Why Building a Custom CRM Is Almost Always a Bad Idea

Om ditt företag har en unik försäljningsprocess eller säljer en mängd olika produkter och tjänster kan det vara frestande att bygga ett CRM-system från grunden.

Teoretiskt sett skulle ett anpassat CRM innehålla alla funktioner som din organisation behöver, inga som du inte behöver, och skulle vara skräddarsytt för ditt specifika företag i allt från terminologin i produkten till arbetsflöden som återspeglar hur ditt team säljer.

Men fördelarna tar slut där, särskilt om du är ett litet eller medelstort företag med en begränsad budget eller begränsade resurser.

In this article, we’ll dig into the nitty-gritty surrounding homegrown CRMs, including what a custom CRM is and the potential benefits and drawbacks of building your own. By the end, you’ll know whether or not a custom CRM is the right choice for your business and which software options might be a better fit for your business needs.

Vad är ett skräddarsytt CRM-system?

Ett kundanpassat CRM-system, även kallat homegrown CRM, är en CRM-plattform som byggts upp från grunden av interna programutvecklare eller ett kontrakterat utvecklingsteam, i stället för att köpas från en leverantör som bygger och underhåller programvaran själva. Slutprodukten är konstruerad enligt företagets exakta specifikationer, vilket ökar effektiviteten eftersom användarna inte behöver navigera runt bland onödiga funktioner eller lägga tid på att anpassa ett standardiserat system så att det passar deras sätt att arbeta.

A CRM can make your business more successful in countless ways, from tracking potential customers through your pipeline and ensuring they receive timely attention to optimizing your marketing efforts by showing you which lead sources generate the most revenue.

Not every business operates the same, and custom CRMs are sometimes built to address unique business processes.

Hur skapar jag mitt eget CRM-system?

When it comes to creating a custom CRM, you have two options: outsourcing the system’s development or building the software in-house. Building the CRM in-house may be impossible if your team lacks the people and resources. Otherwise, you have to contract a software developer to create custom CRM software.

Fördelarna med att bygga ditt eget anpassade CRM-system

Att besluta om man ska skapa ett eget CRM-system eller inte är ett viktigt beslut och kräver att man noga väger för- och nackdelar mot varandra. Här är några av fördelarna med att skapa ett eget CRM-system:

1. Customizability and tailored workflows 

A primary benefit is the ability to customize your CRM to your needs. Building your own CRM gives you greater control over the software’s functions, features, and user interface (UI). As long as you can develop the software, you get complete say over its capabilities. 

2. Catering to unique sales models

Custom CRMs can be particularly attractive when a company’s sales model is complex, or doesn’t neatly fit a typical B2B sales model. For example, if you sell physical goods and subscription services, or have B2B and B2C sales teams working in tandem, it can be hard to find an off-the-shelf CRM software solution that works well for you out of the box.

3. Unlimited users

Off-the-shelf CRMs are typically priced per user, and some even require businesses to pay in groups of users, meaning that you could end up paying for more seats than you need. If your business needs a large number of CRM seats, costs could become quite high.

By building a custom CRM, you avoid per-user costs entirely — and depending on the cost of developing the platform, it might be less expensive over time than paying on a per-user basis.

Relaterat: Arbeta med flera pipelines i Nutshell Pro

Get an easy-to-use CRM that’s intuitive yet powerful

Nutshell is the customizable, all-in-one CRM and marketing software that helps B2B teams close more deals.

Try it for yourself with a 14-day trial — no credit card required!

Start My Free Trial

De som gillar personlig programvara som talar branschens språk kanske känner sig lockade av att göra det själva, men kom ihåg att det finns betydande nackdelar som kan kosta ditt företag tid, pengar och kunder.

6 nackdelar med att bygga ett eget CRM-system 

Ett egenutvecklat CRM skapar flera utmaningar som ett standardiserat system inte gör. Ta hänsyn till dessa faktorer innan du investerar i att bygga ett skräddarsytt CRM-system:

1. Kostnader för skapande

Det första skälet är det mest uppenbara: En standardlösning för CRM är mycket billigare än ett skräddarsytt system. Att bygga ett CRM-paket från grunden kan kosta mycket pengar att utveckla, oavsett om det görs internt eller läggs ut på ett utvecklingsföretag.

How much does it cost to build a custom CRM?

De flesta kvalificerade programutvecklare arbetar för minst 100 USD per timme, och ett CRM-system är inte ett enkelt projekt - det är ett ganska komplext program som kräver en mycket stor investering. Den genomsnittliga kostnaden för mjukvaruutvecklingsprojekt från små utvecklingsföretag varierar mellan 10 000 och 50 000 USD, medan mjukvaruutvecklingsföretag i företagsklassen kan ta ut upp till 500 000 USD. Och i dessa uppskattningar ingår inte utökad support och buggfixar efter den första lanseringen.

Istället kan du titta på en anpassningsbar CRM-lösning som inte är DIY. Exempel på plattformar som låter dig designa ditt CRM är Caspio CRM, som tillhandahåller en mall för att bygga en CRM-applikation, och Zoho CRM, som möjliggör en viss nivå av anpassning. 

However, these solutions also come with challenges. Caspio charges high monthly fees for the features to build custom CRM applications, and customizing Zoho CRM requires coding knowledge. These difficulties typically aren’t worth the results. 

The conclusion is that you won’t be able to build your own CRM for free. While you may be able to replicate some CRM functions with Excel or an alternative spreadsheet program, the result will simply be a table with information about your leads and customers rather than an intelligent platform with all the features of a high-performing CRM. If you build a CRM with Google Sheets or another spreadsheet software, your team’s capabilities are significantly reduced. 

Är det verkligen värt alla dessa pengar att få in varje liten specialfunktion i ditt CRM-system? I nästan alla situationer är svaret nej. Det finns oändligt många färdiga CRM-system idag som antingen är specialbyggda för din specifika bransch eller tillräckligt flexibla för att du ska kunna anpassa dem på egen hand. De flesta moderna CRM-system hostas av leverantören och kan nås för så lite som 16 USD per månad och användare.

2. Kostnader för utbildning

De flesta standardiserade system innehåller en mängd gratis utbildningsmaterial som videor, handledningar och artiklar. Vanliga frågor och vanliga felsökningsproblem dokumenteras ofta i en stor kunskapsbas. Vissa CRM-leverantörer erbjuder till och med användarintroduktion och utbildning som en del av paketet så att ditt team kan börja dra nytta av programvaran direkt.

Detta är inte fallet med en anpassad lösning. Chansen är stor att utvecklarna inte kommer att skapa ett bibliotek med videor eller handledningar som ditt team kan referera till. Du måste antingen skapa dem själv eller betala utvecklarna extra för att skapa utbildningsmaterial åt dig. Och om ditt team har frågor om hur man använder programvaran längs vägen, förvänta dig inte att utvecklarna kommer att vara tillgängliga för att svara på frågor när de behövs. (Se punkt 5.)

LIVE DEMO

Är du redo att se Nutshell i aktion?

Attend a live guided tour!

SPARA DIN PLATS

3. Uppdatering av programvara

Programuppdateringar är en del av livet. Om du vill att dina system ska fortsätta att fungera smidigt måste du uppdatera dem ibland för att åtgärda buggar eller förbättra användbarheten för vissa funktioner. Men när du låter ett mjukvaruutvecklingsföretag skapa ett CRM-paket åt dig kommer de inte att erbjuda uppdateringar gratis, om ens alls.

De flesta utvecklare åtgärdar buggar kostnadsfritt under en begränsad tid, men det är helt enkelt inte möjligt för en utvecklare att fortsätta uppdatera programvaran kostnadsfritt i all oändlighet. När dina behov och din kundbas växer kommer du att vilja ha en CRM-miljö som växer med dig. Alla standardiserade CRM-lösningar har ett team av utvecklare som dagligen arbetar i bakgrunden med att rulla ut uppdateringar - en tjänst som ingår i prenumerationspriset.

Anpassade CRM-paket kräver också hosting och supportpersonal för att underhålla programvaran. Bara dessa kostnader skulle få de flesta företagare att rysa. 

4. Inkonsekvent användargränssnitt 

Det är en fördel att ha ett CRM-system som är välbekant och intuitivt för dina anställda. Men användargränssnittet och funktionerna i ett specialbyggt CRM kan skilja sig mycket från andra ledande CRM-erbjudanden. 

Är dina kontakter och leads där de ska vara? Är det enkelt att logga och spela in ett samtal? Hur är det med tidsbokningar och påminnelser för att vårda befintliga kunder? Dessa bör finnas på konsekventa platser som är lätta att hitta.

Quality off-the-shelf CRM packages are built around a history of trial and error, user studies, and feedback. The consistency of aesthetics and usability is part of what you’re paying for. 

With an in-house custom solution, you have to endure your own trial and error. Some software developers may simply base your custom CRM on an already successful application on the market, so why not drop the developer entirely and opt for a pre-existing product?

5. Teknisk support

En annan viktig aspekt av CRM att ta hänsyn till är tillgången till live support. De flesta CRM-företag erbjuder flera nivåer av teknisk support, vilket ger företagare många typer av hjälp för att möta kundernas behov, oavsett om det är telefonsupport, live chat-support eller e-postsupport.

Med ett anpassat CRM måste du betala extra om du vill att ditt team ska få support hela tiden . Felrapporter måste undersökas internt. Hosting av CRM kostar extra och ger en egen uppsättning supportvariabler.

Befintliga CRM-system tar bort dessa bördor från företagaren och gör det möjligt för ledningen att fokusera på sina egna produkter eller tjänster istället för att oroa sig för support och hosting av en hel applikation.

6. Att uppfinna hjulet på nytt

Finally, you’d likely put in far more effort than is necessary to build a custom CRM, all while taking time and energy away from your core business functions. Even if you outsource the solution’s development, you’re still looking at lots of time creating the platform when you could have spent that time using one.

How long does it take to build a CRM from scratch?

It can take several thousand hours for a development team to build a custom platform with the complexity and functions needed in a CRM.  Once the project parameters are nailed down, the team has to configure specific features and third-party integrations that can take months to build and perfect.

Ultimately, businesses that use a preexisting CRM can take advantage of that company’s research and development, engineering expertise, and trial and error. Plus, most off-the-shelf CRMs today offer many add-ons that allow you to create a customized feel, all with an intuitive UI. 

In short, there are preexisting software options that allow you to feel like your company has a custom solution without actually having to build one. 

Custom vs. off-the-shelf: Which is better?

I slutändan kräver alla applikationer, oavsett om de är egenutvecklade eller färdiga, resurser för support både lokalt och på serversidan. Ett kundanpassat CRM kräver dock betydligt större investeringar än en standardlösning. Att bygga ett kundanpassat CRM kräver en stor kontantinsats och löpande finansiella och personella kostnader för buggfixar, support och utbildning. 

Vanligtvis är det vettigare att fokusera sina utvecklingsinsatser och resurser på att förbättra sina egna produkter än att skapa ett helt nytt verktyg från grunden, vilket ofta är dyrt och ineffektivt och skapar långsiktiga problem med att få tillgång till den utbildning och tekniska support man behöver. Om dina affärsbehov kan tillgodoses med ett redan befintligt paket rekommenderar de flesta IT-experter att du väljer det alternativet.

Vilket är det mest anpassningsbara CRM-systemet?

Med massor av anpassningsalternativ kan Nutshell vara det CRM-system du har letat efter. Här är några av de sätt som du kan använda anpassningen i Nutshell för att få de funktioner du vill ha i ett CRM:

  • Automatisera sälj- och marknadsföringsuppgifter så att de passar hur ditt team arbetar: Du kan använda automatisering för att förbättra teamets effektivitet, från att skapa automatiserade personliga e-postsekvenser till att utforma anpassade automatiseringsarbetsflöden. Automatisering och anpassning fungerar tillsammans i Nutshell för att lätta teamets börda och hjälpa dem att arbeta på det sätt de gör bäst. 
  • Anpassa webbformulär för att lära dig mer om dina leads: Med Nutshell Forms kan du skapa perfekt anpassningsbara formulär för din webbplats och samla in den information du behöver från potentiella leads. Utforma formulären så att de ser ut precis som du vill ha dem och bädda sedan enkelt in dem på din webbplats.   
  • Take advantage of flexible pipelines: Nutshell lets you design your perfect sales process through sales automation, customize your sales process, and provide your team with guidance at each stage of the pipeline. Sales reps can also choose how they view and manage pipelines so they can work the way that suits them best.  
  • Anpassa rapporter för att få de data du behöver: Rapportering är en viktig funktion i alla CRM-system, och Nutshell gör det enkelt att se de data du vill ha. Med anpassningsbara rapporter om försäljningsprestanda kan du gå ner i data efter produkt, leadkälla, säljare och mycket mer. 
  • Skapa unika marknadsföringskampanjer via e-post: Med Nutshell Campaignskan du enkelt skapa e-postkampanjer som fångar dina köpares uppmärksamhet i varje steg av kedjan. Använd våra engångsmallar eller anpassa dina e-postmeddelanden från grunden för att skapa iögonfallande kampanjer som skickas till dina kontakter i Nutshell. Ange vilka kriterier du vill ska trigga e-postsekvenserna och Nutshell sköter resten och spårar mottagarnas engagemang så att du kan nå ut till potentiella köpare. 

Dra nytta av ett flexibelt och anpassningsbart CRM-system utan att behöva skapa ett från grunden

Med dagens flexibla CRM-mjukvarulösningar behöver du inte ta hänsyn till resursbegränsningar och huvudvärken med en anpassad applikation. Många färdiga CRM-lösningar erbjuder kostnadsfria provperioder så att du kan testa en handfull topprankade lösningar och få en känsla för vilket verktyg som är bäst för dig. Kom igång nu och prova Nutshell gratis i 14 dagar.

Prova Nutshell gratis i 14 dagar!

INGET KREDITKORT KRÄVS

KOM I GÅNG

TILLBAKA TILL TOPPEN

Gå med i 30 000+ andra proffs inom försäljning och marknadsföring. Prenumerera på vårt nyhetsbrev Sell to Win!