Att bygga upp en säljprocess ger dina framtida säljinsatser en mycket större chans att lyckas, men ditt arbete är inte klart förrän det är en del av din organisations DNA.
Enligt Sales Benchmark Index kan en väl implementerad säljprocess förbättra teamets vinstchans med 24 %, minska säljcykelns längd med 20 % och öka det genomsnittliga försäljningspriset med 15 %.
För att kunna dra nytta av dessa fördelar måste du implementera din säljprocess korrekt i din CRM-programvara och investera rätt resurser för att få dina säljare att följa den på daglig basis.
I den här guiden visar vi dig exakt hur du automatiserar din säljprocess i ditt CRM-system, hur du mäter effektiviteten i din säljprocess och hur du använder din säljprocess för att coacha ditt teams prestationer.
DEL 1: Så automatiserar du en säljprocess i ditt CRM-system
En av de största fördelarna med att ha ett CRM är möjligheten att automatisera försäljningsprocessen. Säljautomatisering kan delas in i två kategorier:
Automatisering av uppgifter, eller eliminering av datainmatning genom automatisering. CRM-systemet kan t.ex. automatiskt samla in offentligt tillgänglig information om en kund baserat på dennes e-postadress eller automatiskt uppdatera statusen för en lead när ett mål har uppnåtts.
Automatiserad kommunikation, eller automatisk utlösning av säljkommunikation baserat på prospektets förflyttning genom säljprocessen. Ett prospekt kan t.ex. få olika e-postmeddelanden när de registrerar sig för en kostnadsfri testperiod eller när de blir kunder - vilket hjälper säljarna att mångdubbla sina insatser när det gäller att vårda och utbilda köpare.
Med automatiserad försäljning på plats förstår varje säljare vad som behöver göras i varje ögonblick för att affärerna ska gå framåt, baserat på prospektets agerande eller annat observerbart beteende.
Förutsatt att du har ett CRM-system som gör att du kan automatisera din säljprocess(tips, tips), så finns det fyra saker du behöver göra för att få allt på plats.
Steg 1: Definiera dina pipelinefaser, mål och riktlinjer
Kommer du ihåg de stegisäljprocessen som vi byggde upp i den förra artikeln? Det första du behöver göra är att ange dessa steg som en pipeline i ditt CRM-system. (Obs: Om du använder mer än en uppsättning steg för att hantera olika säljinsatser måste du konfigurera flera pipelines).
Därefter måste mål för varje steg definieras och anges för varje steg. Med automatiserad säljprocess går dina leads automatiskt från steg till steg efter att ha uppfyllt specifika mål, t.ex. att fastställa värdet på ett lead eller att träffa prospektet. Med andra ord: Vad är det grundläggande som måste göras innan ett steg kan anses vara slutfört?
Nutshell ger även säljcheferna möjlighet att lägga till vägledning för varje steg i sina pipelines, sammanfatta sina förväntningar för varje steg med egna ord och ge råd. Detta hjälper säljarna att hålla helhetsbilden i minnet när de går igenom de enskilda uppgifterna i en försäljning, och hjälper nya säljare att snabbt komma in i arbetet.
Regler för användartilldelning säkerställer att varje lead automatiskt går till den representant som är mest benägen att avsluta det. Med säljautomation på plats kan leads tilldelas specifika teammedlemmar när de går in i något skede, baserat på dina önskade kriterier. Detta kan vara till stor hjälp om...
Ditt säljteam är uppdelat i geografiska områden, där varje säljare (eller grupp av säljare) ansvarar för ett specifikt område
Ditt företag erbjuder olika produktlinjer, med specialiserade säljare som ansvarar för att sälja var och en
Ditt säljteam är indelat i nivåer baserat på kompetens eller anciennitet, där leads med högre värde går till dina bästa avslutare
Om du som försäljningschef skapar regler för användartilldelning kommer du inte bara att öka teamets vinstchans, du kommer också att spara tid genom att minska antalet små beslut som du måste fatta varje dag om vilken representant som ska få vilket lead.
Om du använder flera pipelines måste du också fastställa kriterier för vilka leads som ska gå till vilka pipelines till att börja med.
Steg 3: Lägg till uppgifter för varje steg
I en automatiserad säljprocess är uppgifter aktiviteter som måste slutföras för att uppfylla kraven i ett steg. Vanligtvis handlar det om små åtgärder som "ring ett samtal" eller "förbered demo", och de förekommer i alla leads i en viss pipeline. Om vissa uppgifter är tidskänsliga kan du koppla ett relativt förfallodatum till dem för att se till att de inte blir liggande för länge.
Genom att lägga till uppgifter i dina steg får säljarna ytterligare vägledning under hela försäljningen, vilket är en av de mest värdefulla fördelarna med automatiserad försäljning. (I Nutshell tilldelas utestående uppgifter som standard till leadägaren, men du kan välja att tilldela uppgifter till andra personer eller team som är bättre lämpade att slutföra uppgiften).
När ett etappmål har uppnåtts hoppas alla återstående uppgifter för den etappen automatiskt över och leadsen går vidare till nästa etapp.
Steg 4: Anslut och automatisera din e-post
En fördel med Nutshell's sales automation builder är möjligheten att lägga till och ta bort leads från MailChimp e-postkampanjer, beroende på var de befinner sig i din försäljningsprocess.
Oavsett om det handlar om en serie e-postmeddelanden med produktutbildning, ett vårdande nyhetsbrev eller ett onboarding-dropp, gör e-postautomatisering att rätt innehåll når dina potentiella kunder vid rätt tidpunkt och att du slipper skriva nya e-postmeddelanden eller prenumerera på/avregistrera leads manuellt.
I en Nutshell pipeline kan du välja det steg där ett lead ska prenumerera på en viss MailChimp-lista, samt det steg där leadet ska avregistreras. Det är lika enkelt som det låter - omdu inte tror oss kan du prova.
Nu när din säljprocess är automatiserad i ditt CRM-system måste du mäta hur effektiv den är och göra förbättringar där det behövs. Så här gör du för att...
DEL 2: Hur du mäter och finjusterar din försäljningsprocess
En korrekt implementerad säljprocess ger din organisation en mängd nya data att utgå ifrån. Genom att kontinuerligt mäta denna information kan du se vilka av dina insatser som fungerar, vad som behöver förbättras och vad du ska göra åt det.
Här är sex nyckeltal som du bör följa genom hela din försäljningsprocess:
#1: Antagandefrekvens
Det viktigaste först: Använder dina säljare verkligen den nya processen? Innan du kan uppnå 100 % processutnyttjande - dvs. fullt deltagande i hela teamet - kommer alla data du får från säljprocessen att vara ofullständiga och otillförlitliga.
Enligt Jacco van der Kooij, grundare av Winning by Design: "Det bästa sättet att mäta effekten av säljprocessen är att fråga sig själv: 'Hänger processen någonstans på väggen? Kan man peka på ett block och säga: 'Det är här de flesta affärerna fastnar'? Är teamet utbildat i enskilda delar av processen, och kan vi mäta förbättringar i dessa delar? När du ber människor att rita den del av processen som de är ansvariga för, kan de skissa 4-5 block på en whiteboard och beskriva vad som händer i varje block?"
Om du inte kan svara "ja" på alla ovanstående frågor tyder det på att processen sannolikt skapades i ett vakuum, utan tillräckligt med input från säljteamet. Kom ihåg att detta är säljteamets spelbok, så tvinga inte på dem den från toppen.
Det är lättare att skala upp ett företag med en trasig process som utförs väl, än det är att skala upp ett företag som inte har någon process och förlitar sig på artisteri.
Jacco van der Kooij
#2: Konverteringsfrekvenser för viktiga trattar
Det är en sak att mäta volymen på din pipeline, det är en helt annan sak att mäta hastigheten genom den. Det är vad en trattrapport ger dig möjlighet att göra.
Så snart du har skapat en pipeline i ditt CRM kan du använda Nutshell:s trattrapport för att spåra dina konverteringsgrader från steg till steg. Detta visar dig vilka delar av din pipeline som är ansvariga för de flesta förlorade eller fastnade leads, så att du kan göra riktade förbättringar av dina försäljningsaktiviteter inom dessa områden.
Naturligtvis fluktuerar konverteringsgraden ständigt i viss utsträckning på grund av ett antal faktorer. För att undvika "analysförlamning" kan det vara bra att fokusera på en eller två viktiga konverteringsgrader i din funnel - dvs. de som har störst inverkan på om ett lead blir en kund eller inte - och vidta åtgärder när det sker betydande nedgångar.
På Nutshell är vi till exempel mycket uppmärksamma på hur många av våra nya leads som konverterar från "pre-engaged" till "engaged" genom att utföra specifika åtgärder under sina kostnadsfria provperioder. Eftersom våra engagerade leads har 20 gånger högre sannolikhet att omvandlas till betalande kunder är denna omvandlingsfrekvens en viktig indikator på framgång och en ständig fokuspunkt för våra sälj- och marknadsföringsteam.
Återigen, om du mäter allt så mäter du ingenting. Identifiera de avgörande stegen i din säljprocess och håll ett vakande öga på hur väl leads tar sig igenom dem.
#3: Vinstandel
Win rate är den procentuella andelen leads som blir betalande kunder. Eftersom detta mått kan påverkas av hur många olika säljaktiviteter som helst, från presentation till avslut, måste man för att förbättra en svag win rate ofta mäta resultatet av enskilda säljaktiviteter tills man identifierar det verkliga problemet och sedan åtgärda det.
Några vanliga orsaker till låga vinstnivåer är
Inte tillräckligt många kvalificerade leads: Du slösar resurser på att attrahera leads som faktiskt inte har behov av din produkt eller förmåga att köpa. Om du lägger mer kraft på att definiera dina köparpersoner och fokusera budskapet på din webbplats och i dina annonser kan du hjälpa till att lösa detta problem.
Otillräcklig lead nurturing: Enligt en LinkedIn-studie från 2017 läser B2B-beslutsfattare i genomsnitt tio olika typer av innehåll innan de gör ett köp. Så när du väl har fått en prospekts e-postadress får du inte låta dem försvinna. Ge dem regelbundet användbart innehåll och hör av dig regelbundet via e-post och telefon. Genom att övervaka öppningsfrekvensen och klickfrekvensen för dina e-postmeddelanden kan du se om du behöver förbättra kvaliteten på dina e-postmeddelanden utöver kvantiteten.
Specifika representanter som underpresterar: Om du upptäcker att din totala vinstmarginal dras ned av en viss person i förhållande till resten av teamet, är det möjligt att personen i fråga saknar något av det som toppresterarna använder för att förbli effektiva.
"Det kan vara mycket lärorikt att jämföra vad de bästa vet och gör i varje steg av processen, och vad deras relativa framgång är", säger Bob Apollo, grundare av Inflexion-Point Strategy Partners. "Med dessa insikter om skillnaderna i beteende kan cheferna coacha underpresterande medarbetare med målet att gradvis minska klyftan mellan de bästa och de övriga."
Och det borde vara självklart: Om du upptäcker att dina toppsäljare har enastående vinstchanser tack vare sina egna metoder för att driva en försäljning framåt, måste du formalisera dessa aktiviteter inom ditt teams säljprocess, pronto.
#4: Affärens storlek
Förutom att fler leads omvandlas till kunder är ett annat tydligt tecken på att din säljprocess fungerar att det genomsnittliga beloppet för varje avslutad försäljning börjar öka. Detta visar att dina säljare fokuserar på de leads som har störst behov av din produkt, och att de lägger mer kraft på merförsäljning.
Det du bör hålla utkik efter är inkonsekvens. Granska den genomsnittliga affärsstorleken för enskilda säljare, team, produkter, områden och källor. Ökar affärsstorleken stadigt över hela linjen, eller är det bara vissa team, produkter etc. som står för de större affärerna? Återigen är målet att identifiera orsaken till framgångarna och se till att hela organisationen följer efter.
#5: Noggrannhet i försäljningsprognoser
Försäljningsprognosens noggrannhet visar hur nära den faktiska försäljningen ligger den förväntade försäljningen för en viss tidsperiod, baserat på värdet av din pipeline och din totala vinstandel. Genom att använda ett CRM-system med prognosrapporter kan säljarna också se hur de presterar jämfört med sina kvoter.
Om dina resultat börjar avvika från dina prognoser, avgör om det beror på omständigheterna - t.ex. att en ny konkurrent dyker upp med en jämförbar produkt, att din bästa säljare oväntat slutar - eller på att en del av din försäljningsprocess är mindre effektiv än du trodde att den skulle vara.
Tänk på att om ditt företag implementerar sin allra första säljprocess kan det ta några månader att fastställa win rates och finjustera innan dina prognoser ens ligger i närheten av dina faktiska försäljningsdata.
#6: Försäljningscykelns längd
Hur lång tid tar det i genomsnitt för ditt säljteam att bearbeta ett lead till avslut? En väl implementerad säljprocess minskar tidsineffektiviteten genom att låta dina säljare veta exakt vad som behöver hända i varje steg för att föra en affär framåt.
Om du inte ser någon märkbar minskning av längden på din säljcykel efter att ha implementerat en säljprocess kan du ompröva dina kvalificeringsmetoder. Tänk på vad som kännetecknar prospekt som snabbt säger "nej". Om du diskvalificerar dem tidigare i säljprocessen kan du öka din win rate och samtidigt ge dina säljare möjlighet att fokusera sin tid på buyer personas som är mer benägna att bli kunder.
Men vad händer om din säljcykel stöter på farthinder i slutet snarare än i början? Tiden från förfrågan till beslut är en ofta förbisedd del av säljcykelns längd som avser hur lång tid det tar för ett prospekt att bestämma sig efter att de har all information framför sig och säljaren uttryckligen har bett om att få göra affärer med dem.
För att minska tiden från förfrågan till beslut bör du se till att du tillhandahåller all nödvändig information till varje beslutsfattare inom ett företag. Inom B2B-försäljning är det sällan en person som har ett egenintresse av att köpa en produkt - du har vanligtvis att göra med en kommitté som träffas innan de köper. Genom att låta ditt team göra grovjobbet och tillhandahålla data som tar upp alla parters problem kan dina potentiella kunder fatta snabbare beslut.
DEL 3: Hur du använder din säljprocess för att coacha ditt team
Den största fördelen med att implementera en säljprocess i CRM-systemet är att ge säljarna en färdplan för vad de ska göra i varje steg av försäljningen, men värdet av en säljprocess sträcker sig långt utöver att styra aktiviteter.
CRM-systemets säljprocess kan vara ett effektivt verktyg för att förstå kundbeteenden och coacha säljteamet - och inte bara kring deras siffror.
Hur en säljprocess förstärker goda vanor
Säljcoaching handlar om att skapa vanor och uppmuntra rätt beteenden. Målet är att få dina representanter att konsekvent utföra de aktiviteter som har visat sig leda till försäljning i din organisation.
"Chefer måste arbeta med enskilda teammedlemmar för att ta itu med den specifika del av försäljningsprocessen som de är svaga på", säger Jacco van der Kooij.
Med CRM:s säljprocess kan du se vilken specifik del av försäljningen som en viss teammedlem har störst problem med. Det gör det lättare att skapa anpassade coachningsplaner som är inriktade på varje säljares svagheter.
Hur en säljprocess hjälper säljarna att köpa in sig i coachningsprocessen
Med hjälp av den information som CRM tillhandahåller kan ditt team bättre förstå den specifika effekten av deras säljbeteende, vilket kan göra dem mer mottagliga för coachning.
"Utan en formaliserad säljprocess har du inget att jämföra individuella prestationer, beteenden eller aktiviteter med, och därför kommer alla försök att förbättra prestationerna oundvikligen att framstå som slumpmässiga handlingar", säger Bob Apollo, grundare av Inflexion-Point Strategy Partners.
Många erfarna säljare eller toppresterare kan ha svårt att ta till sig coachning eftersom de anser att deras förmåga är bra, eller åtminstone tillräckligt bra. CRM kan hjälpa dem att se var de kan förbättra sig och kvantifiera de potentiella resultaten av dessa förbättringar - större försäljning och högre provisioner.
Hur en säljprocess uppmuntrar säljarna genom en säljcykel
I sin bästsäljande bok i New York Times, Vanans makt: Varför vi gör vad vi gör i livet och i affärslivetbeskriver Charles Duhigg vanans loop: "Först finns det en signal, en utlösande faktor ... Sedan finns det rutinen ... Slutligen finns det en belöning."
Denna loop är en tredelad process som måste upprepas om och om igen för att bygga upp en vana. Ju mer komplext ett beteende eller en handling är, desto mer tid och upprepningar krävs för att det ska bli en vana.
Säljbeteenden är naturligtvis mer komplicerade än självförbättrande vanor som att dricka mer vatten eller gå till gymmet - vilket innebär att de kräver mer repetition för att bli bra.
Detta förvärras ytterligare av att längre säljcykler inte ger någon snabb utdelning. Det finns ingen omedelbar tillfredsställelse i att kvalificera en kund bättre, förutom den vaga känslan av att veta att det är mer sannolikt att en affär kommer att slutföras om flera månader. Vid den tidpunkten är signalen och belöningen (den avslutade affären och efterföljande provision) inte längre mentalt sammankopplade för dina teammedlemmar.
Ett CRM-system kan hjälpa till här genom att automatisera signalerna och påminna teamet om de steg de behöver ta (rutinen) och sedan ge någon form av belöning när varje enskild milstolpe har uppnåtts.
En studie från Harvard visade att om du spontant berättar för dina medarbetare att de gör ett bra jobb kan det öka kreativiteten, förbättra problemlösningsförmågan och minska stressen. Så även ett snabbt mejl med texten "fantastiskt jobbat med att få ut den stora kunden från mötesstadiet" kan hjälpa din representant att hålla motivationen uppe för att fortsätta med försäljningen.
Genom att automatisera signalerna till teamet med hjälp av CRM-systemets säljprocess kan du hjälpa dem att snabbare bygga upp goda vanor och genomföra dem mer effektivt - vilket gynnar alla inblandade.
LADDA NED
Vill du bli en bättre ledare?
Sales Manager's Survival Guide innehåller 70+ experttips om hur du anställer, coachar och motiverar ditt säljteam. Ladda ner den idag!
