Ved å utvikle en salgsprosess øker du sjansene for å lykkes med fremtidige salgstiltak, men arbeidet er ikke ferdig før den er en del av organisasjonens DNA.
Ifølge Sales Benchmark Index kan en godt implementert salgsprosess forbedre teamets gevinstprosent med 24 %, redusere lengden på salgssyklusen med 20 % og øke den gjennomsnittlige salgsprisen med 15 %.
For å høste disse fordelene må du implementere salgsprosessen riktig i CRM-programvaren og investere de nødvendige ressursene for å få selgerne til å følge den daglig.
I denne veiledningen viser vi deg nøyaktig hvordan du automatiserer salgsprosessen i CRM-systemet, hvordan du måler effektiviteten i salgsprosessen og hvordan du bruker salgsprosessen til å forbedre teamets prestasjoner.
DEL 1: Slik automatiserer du en salgsprosess i CRM-systemet ditt
En av de største fordelene med et CRM-system er muligheten til å automatisere salgsprosessen. Salgsautomatisering kan deles inn i to kategorier:
Automatisering av oppgaver, eller eliminering av dataregistrering gjennom automatisering. CRM-systemet kan for eksempel automatisk samle inn offentlig tilgjengelig informasjon om en kunde basert på e-postadressen, eller automatisk oppdatere statusen til en kunde når et mål er nådd.
Automatisering av kommunikasjon, eller automatisk utløsing av salgskommunikasjon basert på prospektets bevegelse gjennom salgsprosessen. Et prospekt kan for eksempel motta ulike e-poster når de registrerer seg for en gratis prøveperiode eller etter at de har blitt kunder - noe som hjelper selgerne med å mangedoble innsatsen når det gjelder å pleie og utdanne kjøpere.
Når salgsautomatiseringen er på plass, vet hver enkelt selger hva som til enhver tid må gjøres for å sikre fremdrift i avtalene, basert på prospektets handlinger eller annen observerbar atferd.
Forutsatt at du har et CRM-system som gjør det mulig å automatisere salgsprosessen(hint, hint), er det fire ting du må gjøre for å få det hele på plass.
Trinn 1: Definer stadier, mål og veiledning for pipelinen din
Husker du stadieneisalgsprosessen som vi bygde opp i forrige artikkel? Det første du må gjøre, er å legge inn disse trinnene som en pipeline i CRM-systemet. (Merk: Hvis du bruker mer enn ett sett med faser for å håndtere ulike salgsinnsatser, må du opprette flere pipelines).
Deretter må det defineres og legges inn mål for hvert trinn. Med automatisert salgsprosess vil potensielle kunder automatisk gå videre fra fase til fase etter at de har oppfylt bestemte mål, for eksempel å fastslå verdien av et kundeemne eller å møte prospektet. Med andre ord: Hva er det grunnleggende som må gjøres før en fase kan anses som fullført?
Nutshell gir også salgssjefene muligheten til å legge til veiledning for de ulike fasene i pipelinen ved å oppsummere forventningene til hver fase med egne ord og gi råd. Dette hjelper selgerne med å holde helheten i tankene når de går gjennom de enkelte oppgavene i et salg, og hjelper nye selgere med å komme raskt i gang.
Trinn 2: Tildel leads til de rette representantene
Regler for brukertildeling sørger for at hvert kundeemne automatisk går til den medarbeideren som har størst sannsynlighet for å avslutte det. Med salgsautomatisering på plass kan leads tilordnes bestemte teammedlemmer når de går inn i et hvilket som helst stadium, basert på dine foretrukne kriterier. Dette kan være svært nyttig hvis...
Salgsteamet er delt inn i geografiske områder, der hver representant (eller gruppe av representanter) har ansvar for et bestemt område.
Bedriften din tilbyr ulike produktlinjer, med spesialiserte selgere som har ansvaret for å selge hver av dem.
Salgsteamet er delt inn i nivåer basert på ferdigheter eller ansiennitet, og leads med høyere verdi går til de beste avslutterne.
Hvis du som salgssjef oppretter regler for brukertildeling, vil det ikke bare øke teamets suksessrate, men også spare deg for tid ved å redusere antallet små beslutninger du må ta hver dag om hvem som skal få hvilket kundeemne.
Merk: Hvis du bruker flere pipelines, må du også fastsette kriterier for hvilke leads som skal gå inn i hvilke pipelines til å begynne med.
Trinn 3: Legg til oppgaver i hvert trinn
I en automatisert salgsprosess er oppgaver aktiviteter som må fullføres for å oppfylle kravene i en fase. Det dreier seg vanligvis om små oppgaver av typen "ta en telefon" eller "forbered deg til demo", og de vises for alle leads i en gitt pipeline. Hvis visse oppgaver er tidssensitive, kan du knytte en relativ forfallsdato til dem for å sikre at de ikke blir liggende uvirksomme for lenge.
Når du legger til oppgaver i fasene, får selgerne ekstra veiledning gjennom hele salgsprosessen, noe som er en av de mest verdifulle fordelene med salgsautomatisering. (I Nutshell tildeles utestående oppgaver som standard til lead-eieren, selv om du kan velge å tildele oppgaver til andre personer eller team som er bedre egnet til å utføre oppgaven).
Når et etappemål er nådd, hoppes alle gjenværende oppgaver for den aktuelle etappen automatisk over, og lederen går videre til neste etappe.
Trinn 4: Koble til og automatiser e-posten din
En fordel med Nutshell's sales automation builder er muligheten til å legge til og fjerne leads fra MailChimp-e-postkampanjer, avhengig av hvor i salgsprosessen de befinner seg.
Enten det dreier seg om en serie e-poster med produktopplæring, et nyhetsbrev eller et drypp for onboarding, sørger e-postautomatisering for at potensielle kunder får tilgang til riktig innhold til riktig tid, og du slipper å lage utkast til nye e-poster eller abonnere/avmelde potensielle kunder manuelt.
I en Nutshell pipeline kan du velge det stadiet der et lead skal abonneres på en gitt MailChimp-liste, samt det stadiet der leadet skal avmeldes. Det er like enkelt som det høres ut - hvisdu ikke tror oss, kan du prøve det.
Nå som salgsprosessen er automatisert i CRM-systemet, må du måle effektiviteten og gjøre forbedringer der det er nødvendig. Slik gjør du det...
DEL 2: Slik måler og finjusterer du salgsprosessen din
En riktig implementert salgsprosess gir organisasjonen din en mengde nye data å trekke på. Ved å måle informasjonen kontinuerlig kan du se hvilke tiltak som fungerer, hva som må forbedres, og hva du bør gjøre med det.
Her er seks nøkkeltall som du bør følge gjennom hele salgsprosessen:
#1: Adopsjonsrate
Det viktigste først: Bruker selgerne faktisk den nye prosessen? Inntil du oppnår 100 % prosessutnyttelse - dvs. full deltakelse i hele teamet - vil alle data du får fra salgsprosessen, være ufullstendige og upålitelige.
Ifølge Jacco van der Kooij, grunnlegger av Winning by Design: "Den beste måten å måle effekten av salgsprosessen på, er å spørre seg selv: 'Henger prosessen noe sted på veggen? Kan folk peke på en blokk og si: 'Det er her de fleste avtalene kjører seg fast'? Har teamet fått opplæring i de enkelte delene av prosessen, og kan vi måle forbedringer i disse delene? Når du ber folk om å tegne den delen av prosessen de er ansvarlige for, kan de da tegne 4-5 blokker på en tavle og beskrive hva som skjer i hver blokk?"
Hvis du ikke kan svare "ja" på alle disse spørsmålene, tyder det på at prosessen sannsynligvis ble utviklet i et vakuum, uten at salgsteamet fikk komme med nok innspill. Husk at dette er salgsteamets spilleregler, så ikke påtving dem ovenfra og ned.
Det er lettere å skalere et selskap med en ødelagt prosess som er godt utført, enn det er å skalere et selskap som ikke har noen prosess og er avhengig av kunstnerisk dyktighet.
Jacco van der Kooij
#Nr. 2: Konverteringsrater for nøkkeltrakten
Én ting er å måle volumet i pipelinen, noe helt annet er å måle hastigheten gjennom den. Det er det du kan gjøre med en trakterapport.
Så snart du har satt opp en pipeline i CRM-systemet, kan du bruke Nutshell's trakterapport til å spore konverteringsraten fra trinn til trinn. Dette vil vise deg hvilke deler av pipelinen som er ansvarlig for flest tapte eller fastlåste leads, slik at du kan gjøre målrettede forbedringer av salgsaktivitetene på disse områdene.
Konverteringsraten svinger selvsagt hele tiden, og det skyldes en rekke faktorer. For å unngå å bli "paralysert av analyse" kan det være lurt å fokusere på én eller to viktige konverteringsrater i trakten, dvs. de som har størst innvirkning på om et lead blir en kunde eller ikke, og iverksette tiltak når det oppstår betydelige fall.
På Nutshell følger vi for eksempel nøye med på hvor mange av de nye potensielle kundene som konverterer fra "pre-engasjert" til "engasjert" ved å utføre bestemte handlinger i løpet av den gratis prøveperioden. Siden det er 20 ganger mer sannsynlig at engasjerte leads konverterer til betalende kunder, er denne konverteringsraten en viktig indikator på suksess og et konstant fokuspunkt for salgs- og markedsføringsteamene våre.
Igjen, hvis du måler alt, måler du ingenting. Identifiser de avgjørende fasene i salgsprosessen, og følg nøye med på hvor godt potensielle kunder beveger seg gjennom dem.
#Nr. 3: Vinningsprosent
Med gevinstprosent menes prosentandelen leads som blir til betalende kunder. Siden dette måltallet kan påvirkes av en rekke ulike salgsaktiviteter, fra presentasjonsfasen til avslutningsfasen, er det ofte nødvendig å måle resultatene av de enkelte salgsaktivitetene for å forbedre en svak gevinstprosent inntil du finner det virkelige problemet, og deretter løse det.
Noen av de vanligste årsakene til lave gevinstprosenter er blant annet
Ikke nok kvalifiserte potensielle kunder: Du kaster bort ressurser på å tiltrekke deg potensielle kunder som ikke har behov for produktet ditt, eller som ikke er i stand til å kjøpe det. Du kan løse dette problemet ved å legge mer arbeid i å definere dine kjøperpersoner og fokusere budskapet på nettstedet ditt og i annonsene dine.
Utilstrekkelig pleie av potensielle kunder: Ifølge en LinkedIn-studie fra 2017 leser B2B-beslutningstakere i gjennomsnitt ti stykker innhold før de foretar et kjøp. Så når du først har fått e-postadressen til en potensiell kunde, må du ikke la vedkommende slippe unna. Sørg for at de får nyttig innhold med jevne mellomrom, og ta jevnlig kontakt via e-post og telefon. Ved å følge med på åpnings- og klikkfrekvensen på e-postene dine kan du se om du må forbedre kvaliteten på e-postene dine i tillegg til kvantiteten.
Spesifikke medarbeidere som underpresterer: Hvis du oppdager at en enkelt medarbeider trekker ned den samlede gevinstprosenten i forhold til resten av teamet, er det mulig at vedkommende mangler noe av den hemmelige sausen som de beste medarbeiderne bruker for å holde seg effektive.
"Det kan være svært lærerikt å sammenligne hva de beste vet og gjør på hvert trinn i prosessen, og hvordan de lykkes i forhold til hverandre", sier Bob Apollo, grunnlegger av Inflexion-Point Strategy Partners. "Med denne innsikten i atferdsforskjellene kan lederne veilede de dårligst presterende medarbeiderne med sikte på å gradvis redusere gapet mellom de beste og resten."
Og det burde være en selvfølge: Hvis du oppdager at de beste selgerne dine har en enestående suksessrate på grunn av sine egne metoder for å fremme salget, må du formalisere disse aktivitetene i teamets salgsprosess.
#4: Avtalestørrelse
I tillegg til at flere leads blir til kunder, er et annet tydelig tegn på at salgsprosessen fungerer, at gjennomsnittsbeløpet for hvert avslut tede salg begynner å øke. Dette viser at selgerne fokuserer på de potensielle kundene som har størst behov for produktet ditt, og at de legger mer innsats i mersalg.
Det du bør se etter, er inkonsekvens. Gå gjennom den gjennomsnittlige avtalestørrelsen for hver enkelt selger, team, produkt, område og kilde. Øker avtalestørrelsen jevnt og trutt over hele linjen, eller er det bare enkelte team, produkter osv. som står for de største avtalene? Igjen er målet å finne årsaken til disse suksessene og sørge for at hele organisasjonen følger etter.
#5: Nøyaktighet i salgsprognoser
Nøyaktigheten i salgsprognosene gjenspeiler hvor nær det faktiske salget ligger det forventede salget for en gitt tidsperiode, basert på verdien av pipelinen og den samlede gevinstprosenten. Ved å bruke et CRM-system med prognoserapporter kan medarbeiderne også se hvordan de presterer i forhold til kvotene.
Hvis resultatene begynner å avvike fra prognosene, må du finne ut om det skyldes omstendighetene - f.eks. at en ny konkurrent dukker opp med et sammenlignbart produkt, at den beste selgeren uventet har sluttet - eller at en del av salgsprosessen er mindre effektiv enn du trodde.
Husk at hvis det er første gang bedriften din implementerer en salgsprosess, kan det ta noen måneder før prognosene er i nærheten av de faktiske salgsdataene.
#6: Lengden på salgssyklusen
Hvor lang tid bruker salgsteamet ditt i gjennomsnitt på å jobbe med et lead frem til avslutning? En godt implementert salgsprosess reduserer tidsbruken ved at selgerne vet nøyaktig hva som må skje på hvert trinn for å få en avtale i havn.
Hvis du ikke ser noen merkbar reduksjon i lengden på salgssyklusen etter at du har implementert en salgsprosess, kan du vurdere kvalifiseringsmetodene dine på nytt. Tenk på hva som kjennetegner potensielle kunder som raskt sier "nei". Hvis du diskvalifiserer dem tidligere i salgspipelinen, kan det bidra til å øke gevinstprosenten, samtidig som du gir selgerne mulighet til å bruke tiden sin på kjøpere som har større sannsynlighet for å bli kunder.
Men hva om salgssyklusen din støter på fartsdumper mot slutten i stedet for i begynnelsen? Tiden fra forespørsel til beslutning er en ofte oversett del av lengden på salgssyklusen, som viser til hvor lang tid det tar for et kundeemne å bestemme seg etter at de har fått all informasjonen de trenger, og selgeren har bedt eksplisitt om å få kjøpe.
For å redusere tiden fra forespørsel til beslutning må du sørge for at du gir all nødvendig informasjon til hver enkelt beslutningstaker i bedriften. I B2B-salg er det sjelden én person som har en egeninteresse i å kjøpe et produkt - det er som regel en komité som møtes før kjøpet. Ved at teamet ditt gjør forarbeidet og skaffer til veie data som tar hensyn til de ulike partenes interesser, kan potensielle kunder ta raskere beslutninger.
DEL 3: Slik bruker du salgsprosessen til å coache teamet ditt
Selv om den største fordelen med å implementere en salgsprosess i CRM-systemet er å gi selgerne et veikart for hva de skal gjøre på hvert trinn i salget, er verdien av en salgsprosess langt mer enn å styre aktivitetene.
CRM-systemets salgsprosess kan være et effektivt verktøy for å forstå kundeatferd og veilede salgsteamet - og ikke bare i forhold til tallene.
Hvordan en salgsprosess forsterker gode vaner
Salgscoaching handler om å skape vaner og oppmuntre til riktig atferd. Målet er å få selgerne til å gjennomføre de aktivitetene som beviselig fører til salg i organisasjonen.
"Ledere må samarbeide med de enkelte teammedlemmene om den delen av salgsprosessen de er svake på", sier Jacco van der Kooij.
CRM-systemets salgsprosess gir deg mulighet til å se hvilken del av salget et gitt teammedlem har størst problemer med. Dette gjør det enklere å lage tilpassede coachingplaner som er målrettet mot hver enkelt selgers svakheter.
Hvordan en salgsprosess hjelper selgerne til å kjøpe seg inn i coachingprosessen
Med informasjonen fra et CRM-system kan teamet ditt få en bedre forståelse av den spesifikke effekten av salgsatferden deres, noe som kan gjøre dem mer mottakelige for coaching.
"Uten en formalisert salgsprosess har du ikke noe å sammenligne individuelle prestasjoner, atferd eller aktiviteter med, og da vil alle forsøk på å forbedre prestasjonene uunngåelig fremstå som tilfeldige handlinger", sier Bob Apollo, grunnlegger av Inflexion-Point Strategy Partners.
Mange erfarne selgere eller toppsjefer kan være skeptiske til coaching fordi de mener at de er gode nok, eller i det minste gode nok. CRM-systemet kan hjelpe dem med å se hvor de kan forbedre seg, og kvantifisere de potensielle resultatene av disse forbedringene - større salg og høyere provisjon.
Hvordan en salgsprosess oppmuntrer selgerne gjennom salgssyklusen
Denne loopen er en tredelt prosess som må gjentas om og om igjen for å skape en vane. Jo mer kompleks en atferd eller handling er, desto mer tid og flere repetisjoner kreves for at den skal bli en vane.
Selgeratferd er selvsagt mer komplisert enn selvforbedringsvaner som å drikke mer vann eller gå på treningssenteret - noe som betyr at den krever mer repetisjon for å innarbeides.
Dette forsterkes ytterligere av at lengre salgssykluser ikke gir noen umiddelbar gevinst. Det er ingen umiddelbar belønning for bedre kvalifisering av en kunde, bortsett fra den vage følelsen av å vite at det er mer sannsynlig at en avtale vil bli inngått om flere måneder. På det tidspunktet er ikke lenger signalet og belønningen (den inngåtte avtalen og den påfølgende provisjonen) mentalt koblet sammen for teammedlemmene.
Et CRM-system kan hjelpe deg med dette ved å automatisere signalene og minne teamet på hvilke trinn de må ta (rutinen), og deretter gi en slags belønning når hver enkelt milepæl er nådd.
En Harvard-studie viser at det å spontant fortelle de ansatte at de gjør en god jobb, kan øke kreativiteten, forbedre problemløsningsevnen og redusere stress. Så selv en rask e-post der du sier "fantastisk jobb med å få det store prospektet ut av møtestadiet" kan bidra til å holde motivasjonen oppe.
Ved å automatisere signalene til teamet ved hjelp av CRM-systemets salgsprosess hjelper du medarbeiderne med å bygge opp gode vaner raskere og utføre dem mer effektivt - noe som er til fordel for alle involverte.
LAST NED
Vil du bli en bedre leder?
Sales Manager's Survival Guide inneholder over 70 eksperttips om hvordan du ansetter, coacher og motiverer salgsteamet ditt. Last den ned i dag!
