutdelning - som gav evenemanget en känsla av stor show, även om de skapade ytterligare huvudvärk.
Här är historien om hur Nutshell -teamet satte ihop BOUNDLESS 2020, och vad vi lärde oss när vi försökte ta BOUNDLESS från ett blygsamt engångsevenemang till en av världens största virtuella konferenser inom försäljning och marknadsföring.
BEN GOLDSTEIN,
CHEF FÖR INNEHÅLL OCH KOMMUNIKATION
"Jag var talangbokare för BOUNDLESS 2020, säkrade alla evenemangets talare och hjälpte dem att planera sina presentationer. Jag var också huvudförfattare och sammanställde det manus som Kristen följde som konferencier, skrev intervjufrågorna för våra frågestunder och skrev merparten av marknadsföringsinnehållet, t.ex. e-postmeddelanden och meddelanden på sociala medier."
REBEKKA KUHN,
VARUMÄRKE & VISUELL DESIGNER FÖR TILLVÄXT
"Mitt jobb var att utforma en logotyp och en visuell identitet för evenemanget som kunde användas i allt innehåll. Jag utformade och producerade också alla e-postmeddelanden, tillgångar för sociala medier, bilder på skärmen och webbplatsinnehåll som de registrerade såg över tid. Jag fick till och med välja ut de troféer vi delade ut! Slutligen arbetade jag med vårt videoteam för att producera en strömlinjeformad show som både såg och lät fantastisk."
KRISTEN GRAY,
CHEF FÖR KUNDFRAMGÅNGAR
"Jag var konferencier och hade äran att presentera evenemanget för tusentals tittare online och intervjua några av de mest framstående tankeledarna inom försäljning, service och kundframgång. Jag bidrog till vårt sponsorarbete inför evenemanget genom att kontakta företag som kunde vara intresserade av att visa upp sitt varumärke för BOUNDLESS-publiken, och jag var också en av talarna på BOUNDLESS 2020 aftershow."
KATHERINE MAYS,
CHEF FÖR KUNDUPPLEVELSE
"Min roll var främst som facilitator/koordinator, där jag såg till att alla rörliga delar skedde när de behövde ske och att teamet hade de resurser de behövde. Jag hjälpte till med den övergripande visionen för evenemanget och hanterade vår Trello-tavla och våra möten. Mer konkret arbetade jag med sponsringsplanering och uppsökande verksamhet, logistik och organisation av det fysiska evenemanget samt intern marknadsföring. Jag gjorde också mitt bästa för att inspirera hela teamet och hålla humöret uppe!"
JACK VIRAG,
MEDARBETARE INOM INNEHÅLLSMARKNADSFÖRING
"Jag var chattmoderator under evenemanget. Det var mitt jobb att bevaka vår livechatt och sociala medier för publikfrågor och skicka dem till våra presentatörer i vår topphemliga Slack-kanal bakom kulisserna. Jag skötte också publiceringen på sociala medier under evenemanget och lade upp nya citat och tips på Nutshell:s Twitter- och LinkedIn-kanaler under varje session."
BEN GOLDSTEIN: Den allmänna känslan efter vårt första BOUNDLESS-event var "Fan, vi lyckades faktiskt". Det fanns definitivt några skakiga ögonblick som vi kunde skylla på bristande erfarenhet, men på det hela taget var vi alla riktigt stolta över hur 2019 års show blev. Jag minns att Shane [Bliemaster, Nutshell:s tidigare VP of Marketing] kontaktade oss efter evenemanget och sa: "Vet ni hur legitima ni ser ut nu?" Det var verkligen glädjande. Som innehållsmarknadsförare var BOUNDLESS den typ av saker jag drömde om att göra på Nutshell när jag först började arbeta här - stora initiativ som höjde vår profil. Jag kunde verkligen inte vänta med att få göra det igen.
REBEKKA KUHN: Utan tvekan ville jag förbättra produktionsvärdet för 2020. Under vårt första år med BOUNDLESS gjorde vi det själva med en webbkamera i ett konferensrum. Det ledde till en del ljud- och skärmdelningskomplikationer som verkligen sänkte tempot på evenemanget, så jag ville lösa de problemen nästa gång.
Jag ville också hitta sätt att få fler live-tittare på dagen för evenemanget. Naturligtvis skickar vi inspelningarna av sessionerna till alla registrerade efter evenemanget, men att titta på evenemanget live gör att du känner att du är en del av de större sälj- och marknadsföringsgrupperna . En mer aktiv livechatt skulle leda till bättre och mer relevanta frågor att ta upp under talarnas frågor och svar, och hålla tittarna engagerade under hela eventdagen.
KRISTEN GRAY: Efter BOUNDLESS 2019 ville jag bidra till evenemangets övergripande finish och presentation, och skapa en tätare kommunikation mellan våra BOUNDLESS-chattförmedlare och live-talare. Som värd ville jag kunna reagera snabbare på publikens engagemang i sessionerna och förespråka våra tittare så att deras röster kunde höras.
KATHERINE MAYS: Det jag ville mest med 2020 var att göra det större - det kunde ha varit en större publik, fler välkända talare, mer innehåll överlag, en bättre uppsättning, mer involvering av fler intressenter. Jag var verkligen imponerad av vad vi åstadkom 2019 och jag ville att nästa skulle imponera på alla andra.
Eftersom det inte finns något som går upp mot energin i en personlig konferens ville jag också hitta något sätt att ha en livepublik i rummet med programledarna, även om den var liten. Och naturligtvis ville jag förbättra produktionskvaliteten, snarare än att hacka ihop något i sista minuten.
BEN GOLDSTEIN: Vi spenderade lite mer än 11 000 dollar på att sätta ihop BOUNDLESS 2019. De största bitarna av detta var de 4 500 dollar vi spenderade på talaravgifter, och de cirka 3 000 dollar vi spenderade på att skriva ut t-shirts, klistermärken och Nutshell strumpmössor och skicka dem till tidiga registranter. Utöver det var det några hundra här och där på saker som giveaway-priser och Gleam-prenumerationen som vi använde för att hantera tävlingsbidrag och uppmuntra social delning.
Vi tänkte att vi kunde dubbla budgeten för BOUNDLESS 2020, sätta upp en show som var dubbelt så bra och få dubbelt så många personer att registrera sig. Så om drygt 900 personer registrerade sig för BOUNDLESS 2019, ville vi ha minst 2 000 till BOUNDLESS 2020. Det verkade rimligt nog. I slutändan fyrdubblade BOUNDLESS 2020 nästan föregående års totala registrering och såg enligt min mening 10 gånger mer polerad ut. Men vi var tvungna att överskrida vår budget för att få det att hända.
KATHERINE MAYS: Det var viktigt att ha en vägledande princip - ett tema - för att kunna planera allt vi gjorde inför BOUNDLESS 2020. Något som vi kunde dela med oss av till talare och deltagare i en hisspitch, som kunde omfatta många ämnen kring att driva omsättningstillväxt för småföretag. Det behövde vara inspirerande och ambitiöst, för att sätta tonen för oss själva och alla andra som var involverade i evenemanget. Framför allt behövde den passa vårt namn och vår identitet: GRÄNSLÖS!
Vi hade alla dessa varumärkesidéer för bilder som involverade raketer och diagram som pekade uppåt. Jag tror att temat "Above and Beyond" var en avgörande vändpunkt i vår planering för 2020, och jag minns att jag kände mig upprymd på samma sätt som när man lägger sista delen av ett pussel eller när man äntligen har valt ett middagsrecept och har alla ingredienser till hands.
För oss innebar "Above and Beyond" att skapa exceptionella kundupplevelser i varje steg av säljtratten, och det var vad vi ville att de flesta av årets sessioner skulle fokusera på. Men det var ett tillräckligt brett tema för att det enkelt skulle kunna passa ett brett spektrum av talare och ämnen, samtidigt som det också var spännande på egen hand.
KRISTEN GRAY: En sak som bidrog till den inledande framgången med BOUNDLESS är att kärnteamet har väldigt olika kompetenser. Jag kan inte tänka mig att byta hatt med någon av dem, och den respekt jag har för de andra medlemmarna i teamet är på högsta nivå.
Detta gjorde det också till en intressant utmaning att komma överens om vilken riktning vi skulle ta nästa evenemang. Resultatet av dessa viktiga och avslöjande samtal var att vi alla ville hjälpa våra åhörare att utveckla sitt sätt att bedriva verksamhet. Vi är inte ett eventteam, vi är en grupp passionerade yrkesmänniskor som värdesätter tankeledarskap inom våra respektive områden. Vi förenas av en programvara som hjälper företag att förbättra sin inställning till marknadsföring, försäljning och kundframgång, och det var logiskt att använda samma "genom tratten"-ramverk för att planera sessionerna för BOUNDLESS 2020.
BEN GOLDSTEIN: Det första officiella produktionsmötet för BOUNDLESS 2020 var planerat till den 31 maj 2019. Målet var att diskutera evenemangets omfattning - hur långt vi ville sträcka oss bortom BOUNDLESS 2019, med andra ord - och även ta reda på vad vi behövde fastställa på kort sikt, som datum och plats.
KATHERINE MAYS: Jag började med ett mötesanteckningsdokument som vi uppdaterade under varje möte under året, och jag skapade en Trello-board med kategorier för allt vi hade gjort föregående år och gjorde några justeringar baserat på saker vi ville göra annorlunda den här gången. Trello-tavlan var vår samlingsplats för allt: länkar till mötesanteckningar, budgetbladet, listan över talare och sponsorer samt visuella tillgångar som talarnas porträttbilder och logotyper. Det var också där vi lagrade de första besluten som datum och vårt registreringsmål, som senare flyttades till en stor vit tavla.
Vi började spåra alla uppgifter och förfallodatum på den här tavlan, och den blev vår främsta källa till uppdateringar, ämnen att diskutera på möten och förståelse för vem som var ansvarig för vad. Även om många uppdaterade tavlan under resans gång var det bra att ha en person som "ansvarade" för den.
KRISTEN GRAY: Vår första BOUNDLESS-konferens ägde rum i februari 2019 och gav en fin ökning av försäljningen under Q1 det året, främst eftersom den gav oss en bra anledning att marknadsföra varumärket Nutshell till vår marknadsföringslista inför evenemanget. Eftersom tajmingen fungerade bra förra gången bestämde vi oss för att hålla BOUNDLESS 2020 i Q1 igen. Så vi tittade på vår PTO-kalender och valde ett datum då vi visste att alla kärnmedlemmar skulle vara där. Vi är ett litet planeringsteam, och varje person spelar en oersättlig roll!
BEN GOLDSTEIN: Det datum vi landade på för BOUNDLESS 2020 var fredagen den 6 mars. Jag räknade precis på det, och det var 281 dagar mellan vårt första planeringsmöte för BOUNDLESS 2020 och datumet för showen. Och jösses, vad de 281 dagarna flög iväg.
KATHERINE MAYS: Det första jag fokuserade på var att hitta några välkända organisationer som passade bra ihop med Nutshell kultur och varumärke, och som vi kunde anlita som talare eller sponsorer. Att samarbeta med kända namn kändes som ett bra sätt att bygga trovärdighet.
Jag började be våra kollegor om tips på kända namn som de tyckte var spännande och som vi kunde kontakta i vårt sökande efter talare. Men efter lite eftertanke visade det sig att många av de "kända namnen" faktiskt inte stämde överens med Nutshell:s budskap och värderingar. Vi är trots allt här för att hjälpa små och medelstora företag att växa. De flesta stora företag och nationella koncerner har helt andra mål.
Jag tror ändå att det här steget var viktigt eftersom det hjälpte oss att stärka vår egen identitet och definiera vad vi ville ha ut av BOUNDLESS 2020. Att dra nytta av framgångarna för andra företag som inte var i linje med våra mål kändes inte som rätt beslut, och i slutändan skrotade vi större delen av listan.
BEN GOLDSTEIN: Vid ett av våra möten i början av juli hade vi en lång brainstorming-session om "drömtalare". Förutom de taktiska sessioner om försäljning, marknadsföring och kundframgång som vi ville inkludera, ville vi också ha minst ett namn som skulle ge evenemanget omedelbar trovärdighet. Vi föreslog kända affärsförfattare som Cal Newport, Kim Scott och Daniel Pink. De två första talarna jag föreslog var författaren och komikern Sarah Cooper och Spartan Race-grundaren Joe De Sena. Jag minns att Katherine föreslog Alan Alda, som tydligen har ägnat sitt liv åt att förbättra hur människor kommunicerar med varandra.
Efter mötet började jag omedelbart skicka e-post till talare och publicister och förklarade vårt evenemang och hur vi gärna skulle vilja engagera den och den som en av talarna på BOUNDLESS 2020. Nästan alla svarade, och många var till och med intresserade av att uppträda. Problemet var att dessa stora talare kom med stora prislappar, vanligtvis i storleksordningen 20 000-35 000 dollar, vilket skulle ha slukat hela vår budget. Jag tänker inte berätta för er hur mycket Alan Alda begärde, men fan, bra jobbat om man kan få det.
Så vi kanske inte hade pengar till en "kändis", men med den budget vi hade och storleken på den publik vi förväntade oss, hade vi inga problem att locka några experter på försäljning, marknadsföring och support som verkligen var i världsklass. Det första namnet vi lyckades knyta till oss var Jeffrey Gitomer, som är en legend inom säljvärlden och som satte ihop några riktigt bra video- och e-postkampanjer för evenemanget som ledde till en stor del av våra registreringar.
Talare som Dave Blake, Sujan Patel och Jill Nelson är giganter inom sina områden, och de gjorde alla showen gratis! Vi fick också en talare från ett "hushållsnamn" varumärke, trots allt-Rob Siefker från Zappos. Han gjorde inte showen gratis, men vi betalade gärna några tusenlappar för att få honom ombord.
REBEKKA KUHN: Det ursprungliga BOUNDLESS 2019-ordmärket utvecklades med samma typsnitt som Nutshell:s logotyp så att det skulle fungera bra när de parades ihop. För att vara konsekventa från år till år ville vi behålla samma ordmärke men introducera ett nytt utseende som skulle kännas helt annorlunda än föregående år och visuellt utforska temat "Above and Beyond" för 2020. Vi kom genast att tänka på yttre rymden som ett designkoncept som kunde hålla ihop allt.
Jag började leka med den visuella identiteten i september 2019. Det var inte förrän senare i oktober som jag bestämde mig för en design som skulle hålla i all kommunikation och alla tillgångar under de närmaste månaderna.
Nästa steg var att sätta ihop registreringssidan - som innehöll porträttbilder och biografier för talarna, samt evenemangets agenda - och sedan koppla ihop all vår programvara för att samla in registreringar och hålla kontakten med deltagarna före evenemanget. Webbsidan innehöll ett enkelt Gravity Form som integrerades med Constant Contact, som vi använde för all vår e-postkommunikation.
BEN GOLDSTEIN: När en talare hade gått med på att medverka i programmet och vi hade kommit överens om deras eventuella arvode, bokade jag in ett samtal med dem för att reda ut det allmänna ämnet för deras föredrag, plus om det skulle bli en enskild presentation eller en frågestund med en medlem av vårt team. Efter detta inledande samtal skulle jag ta fram en officiell titel för deras session samt en beskrivning på två stycken och mejla den till dem för godkännande. När jag hade fått talarens godkännande skickade jag kopian till Rebekka för att lägga till den på registreringssidan.
För de fyra sessioner som skulle vara live Q&As utarbetade jag sedan cirka 8-12 frågor vardera och tilldelade varje intervju till en medlem av kärnteamet. [Tidigare Nutshell Head of Growth] Mike Carroll hade tidigare gjort en fantastisk intervju med Sujan Patel för ett Nutshell webinar om e-postförsäljning, så jag satte ihop dem igen; Mike skulle också vara värd för en kort Q&A med vår medgrundare och CTO, Andy Fowler. Jag visste att Kristen var ett stort fan av ClientSuccess grundare och VD Dave Blake, så jag erbjöd henne intervjuplatsen för den. Sedan singlade jag slant och lät Katherine intervjua Christine Volden från Soulful Selling medan jag intervjuade Jill Nelson från Ruby Receptionists.
KATHERINE MAYS: Vi sände BOUNDLESS 2019 från ett konferensrum på vårt kontor, vilket skapade vissa utmaningar för verksamheten; dessutom såg det bara ut som om vi sände det från ett konferensrum. Så hur skulle vi kunna ta ett steg till 2020? Jag gjorde en del efterforskningar om tillgängliga evenemangslokaler och auditorier i centrala Ann Arbor innan jag insåg att den enklaste lösningen fanns precis framför oss.
Nutshell har varit baserat på Cahoots co-working space i centrala Ann Arbor sedan slutet av 2017, och Vi beslutade att det skulle vara perfekt att hålla det i Cahoots eventutrymme, även om vi inte hade en livepublik. Det gav oss möjlighet att ha bra belysning, ett podium och en bakgrund, flexibiliteten att göra evenemanget större eller mindre och en plats utanför ett trångt konferensrum. Vi hade turen att ha tillgång till en lokal på plats som är specialbyggd för livepresentationer, och för ett virtuellt event är tillförlitlig fast internetuppkoppling ett måste!
KRISTEN GRAY: Det första BOUNDLESS-eventet var helt sponsorfritt, men eftersom våra kostnader mer än fördubblades för 2020 års show diskuterade vi att locka externa sponsorer för att kompensera en del av kostnaden. De sponsorer vi tog in var dock tvungna att vara relevanta för vår publik. Den tidiga inspirationen till BOUNDLESS kom under en van-resa till ett team utanför anläggningen för några år sedan, när Katherine föreslog att skapa en "Customer Appreciation Day", och även om evenemanget har utvecklats till något mycket större, har det alltid varit ett av våra främsta mål att betjäna våra kunder.
I november började jag prata med teamet om vilken typ av företag som vår publik skulle ha nytta av att lära sig mer om. Att sälja sponsorpaket var något jag aldrig hade gjort tidigare, men jag välkomnade möjligheten att dela min entusiasm över BOUNDLESS med andra företag i branschen, och att kunna luta mig mot förståelsen av mina Nutshell kunders behov var till hjälp när jag skulle bestämma vem jag skulle nå ut till och hur jag skulle prioritera den uppsökande verksamheten.
BEN GOLDSTEIN: Jag utarbetade en prislista som Kristen och Katherine kunde använda i sitt sponsorarbete och som lovade potentiella sponsorer "betydande, varaktig synlighet i Nutshell:s kundbas och abonnentkanaler fram till evenemanget och under själva sändningen".(Se prislistan här.)
Så för 1 000 USD kan du få din logotyp på registreringssidan och i alla kampanjmeddelanden, och vi taggar dig i vissa meddelanden på sociala medier. För 2 500 dollar gör vi alla dessa saker plus skickar ut ett dedikerat e-postmeddelande före showen till vår lista som bara handlade om ditt varumärke, och vi lägger upp länkar till vad du än vill i livechatten. Och för 7 500 dollar skulle vi dela med oss av deltagarlistan till dig och låta dig visa en reklamfilm för ditt varumärke två gånger under evenemanget. Ingen nappade på det, men det var värt ett försök.
Det misstag jag gjorde med prislistan var att inte inkludera några deadlines. Vid en viss tidpunkt hade vi helt enkelt för lite tid på oss för att kunna leverera vissa saker som erbjöds, vilket skapade problem för Kristen och Katherine.
KRISTEN GRAY: Den största utmaningen under dessa sponsringssamtal var att hitta rätt kontaktperson på dessa organisationer. Jag lärde mig snabbt att mina befintliga kontakter med yrkesverksamma i vårt nätverk ledde till mycket mer intressanta samtal än de kalla e-postmeddelanden som jag skickade till större företag.
Jag lärde mig också att jag behövde mycket mer framförhållning för att hitta rätt kontaktperson, underlätta samtalen, komma överens om hur mycket de skulle bidra med och få betalt. När samtalen drog ut på tiden var jag tvungen att göra några snabba justeringar av våra erbjudanden så att vi kunde vara säkra på att leverera det vi hade lovat i våra sponsorpaket. Vissa saker som antalet sponsornamn i våra e-postmeddelanden till registrerade före evenemanget begränsades på grund av antalet dagar kvar i vår kampanjkadans.
REBEKKA KUHN: På rekommendation av vår videograf Logan Braun anlitade vi ett lokalt eventproduktionsteam som heter Russell Video för att producera sändningen. Jag var lite tveksam till att anlita dem, eftersom deras uppskattning tog ungefär hälften av vår ursprungliga budget, men vad de kunde göra för den kostnaden var helt galet.
De hade ett team på fem personer som arbetade två dagar i sträck med att ställa in och sköta evenemangets tekniska backend, hjälpa till att ansluta våra talare till sändningen och sedan få dem på och av skärmen när det behövdes, samtidigt som de såg till att Kristen och våra andra Q&A-värdar kunde se vem de pratade med, och få allt att se ut som TV-kvalitet. De var grymma på det. Det var ett stort steg upp från den kommunala teaterkänslan i vår show 2019. Och när de skickade in sin slutfaktura var den 1 000 USD lägre än deras uppskattning.
KRISTEN GRAY: Under vårt första BOUNDLESS-event tillbringade jag mycket tid på tå bakom kameran och runt en massa sladdar i konferensrummet där vi filmade för att på måfå komma åt min laptop och skriva ner frågor att ställa till talarna. Det var inte bara kaotiskt, utan jag missade också ett fantastiskt deltagande från publiken när frågestunderna började. Jag ångrar fortfarande den process vi hade 2019 när jag tänker på allt det fantastiska engagemang jag inte kunde få med mig i de uppföljande samtalen efter varje talares session.
I år uppgraderade vi vår process och skapade en privat, helt dedikerad Slack-kanal som Ben och Jack använde för att omedelbart meddela mig vilka frågor de samlade in från vår livechatt, sociala medier och vårt eget team. Jag använde min telefon under hela showen för att hämta den Slack-kanalen och jag kunde titta ner på den när jag var på podiet, vilket gjorde att jag på ett elegant sätt kunde fortsätta samtalet med våra talare utan att ta för mycket tid att stressa över vad som kom härnäst.
Detta var en mycket bättre process än vad vi försökte 2019, och det ledde till en bra dialog som inte kunde ha hänt annars. Pro tips: se till att du stänger av skärmens automatiska låsning så att du har tillgång till din telefon hela tiden utan att den somnar...och ta med en telefonladdare!
BEN GOLDSTEIN: Det andra kloka beslutet vi fattade när det gäller emcee-installationen var att betala extra för att ha en teleprompter den här gången. Kristen arbetade med anteckningar på sin laptopskärm för BOUNDLESS 2019, och hon fick det definitivt att fungera, men det innebar bara att hon inte kunde hålla konstant ögonkontakt med kameran, så att säga. För övrigt var Kristen helt redo att memorera alla 2 500 ord i mitt emcee-manus. Men att investera i promptern var rätt beslut; hon kunde oroa sig mindre för orden och fokusera på att ge sin fantastiska energi till sändningen.
Jag önskar också att jag hade kommit på tricket med automatisk låsning av skärmen själv, för jag tillbringade andra halvan av min intervju med Jill Nelson med ett finger på telefonskärmen och knackade stadigt på Slack-fönstret så att det inte skulle stängas av.
BEN GOLDSTEIN: Officiellt var årets registreringsmål 2.020. (Ha, ha.) Det fanns absolut inget tvivel i mitt sinne om att vi skulle kunna nå den siffran. Vi hade en inbyggd publik från förra året, plus att vi hade några tusen dollar mer att spendera på marknadsföring.
En av de första sakerna vi gjorde var att sätta ihop en hype-video som vi kunde använda för att göra registreringssidan mer spännande, använda i pre-roll-annonser på YouTube och utnyttja i alla återstående samtal med potentiella talare och sponsorer. Den största utmaningen var att vi inte hade något spännande "live"-material från förra året att inkludera, förutom några klipp av vårt team som presenterade på podiet i vårt konferensrum.
Så istället kontaktade jag den handfull BOUNDLESS 2020-talare som vi redan hade bokat och bad dem dela några tankar om hur företag kan gå "Above and Beyond" för sina köpare. Vi använde oss av rymd- och raketbilderna för att skapa lite dramatik, och slutprodukten blev riktigt cool.
Under 2019 försökte vi med alla möjliga saker för att få folk att anmäla sig till evenemanget. Vi erbjöd BOUNDLESS t-shirts till de 200 första anmälarna och Nutshell strumpluvor till de 50 första, och vi lottade ut Bluetooth-högtalare och iPads till slumpmässigt utvalda anmälare. Men nu när evenemanget var inne på sitt andra år kändes allt detta onödigt, kanske till och med lite desperat. Folk var glada över BOUNDLESS 2020 bara på grund av innehållet; de behövde inte mutas längre.
Mike ansåg dock att vi behövde någon form av incitament för tidig registrering, för att bygga upp vår deltagarlista direkt. Han föreslog att vi skulle sätta ihop en "aftershow", där de första 250 deltagarna skulle få tillgång till en uppsättning förinspelade bonussessioner, som skulle skickas till dem direkt efter live-evenemanget. Vi marknadsförde aftershowen i det allra första e-postmeddelandet om BOUNDLESS 2020 som skickades ut tre månader före eventet, utan minsta aning om hur det faktiskt skulle se ut eller vilka som skulle delta. Jag är inte säker på hur mycket erbjudandet faktiskt påverkade antalet anmälningar, men 370 personer anmälde sig till evenemanget den första dagen, vilket var fantastiskt. Vi var igång.
Så nu var det i princip upp till mig att hitta 3-4 ytterligare intervjupersoner, övertyga dem om att det faktiskt var en spännande möjlighet att vara med i BOUNDLESS 2020 andra steg, sedan förbereda intervjuerna och hitta några tider då Logan kunde spela in oss i sin studio. Jag gav mig själv en stund att klaga över den nya arbetsbördan som jag skulle behöva ta mig igenom. Men eftershowen gav oss också en buffert med innehåll att luta oss mot ifall våra huvudtalare skulle hoppa av i sista minuten. Vilket hände, förresten. Ärligt talat räddade aftershowen oss i slutändan.
KRISTEN GRAY: Efter att ha inlett flera sponsringssamtal bad Ben mig att spela in en intervju med honom efter showen, som vi skulle skicka till utvalda BOUNDLESS-registrerade. Jag är en Customer Success Manager som ständigt itererar processer för att på bästa sätt hjälpa de kunder jag arbetar med att komma ombord och bli mer framgångsrika. Han gav mig en plattform för att prata om det jag brinner mest för, och det var första gången jag hade blivit intervjuad framför en kamera för att prata om mig själv. Inte ens ett år med BOUNDLESS emcee-erfarenhet och ett decennium av arbete i en kundorienterad roll kunde ha förberett mig för det ögonblicket! Som talare var jag tvungen att släppa tanken på perfektionism så att jag kunde vara genuin i hur jag förmedlade mitt budskap.
BEN GOLDSTEIN: En ny marknadsföringskanal som vi använde för att locka deltagare till BOUNDLESS 2020 var nyhetsbrev från tredje part. Förra hösten hade jag gjort lite research om populära nyhetsbrev som hade trovärdighet bland B2B-försäljare -Nutshell:s målgrupp - och vi började göra små investeringar i en handfull av dem och betalade för att få vårt innehåll presenterat i deras e-postutskick. Målet var helt enkelt att få in varumärket Nutshell i medvetandet hos säljproffs som aldrig hade hört talas om oss tidigare.
Jeb Blounts nyhetsbrev Sales Gravy framstod snabbt som den klara vinnaren. De hade en lista på över 300 000, deras läsare var verkligen engagerade och varje gång vi marknadsförde en ny säljresurs i deras nyhetsbrev fick vi över tusen personer som klickade sig vidare och ungefär hälften av dem laddade ner det vi erbjöd vid den tidpunkten. Med 1 200 dollar per framträdande samlade vi in nya kontakter för 2-3 dollar per person, vilket slog alla andra betalda marknadsföringskanaler vi hade.
Så inför BOUNDLESS 2020 såg vi till att köpa två annonser i Sales Gravy-nyhetsbrevet för att marknadsföra BOUNDLESS-evenemanget. För våra 2 400 dollar fick vi cirka 650 registranter från deras lista, vilket fick oss att nå vårt 2 020 registreringsmål långt före schemat.
Och sedan planerade vi naturligtvis vår egen serie tillkännagivande e-postmeddelanden som gick ut varannan vecka till vår egen lista, hyping upp talaruppställningen och nya tillägg till evenemanget, samt en separat påminnelseserie som bara gick ut till registranter som började en vecka i förväg. Den enda verkliga förändringen i år var att vi lade till ett påminnelsemeddelande halvvägs genom mässan, där de registrerade fick veta att det fortfarande fanns tid att ta del av eftermiddagssessionerna och vad som var på gång. Vi kommer förmodligen att göra ännu mer av den typen av saker nästa år.
KATHERINE MAYS: Personligen var jag lite orolig över att vara värd för en liveintervju med någon som jag aldrig hade träffat förut. Jag gjorde en hel del research om Christine Volden, hennes varumärke och hennes budskap, och det resonerade starkt med mig, vilket gjorde det lättare. Nästa gång ska jag definitivt försöka få till en introduktion och ett samtal i förväg.
Jag samordnade och hanterade också alla inbjudningar till vår personliga publik. Att vänta på att folk skulle dyka upp och undra om de som hade svarat på inbjudan faktiskt skulle komma till vårt gratisevent som var tänkt att vara ett virtuellt event var nervkittlande.
Främst kände jag mig dock nervös för teamets skull! Vi hade kontrollerat alla våra rutor, men det var viktigt för mig att vara så stöttande som möjligt för Kristen, Rebekka och Ben, våra lagkamrater med mest ansvar under dagen. Även om man tror att man har planerat och backupplanerat allt, vem vet vilka okända saker som kan orsaka problem under dagen.
Jag såg till att vi alla fick mat (det fanns inte tid för en gemensam lunchrast) och våra kollegor Gabe och Chris från teknikteamet var mycket omtänksamma och ordnade en tidig bagelfrukost åt oss!
BEN GOLDSTEIN: En av våra talare valde att förinspela sin session istället för att göra den live, vilket först verkade som en fördel. Det innebar att vi skulle ha en session där det inte skulle finnas någon risk för tekniska problem eller att någon oväntat inte skulle dyka upp. Dessutom skulle det inte kosta oss någonting; när jag bokade talarna gjorde jag klart att vi bara skulle betala för liveframträdanden.
Det var meningen att jag skulle ha sessionsinspelningen i början av februari. Så länge jag hade den i mitten av månaden skulle det inte vara några som helst problem. Men på grund av några oväntade förseningar från talarens sida kom han inte igång med att spela in och skicka in sin session förrän den 26 februari.
Jag kunde inte slappna av på hela månaden och undrade om en av våra mest framstående talare skulle hoppa av. Hela tiden sa hans assistent till mig: "Ben, oroa dig inte, den här killen är ett proffs, han gör aldrig folk besvikna, aldrig." Men det var första gången jag jobbade med honom, och jag var stressad över det. I slutändan lyckades han och gav oss en fantastisk presentation, men jag var tvungen att komma på en reservplan om han inte skulle leverera. Vi hade Charlene DeCesares aftershow-intervju i kö för att köras under live-evenemanget.
Samma dag som den förinspelade sessionen kom in - åtta dagar före showtime - fick jag ett mejl från Sujan Patel där han sa att han hade skadat sin axel, och att den enda tid som hans läkare kunde ta emot honom för en tid före operationen skulle krocka med hans BOUNDLESS livesession. Så en kris avvärjdes precis när en annan föll ner i mitt knä. Otroligt. Sujan frågade om han kunde byta session med den sista talaren på programmet, men det innebar i princip att fråga Rob Siefker från Zappos om han ville gå upp på scenen klockan 7:45 Las Vegas-tid, vilket var en non-starter så långt som jag berörde. Istället frågade jag Sujan om han ville förinspela sin intervju, vilket han gick med på.
Nästa sak jag gjorde var att kontakta Barb Giamanco, som jag hade pratat med dagen innan om något helt orelaterat, och jag frågade henne om hon ville rädda oss och ställa upp som liveintervjuobjekt på BOUNDLESS 2020. Hur mycket jag än ville behålla Sujan i programmet - jag var mer förväntansfull inför hans ämne än någon annans - så skulle en förinspelad intervju under sändningen ge oss två konserverade intervjuer i morgonblocket, och jag trodde att det skulle ta energi från evenemanget.
Lyckligtvis sa Barb ja, vilket innebar att Sujan nu skulle bli förvisad till eftersändningen. Det var åtminstone planen.
REBEKKA KUHN: Eftersom jag redan hade producerat en BOUNDLESS hade jag en bra känsla för hur mycket av min tid som skulle slukas av det här evenemanget. Som ensam in-house designer för Growth-teamet var det verkligen många projekt som fick stå tillbaka under tiden fram till den 6 mars. Men jag hade stöd från hela teamet, så om något inte kunde göras direkt förstod alla.
BEN GOLDSTEIN: Den 3 mars meddelade Outreach att de avbröt Unleash 2020 på grund av oro över COVID-19-epidemin, vilket kändes som ett mycket dåligt omen. Vi kämpade fortfarande för att få igång vårt evenemang, och det fanns inget som hindrade oss från att sända evenemanget virtuellt, men vi hade ingen aning om hur resten av månaden skulle se ut. Jag är bara glad att de månader av arbete vi lagt ner på evenemanget inte gick upp i rök.
Samma dag dök den här tweeten upp i vårt flöde. Det gjorde mig upprörd, eftersom jag visste hur korrekt den var. Bristen på mångfald bland våra talare gick upp för mig alldeles för sent. Så mycket av min uppsökande verksamhet var inriktad på personer som jag redan kände till, som jag hade sett på tidigare konferenser och vars arbete jag personligen kände igen mig i. Det fanns en enorm blind fläck när det gällde röster utanför min egen bekantskapssfär.
Detta var inte oväntad kritik. Bristen på mångfald i konferensuppställningarna har varit en stående punkt i näringslivet i flera år nu. Publiken förväntar sig bättre. Jag borde ha prioriterat mångfald bland talarna från dag ett. Nästa år kommer bokningen av talare till BOUNDLESS att skötas av en större kommitté med en större mångfald av röster och erfarenheter. Jag lovar att vi kommer att göra bättre ifrån oss.
REBEKKA KUHN: För att låna en formulering från Donald Rumsfeld var jag orolig för de "okändaokända". Vi använde Zoom för att koppla varje talare till den sändning som deltagarna skulle se på vår webbplats, och för att undvika ljud- och bildproblem organiserade vi en teknisk torrkörning dagen innan. Varje talare hade 15 minuter på sig att ringa in till en särskild Zoom-länk och vårt sändningsteam skulle arbeta med dem för att se till att vi kunde se och höra dem under sändningen. Men en av våra Zoom-strömmar som fjärrtalarna använde för att ansluta sig stördes hela tiden.
BEN GOLDSTEIN: Vi använde Zoom "webinars" istället för Zoom "meetings", eller så var det tvärtom, jag minns inte. Poängen är att saker och ting inte gick som planerat. Vi löste så småningom de tekniska utmaningarna, men eftersom torrkörningen var planerad till dagen före mässan var vi tvungna att lösa alla problem vi stötte på den dagen. Det var en mycket oförlåtande tidslinje.
Jag tror att Jeffrey Gitomer var den första talaren som planerades för en teknisk incheckning. Vi hade problem med att ansluta hans ljud eller något, och hans team var tvungna att tillfälligt hoppa iväg till ett annat möte innan vi kunde lösa det. Någon från Russell Video-teamet sa till mig: "Förlåt, Jeffrey lät ganska förbannad, han skrek i bakgrunden om att vi inte hade koll på läget." Och jag var tvungen att säga till honom, nej, det är okej, Jeffrey är bara en skrikhals.
BEN GOLDSTEIN: Jag kom till kontoret runt kl. 08.45 den morgonen, och Russell Video-teamet var redan helt redo, låsta och laddade. Allvarligt talat, anlita de där killarna om du kan. Jag gav dem en hårddisk som innehöll två videofiler: den förinspelade 45-minutersintervjun vi gjorde med Sujan Patel och den 20-minuters aftershow-intervjun med Charlene DeCesare. Om något konstigt hände under evenemanget skulle vi ha backup-alternativ som kunde fylla olika långa tidsperioder.
BOUNDLESS 2020 var planerad att börja kl. 10.00 ET. Vi hade bett alla våra talare att ansluta sig till den virtuella sändningen 15 minuter före deras sessionstid för att lösa eventuella tekniska problem i sista minuten, och Jeffrey Gitomer, som är ett riktigt proffs, dök upp prick klockan 9:45 på morgonen. Förra året hade vi några...problem... med att få kontakt med vår allra första talare. Jag tänker inte berätta historien offentligt, men alla som känner mig personligen har hört den förut. Så vi hade åtminstone klarat av det lilla hindret att få vår första talare att dyka upp i tid. En liten, men viktig seger.
JACK VIRAG: Livechatten var ett bra sätt att hålla användarnas engagemang uppe - särskilt eftersom det här var ett evenemang på distans. Innan BOUNDLESS officiellt startade tog användarna chansen att presentera sig i chatten och uppge sina namn, platser och yrken. Vi hade tittare över hela världen! Det var underbart att se.
BEN GOLDSTEIN: Det livechatt-system som Russell Video satte upp var definitivt en stor förbättring jämfört med det kaos med en enda ström som rådde i föregående års YouTube-baserade chatt. Att ha separata fönster för allmänna samtal och frågor till talarna gjorde det verkligen enkelt för oss. Men vi behövde fortfarande moderera den för att förhindra missbruk.
Så snart evenemanget startade började deltagarna gå in i chatten och ropa ut var de kom ifrån. Men sedan postade någon med användarnamnet "Pauly D" "CABS ARE HERE!" vilket följdes av "J-WOWW" och "Snooki" som postade andra olika Jersey Shore-slagord. Jag hade inte tid med det. Jag bannlyste omedelbart alla deras IP-adresser. Några minuter senare lämnade en ny användare vid namn "Nicole" en kommentar där hon frågade varför hon och alla hennes vänner just blivit avstängda från chatten. Jag bannlyste henne också. Inte på min vakt.
KATHERINE MAYS: Att se antalet personer som tittade på livestreamen stiga under de första timmarna var fantastiskt. Det finns inget bättre än att se något som man har lagt ner månader av arbete på att genomföra, och jag kände mig superstolt hela dagen över vad vi hade åstadkommit. De kommentarer vi fick från deltagarna var alla så positiva, teamet kunde justera för alla schemaproblem som vi stötte på under dagen, och vi började få fantastisk feedback från styrelseledamöter och investerare. Det var helt otroligt.
KRISTEN GRAY: Jag minns tydligt ett fantastiskt ögonblick minuterna innan eventet startade, när jag såg mig omkring och kunde se alla mina teammedlemmar göra sitt yttersta i sina respektive roller. Vi kommunicerade när vi behövde, men i övrigt höll varje person laserfokus på sina respektive områden. Jag får fortfarande gåshud när jag minns att jag klev ut på scenen för att se dem springa runt, och jag tänkte för mig själv "Kristen, det är bäst att du dödar detta också!"
BEN GOLDSTEIN: Klockan 11.30, precis när Mike hade ett trevligt samtal med Barb Giamanco, fick jag följande e-postmeddelande från eventansvarig för en av våra talare:
"Sänder ett brådskande meddelande med några dåliga nyheter. En av våra teammedlemmar går igenom en personlig nödsituation, och på grund av deras roll påverkar det hela företaget. [SPEAKER NAME] bär uppenbarligen tyngden av denna fråga och kan inte göra live-samtalet idag.
Jag är så ledsen att tidpunkten för detta är dålig. Med tanke på händelsens natur tror jag att vi har två alternativ:
1. Jag ber mitt team att redigera ett webbinarium om ämnet som kan spelas upp.
2. Vi har [SPEAKER NAME] köra en version av hans session på en annan dag."
Detta var fyra timmar innan talaren skulle presentera. Om vi inte hade förberett oss för denna möjlighet skulle jag ha blivit alldeles till mig, men lyckligtvis hade vårt sändningsteam redan den förinspelade sessionen med Sujan på den externa hårddisken som jag gav dem på morgonen, och den var tillräckligt lång för att fylla tidsluckan. Allt jag behövde göra var att informera BOUNDLESS kärnteam om vad som hänt, berätta för vårt sändningsteam när de behövde köra Sujans intervju och sedan arbeta med dem och Kristen för att justera teleprompterkopian. Lätt som en plätt, relativt sett.
Så om du håller räkningen hemma så förlorade vi Sujan Patel från liveshowen, förinspelade honom till eftershowen och använde sedan den förinspelade intervjun till liveshowen. Och vet ni vad? Det var helt okej!
JACK VIRAG: Det var bra att ingen kunde se Ben, för han såg bokstavligen sjuk ut över det här e-postmeddelandet. Som tur var hade vi planerat att ha överlappande ansvarsområden om något sådant här skulle hända. Vid den här tidpunkten tog jag officiellt över alla sociala medier och chattuppgifter, utan något ytterligare samarbete med Ben, så att han kunde göra vad han behövde göra för att hålla showen på vägen.
REBEKKA KUHN: När allt gick som planerat och det inte fanns några problem att ta hand om, njöt jag verkligen av att ha möjlighet att bara titta och lyssna på våra talare. Jag tyckte att Jill Nelson var magnetisk och engagerande - det är inte konstigt att hon är så framgångsrik.
Det fanns några övergångsmoment när en talares Q&A avslutades men vi fortfarande hade 5-10 minuter innan nästa talare introducerades. Vi hade en go-to bild för skärmen och trevlig optimistisk musik men vi planerade inte för detta i telepromptermanuset så Kristen var tvungen att improvisera och kommunicera tidpunkten till tittarna så att vi inte tappade bort dem. Jag tyckte att hon hanterade det här så bra - ett riktigt proffs och mycket bekväm framför kameran.
BEN GOLDSTEIN: Jag hade den stora äran att ge Kristen troféerna under vårt Golden Shell Awards-segment. Det var definitivt en av de idéer som kunde ha blivit riktigt dum om vi inte hade genomfört den på rätt sätt, men Kristen är en sådan naturlig presentatör. Hon var född att göra det här.
JACK VIRAG: Det fanns tillfällen under hela evenemanget då vi behövde frågor och svar men inte fick några från tittarna. Ibland berodde det på att pausen för frågor och svar var abrupt, andra gånger berodde det på en allmän stiltje i livechatten, särskilt runt mitten av eftermiddagen. Oavsett vad orsaken var var jag tvungen att tänka snabbt och lägga in några av mina egna frågor i sändningen för att allt skulle gå smidigt.
KATHERINE MAYS: Showen avslutades strax efter kl. 17.00. Vi tog en stund för att gratulera oss själva till ett väl utfört arbete och gick sedan till Cahoots Cafe för efterfesten. Det var en fredagskväll och väldigt tidigt i nyheten om COVID-19vi visste ännu inte eller förstod inte vad som skulle komma. I vad som kan ha varit ett lyckokast dök väldigt få av de lokala kunder och samhällsmedlemmar som vi bjudit in faktiskt upp till efterfesten. Det var verkligen trevligt att fira och koppla av med vårt team.
BEN GOLDSTEIN: Rebekka och jag tillbringade lördag morgon med att gå igenom den råa videofilen som Russell Video hade gett oss efter showen - som innehöll BOUNDLESS 2020-sändningen i sin helhet - och anteckna tidskoderna där varje session började och slutade. Sedan skickade vi den informationen till vår vän videoredigeraren John Coates, som hackade upp videofilen i enskilda sessioner och skickade tillbaka allt till oss på söndag kväll. Jag ägnade en stor del av måndagen åt att ladda upp alla sessionsvideor till YouTube, fylla i beskrivningar för var och en och sätta ihop dem till en spellista, som vi mejlade till de registrerade på tisdagen.
REBEKKA KUHN: Vi visste att många hade registrerat sig för löftet att få se inspelningarna på sitt eget schema, så det var viktigt att få det gjort snabbt. Dessutom var det som ett segervarv att skicka ut videorna. BOUNDLESS 2020 var officiellt i hamn, och vi var så stolta över att få dela med oss av vårt arbete!
BEN GOLDSTEIN: BOUNDLESS 2020 lockade 3 415 registrerade, jämfört med 915 för BOUNDLESS 2019. Av de 3 415 personer som registrerade sig i år var 65% helt nya kontakter, vilket var fantastiskt. Vi överträffade vårt mål på 2 020 registreringar med 69%. 928 unika tittare tittade på eventet någon gång under dagen. Den totala kostnaden var $32,336.04.
En lärdom som registreringsstatistiken gav oss var hur viktigt det är att hitta nya kanaler för att marknadsföra evenemanget. För oss var de pluggar som vi körde i Sales Gravy-nyhetsbrevet och Jeffrey Gitomers Sales Caffeine-nyhetsbrev (som ingick som en del av Jeffreys framträdandeavgift) stora nålöverförare. Och jag tror att det kommer att påverka besluten om att boka talare för BOUNDLESS framöver.
Det är inte bara en fråga om "Har den här personen en stor publik?" Det handlar verkligen om "Har den här personen en stor publik som de är villiga att berätta för om det här evenemanget - ochkan vi få det skriftligt i förväg?"
KRISTEN GRAY: Jag lärde mig att min första omgång som värd inte var en lyckträff. Jag älskar verkligen att vara konferencier. Jag hade jätteroligt när jag fick hjälpa mitt team och min publik som deras eventvärd, även om det var ett ansvar som låg ganska långt utanför mina vanliga arbetsuppgifter. Nästa år kommer jag att börja ha sponsringssamtal med möjliga sponsorer mycket tidigare i vår uppsökande verksamhet. Det kommer också att bli lättare att nå ut nästa gång, eftersom vi medvetet spelade in kvalitetsmaterial i år för att skapa en "sizzle reel" med evenemangets höjdpunkter för att locka talare och sponsorer.
KATHERINE MAYS: När jag tänker på tillväxt frestas jag alltid att satsa på något som är precis utom räckhåll, vilket påverkade min mentalitet mellan 2019 och 2020. Efter att ha sett 2020 bli annorlunda än min ursprungliga vision, men spektakulärt på ett sätt som jag inte hade tänkt på, ville jag undvika samma frestelse under nästa år.
Vi fick så mycket positiv feedback efter BOUNDLESS 2020, och veckan därpå började effekterna av covid-19 verkligen märkas. Värdet av en virtuell konferens stärktes verkligen för mig under den här upplevelsen.
Istället för att fokusera på att lägga till nya saker till BOUNDLESS 2021 för att göra det ännu större och bättre, hade vi några områden som vi inte fokuserade på så mycket som vi ursprungligen hade planerat, eller idéer som aldrig fick det fokus de förtjänade. Nästa år ska vi ta oss tid att förbättra dem.
Den största kritiken som vi fick var ingen överraskning: vår lineup behövde mer mångfald. Eftersom vår egen Ashanté Clemons nyligen hade börjat leda ett initiativ för mångfald och inkludering på Nutshell, var det verkligen en viktig fråga för oss, och alla i teamet var överens om att vi kunde och borde ha gjort mer för att erbjuda en mångsidig grupp av talare till våra mångsidiga kunder. Fler synpunkter behöver delas!
Ett annat område var Nutshell-fokuserade sessioner. Det här evenemanget startade som ett sätt att ge tillbaka till våra kunder, men en av de saker vi har mest expertis inom samtidigt som vi levererar minst av är hur Nutshell faktiskt kan göra det möjligt för våra kunder att överträffa sig själva i sina egna processer. Det är här gummit möter vägen och jag skulle gärna se mer av detta nästa år.
KRISTEN GRAY: Hur spännande och tillfredsställande det än var att sätta ihop BOUNDLESS 2020, kände vi alla av påfrestningen att dela upp så mycket arbete mellan våra fem medlemmar i kärnteamet. Det kommer vi att lösa 2021 genom att bilda kommittéer. Istället för att en person är ensam ansvarig för att boka talare, en person är ensam ansvarig för den personliga eventupplevelsen etc., kommer varje medlem i BOUNDLESS-teamet istället att leda en eller flera kommittéer som fokuserar på ett primärt område inom eventproduktion och bjuda in ytterligare Nutshellers och externa entreprenörer för att hjälpa till med arbetet. Dessa kommittéer kommer att träffas individuellt, vilket kommer att bidra till att hålla våra ordinarie produktionsmöten mycket kortare.
Jag har också satt upp ett personligt mål för mig själv. År 2021 vill jag att våra intäkter från sponsring ska täcka kostnaden för vårt sändningsteam, som var cirka 9 000 USD i år. Att kunna täcka denna stora post i förväg innebär att vi har mer pengar att spendera på talare, marknadsföring före evenemanget och allt annat som gör detta evenemang så framgångsrikt.
BEN GOLDSTEIN: Jag såg precis att Outreachs konferens Unleash 2020 fortsätter som ett kostnadsfritt virtuellt evenemang, och andra stora SaaS-varumärken som Drift gör samma sak för sina egna märkevenemang som skrotades på grund av COVID-19. Så småningom kommer vår värld att återgå till det normala, men jag tror att den här krisen kommer att inspirera många företag att satsa på virtuella evenemang framöver. Varumärken vill göra ett stort statement med sina konferenser, och det kan man fortfarande göra när det är virtuellt. Jag tycker att BOUNDLESS har bevisat det.
Jag förstår att det är lockande med en fullsatt konferenssal full av människor som absorberar spänningen i ditt varumärke, men jag kan berätta för dig från personlig erfarenhet att avkastningen på virtuella evenemang är fantastisk, och det är så mycket mindre risk och kostnader inblandade. När det gäller deltagarnas upplevelse är det kanske inte lika roligt att sitta framför datorn som att vara där personligen, men å andra sidan är "titta var du än befinner dig utan att betala en krona" ett ganska attraktivt erbjudande.
Vill du skapa ett virtuellt event för ditt eget företag? Här är några saker som du absolut måste tänka på.
Att bestämma vem som ska hjälpa till att organisera ditt virtuella event handlar om en ganska enkel fråga: Vilka medlemmar i ditt team är faktiskt glada över att göra det? Det är bra om medlemmarna i ditt team har en bred kompetens, eftersom du behöver skribenter, designers, talangutvecklare, schemaläggare och minst en person som är bekväm framför kameran.
Nutshell 's BOUNDLESS-event har förlitat sig på ett nära samarbete mellan vårt marknadsföringsteam och vårt supportteam, vilket säkerställer att eventet uppfyller de dubbla målen att locka potentiella kunder och ge befintliga kunder en verkligt värdefull upplevelse. Men det slutar alltid med att vi tar hjälp av andra Nutshellers under hela processen, särskilt för uppgifter under dagen som att sköta livechatten och se till att kärnteamet äter någon gång.
Ditt virtuella event måste handla om något, och ett sammanhållande tema ger sammanhang och en marknadsföringskrok.
För BOUNDLESS 2020 ville vi att innehållet skulle fokusera på hur man skapar exceptionella kundupplevelser som gör att ditt varumärke sticker ut bland dina konkurrenter. Vårt tema "Above and Beyond" gav oss en nordstjärna som vi alltid kunde följa, och hjälpte oss att förmedla evenemangets syfte under samtalen med potentiella talare och sponsorer.
Du letar inte bara efter övertygande talare som kommer att inspirera din publik; dessa talare måste också passa in i din övergripande varumärkesidentitet. Är ditt varumärke roligt och energiskt? Är det avslappnat och relaterbart? Talar eller skriker ditt varumärke?
Om dina talare kommer för långt ifrån den varumärkesidentitet som ditt företag har arbetat så hårt för att etablera, kan din publik bli förvirrad eller besviken.
Det här är ett av de måste som är så självklart att du kanske missar det. Om du planerar att sända en webbstream hela dagen från ditt kontor eller en evenemangslokal kan du inte riskera att köra den från något delat wi-fi-nätverk som kan gå ner utan förvarning. En snabb, fast internetanslutning är en absolut nödvändighet.
Som vi nämnde i huvudartikeln använde vi oss av gratis swag och giveaways för att uppmuntra registrering för vårt första BOUNDLESS-event 2019, men bytte till innehållsincitament för 2020. Med ett evenemang i bagaget kände vi att vi inte längre behövde muta deltagarna med "grejer".
Om du organiserar ditt allra första virtuella evenemang kan du överväga att erbjuda något extra utöver talarsessionerna. Det kan vara privat tillgång till talarnas bildspel eller presentationsutskrifter, eller det kan vara en exklusiv rabatt på din produkt eller tjänst. Om du vill utnyttja nätverkspotentialen hos ett fysiskt evenemang kan du skapa en privat Facebook- eller LinkedIn-grupp som bara är till för deltagarna.
Poängen är att dina deltagare ska känna att de får ett mervärde redan innan evenemanget äger rum.
När det gäller sändningskvalitet får man vad man betalar för. År 2019 sände vi BOUNDLESS från en webbkamera som balanserade på en hög med böcker, utan hjälp utifrån, och det såg ut så här. År 2020 anlitade vi ett professionellt eventproduktionsteam, och eventet såg ut så här.
Den kvalitetsskillnaden kostade oss cirka 9 000 dollar - intebilligt, men absolut värt det i vår strävan att se "legitima" ut. (Och ja, skaffa en teleprompter om det är möjligt.)
Att marknadsföra evenemanget i din egen e-postlista och dina sociala kanaler är en bra början, men ett av de främsta målen med att anordna ett virtuellt evenemang är att få e-postadresser till tittare som aldrig har stött på ditt varumärke tidigare, så att du kan marknadsföra dig mot dem efteråt. Så var kan du hitta totala främlingar som kan vara villiga att delta i ditt evenemang?
För BOUNDLESS 2020 hade vi stor framgång med att marknadsföra evenemanget i nyhetsbrev från tredje part som talade till vår målgrupp - B2B-försäljare. Vi fick också vår huvudtalare att åta sig att marknadsföra evenemanget till sin egen stora publik, och vi betalade för att vår hype-video skulle visas i YouTube pre-roll-annonser.
Genom att använda dessa metoder överträffade vi vida vårt registreringsmål och majoriteten av våra deltagare var helt nya kontakter . Det är också värt att tillägga att våra marknadsföringsinsatser för BOUNDLESS 2020 varade i cirka tio veckor. Bygg en funktionell registreringssida så långt i förväg som möjligt och ge dig själv minst två månader för att driva trafik till den.
Man måste räkna med att saker kan gå fel under en livesändning, så se till att din evenemangsplan inte bara täcker det bästa tänkbara scenariot. Vad gör du om en talare i tältet får tekniska problem, eller om en viktig medlem i ditt produktionsteam plötsligt blir sjuk och inte kan komma?
BOUNDLESS 2019 lärde oss mycket om vad som kan gå fel under ett virtuellt evenemang, och dessa lärdomar påverkade starkt produktionen av BOUNDLESS 2020. Framför allt var beslutet att ha förinspelade sessioner i beredskap en livräddare när en talare hoppade av på showdagen.
Vi gjorde också vårt bästa för att se till att alla teammedlemmars jobb kunde täckas in i händelse av en nödsituation. Om vår konferencier inte kunde komma, kunde vem som helst av oss följa det manus som redan var inläst på telepromptern. Om vår talarkoordinator försvann delades listan med kontaktuppgifter till varje talare ut i teamet så att vi ändå kunde få med dem under dagen.
Är det okej för din högsta ledning att du spenderar över 20 000 USD av företagets pengar på att arrangera detta? Är dina medarbetare och chefer okej med att varje medlem i eventplaneringsteamet kommer att ha en reducerad kapacitet under flera månader fram till eventet? Det här är saker som du måste ta reda på nästan före allt annat.
Du kan hjälpa till att skapa engagemang genom att 1) utveckla ett tydligt argument för hur ditt virtuella event påverkar varumärkeskännedom och intäkter, och 2) inkludera så många medlemmar av teamet som möjligt i eventproduktionen. När alla har en roll i evenemanget - även om den är liten - kommer de att vara mer engagerade i att det blir framgångsrikt.
Det värde du får ut av att vara värd för ditt virtuella event bör inte upphöra i samma ögonblick som kamerorna stängs av. Förutsatt att du spelar in sändningen (tips, tips) bör du använda dessa inspelningar som marknadsföringstillgångar i så många av dina kanaler som möjligt.
Under de två veckorna efter BOUNDLESS 2020 har vi...
Fundera på hur du kan få ut mesta möjliga värde av dina virtuella evenemang i efterhand. Vilka andra vill du att ska ta del av innehållet, och hur ska du leverera det till dem?
Att planera ett virtuellt event tar mycket tid och energi, och att hantera oväntade bakslag och den allmänna ångest som eventplanering innebär kan vara känslomässigt utmattande. Båda våra BOUNDLESS-event följdes omedelbart av efterfester så att vårt team kunde fira vad vi hade åstadkommit. Några av oss tog till och med lite ledigt för att ladda batterierna efter månader av ihärdigt arbete.
Uppmuntra ditt team att göra vad de tycker är nödvändigt för att fira, vila och återhämta sig efter ditt virtuella event. De kommer trots allt att behöva börja planera nästa evenemang innan du vet ordet av...
Inga problem. För att se om Nutshell är rätt val för ditt säljteam, starta en 14-dagars kostnadsfri testperiod idag!
Gå med i 30 000+ andra proffs inom försäljning och marknadsföring. Prenumerera på vårt nyhetsbrev Sell to Win!
