Vasthouden aan elke lead en elk contact dat je in de loop der jaren hebt verzameld, in de hoop dat ze ooit nuttig zullen zijn voor je bedrijf?
Uw verkoop- en marketinginspanningen kunnen slechts zo goed zijn als uw CRM-database (Customer Relationship Management), dus het hamsteren van contacten en een verouderde database kunnen u meer kwaad dan goed doen.
In deze blogpost bespreken we waarom je moet stoppen met het hamsteren van contactpersonen, wat het opschonen van CRM-gegevens is en wanneer je gegevens moet opschonen.
Waarom het hamsteren van contacten uw CRM-inspanningen kan schaden
Zie je database als je huis en elk contact als een meubelstuk of decoratie. Om de gezellige sfeer in je huis te behouden, kanaliseer je je innerlijke Marie Kondo en vraag je jezelf af of een voorwerp nog steeds vreugde uitstraalt.
Ga dan regelmatig opruimen om de stukken te bewaren die je blij maken en doneer of verkoop andere spullen die je niet nodig hebt.
Als je contactpersonenlijst verouderd is, is dat hetzelfde als afval in je database bewaren en een minder effectief CRM hebben omdat je prospects niet bereikt.
Je besteedt zelfs tijd en geld aan het benaderen van prospects die je berichten waarschijnlijk niet ontvangen vanwege onjuiste contactgegevens.
Hier zijn andere redenen waarom je niet bang moet zijn om sommige contacten los te laten:
De gezondheid van elke database - ook die van jou - gaat geleidelijk achteruit. Een database moet regelmatig gesnoeid worden om "gezond" te blijven.
Volgens rapporten verliezen marketeers jaarlijks meer dan 30% van hun e-mailcontacten door normaal verloop. Mensen verlaten bedrijven en veranderen van e-mailadres. Mensen verhuizen naar een andere stad en veranderen hun adres en telefoonnummer.
Het is moeilijk om het succes van je e-mailmarketing te meten met een contactpersonenlijst die niet regelmatig wordt opgeschoond. Je open- en doorklikratio's zijn vertekende cijfers.
Een bijgewerkte lijst met contactpersonen maakt het je gemakkelijk om gegevens te analyseren en betere inzichten te krijgen over je prospects en klanten.
Wat is het opschonen van CRM-gegevens?
Opschonen van gegevens is het proces van het wijzigen of verwijderen van onnauwkeurige, dubbele, onvolledige, corrupte of inconsistent geformatteerde gegevens.
Het opschonen van CRM-gegevens is een van de processen van CRM-gegevenshygiëne. Het doel van gegevens opschonen is om ervoor te zorgen dat je gegevens zo nauwkeurig mogelijk zijn. Zie het als voorjaarsschoonmaak, een taak die je regelmatig uitvoert om ervoor te zorgen dat je thuis geen rommel verzamelt.
Net als een voorjaarsschoonmaak is het opschonen van gegevens geen eenmalige inspanning. Je kunt maandelijks, driemaandelijks, halfjaarlijks of jaarlijks opschonen, afhankelijk van de hoeveelheid gegevens die je hebt en de werklast van je team.
Wanneer moet je een contact verwijderen uit je CRM database?
Nu je weet dat het opschonen van je database van contacten die je hebt opgepot het opbouwen van relaties met klanten efficiënter zal maken, laten we de volgende stap nemen: Ze verwijderen. Maar hoe weet je wanneer het tijd is om afscheid van ze te nemen?
Het is tijd om een contactpersoon uit je CRM database te verwijderen als deze voldoet aan een van de volgende criteria:
1. Het contact is niet ingeschakeld.
Een contactpersoon die langer dan zes maanden geen contact heeft gehad met je bedrijf - of langer als je product of dienst een langere koopcyclus heeft - kan je database verlaten. Dit contact is mogelijk niet langer geïnteresseerd in uw producten of diensten.
Voordat je echter niet-reagerende en niet-betrokken contactpersonen verwijdert, moet je ervoor zorgen dat je re-engagement campagnes hebt uitgevoerd (die we verder zullen bespreken in de volgende sectie) om te bevestigen dat ze niet langer geïnteresseerd zijn in je bedrijf.
2. Het contact stuiterde.
Er zijn twee soorten bounces: harde en zachte.
Een soft bounce verwijst naar een e-mail die tijdelijk niet wordt afgeleverd. Enkele mogelijke redenen voor een soft bounce zijn een volle inbox of een server die down is.
Een hard bounce daarentegen vindt plaats wanneer een e-mail permanent niet wordt afgeleverd omdat het e-mailadres ongeldig is of het domein niet langer actief is.
Welk type bounce er ook is gebeurd, verwijder het contact. De persoon gebruikt het e-mailadres niet meer of je e-mail gaat rechtstreeks naar hun spammap. Onthoud dat bounces de reputatie van je afzender schaden.
3. De contactpersoon heeft zich uitgeschreven.
Verwijder een contactpersoon die zich bij je heeft uitgeschreven. Ze zijn niet langer geïnteresseerd in je diensten en hebben dat expliciet aangegeven door zich af te melden. Net als afgewezen contacten zijn degenen die zich hebben uitgeschreven rommel in je contactenlijst.
4. Het contact is een duplicaat.
Je kunt je duplicaten samenvoegen of de verouderde kopie verwijderen. Dubbele contacten maken je contactenlijst onoverzichtelijk, waardoor het voor teamleden moeilijk wordt om de juiste contactgegevens te vinden.
HOE VERKOOPT U?
Nutshell is flexibel genoeg voor elk verkoopmodel.
Kies het model dat het beste bij jouw bedrijf past en ontdek hoe we teams als het jouwe helpen om meer deals te sluiten.
4 CRM-tips voor gegevenshygiëne om efficiënt relaties op te bouwen
Een brandschone lijst met contactpersonen is een goed begin. Laten we nu de tips voor het proces van gegevenshygiëne bij CRM doornemen, zodat je die lijst met contactpersonen schoon kunt houden en zo efficiënt mogelijk relaties kunt opbouwen:
1. Identificeer de relevante en belangrijke gegevens voor uw bedrijf
Om het opschonen van gegevens efficiënt te laten verlopen, moet je weten hoe je de verzamelde gegevens gaat gebruiken. Dit helpt je te bepalen welke informatie belangrijk is voor je bedrijf en welke niet.
Vraag je belanghebbenden om de relevante informatie te identificeren die ze nodig hebben. Heeft je marketingteam de bronnen nodig waar je leads vandaan komen? Welke klantinformatie heeft je serviceteam nodig om betere klantenservice te kunnen bieden?
2. Maak een schema voor het opschonen en onderhouden van gegevens
Stel een reinigingsstrategie en -schema op. Een schema is belangrijk om je gegevens up-to-date te houden en je database schoon te houden.
Als je auto een onderhoudsschema heeft om ervoor te zorgen dat hij altijd in topconditie blijft, dan zou je database dat ook moeten hebben om ervoor te zorgen dat je CRM-inspanningen robuust en efficiënt zijn.
Zet maandelijkse, driemaandelijkse, halfjaarlijkse of jaarlijkse evaluaties en gegevensopschoning op. Informeer alle betrokken teamleden en stel een terugkerend schema op om iedereen op één lijn te houden.
3. Maak documentatie voor de standaardpraktijken van uw CRM-gegevensbeheer
Zorg voor een document met standaardpraktijken voor uw CRM-gegevensbeheer en deel dit met uw team. Het doel van deze documentatie is om:
Richtlijnen geven voor het verzamelen van gegevens om ervoor te zorgen dat uw team alle benodigde informatie verzamelt van prospects en klanten
Sjablonen leveren om de efficiëntie van je team te maximaliseren
Begeleid teamleden bij stijlregels zoals hoofdlettergebruik
Teamleden tips geven om je database schoon te houden en het hamsteren van contacten te voorkomen
Het aantal fouten in de toekomst verminderen bij het verzamelen en onderhouden van gegevens
4. Voer re-engagement campagnes uit om erachter te komen wie nog steeds geïnteresseerd is in je bedrijf
Voordat je een contact verwijdert dat niet reageert, kun je het beste eerst controleren of ze niet langer geïnteresseerd zijn. De beste manier om daar achter te komen is door re-engagement campagnes uit te voeren.
Je kunt elk kwartaal een e-mail sturen waarin je je contactpersonen vraagt: "Wil je nog steeds iets van ons horen?" of "We willen graag je feedback horen: Hoe doen we het?"
Stop met het hamsteren van contacten. Begin met schoonmaken.
Contacten weglaten die niet langer relevant zijn voor je bedrijf is een van de beste manieren om je CRM-gegevenshygiëne in topvorm te houden. Een regelmatige opschoning van gegevens kan de productiviteit en ROI van je team verbeteren.
Maak van het beheren van je contacten een fluitje van een cent met Nutshell, een betaalbare en gebruiksvriendelijke groeisoftware. Probeer het 14 dagen gratis uit!
GEEN CREDITCARD NODIG
Wil je de banden een beetje aanhalen?
Geen probleem. Start vandaag nog een gratis proefperiode van 14 dagen om te zien of Nutshell de juiste keuze is voor jouw verkoopteam!
