Het opbouwen van een verkoopproces geeft je toekomstige verkoopinspanningen een veel grotere kans op succes, maar je werk is nog niet gedaan totdat het deel uitmaakt van het DNA van je organisatie.
Volgens Sales Benchmark Index kan een goed geïmplementeerd verkoopproces het winpercentage van uw team met 24% verbeteren, uw verkoopcyclus met 20% verkorten en uw gemiddelde verkoopprijs met 15% verhogen.
Om daar de vruchten van te plukken, moet je je verkoopproces correct implementeren in je CRM-software en de juiste middelen investeren om ervoor te zorgen dat je verkopers het proces dagelijks volgen.
In deze gids laten we je precies zien hoe je je verkoopproces kunt automatiseren in je CRM, hoe je de effectiviteit van je verkoopproces kunt meten en hoe je je verkoopproces kunt gebruiken om de prestaties van je team te coachen.
DEEL 1: Hoe automatiseer je een verkoopproces in je CRM?
Een van de grootste voordelen van een CRM is de mogelijkheid om je verkoopproces te automatiseren.Verkoopautomatisering kan worden onderverdeeld in twee categorieën:
Taakautomatisering, of het elimineren van gegevensinvoer door middel van automatisering. Je CRM kan bijvoorbeeld automatisch openbaar beschikbare informatie over een prospect verzamelen op basis van zijn e-mailadres, of automatisch de status van een lead bijwerken wanneer een doel is bereikt.
Communicatieautomatisering, of het automatisch triggeren van verkoopcommunicatie op basis van de beweging van je prospect in het verkoopproces. Een prospect kan bijvoorbeeld verschillende e-mailberichten ontvangen als hij zich aanmeldt voor een gratis proefperiode of nadat hij klant is geworden. Dit helpt verkopers hun inspanningen te vermenigvuldigen als het gaat om het voeden en informeren van kopers.
Met verkoopautomatisering begrijpt elke verkoper wat er op elk moment moet gebeuren om zijn deals vooruit te helpen, op basis van de acties van een prospect of ander waarneembaar gedrag.
Ervan uitgaande dat je een CRM hebt waarmee je je verkoopproces kunt automatiseren(hint, hint), zijn hier vier dingen die je moet doen om het allemaal in gang te zetten.
Stap 1: Definieer je pijplijnstadia, doelen en richtlijnen
Herinner je je die verkoopprocesfasen die we in het vorige artikel hebben gebouwd? Het eerste wat je moet doen, is die fasen invoeren als een pijplijn in je CRM. (Opmerking: Als je meer dan één reeks stappen gebruikt om verschillende verkoopinspanningen te beheren, moet je meerdere pijplijnen instellen).
Vervolgens moeten voor elke fase doelen voor het voltooien van de fase worden gedefinieerd en ingevoerd. Met automatisering van verkoopprocessen gaan je leads automatisch van fase naar fase nadat ze specifieke doelen hebben bereikt, zoals het bepalen van de waarde van een lead of een ontmoeting met de prospect. Met andere woorden: Wat is het fundamentele dat moet worden gedaan voordat een fase als voltooid kan worden beschouwd?
Nutshell geeft verkoopmanagers ook de mogelijkheid om stapsgewijze begeleiding toe te voegen aan hun pijplijnen, waarbij ze hun verwachtingen voor elke fase in hun eigen woorden samenvatten en advies geven. Dit helpt verkopers om het grote geheel in het achterhoofd te houden terwijl ze de individuele taken van een verkoop doorlopen en helpt nieuwe verkopers om snel op stoom te komen.
Stap 2: leads aan de juiste vertegenwoordigers toewijzen
Regels voor de toewijzing van gebruikers zorgen ervoor dat elke lead automatisch naar de vertegenwoordiger gaat die de lead waarschijnlijk zal sluiten. Met verkoopautomatisering kunnen leads aan specifieke teamleden worden toegewezen wanneer ze in een bepaalde fase komen, op basis van de door jou gewenste criteria. Dit kan erg handig zijn als...
Je verkoopteam is opgesplitst in geografische gebieden, waarbij elke vertegenwoordiger (of groep vertegenwoordigers) verantwoordelijk is voor een specifiek gebied
Uw bedrijf biedt verschillende productlijnen aan, met gespecialiseerde verkopers die verantwoordelijk zijn voor de verkoop van elk product.
Je verkoopteam is onderverdeeld in niveaus op basis van vaardigheden of anciënniteit, waarbij leads met een hogere waarde naar je beste afsluiters gaan
Als salesmanager zal het maken van regels voor het toewijzen van gebruikers niet alleen de winratio van je team verhogen, het zal je ook tijd besparen door het aantal kleine beslissingen dat je elke dag moet nemen over welke vertegenwoordiger welke lead moet krijgen, te verminderen.
Opmerking: Als je meerdere pijplijnen gebruikt, moet je ook criteria opstellen over welke leads naar welke pijplijnen gaan.
Stap 3: Taken toevoegen aan elke fase
In een geautomatiseerd verkoopproces zijn taken activiteiten die moeten worden voltooid om aan de vereisten van een fase te voldoen. Meestal zijn dit kleine actie-items zoals "bellen" of "voorbereiden op demo" en ze verschijnen bij elke lead in een bepaalde pijplijn. Als bepaalde taken tijdgevoelig zijn, kun je er een relatieve vervaldatum aan koppelen om ervoor te zorgen dat ze niet te lang ongebruikt blijven.
Het toevoegen van taken aan je fasen geeft verkopers een extra niveau van begeleiding tijdens de verkoop, wat een van de meest waardevolle voordelen van verkoopautomatisering is. (In Nutshell worden openstaande taken standaard toegewezen aan de lead-eigenaar, hoewel je ervoor kunt kiezen om taken toe te wijzen aan andere personen of teams die beter geschikt zijn om de taak uit te voeren).
Als het doel van een fase is bereikt, worden alle resterende taken voor die fase automatisch overgeslagen en gaat de lead door naar de volgende fase.
Stap 4: Uw e-mail koppelen en automatiseren
Een voordeel van Nutshell's sales automation builder is de mogelijkheid om leads toe te voegen en te verwijderen uit MailChimp e-mailcampagnes, afhankelijk van waar ze zich in je verkoopproces bevinden.
Of het nu gaat om een reeks e-mails voor producteducatie, een nurturing-nieuwsbrief of een onboarding-drip, e-mailautomatisering plaatst de juiste inhoud op het juiste moment voor je prospects en bespaart je de moeite om nieuwe e-mails op te stellen of leads handmatig aan te melden en af te melden.
In een Nutshell pijplijn kun je het stadium selecteren waarin een lead moet worden ingeschreven op een bepaalde MailChimp-lijst, evenals het stadium waarin de lead moet worden uitgeschreven. Het is zo eenvoudig als het klinkt - alsje ons niet gelooft, probeer het dan.
Nu je verkoopproces is geautomatiseerd in je CRM, moet je de effectiviteit ervan meten en waar nodig verbeteringen aanbrengen. Dit is hoe je dat kunt doen...
DEEL 2: Hoe u uw verkoopproces kunt meten en afstemmen
Een goed geïmplementeerd verkoopproces geeft uw organisatie een schat aan nieuwe gegevens om uit te putten. Door die informatie continu te meten, kun je zien welke inspanningen werken, wat verbetering behoeft en wat je eraan kunt doen.
Hier zijn zes belangrijke statistieken die je moet bijhouden tijdens je verkoopproces:
#1: adoptiegraad
Eerst iets anders: Maken uw verkopers daadwerkelijk gebruik van het nieuwe proces? Totdat je 100% procesgebruik kunt bereiken - d.w.z. volledige deelname door je hele team - zullen alle gegevens die je uit het verkoopproces haalt onvolledig en onbetrouwbaar zijn.
Volgens Jacco van der Kooij, oprichter van Winning by Design: "De beste manier om de impact van het verkoopproces te meten is door jezelf af te vragen: 'Hangt het proces ergens aan de muur?' Kunnen mensen naar een blok wijzen en zeggen: 'Hier lopen de meeste deals vast?' Is het team getraind in individuele onderdelen van het proces en kunnen we verbeteringen op deze onderdelen meten? Als je mensen vraagt om het deel van het proces te tekenen waar ze verantwoordelijk voor zijn, kunnen ze dan 4-5 blokken op een whiteboard schetsen en beschrijven wat er in elk blok gebeurt?"
Als je niet op al het bovenstaande "ja" kunt antwoorden, suggereert dit dat het proces waarschijnlijk in een vacuüm is gecreëerd, zonder voldoende inbreng van het verkoopteam. Vergeet niet dat dit het draaiboek van je verkoopteam is, dus leg het niet van bovenaf op.
Het is gemakkelijker om een bedrijf op te schalen met een gebroken proces dat goed wordt uitgevoerd, dan een bedrijf dat geen proces heeft en vertrouwt op kunstzinnigheid.
Jacco van der Kooij
#2: Belangrijkste Funnel Conversiepercentages
Het is één ding om het volume van je pijplijn te meten, het is iets heel anders om de snelheid er doorheen te meten . Met een trechterrapport kun je dat doen.
Zodra je een pijplijn hebt ingesteld in je CRM, kun je Nutshell's trechterrapport gebruiken om je conversiepercentages van fase tot fase te volgen. Dit laat je zien welke delen van je pijplijn verantwoordelijk zijn voor de meeste verloren of vastgelopen leads, zodat je je verkoopactiviteiten op die gebieden gericht kunt verbeteren.
Natuurlijk fluctueren conversieratio's voortdurend tot op zekere hoogte als gevolg van een aantal factoren. Om "verlamming door analyse" te voorkomen, kunt u zich het beste concentreren op slechts één of twee belangrijke conversiepercentages binnen uw trechter, d.w.z. de percentages die de grootste invloed hebben op het feit of een lead al dan niet een klant wordt, en actie ondernemen wanneer er zich aanzienlijke dalingen voordoen.
Bij Nutshell letten we er bijvoorbeeld goed op hoeveel van onze nieuwe leads van "pre-engaged" naar "engaged" converteren door specifieke acties te voltooien tijdens hun gratis proefperiode. Aangezien onze betrokken leads 20 keer meer kans hebben om te converteren naar betaalde klanten, is dit conversiepercentage een belangrijke succesvoorspeller en een constant aandachtspunt voor onze verkoop- en marketingteams.
Nogmaals, als je alles meet, meet je niets. Identificeer de beslissende fasen in je verkoopproces en houd goed in de gaten hoe goed leads deze doorlopen.
#3: Winstpercentage
Winrate verwijst naar het percentage leads die betalende klanten worden. Aangezien deze metriek kan worden beïnvloed door een aantal verkoopactiviteiten, van de presentatie- tot de afsluitingsfase, is het verbeteren van een trage winratio vaak afhankelijk van het meten van de prestaties van individuele verkoopactiviteiten totdat je het echte probleem hebt geïdentificeerd en dit vervolgens hebt opgelost.
Enkele veel voorkomende boosdoeners achter lage winpercentages zijn:
Niet genoeg gekwalificeerde leads: Je verspilt middelen aan het aantrekken van leads die eigenlijk geen behoefte hebben aan je product of niet in staat zijn om te kopen. Door meer moeite te doen om je buyer personas te definiëren en de berichtgeving op je website en in je advertenties af te stemmen, kun je dit probleem aanpakken.
Onvoldoende lead-nurturing: Volgens een onderzoek van LinkedIn uit 2017 lezen B2B-beslissers gemiddeld tien stukken content voordat ze tot een aankoop overgaan. Dus als je eenmaal het e-mailadres van een prospect hebt, laat hem dan niet wegglippen. Zorg dat ze regelmatig nuttige inhoud te zien krijgen en neem regelmatig contact op via e-mail en telefoon. Als je de open rates en click-through rates van je e-mails in de gaten houdt, kun je zien of je naast de kwantiteit ook de kwaliteit van je e-mails moet verbeteren.
Specifieke vertegenwoordigers die ondermaats presteren: Als je ontdekt dat je totale winpercentage wordt gedrukt door een individu, in verhouding tot de rest van het team, is het mogelijk dat hij of zij een beetje geheime saus mist die de toppresteerders gebruiken om effectief te blijven.
"Het kan heel leerzaam zijn om te vergelijken wat de beste presteerders weten en doen in elke fase van het proces, en wat hun relatieve succespercentages zijn," zegt Bob Apollo, oprichter van Inflexion-Point Strategy Partners. "Gewapend met deze inzichten in gedragskloven kunnen managers slecht presterende vertegenwoordigers coachen met als doel de kloof tussen de besten en de rest geleidelijk te verkleinen."
En het zou vanzelfsprekend moeten zijn: Als u ontdekt dat uw topverkopers uitstekende winpercentages hebben dankzij hun eigen methoden om een verkoop te stimuleren, moet u deze activiteiten zo snel mogelijk formaliseren in het verkoopproces van uw team.
#4: Dealgrootte
Naast het omzetten van meer leads in klanten, is een ander duidelijk teken dat je verkoopproces werkt dat het gemiddelde bedrag van elke gesloten verkoop begint te stijgen. Dit toont aan dat je verkopers zich richten op de leads met de grootste behoefte aan je product en dat ze meer moeite doen om upselling te doen.
Waar je op moet letten is inconsistentie. Bekijk de gemiddelde dealgrootte per individuele verkoper, team, product, gebied en bron. Neemt de dealomvang over de hele linie gestaag toe of worden de grotere deals alleen gedreven door bepaalde teams, producten, etc.? Nogmaals, het doel is om de oorzaak van deze successen te identificeren en ervoor te zorgen dat de hele organisatie hetzelfde doet.
#5: Nauwkeurigheid verkoopprognose
De nauwkeurigheid van verkoopprognoses geeft aan hoe dicht je werkelijke verkoop ligt bij je voorspelde verkoop voor een bepaalde periode, gebaseerd op de waarde van je pijplijn en je totale winpercentage. Door een CRM met prognoserapporten te gebruiken, kunnen vertegenwoordigers ook zien hoe ze presteren ten opzichte van hun quota.
Als je resultaten beginnen af te wijken van je prognoses, bepaal dan of dit het gevolg is van omstandigheden - bijvoorbeeld een nieuwe concurrent met een vergelijkbaar product, het onverwachte vertrek van je beste verkoper - of omdat een onderdeel van je verkoopproces minder effectief is dan je had gedacht.
Houd er rekening mee dat als je bedrijf zijn allereerste verkoopproces implementeert, het een paar maanden kan duren voordat je prognoses ook maar in de buurt komen van je werkelijke verkoopgegevens.
#6: Lengte van de verkoopcyclus
Hoe lang doet uw verkoopteam er gemiddeld over om een lead af te sluiten? Een goed geïmplementeerd verkoopproces vermindert inefficiëntie door uw vertegenwoordigers precies te laten weten wat er bij elke stap moet gebeuren om een deal te sluiten.
Als u na het implementeren van een verkoopproces geen merkbare verkorting van uw verkoopcyclus ziet, kunt u uw kwalificatiemethoden heroverwegen. Denk aan de kenmerken van prospects die snel "nee" zeggen. Door ze eerder in uw verkooppijplijn te diskwalificeren, kunt u uw winpercentage verhogen terwijl uw vertegenwoordigers hun tijd kunnen richten op buyer persona's met een grotere kans om klant te worden.
Maar wat als uw verkoopcyclus eerder aan het einde dan aan het begin op een hobbel stuit? De tijd van vraag tot beslissing is een vaak over het hoofd gezien element van de lengte van de verkoopcyclus dat verwijst naar hoe lang het duurt voordat een prospect een beslissing neemt nadat hij alle informatie voor zich heeft en de verkoper expliciet om zijn bedrijf heeft gevraagd.
Om de tijd tussen vraag en beslissing te verkorten, moet je ervoor zorgen dat je alle benodigde informatie verstrekt aan elke beslisser binnen een bedrijf. In B2B-verkoop is het zelden één persoon die een gevestigd belang heeft bij het kopen van een product - je hebt meestal te maken met een commissie die bijeenkomt voordat ze kopen. Door uw team het benenwerk te laten doen en gegevens te verschaffen die tegemoetkomen aan de zorgen van elke partij, kunnen uw prospects sneller beslissingen nemen.
DEEL 3: Hoe u uw verkoopproces kunt gebruiken om uw team te coachen
Hoewel het grootste voordeel van het implementeren van een verkoopproces in je CRM is dat je je verkopers een stappenplan geeft voor wat ze moeten doen bij elke stap van de verkoop, gaat de waarde van een verkoopproces veel verder dan het sturen van activiteiten.
Het verkoopproces in je CRM kan een effectief hulpmiddel zijn om inzicht te krijgen in het gedrag van klanten en om je verkoopteam te coachen - en niet alleen rond hun cijfers.
Hoe een verkoopproces goede gewoonten versterkt
Verkoopcoaching gaat over het opbouwen van gewoonten en het aanmoedigen van het juiste gedrag. Het doel is om je vertegenwoordigers consistent de activiteiten te laten uitvoeren waarvan bewezen is dat ze leiden tot verkoop in jouw organisatie.
"Managers moeten samenwerken met individuele teamleden om het specifieke onderdeel van het verkoopproces aan te pakken waar ze zwak in zijn," zegt Jacco van der Kooij.
Met het verkoopproces van een CRM kun je zien met welk specifiek onderdeel van de verkoop een bepaald teamlid de meeste moeite heeft. Hierdoor kun je gemakkelijker aangepaste coachingsplannen maken die gericht zijn op de zwakke punten van elk teamlid.
Hoe een verkoopproces vertegenwoordigers helpt om zich in te kopen in het coachingproces
Met de informatie van een CRM kan je team de specifieke impact van hun verkoopgedrag beter begrijpen, waardoor ze ontvankelijker worden voor coaching.
"Zonder een geformaliseerd verkoopproces heb je niets om individuele prestaties, gedrag of activiteiten mee te vergelijken en dus zullen alle pogingen om prestaties te verbeteren onvermijdelijk overkomen als willekeurige acties", zegt Bob Apollo, oprichter van Inflexion-Point Strategy Partners.
Veel ervaren verkopers of toppresteerders kunnen zich verzetten tegen coaching omdat ze denken dat hun vaardigheden goed zijn, of in ieder geval goed genoeg. Je CRM kan hen helpen om te zien waar ze zich kunnen verbeteren en om de potentiële resultaten van die verbeteringen - grotere verkopen en hogere commissies - te kwantificeren.
Hoe een verkoopproces vertegenwoordigers door een verkoopcyclus stimuleert
Deze lus is een driedelig proces dat steeds herhaald moet worden om een gewoonte op te bouwen. Hoe complexer een gedrag of actie is, hoe meer tijd en herhalingen er nodig zijn om er een gewoonte van te maken.
Verkoopgedrag is natuurlijk ingewikkelder dan zelfverbeteringsgewoonten zoals meer water drinken of naar de sportschool gaan, wat betekent dat er meer herhaling nodig is om ze onder de knie te krijgen.
Dit wordt nog verergerd door het gebrek aan snelle uitbetaling bij langere verkoopcycli. Er is geen onmiddellijke voldoening voor het beter kwalificeren van een klant, buiten het vage gevoel te weten dat een deal die waarschijnlijk over een paar maanden zal worden gesloten, meer kans van slagen heeft. Tegen die tijd zijn de cue en de beloning (de gesloten deal en de daaropvolgende commissie) niet langer mentaal aan elkaar gekoppeld voor je teamleden.
Een CRM kan hierbij helpen door de hints te automatiseren en je team te herinneren aan de stappen die ze moeten nemen (de routine) en vervolgens een soort beloning te geven wanneer elke individuele mijlpaal is bereikt.
Uit een onderzoek van Harvard is gebleken dat het spontaan tegen je werknemers zeggen dat ze het geweldig doen, de creativiteit kan verhogen, het probleemoplossend vermogen kan verbeteren en stress kan verminderen. Dus zelfs een snelle e-mail met de boodschap "geweldig werk om die grote prospect uit de vergaderfase te krijgen" kan uw vertegenwoordiger helpen gemotiveerd te blijven om de verkoop na te streven.
Door de aanwijzingen voor je team te automatiseren met behulp van het verkoopproces van je CRM, help je je vertegenwoordigers om sneller goede gewoonten op te bouwen en ze efficiënter uit te voeren, wat iedereen ten goede komt.
DOWNLOAD
Wil je een betere leider zijn?
De Sales Manager's Survival Guide bevat 70+ deskundige tips over het aannemen, coachen en motiveren van je verkoopteam. Download hem vandaag nog!
