A sales activity report provides a detailed look at the sales activities that a sales team has completed over a given time period, such as phone calls, emails, and on-site meetings.
This gives sales managers valuable insight into team performance and individual sales rep efficiency.
What’s included in a sales activity report?
A sales activity report includes a record of the actions a sales team has taken over a given period. Some of the metrics that might be included in a CRM activity report are:
Hver gang et af dine teammedlemmer gennemfører og logger en aktivitet
En optælling af alle loggede salgsaktiviteter efter bruger og type
Antallet af loggede aktiviteter sammenlignet med kvoter for hver aktivitetstype
Dit teams aktivitetsindsats sammenlignet med en tidligere tidsramme
Den tid, der bruges på hver aktivitet
Noter forbundet med enhver aktivitet
How do you create a sales activity report?
The easiest way to report on sales activity is to use a CRM with built-in sales tracking and reporting. A CRM like Nutshell automatically tracks your sales activities, allows sales reps to take notes about activities, and produces reports that make it easy to analyze results.
Get advanced sales reporting with Nutshell
Nutshell makes it easy to track your sales activity with user-friendly, customizable reporting and analytics features.
What are the benefits of CRM activity reporting for sales coaching?
Pairing coaching with the insights of sales activity reporting is a powerful combination. Here’s a look at some of the ways that sales activity reporting can enhance how you coach your sales team.
1. Precision in coaching
Sales activity reporting is a microscope into your team’s daily actions. It provides a granular view of who’s doing what, how often, and with what outcomes. With this level of precision, coaching becomes a highly targeted endeavor. You can zoom in on specific behaviors and actions, offering tailored guidance to help each team member flourish.
2. Data-backed insights
Gone are the days of subjective coaching. Sales activity reporting brings hard data to the coaching table. Coaches can back their feedback and recommendations with concrete numbers, making the coaching process more objective and credible. It’s not just about saying, “You need to make more calls,” but showing precisely how many calls lead to conversions.
3. Built-in accountability
With sales activity reporting, accountability is built into the process. Team members can track their own performance metrics, creating a sense of ownership over their results. Coaches can then step in to guide and support, knowing that every team member is acutely aware of their contributions and areas for improvement.
4. Real-time course correction
In the fast-paced world of sales, timing is everything. Sales activity reporting offers real-time insights, allowing coaches to provide immediate feedback. Whether it’s addressing a missed opportunity, celebrating a milestone, or fine-tuning a pitch, real-time coaching ensures that the team stays agile and adaptable.
5. Personalized training
One size does not fit all when it comes to coaching. Sales activity reporting reveals the unique strengths and weaknesses of each team member. Armed with this information, coaches can design personalized training programs that address specific needs, ensuring that every individual gets the guidance they require to excel.
6. Celebrating wins and milestones
Recognition is a potent motivator. With sales activity reporting, coaches can easily spot and celebrate wins, whether it’s a high-value deal closed or a record-breaking number of calls made. Recognition not only boosts morale but also sets positive examples for the entire team to follow.
7. Performance benchmarking
Sales activity reporting enables benchmarking against key performance indicators (KPIs) and industry benchmarks. This benchmarking empowers salespeople to see how they measure up and what they need to do to reach the next level, all under the expert guidance of their coach.
Case study: Using sales activity reporting for sales coaching
Nutshell kunde Mike Dohrman, vicepræsident og salgschef hos Gretna, Louisiana-baserede Acme Truck Line, Inc.har fundet ud af, at aktivitetsrapportering kan være med til at fremme samarbejde såvel som konkurrence.
"Vi bruger [vores CRM] primært som en salgsjournal, for at skabe gennemsigtighed i salgsfunktionen," siger Dohrman. "Vi har overlappende kunder i forskellige regioner. Vi har en ekstern salgsgruppe, der holder mange frokoster og møder, og vi registrerer salgsopkaldene i detaljer. Da jeg har aktivitetsrapporten, behøver jeg ikke bruge tid på at udspørge hver af vores 23 sælgere om, hvordan de klarede sig i sidste uge. Jeg kan se, hvordan de klarede sig, og jeg ved præcis, hvad jeg skal tale med dem om."
Aktivitetsrapporten er Dohrmans foretrukne funktion i Nutshell. Rapporten fortæller ham nøjagtigt, hvordan hver enkelt af hans sælgere gør fremskridt i forhold til at opfylde kvoter og andre mål, og hvordan teamet og de enkelte sælgere klarer sig i et hvilket som helst tidsinterval. Dohrman kan endda gå ned og se, hvordan en repræsentant klarer sig med en enkelt kunde.
“If something interesting is going on with a specific customer, or if the rep is spending an unusual amount of time with that customer, I don’t have to dig to get that information out of the rep,” he explains. “It’s right there in the report for both of us to see.”
CRM activity reports help sellers become more effective because they give their managers the hard data necessary to provide actionable guidance and coaching—while keeping team meetings shorter and more productive, so reps can spend more of their day selling.
Quality over quantity
Da Acme Truck Lines salgsteam består af eksterne sælgere, som forventes at være meget på farten, er Dohrman ikke særlig optaget af, hvor meget tid de bruger ved skrivebordet. Det, der betyder noget, er antallet og kvaliteten af de opkald, de foretager i løbet af ugen.
"Jeg bekymrer mig ikke så meget om, hvornår på dagen de ringer," siger han, "men hvis jeg tror, at der er problemer med deres tidsstyring, er det nyttigt at vide, hvilke ugedage de ringer eller ikke ringer. Hvis nogen giver den gas om onsdagen, men slækker på det om fredagen, kan det være et problem, men det er det måske ikke. Personen ringer måske til et område, hvor alle tager en halv dag om fredagen, eller noget i den stil."
Dohrman er meget afhængig af den detaljerede del af Nutshell's aktivitetsrapport. "Jeg har brug for at se substans i noterne om opkaldene," insisterer han. "Hvis repræsentanten bare kom forbi for at sige hej, er det ikke et salgsopkald - det er en doughnut-run."
Dohrmankritiserer ikke kun sine repræsentanters salgsteknikker, men også deres notattagning. "Hvis jeg foreslår fem ting, som de skal spørge om under hvert salgsbesøg - hvilken størrelse lastbiler, hvilke baner de bruger, den slags ting - så vil jeg se de finere punkter i noterne, så jeg ved alt om virksomheden efter det femte salgsbesøg," forklarer han. "Jeg har måske aldrig været i den virksomhed, men fordi det står i noterne, ved jeg det hele. Som et team ved vi alle sammen alt det."
Nogle sælgere har lettere ved at lave effektive opkaldsrapporter end andre. "Jeg forklarer det sådan her," siger Dohrman. "Chaufføren skal udfylde et fragtbrev. Vi ved, hvornår varerne er leveret, og hvem der har taget imod dem. Han giver os fragtbrevet, og vi fakturerer kunden. Det er ikke anderledes for sælgeren. Du har ikke foretaget salgsopkaldet, medmindre det er på skrift."
Live demo
Er du klar til at se Nutshell i aktion?
Deltag i en live guidet tur! Hver tirsdag kl. 15.00 ET / 12.00 PT.
Acme-repræsentanter ringer til tusindvis af kunder over hele USA, hvoraf mange er store virksomheder med flere lokationer. En repræsentant, der ringer til et sted, kan være i stand til at indsamle nyttige oplysninger om den samme virksomheds beslutningstager på et andet sted, i en andens område.(Se f.eks: kontobaseret salg) Effektiv opkaldsrapportering, som man får adgang til via CRM-aktivitetsrapporten, bliver derfor meget mere end en salgsstyringsressource. Den tjener en vidensstyringsfunktion, der gør det muligt for hver enkelt sælger at åbne døre for sine kolleger.
"Hvis du finder ud af, at der er en mulighed med en stor virksomhed på deres kontor i Brownsville, Texas, behøver du ikke gå til din salgschef for at finde ud af, hvem der ringer til den virksomhed på deres hovedkontor i Colorado," siger Dohrman. "Du kan bare gå ind på Nutshell, og det står i aktivitetsrapporten med detaljerede noter."
Salgsteams opretholder typisk en balance mellem denne form for samarbejde og præstationsdrevet konkurrence mellem sælgerne. Systemet giver salgschefen mulighed for at sætte mål og kvoter for hver enkelt sælger og for hele teamet. Disse mål kan bruges til at finjustere den enkeltes præstation og til at administrere incitamentsprogrammer. Disse incitamenter kan ikke kun baseres på de endelige salgstal, men også på handlinger, som ledelsen vælger at forstærke.
"Hvis jeg ser nogen, der sender langt flere e-mails og foretager langt flere telefonopkald, end de rent faktisk ringer til folk, kan jeg se det og rådgive dem om det," siger Dohrman.
Rapporten er tilgængelig for alle teamets sælgere, som kan se hinandens aktivitetsniveauer og noter. Acmes salgschefer er selvfølgelig meget mere interesserede i kvaliteten af opkaldene, end de er i at skabe konkurrence mellem sælgerne om, hvem der kan sende flest e-mails.
Streamline your sales activity reporting with Nutshell
