Why Building a Custom CRM Is Almost Always a Bad Idea

Si su empresa tiene un proceso de ventas único o vende una gran variedad de productos y servicios, puede resultar tentador crear un CRM desde cero.

En teoría, un CRM personalizado incluiría todas las funciones que su organización necesita, ninguna que no necesite, y estaría adaptado a su negocio específico en todo, desde la terminología del producto hasta los flujos de trabajo que reflejan la forma de vender de su equipo.

Sin embargo, las ventajas acaban ahí, sobre todo si se trata de una pequeña o mediana empresa con un presupuesto o unos recursos limitados.

In this article, we’ll dig into the nitty-gritty surrounding homegrown CRMs, including what a custom CRM is and the potential benefits and drawbacks of building your own. By the end, you’ll know whether or not a custom CRM is the right choice for your business and which software options might be a better fit for your business needs.

¿Qué es un CRM personalizado?

Un CRM personalizado, también conocido como CRM de cosecha propia, es una plataforma CRM construida desde cero por desarrolladores de software internos o por un equipo de desarrollo contratado, en lugar de adquirirla a un proveedor que construya y mantenga el software por sí mismo. El producto final se construye de acuerdo con las especificaciones exactas de la empresa, lo que aumenta la eficiencia al no exigir a los usuarios que naveguen por funciones superfluas o dediquen tiempo a personalizar un sistema estándar para adaptarlo a su forma de trabajar.

A CRM can make your business more successful in countless ways, from tracking potential customers through your pipeline and ensuring they receive timely attention to optimizing your marketing efforts by showing you which lead sources generate the most revenue.

Not every business operates the same, and custom CRMs are sometimes built to address unique business processes.

¿Cómo puedo crear mi propio CRM?

When it comes to creating a custom CRM, you have two options: outsourcing the system’s development or building the software in-house. Building the CRM in-house may be impossible if your team lacks the people and resources. Otherwise, you have to contract a software developer to create custom CRM software.

Ventajas de crear su propio CRM personalizado

Decidir si crear o no su propio CRM es una decisión importante y requiere sopesar cuidadosamente los pros y los contras. Estas son algunas de las ventajas de crear un CRM propio:

1. Customizability and tailored workflows 

A primary benefit is the ability to customize your CRM to your needs. Building your own CRM gives you greater control over the software’s functions, features, and user interface (UI). As long as you can develop the software, you get complete say over its capabilities. 

2. Catering to unique sales models

Custom CRMs can be particularly attractive when a company’s sales model is complex, or doesn’t neatly fit a typical B2B sales model. For example, if you sell physical goods and subscription services, or have B2B and B2C sales teams working in tandem, it can be hard to find an off-the-shelf CRM software solution that works well for you out of the box.

3. Unlimited users

Off-the-shelf CRMs are typically priced per user, and some even require businesses to pay in groups of users, meaning that you could end up paying for more seats than you need. If your business needs a large number of CRM seats, costs could become quite high.

By building a custom CRM, you avoid per-user costs entirely — and depending on the cost of developing the platform, it might be less expensive over time than paying on a per-user basis.

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Los aficionados al software personalizado que habla el idioma de su sector pueden sentirse atraídos por la vía del bricolaje, pero tenga en cuenta que existen importantes inconvenientes que podrían costarle a su empresa tiempo, dinero y clientes.

6 desventajas de crear su propio CRM 

Un CRM hecho en casa plantea varios retos que un sistema estándar no resuelve. Tenga en cuenta estos factores antes de invertir en la creación de un CRM personalizado:

1. Costes de creación

La primera razón es la más obvia: una solución CRM estándar es mucho más barata que un sistema personalizado. Crear un paquete CRM desde cero puede costar mucho dinero, ya sea internamente o a través de una empresa de desarrollo.

How much does it cost to build a custom CRM?

La mayoría de los desarrolladores de software de calidad trabajan por un mínimo de 100 dólares la hora, y un CRM no es un proyecto sencillo: es una creación de software bastante compleja que requiere una inversión muy grande. El coste medio de los proyectos de desarrollo de software de pequeñas empresas de desarrollo oscila entre 10.000 y 50.000 dólares, mientras que las empresas de desarrollo de software de clase empresarial pueden cobrar más de 500.000 dólares. Y esas estimaciones no incluyen el soporte ampliado y las correcciones de errores tras el lanzamiento inicial.

En su lugar, puede buscar una solución CRM personalizable que no sea DIY. Algunos ejemplos de plataformas que te permiten diseñar tu CRM son Caspio CRM, que proporciona una plantilla para crear una aplicación CRM, y Zoho CRM, que permite cierto nivel de personalización. 

However, these solutions also come with challenges. Caspio charges high monthly fees for the features to build custom CRM applications, and customizing Zoho CRM requires coding knowledge. These difficulties typically aren’t worth the results. 

The conclusion is that you won’t be able to build your own CRM for free. While you may be able to replicate some CRM functions with Excel or an alternative spreadsheet program, the result will simply be a table with information about your leads and customers rather than an intelligent platform with all the features of a high-performing CRM. If you build a CRM with Google Sheets or another spreadsheet software, your team’s capabilities are significantly reduced. 

¿Merece la pena invertir tanto dinero en cada una de las funciones personalizadas de su CRM? En casi todas las situaciones, la respuesta es no. En la actualidad, existen infinidad de CRM listos para usar, creados específicamente para su sector o lo suficientemente flexibles como para personalizarlos usted mismo. La mayoría de los CRM modernos están alojados por el proveedor y se puede acceder a ellos por tan sólo 16 dólares al mes por usuario.

2. Costes de formación

La mayoría de los sistemas comerciales incluyen una montaña de material de formación gratuito, como vídeos, tutoriales y artículos. Las preguntas más frecuentes y los problemas más comunes suelen estar documentados en una amplia base de conocimientos. Algunas marcas de CRM incluso ofrecen formación e incorporación de usuarios como parte del paquete, para que su equipo pueda empezar a sacar partido del software de inmediato.

Este no es el caso de una solución personalizada. Lo más probable es que los desarrolladores no creen una biblioteca de vídeos o tutoriales de referencia para su equipo. Tendrá que crearlos usted mismo o pagar más a los desarrolladores para que creen materiales de formación para usted. Y si tu equipo tiene dudas sobre cómo utilizar el software, no esperes que los desarrolladores estén disponibles para responder a tus preguntas siempre que sea necesario (véase el punto 5). (Véase el punto 5.)

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3. Actualizaciones de software

Las actualizaciones de software forman parte de la vida. Si quiere que sus sistemas sigan funcionando sin problemas, tiene que actualizarlos de vez en cuando para corregir errores o mejorar la usabilidad de determinadas funciones. Pero cuando una empresa de desarrollo de software crea un paquete CRM para ti, no te ofrecerá actualizaciones gratuitas, si es que te las ofrece.

La mayoría de los desarrolladores corregirán los errores de forma gratuita durante un tiempo limitado, pero no es factible que un desarrollador siga actualizando el software de forma gratuita indefinidamente. A medida que crezcan sus necesidades y su base de clientes, querrá un entorno CRM que crezca con usted. Cualquier solución CRM estándar tendrá un equipo de desarrolladores trabajando diariamente en segundo plano para lanzar actualizaciones, un servicio incluido en el precio de la suscripción.

Los paquetes CRM personalizados también requieren alojamiento y personal de asistencia para mantener el software a perpetuidad. Solo estos costes harían temblar a la mayoría de los empresarios. 

4. Interfaz de usuario incoherente 

Tener un CRM que resulte familiar e intuitivo para sus empleados tiene sus ventajas. Sin embargo, la interfaz de usuario y las funciones de un CRM personalizado pueden variar enormemente con respecto a otras ofertas de CRM líderes. 

¿Están sus contactos y clientes potenciales donde deberían estar? ¿Es fácil registrar y grabar una llamada? ¿Y las citas y recordatorios para atender a los clientes actuales? Deben estar en lugares coherentes y fáciles de encontrar.

Quality off-the-shelf CRM packages are built around a history of trial and error, user studies, and feedback. The consistency of aesthetics and usability is part of what you’re paying for. 

With an in-house custom solution, you have to endure your own trial and error. Some software developers may simply base your custom CRM on an already successful application on the market, so why not drop the developer entirely and opt for a pre-existing product?

5. Soporte técnico

Otro aspecto importante de los CRM que hay que tener en cuenta es la disponibilidad de asistencia en directo. La mayoría de las empresas de CRM ofrecen numerosos niveles de asistencia técnica, lo que proporciona a los empresarios muchos tipos de asistencia para satisfacer las necesidades de sus clientes, ya sea por teléfono, chat en directo o correo electrónico.

Con un CRM personalizado, tendrá que pagar más si quiere que su equipo reciba asistencia de forma permanente. Los informes de errores tendrán que investigarse internamente. El alojamiento del CRM tendrá un coste adicional y añadirá su propio conjunto de variables de soporte.

Los CRM preexistentes eliminan estas cargas del propietario de la empresa y permiten a la dirección seguir centrada en sus propios productos o servicios en lugar de preocuparse por dar soporte y alojar toda una aplicación.

6. Reinventar la rueda

Finally, you’d likely put in far more effort than is necessary to build a custom CRM, all while taking time and energy away from your core business functions. Even if you outsource the solution’s development, you’re still looking at lots of time creating the platform when you could have spent that time using one.

How long does it take to build a CRM from scratch?

It can take several thousand hours for a development team to build a custom platform with the complexity and functions needed in a CRM.  Once the project parameters are nailed down, the team has to configure specific features and third-party integrations that can take months to build and perfect.

Ultimately, businesses that use a preexisting CRM can take advantage of that company’s research and development, engineering expertise, and trial and error. Plus, most off-the-shelf CRMs today offer many add-ons that allow you to create a customized feel, all with an intuitive UI. 

In short, there are preexisting software options that allow you to feel like your company has a custom solution without actually having to build one. 

Custom vs. off-the-shelf: Which is better?

Al fin y al cabo, cualquier aplicación, ya sea de creación propia o prefabricada, requiere recursos para su soporte, tanto a nivel local como de servidor. Sin embargo, un CRM personalizado requiere una inversión considerablemente mayor que una solución estándar. La creación de un CRM personalizado requiere un gran desembolso en efectivo y un coste financiero y de personal continuo para la corrección de errores, la asistencia y la formación. 

Normalmente, tiene más sentido centrar los esfuerzos y recursos de ingeniería en mejorar los propios productos que en crear una herramienta totalmente nueva desde cero, lo que suele ser costoso e ineficaz y crea problemas a largo plazo para acceder a la formación y el soporte técnico que necesita. Si las necesidades de su empresa pueden satisfacerse con un paquete preexistente, la mayoría de los profesionales de TI recomiendan esa opción.

¿Cuál es el CRM más personalizable?

Con muchas opciones de personalización, Nutshell podría ser el CRM que estabas buscando. Estas son algunas de las formas en que puede utilizar la personalización en Nutshell para obtener las capacidades que desea en un CRM:

  • Automatice las tareas de ventas y marketing para adaptarlas a la forma de trabajar de su equipo: Puede utilizar la automatización para mejorar la eficiencia de su equipo, desde la creación de secuencias automatizadas de correos electrónicos personales hasta el diseño de flujos de trabajo de automatización personalizados. La automatización y la personalización trabajan juntas en Nutshell para aligerar la carga de tu equipo y ayudarle a trabajar como mejor sabe hacerlo. 
  • Personalice formularios web para conocer a sus clientes potenciales: Con Nutshell Forms, puede crear formularios perfectamente personalizables para su sitio web y recopilar la información que necesita de clientes potenciales. Diseñe formularios con el aspecto exacto que desee e incrústelos en su sitio web con facilidad.   
  • Take advantage of flexible pipelines: Nutshell lets you design your perfect sales process through sales automation, customize your sales process, and provide your team with guidance at each stage of the pipeline. Sales reps can also choose how they view and manage pipelines so they can work the way that suits them best.  
  • Personalice los informes para obtener los datos que necesita: Los informes son una característica crucial de cualquier CRM, y Nutshell facilita la visualización de los datos que desea. Los informes de rendimiento de ventas personalizables le permiten desglosar sus datos por producto, fuente de clientes potenciales, representante de ventas y mucho más. 
  • Cree campañas de marketing por correo electrónico únicas: Con Nutshell Campaignspuede crear fácilmente campañas de correo electrónico que capten la atención de sus compradores en cada etapa del embudo. Utilice nuestras plantillas únicas o personalice sus correos electrónicos desde cero para crear campañas llamativas enviadas a sus contactos en Nutshell. Especifique qué criterios desea que activen las secuencias de correo electrónico y Nutshell se encargará del resto, realizando un seguimiento de la participación de los destinatarios para que pueda llegar a los compradores potenciales. 

Benefíciese de un CRM flexible y personalizable sin la molestia de crear uno desde cero.

Con la disponibilidad de las soluciones de software CRM flexibles de hoy en día, no hay necesidad de soportar las limitaciones de recursos y los dolores de cabeza de una aplicación personalizada. Muchos CRM estándar ofrecen pruebas gratuitas para que pueda probar un puñado de las soluciones mejor valoradas y hacerse una idea de qué herramienta es la mejor para usted. Empiece ahora y pruebe Nutshell gratis durante 14 días.

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