Uw CRM-gegevens beheren en organiseren

Uw klantgegevens zijn een schat aan waardevolle informatie die u kunt gebruiken om uw omzet te verhogen en uw bedrijf te laten groeien. Het centraliseren van uw gegevens in een customer relationship management platform (CRM) is een effectieve manier om gegevens van meerdere kanalen te beheren en ervoor te zorgen dat iedereen in uw team toegang heeft tot de informatie die ze nodig hebben om verkopen te sluiten. Maar uw CRM-gegevens zijn alleen nuttig als ze georganiseerd en toegankelijk zijn. 

Om het maximale uit uw CRM-gegevens te halen, zijn effectief gegevensbeheer en -organisatie twee van de belangrijkste methoden die u kunt implementeren. Gegevensbeheer en -organisatie is het proces van het ordenen en systematiseren van uw CRM-gegevens, zodat uw team gemakkelijker de informatie kan vinden die ze zoeken. 

Uw bedrijf kan zijn gegevens effectief beheren en organiseren door een aantal best practices te volgen. Lees verder om te leren hoe u uw CRM-gegevens succesvol kunt beheren en organiseren.

Waarom zou je je CRM-gegevens organiseren? 

Gegevensbeheer en -organisatie zijn cruciaal om ervoor te zorgen dat je CRM een bron van waarheid is voor je klantgegevens. 

Of uw verkopers nu waardevolle leads door de pijplijn werken of uw marketingteam de klantrelaties versterkt via e-mailcampagnes, iedereen in uw bedrijf is afhankelijk van de organisatie en toegankelijkheid van uw CRM-gegevens. 

Als dat niet het geval is, kunnen teamleden kostbare tijd verspillen aan het zoeken naar informatie en zal je CRM zijn potentieel niet waarmaken.

Hoe u uw CRM-gegevens beheert en organiseert 

Hoewel CRM's op verschillende manieren werken, zijn er een paar processen die je team kan implementeren, ongeacht het platform dat je gebruikt. Volg deze stappen om ervoor te zorgen dat je CRM-gegevens goed georganiseerd en bruikbaar zijn voor je hele team: 

1. Gegevensweergaven maken 

De eerste stap in het beheren van je CRM-gegevens is het maken van dataweergaven. Dataweergaven zijn visuele weergaven van gegevens waarmee u kunt inzoomen op specifieke subsets van informatie, zodat u de harde cijfers kunt vertalen naar zinvolle inzichten. Door gegevensweergaven te maken, kan uw bedrijf eenvoudig subgroepen van gegevens openen en analyseren. 

Het maken van gegevensweergaven is vooral waardevol als meerdere teams of afdelingen toegang moeten hebben tot verschillende informatie. Informatie zoals waar leads zich in de verkooppijplijn bevinden, kan bijvoorbeeld nuttiger zijn voor je verkoopteam, terwijl je marketingteam toegang nodig heeft tot klantdemografische gegevens en aankoopgeschiedenis. 

Hoe gegevensweergaven maken 

Het maken van gegevensweergaven is relatief eenvoudig, hoewel het proces varieert afhankelijk van het CRM dat jouw bedrijf gebruikt. Hier volgen enkele tips voor het maken van gegevensweergaven in je platform:

  • Pas uw dashboard aan: Het CRM-dashboard is de centrale locatie waar je toegang hebt tot al je gegevens en rapporten. Zoek een CRM dat je team de mogelijkheid biedt om hun dashboards aan te passen met de gegevens die ze moeten zien, zoals verkoop- en marketinggegevens en de leads in je pijplijnen.
  • Rapporten genereren: Een andere manier om gegevensweergaven te maken is met rapporten. Door rapporten te maken, kun je snel alle soorten gegevens bekijken, inclusief verkopen, nieuwe leads, verliezen, prognoses en nog veel meer!

2. Gegevensfilters instellen 

De volgende stap in het beheren van je CRM-gegevens is het instellen van gegevensfilters. Gegevensfilters helpen je team om snel de gegevens te vinden die ze zoeken, zodat ze actie kunnen ondernemen. Of je team nu klantgegevens moet opzoeken, bulkmails moet versturen of een rapport moet uitvoeren, gegevensfilters helpen je om de klus sneller te klaren. 

Gegevensfilters zijn vooral belangrijk wanneer je rapporten maakt van je CRM-gegevens. Rapporten zijn handig om te zien waar je team succesvol is en waar ze verbetering kunnen gebruiken. 

Maar rapporten zijn alleen nuttig als ze analytisch en bruikbaar zijn. Dat is waar gegevensfilters om de hoek komen kijken. 

Wilt u zien hoe goed uw verkopers het doen sinds ze een nieuwe verkooptool hebben geïmplementeerd? Wil je analyseren of nieuwe marketingstrategieën een verschil maken? Datafilters kunnen helpen.  

Gegevensfilters instellen

Sommige CRM's hebben een beperkte lijst met filters die je team kan gebruiken om gegevens te segmenteren en te analyseren. Afhankelijk van de behoeften van je team kan een handvol gegevensfilters voldoende zijn. 

Als je echter aangepaste rapporten maakt op basis van filters met betrekking tot klantdemografie, e-mailbetrokkenheid of aankoopgeschiedenis, kun je nog dieper in je gegevens duiken. Zoek naar een CRM waarmee je je eigen filters kunt toevoegen of extra tags kunt maken. 

Hier zijn enkele voorbeelden van gegevensfilters die je zou willen toevoegen aan je CRM:

  • Bedrijfssector
  • Bedrijfsterrein
  • Open datum
  • Sluitingsdatum
  • Resultaat 
  • Bron
  • Gemaakt door
  • Vertrouwen 
  • Producten
  • Geadresseerde
  • Status in uw pijplijn

3. Creëer doorzoekbare velden 

Voeg tot slot doorzoekbare velden toe aan je CRM om je gegevens nog toegankelijker te maken. Net als bij filters zorgen doorzoekbare velden ervoor dat je gegevens makkelijker te doorzoeken en sorteren zijn, zodat je minder tijd hoeft te besteden aan het doorzoeken van informatie en meer tijd kunt besteden aan het verwerken van leads in je pijplijn. 

In tegenstelling tot filters, waarmee je alleen volgens vaste regels kunt zoeken, geven doorzoekbare velden je meer flexibiliteit in hoe je naar informatie zoekt. 

Hoe doorzoekbare velden maken 

Tenzij je controle hebt over wat je kunt doen in je CRM, zul je moeten werken met de tools die je tot je beschikking hebt. 

De beste manier om je CRM-gegevens doorzoekbaar te maken is een CRM te vinden dat dit gemakkelijk maakt. Over het algemeen kun je met doorzoekbare velden je gegevens doorzoeken op basis van specifieke gegevensvelden, zoals: 

  • Naam klant of lead
  • Beschrijving 
  • E-mailadres
  • Rekeningnummer
  • Telefoonnummer 

Probeer Nutshell gratis uit

Een gebruiksvriendelijke CRM en e-mailmarketing in één.

Nutshell maakt gegevensbeheer en -organisatie eenvoudig

Het beheren en organiseren van uw CRM-gegevens is essentieel om het werk van uw team gemakkelijker te maken. Als het vinden van de gegevens die ze nodig hebben een fluitje van een cent is, kunnen je teamleden efficiënter werken en zich richten op het werk dat het belangrijkst is: het opbouwen van klantrelaties. 

Als het gaat om het zo overzichtelijk mogelijk maken van je gegevens voor je team, is het gebruik van het juiste CRM cruciaal. Beter gegevensbeheer is immers een van de redenen waarom je een CRM bent gaan gebruiken. 

Met Nutshell is het beheren en organiseren van je gegevens een fluitje van een cent. NutshellHet aanpasbare dashboard, de gebruiksvriendelijke zoek- en filterfuncties en de robuuste rapporten maken het je team gemakkelijk om snel toegang te krijgen tot alle gegevens die ze nodig hebben. Daarnaast heeft Nutshell ook krachtige functies zoals: 

Om te zien of Nutshell geschikt is voor jouw team, kun je je aanmelden voor een gratis proefversie van 14 dagen of contact opnemen met ons team voor meer informatie! 

TERUG NAAR BOVEN

Sluit je aan bij 30.000+ andere verkoop- en marketingprofessionals. Schrijf je in voor onze Sell to Win nieuwsbrief!