CRM for Recruiters: How to Get Your ATS and CRM Software to Combine Forces

Last updated on: January 31, 2024

"¡Tengo un CRM y sé cómo usarlo!". - Un muy buen reclutador, probablemente.

La contratación consiste en encontrar personas cualificadas para cubrir puestos vacantes. En esencia, el trabajo de un seleccionador de personal consiste en servir de intermediario entre los demandantes de empleo y los contratantes, equilibrar dos canales en constante cambio y hacer que se produzca algún tipo de relámpago entre ellos.

Este proverbial relámpago es el acto de contratar a un candidato, y requiere tiempo, paciencia, organización y mucha, mucha habilidad. La cartera de candidatos se actualiza constantemente con nuevos aspirantes con una gran variedad de aptitudes. La cartera de clientes, que ofrece puestos vacantes, también está en constante rotación, con diferentes requisitos de cualificación, rangos salariales, etcétera.


Es difícil hacerlo bien, por eso existen las herramientas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS), y por eso son cada vez mejores.

Por qué los reclutadores utilizan los CRM

Los reclutadores utilizan un montón de herramientas diferentes para realizar un seguimiento de sus diferentes pipelines. Sin embargo, una de las más importantes son los CRM. Como base de datos SQL funcional diseñada para realizar un seguimiento de muchas partes móviles y puntos de datos, los CRM tienen suficiente versatilidad para ser una buena solución única para la contratación en su conjunto.

Para tener un flujo constante de posiciones abiertas, es necesario comunicarse regularmente con los clientes. Los CRM son la herramienta perfecta para la gestión de las relaciones con los clientes, con una serie de capacidades de comunicación y seguimiento, canales organizados, flujos de trabajo, automatizaciones, etc., que hacen que los CRM sean fundamentales en la gestión de la cartera de clientes.

Los CRM también ayudan a los reclutadores a ahorrar tiempo automatizando tareas. La mayoría de los CRM cuentan con secuencias de correos electrónicos personales que permiten a los reclutadores enviar automáticamente una serie de correos electrónicos con mensajes estandarizados, lo que es ideal para nuevos candidatos, solicitar puestos vacantes a clientes y mucho más.

El seguimiento de las trayectorias de los solicitantes a lo largo del proceso de contratación también es fundamental para la contratación en su conjunto, y los CRM lo hacen fenomenalmente. Muchos CRM, como Nutshell (es un decir), ofrecen una serie de informes estelares que pueden utilizarse para analizar y optimizar los procesos de reclutamiento y otros ámbitos.

Cómo utilizan los CRM los reclutadores

Aunque no esté muy claro, los procesos de selección de personal y los procesos de ventas son lo suficientemente similares como para que un CRM, a menudo percibido como un software para vendedores, pueda satisfacer las necesidades de ambos sectores. Los CRM suelen tener un montón de funciones diseñadas específicamente para servir a una amplia gama de sectores. Algunos cuestan mucho, otros no.

Los CRM con formularios, por ejemplo, son un recurso maravilloso para volver a publicar ofertas de empleo (directamente en su sitio web, lo cual es genial), así como para recopilar información directamente de los candidatos. Los formularios básicamente eliminan la necesidad de solicitar información repetitiva a través de correos electrónicos y llamadas telefónicas, lo que abre un montón de posibilidades de contratación.

Los reclutadores también aprovechan las capacidades de automatización de los CRM automatizando el mayor número posible de comunicaciones.

Hay montones y montones de mensajes estandarizados que deben enviarse en el sector de la contratación. Currículos, contratos, consentimientos para enviar a puestos vacantes, retenciones, etc., todos los cuales pueden automatizarse dentro de un CRM para que se activen en puntos específicos del proceso de contratación.

Y las funciones de elaboración de informes de los CRM también son fundamentales. Siempre es crucial inspeccionar cualquier proceso desde arriba hacia abajo, y los CRM hacen que esto sea pan comido. Al consultar los informes con regularidad, los reclutadores pueden ver qué partes de sus pipelines de candidatos y clientes no están funcionando como deberían.

Los informes también ayudan a identificar qué clientes son buenos clientes, qué reclutadores están cubriendo puestos y cualquier tendencia que pueda surgir dentro de los pipelines de una organización de reclutamiento específica.

Básicamente, los CRM sirven para gestionar los dos canales de contratación:

Conducto uno: Candidatos y solicitudes

El primer proceso de contratación sirve para gestionar la reserva de talentos, en constante evolución. La reserva de talentos es el mercado actual accesible de candidatos, y hacer un seguimiento de cada uno de ellos no es tarea fácil.

Afortunadamente, programas informáticos como los sistemas ATS y los CRM solucionan este problema al permitir a los responsables de selección de personal crear una nueva entrada en la base de datos para cada persona y documentar sus datos asociados (habilidades, requisitos, formación, ubicación, preferencias, etc.) en su perfil del sistema.

Los CRM también permiten a los reclutadores adjuntar los currículos de los candidatos directamente a sus perfiles. Tener el currículum a mano es ideal para llamar por teléfono a los candidatos, comunicarse con ellos y adjuntar el currículum a los correos electrónicos que se envían a los clientes.

Las diversas formas de ver los datos en los CRM también son útiles, por ejemplo, una habilidad (o cualquier punto de datos) es algo que se puede buscar directamente dentro del sistema, lo que facilita el análisis de grandes listas de candidatos con un conjunto diverso de puntos de datos.

Por ejemplo, si se trata de encontrar un candidato con conocimientos de SQL, un responsable de contratación podría iniciar la búsqueda escribiendo SQL en la barra de búsqueda del CRM y exportando los resultados.

Al fin y al cabo, este pipeline sirve para gestionar todos los candidatos que un reclutador puede querer presentar a un cliente. Si no está haciendo lo que se supone que debe hacer, no importa cuántos puestos vacantes haya, no habrá candidatos con los que emparejarlos.

Tubería dos: Clientes y posiciones abiertas

El segundo es el de desarrollo de negocio. A menudo se le denomina canal de clientes, lo que implícitamente pone de relieve el contraste con el canal de candidatos.

Esta canalización cumple literalmente la función de desarrollo de nuevos negocios, que es una práctica habitual que realizan los representantes de desarrollo empresarial en cualquier sector. A veces el objetivo es conseguir inversores, vender un producto o conseguir un contrato de trabajo.

En este caso, el objetivo es conseguir puestos vacantes que puedan cubrirse con candidatos de sus reclutadores, que se convertirán en empleados de la empresa del cliente. Si esta canalización no funciona y los puestos vacantes dejan de fluir, todos los candidatos del mundo no servirán de nada, por eso es importante mantener ambas canalizaciones en buen estado.

La cartera de clientes casi siempre está atendida por un CRM de calidad, que ayuda a los BDR y a los reclutadores a realizar un seguimiento de los puestos vacantes, las comunicaciones con los clientes y todas las necesidades de los clientes en un solo lugar.

Además, dado que a menudo se trata de un proceso de colaboración, los CRM con herramientas de colaboración en equipo incorporadas son fundamentales para evitar que se crucen cables, que se dupliquen las comunicaciones o que algún miembro del equipo de desarrollo de negocio se quede sin conocer el estado de un cliente potencial o de un acuerdo.

Un último punto importante sobre la cartera de clientes es que es absolutamente necesario mantenerla actualizada en todo momento para poder ofrecer a clientes y candidatos la información más relevante.

¿Qué es un sistema de seguimiento de candidatos?

Técnicamente hablando, un sistema de seguimiento de candidatos es bastante similar a un CRM. Son prácticamente el mismo software -una base de datos SQL con una interfaz de usuario clara-, pero con una marca diferente y funcionalidades específicas del sector. Los CRM suelen orientarse hacia las ventas, y los sistemas ATS hacia la selección de personal.

Tanto los sistemas ATS como los CRM sirven de repositorio para los candidatos y su información pertinente. Ambos permiten que cada persona tenga su propia "página" en la que se pueden ver todas sus habilidades, historial laboral e información actual. Además, ambos sistemas permiten cargar archivos adjuntos, como currículos y documentos de empleo.

Otra característica fundamental que ofrecen ambos sistemas es la posibilidad de realizar búsquedas rápidas en el sistema mediante palabras clave, lo que facilita la búsqueda de candidatos adecuados.

La característica más utilizada que poseen ambos sistemas es la posibilidad de mantener notas sobre cada candidato a lo largo del proceso de contratación. Las notas pueden ser para comentarios, recordatorios o cualquier cosa pertinente para el candidato (o cliente), y todos los miembros del equipo pueden verlas en tiempo real.

Sistemas de seguimiento de candidatos frente a CRM

Los CRM y los sistemas ATS tienen mucho en común, pero existen algunas diferencias clave:

  • Los sistemas ATS están orientados a la contratación, los CRM son abiertos
  • Los CRM ofrecen funciones más generales
  • Los sistemas ATS suelen gestionar el proceso de solicitud de forma inmediata.
  • Algunos sistemas ATS pueden crear candidatos manualmente a partir de un currículum vitae
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La mayoría de las empresas utilizan un ATS junto con un CRM. Algunas sólo utilizan un ATS y otras sólo un CRM. Para la siguiente sección, nos centraremos específicamente en cómo utilizar un CRM para maximizar la eficiencia en cada etapa del proceso de reclutamiento.

El proceso de selección

El proceso de selección de candidatos es el camino que siguen los candidatos antes de estar listos para ser presentados a los clientes. La cualificación y preparación de un candidato para su presentación consta de varias fases:

1. Se crea un candidato en el sistema o se recoge un currículum vitae

Este paso varía de una empresa a otra, pero un modelo típico para este paso de contratación consiste en importar un currículum al CRM desde Dice, Monster, Linkedin, Indeed o cualquier otra plataforma de empleo.

Ocasionalmente, los candidatos enviarán sus currículos directamente al equipo de contratación, pero seguirán creándose en el CRM como una persona con su currículo como archivo adjunto, como de costumbre.

2. El candidato es examinado telefónicamente

La entrevista telefónica suele servir para conocer al candidato y establecer algunos objetivos desde el principio. Las preguntas típicas de una entrevista telefónica son:

  • Prueba de aptitudes genéricas o evaluación de aptitudes verbales
  • Prueba de aptitudes específicas para el puesto o evaluación verbal
  • Expectativas salariales
  • Preferencias de ubicación (dispuesto a trasladarse, etc.)
  • Consentimiento para presentarse a puestos vacantes

Todas las conclusiones de la conversación telefónica se guardan posteriormente en el CRM en forma de nota para que cualquier miembro del equipo pueda consultarlas y hacer comentarios.

3. Se firma el formulario de consentimiento

Este paso es rápido, pero es fundamental en el proceso de contratación, por lo que tiene su propio paso. Los candidatos que no hayan firmado un formulario de consentimiento no pueden presentarse a puestos vacantes, de lo contrario pueden surgir problemas más adelante, como que el candidato se retire después de que se le ofrezca un trabajo, lo que perjudica a todos.

La firma del formulario de consentimiento se registra en el CRM atribuyendo al candidato a esta fase del proceso y adjuntando el formulario de consentimiento a su centro personal en el CRM como garantía de que nada se escapa.

El candidato ya está listo para ser presentado a los clientes. 🎉

La cartera de clientes

La cartera de clientes es donde el equipo de desarrollo de negocio centra sus esfuerzos para mantener el flujo de posiciones abiertas.

Como ocurre con la mayoría de los procesos de desarrollo de negocio, éste se ajusta más intuitivamente a las funciones del CRM, a pesar de que ambos pipelines son totalmente gestionables desde un CRM sólido. El pipeline de clientes es el siguiente:

4. Su propia línea de desarrollo empresarial

No merece la pena analizar demasiado este paso, ya que varía profundamente en función de las estrategias que utilicen las empresas para captar clientes potenciales. Puede incluir cualquiera de los siguientes elementos:

  • Generación de clientes potenciales desde el sitio web
  • Puntuación de las recomendaciones de las organizaciones asociadas
  • Aprovechar una base de datos de clientes antiguos
  • Organizar ferias de empleo
  • Asistencia a actos y seminarios
  • Mucho, mucho más

Este paso existe en el diagrama de flujo como un medio para reconocer las iniciativas de generación de prospectos de su propia empresa. Considérelo un marcador de posición *su canalización existente va aquí*.

5. El cliente publica una vacante

Cuando un cliente anuncia un puesto vacante, es aproximadamente lo mismo que si un candidato firmara un formulario de consentimiento. Significa que el proceso ha generado una oportunidad tangible, en este caso un puesto vacante, que está lista para ser trabajada.

Cuando se crea un puesto vacante, por ejemplo, si un cliente dice "Busco tres desarrolladores de software senior", ese puesto se crea en el CRM como una oportunidad. Cuando existe como lead en el CRM, tu equipo podrá adjuntarle personas (y empresas), de modo que los candidatos que hayan sido preseleccionados para el puesto puedan incorporarse a él y gestionarse directamente desde allí.

La información sobre la empresa cliente y el resto de información sobre la descripción del puesto también se incluye en el lead para que sirva de referencia. Esto también hace que sea muy fácil comunicarse directamente con el cliente acerca de la posición, todo lo que se necesita es un clic en el plomo y luego un clic en la empresa y gerente de contratación asociados con la posición de enviar un correo electrónico a ellos directamente. Y el correo electrónico es rastreado y visible en el CRM para todo el equipo. 

También se pueden adjuntar importes en dólares a cada oportunidad, lo que significa la compensación total que la organización contratante está dispuesta a pagar por un candidato, o la cantidad que su empresa puede ganar si se cierra la posición. Todo depende de la métrica que quieras mostrar en tus informes y desgloses.

El proceso de emparejamiento

El proceso de búsqueda de candidatos es el punto de convergencia entre ambos procesos, y a menudo está terriblemente mal gestionado, ya que muchas empresas pasan de su ATS a las comunicaciones por correo electrónico en este punto.

Tener un traspaso de tecnología en una etapa tan crítica impide que todo el equipo pueda ver las comunicaciones en el futuro, a menos que estén CC en los mensajes de correo electrónico posteriores. También es el final de cualquier informe porque el software de canalización (CRM o ATS) normalmente no tiene visibilidad de las siguientes etapas de la comunicación.

Por último, la etapa anterior de creación de un lead para significar un puesto vacante no se concluye a menos que el proceso de reclutamiento continúe dentro de un CRM.

Un buen proceso de búsqueda de contactos se gestiona con un CRM de la siguiente manera:

6. El candidato se presenta al cliente

Por lo general, el candidato se presenta al cliente y éste se pone en contacto con él para entrevistarlo directamente. A veces, la propia empresa de contratación organiza la cita, pero no siempre.

De nuevo, cuando se presenta un candidato a un puesto vacante, el perfil personal del candidato en el sistema CRM se adjuntará a la pista que significa el puesto vacante. En el futuro, si no se les ofrece el puesto, deben ser eliminados de la lista y su perfil puede marcarse en consecuencia con una nota.

La conversación introductoria también se registrará automáticamente en el CRM para que todos los miembros del equipo puedan verla.

7. Se acepta la oferta

Si el cliente ofrece un puesto al candidato y éste lo acepta, ¡es un éxito! Esto significa que la operación puede considerarse cerrada. A todos los efectos, esta es la fase final del proceso.

8. El CRM se actualiza en consecuencia

Naturalmente, quienquiera que gestione el CRM de contratación actualizará el pipeline en consecuencia -si no está configurado para hacerlo automáticamente- para reflejar que el candidato ha aceptado un puesto, y que el puesto vacante está ahora cerrado.

La pista también se marca como "ganada" en el sistema, y seguirá existiendo en el sistema a efectos de notificación.

9. No se acepta ninguna oferta

Si no se acepta ninguna oferta, o el cliente no hace una oferta al candidato, se creará una nota en el sistema CRM explicando los motivos. En esta fase, el candidato puede eliminarse de la lista de candidatos potenciales para mostrar que "no se ha presentado" para el puesto.

Algunas empresas pueden preferir dejar el candidato enviado en el lead, y simplemente incluir una nota en el perfil del candidato que explique que ya no está en la carrera por el trabajo. Es preferencial, y en realidad sólo está determinado por lo que los gestores de CRM quieren ver en sus informes.

10. El CRM se actualiza en consecuencia y se busca un nuevo candidato.

Una vez actualizado el CRM, se buscará un nuevo candidato para el puesto. En términos de juego de mesa, ve directamente al paso 6.

El proceso es más cíclico que lineal, y el uso de un CRM para realizar el seguimiento se adapta a la naturaleza cíclica de encontrar candidatos, presentarlos, ser rechazado, encontrar otro, presentarlo, etcétera.

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