Gerir e organizar os seus dados CRM

Os dados dos seus clientes são um tesouro de informações valiosas que pode utilizar para aumentar as receitas e impulsionar o crescimento do negócio. Centralizar os seus dados numa plataforma de gestão da relação com o cliente (CRM) é uma forma eficaz de gerir dados de vários canais e garantir que todos os membros da sua equipa podem aceder às informações de que necessitam para fechar vendas. No entanto, os seus dados de CRM só são úteis se estiverem organizados e acessíveis. 

Quando se trata de tirar o máximo partido dos seus dados de CRM, a gestão e organização eficazes dos dados são duas das práticas mais importantes que pode implementar. A gestão e organização de dados é o processo de organizar e sistematizar os seus dados de CRM para que seja mais fácil para a sua equipa encontrar a informação que procura. 

A sua empresa pode gerir e organizar eficazmente os seus dados seguindo algumas práticas recomendadas. Continue a ler para saber como gerir e organizar com êxito os seus dados CRM.

Por que razão deve organizar os seus dados CRM? 

A gestão e organização de dados são cruciais para garantir que o seu CRM é uma fonte de verdade para os dados dos seus clientes. 

Quer os seus representantes de vendas estejam a trabalhar em oportunidades valiosas através do pipeline ou a sua equipa de marketing esteja a reforçar as relações com os clientes através de campanhas de correio eletrónico, todos na sua empresa dependem da organização e acessibilidade dos seus dados de CRM. 

Se assim não for, os membros da equipa podem perder tempo valioso à procura de informações - e o seu CRM não estará à altura do seu potencial.

Como gerir e organizar os seus dados CRM 

Embora os CRM funcionem de forma diferente, existem alguns processos que a sua equipa pode implementar independentemente da plataforma que estiver a utilizar. Siga estes passos para garantir que os dados do seu CRM estão devidamente organizados e podem ser utilizados por toda a sua equipa: 

1. Criar vistas de dados 

O primeiro passo para gerir os seus dados CRM é criar visualizações de dados. As visualizações de dados são representações visuais de dados que lhe permitem aprofundar subconjuntos específicos de informação, ajudando-o a traduzir os números concretos em informações significativas. Ao criar visualizações de dados, a sua empresa pode aceder e analisar facilmente subgrupos de dados. 

A criação de visualizações de dados é especialmente útil quando várias equipas ou departamentos necessitam de aceder a informações diferentes. Por exemplo, informações como a posição dos contactos no pipeline de vendas podem ser mais úteis para a sua equipa de vendas, enquanto a sua equipa de marketing precisa de aceder aos dados demográficos e ao histórico de compras dos clientes. 

Como criar visualizações de dados 

Criar visualizações de dados é relativamente simples, embora o processo varie consoante o CRM que a sua empresa está a utilizar. Aqui estão algumas dicas para criar visualizações de dados na sua plataforma:

  • Personalize o seu painel de controlo: O painel de controlo do seu CRM é o local central onde pode aceder a todos os seus dados e relatórios. Procure um CRM que permita que a sua equipa personalize os painéis com os dados que precisa de ver, como as métricas de vendas e de marketing e os contactos nos seus pipelines.
  • Gerar relatórios: Outra forma de criar visualizações de dados é através de relatórios. A criação de relatórios permite-lhe ver rapidamente todos os tipos de dados, incluindo vendas, novos contactos, perdas, previsões e muito mais!

2. Configurar filtros de dados 

O passo seguinte na gestão dos seus dados CRM é a definição de filtros de dados. Os filtros de dados ajudam a sua equipa a encontrar rapidamente os dados que procuram para poderem agir. Quer a sua equipa precise de localizar informações de clientes, enviar e-mails em massa ou executar um relatório, os filtros de dados ajudam-no a fazer o trabalho mais rapidamente. 

Ter filtros de dados é especialmente importante quando se criam relatórios a partir dos dados do CRM. Os relatórios são úteis para ver onde a sua equipa está a ser bem sucedida e onde pode ser melhorada. 

Mas os relatórios só são úteis se forem analíticos e accionáveis. É aí que entram os filtros de dados. 

Precisa de ver o desempenho dos seus representantes de vendas desde a implementação de uma nova ferramenta de vendas? Quer analisar se as novas estratégias de marketing estão a fazer a diferença? Os filtros de dados podem ajudar.  

Como configurar filtros de dados

Alguns CRMs têm uma lista limitada de filtros que a sua equipa pode utilizar para segmentar e analisar dados. Dependendo das necessidades da sua equipa, ter um punhado de filtros de dados pode ser suficiente. 

No entanto, a criação de relatórios personalizados com base em filtros relacionados com a demografia dos clientes, métricas de envolvimento de correio eletrónico ou histórico de compras pode ajudá-lo a aprofundar ainda mais os seus dados. Procure um CRM que lhe permita adicionar os seus próprios filtros ou criar etiquetas adicionais

Eis alguns exemplos de filtros de dados que pode querer adicionar ao seu CRM:

  • Indústria da empresa
  • Território da empresa
  • Data de abertura
  • Data de fecho
  • Resultado 
  • Fonte
  • Criado por
  • Confiança 
  • Produtos
  • Cessionário
  • Estado no seu pipeline

3. Criar campos pesquisáveis 

Por último, adicione campos pesquisáveis ao seu CRM para tornar os seus dados ainda mais acessíveis. Tal como acontece com os filtros, os campos pesquisáveis tornam os seus dados mais fáceis de pesquisar e ordenar, para que possa passar menos tempo a peneirar a informação e mais tempo a trabalhar efetivamente os contactos através do seu pipeline. 

Ao contrário dos filtros, que apenas permitem pesquisar de acordo com regras definidas, os campos pesquisáveis dão-lhe mais flexibilidade na forma como procura a informação. 

Como criar campos pesquisáveis 

A menos que tenha algum controlo sobre o que pode fazer no seu CRM, terá de trabalhar com as ferramentas que tem à sua disposição. 

A melhor maneira de tornar os dados do seu CRM pesquisáveis é encontrar um CRM que o facilite. Geralmente, os campos pesquisáveis permitem-lhe analisar os seus dados com base em campos de dados específicos, como: 

  • Nome do cliente ou do contacto
  • Descrição do líder 
  • Endereço de correio eletrónico
  • Número de conta
  • Número de telefone 

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Nutshell facilita a gestão e a organização dos dados

Gerir e organizar os seus dados de CRM é essencial para facilitar o trabalho da sua equipa. Quando é fácil encontrar os dados de que necessitam, os membros da sua equipa podem trabalhar de forma mais eficiente e concentrar-se no trabalho mais importante: construir relações com os clientes. 

Quando se trata de tornar os seus dados tão organizados quanto possível para a sua equipa, utilizar o CRM certo é crucial. Afinal de contas, uma melhor gestão de dados é uma das razões pelas quais começou a utilizar um CRM. 

Com Nutshell, gerir e organizar os seus dados é muito fácil. NutshellO painel de controlo personalizável do , as funcionalidades de pesquisa e filtragem fáceis de utilizar e os relatórios robustos facilitam o acesso rápido da sua equipa a todos os dados de que necessita. Além disso, o Nutshell também possui funcionalidades poderosas como: 

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