Close More Deals With These 14 Lead Management Best Practices

Keeping track of what’s going on in your sales pipeline is critical.

Your pipeline gives you an inside look at how your sales process is performing, and whether or not improvements need to be made.

Unfortunately, prospects can get lost in the shuffle or end up becoming inactive. So what should you do when you find that leads are dropping off or getting stuck? Use lead management best practices so your sales team can focus on nurturing prospects who need your offerings and closing more urgent deals.

If you’re looking for ways to have an effective lead management process, you’re in luck. In this blog post, we’ll discuss 14 of the most effective lead management best practices.

Wat is leadbeheer?

Leadbeheer is het proces van het verzamelen van leadinformatie en het koesteren van leads tot ze converteren in klanten. Het monitoren van de interacties van je leads met je bedrijf maakt ook deel uit van een effectief leadbeheerproces, omdat het je helpt je consumenten beter te begrijpen.

What causes leads to get stuck in a sales pipeline?

When you do a bit of digging, you’ll likely be able to link inactive leads to a few specific causes.

Not reaching the right person

If you don’t have the right contact information for the decision-maker at a company, you won’t be able to make a sale. Alternatively, a prospect may enter an email address that they don’t use very often when they fill out a form on your site. This is a problem in both cases because your message isn’t getting in front of the people who need to see it. Take a look at the bounce rates for your emails. If they’re high, that’s one indicator that you aren’t selling to the right person (or anyone at all).

There’s a problem with your product/service

Another reason why a lead might be stuck is that they are having trouble using your solution, or they think it’s too expensive when compared to similar options. Whatever the case may be, it’s important to find and fix any issues that are within your control. While you won’t be able to please every prospect, making the right changes can have a great impact on your bottom line. For example, if you’re finding that a lot of users abandon the account creation process on your site, do your best to reduce friction at that step.

Your buyer isn’t ready yet

It might be that your prospect isn’t sure that they want to make a change and adopt your solution. The majority of people won’t be ready to buy the minute they enter your pipeline. As a result, you have to focus on nurturing and education during your early pipeline stages. Not doing so can leave some prospects hanging without the confidence to make a purchase. You can increase the chances of making a sale by being helpful and relevant.

14 effective lead management best practices

Once you know what’s getting your prospects stuck, you’re faced with another challenge: How do you remove those snags and advance them through your pipeline?

The good news is that when you put the right lead management tactics into action, you can get those leads moving forward again. Let’s go through 14 lead management best practices that you can emulate to close more deals this year:

1. Sharpen up your communication strategy

What’s your strategy for communicating with prospects in the different stages of your pipeline? Sending out an email blast to every person on your list once a month isn’t going to cut it if you want to steadily encourage prospects toward a purchase.

First, think about your sales process and what your leads need at every stage. Then, segment those leads into different lists. You should have a strategy that speaks to your leads’ curiosity, concerns, and pain points.

According to MailChimp, segmentation is a major factor in any email marketing campaign’s success. They found that campaigns with segmented lists got 100% more clicks when compared to non-segmented campaigns. More clicks = more sales.


Schrijf minder e-mails, krijg meer antwoorden.

Valt u weg bij uw prospects? Met Nutshell's persoonlijke e-mailsequenties onthouden we de follow-up voor je.



2. Get to know your leads better

Are your prospects casually considering a product/service like yours or are they in urgent need of a solution? If leads are stuck in your pipeline, it might be that they don’t need your product or service yet. Maybe they can’t decide if your solution is a good investment for their needs. Knowing this allows you to nurture them properly.

Understanding where your leads are in the buyer’s journey helps you market to them more effectively. You can find out what your leads are thinking by asking them to reply to an email or by sending out a survey. For all new leads, you might want to consider setting up a questionnaire so you can easily collect more information about them and their business.

Identify and proactively target potential customers with VisitorIQ

With VisitorIQ, you can track and identify the companies and people visiting your website even before they fill out a form, enabling you to proactively target potential customers.



3. Segment your leads

Marketing-, verkoop- en klantenserviceteams hebben allemaal baat bij segmentering. Persona segmentatie helpt marketingteams effectieve campagnes op te zetten met relevante boodschappen voor verschillende koperpersona's.

Serviceteams kunnen klanten segmenteren zodat ze hun ondersteuningsinspanningen voor verschillende groepen klanten kunnen verbeteren. Geven sommige klanten de voorkeur aan ondersteuning via e-mail of via de telefoon? Uw klanten hebben hulp nodig bij verschillende functies of aspecten van uw product of service.

Ondertussen kunnen verkoopteams leads segmenteren om het koopproces aan te passen voor verschillende prospects. Heeft het zin voor je team om leads te segmenteren op basis van producten waarin ze geïnteresseerd zijn, hun locatie of het aantal keren dat ze bij je hebben gekocht?

Organiseer en segmenteer je leads volgens categorieën waarmee je hun klanttraject kunt verbeteren en je proces efficiënter kunt maken.

4. Make sure your leads’ data and data format are correct

Heb je een gestandaardiseerde en georganiseerde manier om leadgegevens te verzamelen? Als dat niet zo is, is het tijd om je leadverzameling te systematiseren en ervoor te zorgen dat alle leadgegevens een standaard dataformaat volgen.

Een gestandaardiseerde en georganiseerde manier om leadgegevens te verzamelen heeft nu misschien nog geen invloed op je verkoopproces. Als je je bedrijf laat groeien en relaties met deze leads onderhoudt, kan het hebben van correcte leadgegevens en het gebruik van een uniform formaat je tijd besparen en verwarring voorkomen.

Weet je niet zeker hoe je moet beginnen? Hier zijn enkele tips:

  • Stel de velden van je formulier in voor de juiste gegevensindeling
  • Duplicaten verwijderen
  • Organiseer en verwijder inconsistente opmaak zodra je die ziet

5. Have a secure repository of your lead data in a customer relationship management (CRM) software

To effectively manage your leads, you need a more robust tool than a spreadsheet. You can ensure your lead data and profile are always up to date with a customer relationship management (CRM) platform, as everyone on your team can access it after every lead nurturing activity.

Moet je follow-up e-mails sturen? Een CRM kan je helpen om drip campagnes op te zetten zodat je geen follow-ups mist. Met een CRM kun je voorkomen dat je dubbele e-mails verstuurt, omdat iedereen de meest recente transacties en conversaties met elke lead kan bekijken.

6. Take advantage of your CRM’s automation tools

Handmatige gegevensinvoer is niet alleen inefficiënt, maar ook een mogelijke bron van fouten. Minimaliseer fouten en maximaliseer de efficiëntie met de verschillende automatiseringstools die beschikbaar zijn in je CRM. Enkele daarvan zijn:

  • Assigning leads to sales reps: Automatically assign leads to the best suited sales rep for the job. Nutshell even helps your sales reps succeed at closing deals by enabling you to provide reminders to them.
  • Moving leads in your pipeline: Let your sales team focus on selling, and let your CRM help move your leads in your pipeline. Nutshell automatically advances leads from stage to stage based on the goals you’ve set. It can also update lead confidence.
  • Lead scoring: How likely is a lead to convert, and how soon will they do it? Let your CRM help you prioritize which leads to nurture by automating lead scoring. Nutshell has simplified this process with lead confidence.

Looking for an easy-to-use CRM with all the features you need to boost sales?

Nutshell has what you’re looking for.

Explore Nutshell’s Features

7. Look for stalled stages

Are lots of leads getting stuck in one stage of your pipeline? If so, re-evaluate that stage of your sales process. To understand how to fix these stalled stages, you need to think about two things: what’s happening, and what should be happening.

What are your specific goals for each stage in your sales process? How close are you or your prospects coming to meeting these goals? What can you do to make it easier for your leads to move to the next step or make a decision?

8. Use insightful reporting dashboards

Heb je een gezonde verkooppijplijn? Volg en meet je leadgegevens met behulp van inzichtelijke rapporten en dashboards.

Deze dashboards laten zien hoe je team presteert. Met rapporten die de prestaties per fase uitsplitsen, kun je de fasen identificeren waarin je verkoopteam het moeilijk heeft of die zeer efficiënt zijn.

9. Nurture your leads

Heb je ooit iets gekocht bij een bedrijf dat je een follow-up e-mail stuurde over een product dat je aan je winkelwagentje had toegevoegd, maar nooit had gekocht?

Houd je leads betrokken bij je bedrijf, zodat ze soepel door je verkooptrechter bewegen. Stuur tijdige en gepersonaliseerde e-mails die je prospects ertoe aanzetten om bij je te kopen. Een e-mail over het achterlaten van een winkelwagentje of een e-mail met een verkoopdemo zijn uitstekende voorbeelden van lead-nurturing.

10. Offer help

If you determine a lead is having trouble making a decision or getting buy-in from their company, what can you do to help? What can you give your leads to establish more trust? You could offer a free e-book, trial, consultation, coupon code, or other resources. An important thing to remember is that a good offer is valuable to your audience. It should also be made available to the right buyer at the right time.

Again, the key here is making sure that your contact list is segmented properly. You don’t want to send a guide explaining why your type of service is important to a lead who is already in the decision stage of the buyer’s journey.

11. Create urgency

If your prospect is not feeling an urgent need to make a purchase, set an expiration date or offer a discount. According to a report by Experian, adding urgency to your email marketing efforts can increase open rates by 14%, click-through rates by 59%, and double the number of completed transactions. To make the most of urgency in your emails, include the offer and the time limit in your subject line.

Note: Be cautious when using this strategy. If you’re going to create urgency, make sure that it’s based on something real. Claiming that a trial offer will be available for one day only but keeping it up for weeks is a quick way to lose credibility.

12. Ask questions

Can’t get a lead to close the deal? Start listening. Ask them questions so that you can understand their issue or hesitation. If you ask your prospect a question that will engage them, you have a good chance that they’ll reply. Then, you’ll gain insight on exactly what’s holding them back. This is another good opportunity to use a survey or send an email with a short and specific question. Send something that your leads can answer in just a few minutes.

13. Set up and document your sales process

Waarschijnlijk heb je al een verkoopproces. Als je er geen hebt, is het tijd om er een te maken om de activiteiten van je verkoopteam te structureren. Een verkoopproces verkort de verkoopcyclus en begeleidt je verkopers bij het sluiten van deals.

Maak een live documentatie van je verkoopproces om inefficiënte inspanningen en dubbele taken te identificeren. Het kennen van deze knelpunten is de helft van de strijd. De andere helft is ze aanpakken om je verkoopproces te stroomlijnen.

Zorg ervoor dat je de documentatie van je verkoopproces up-to-date houdt!


16 sjablonen voor verkoopprocessen voor B2B-pijplijnen

Of je nu je eerste verkoopproces opstelt of een bestaand proces onder handen neemt, deze door Nutshell goedgekeurde sjablonen geven je een geweldige voorsprong.



14. Practice good CRM data hygiene

Het verval van gegevens bedraagt gemiddeld 30% per jaar. Houd uw leadgegevens gezond door een goede CRM-gegevenshygiëne, die ervoor zorgt dat uw gegevens zo nauwkeurig mogelijk zijn.

Het regelmatig opschonen van CRM-gegevens is een nuttige activiteit om onnauwkeurige, onvolledige, dubbele en beschadigde gegevens te verwijderen. Blijven sommige e-mails ongeopend? Is een lead na een bepaalde periode niet meer betrokken bij je bedrijf? Het is een goed idee om deze leads los te laten.

Beheer je leads effectief met Nutshell

Het beheren van je leads is een cruciaal onderdeel van je verkoopproces. Met behulp van een robuust maar gebruiksvriendelijk CRM zoals Nutshell kunt u leads efficiënter en effectiever koesteren. Nutshell heeft meer dan 600 miljoen dollar aan verkoop per jaar mogelijk gemaakt.

Daarnaast zijn onze partners bij WebFX experts op het gebied van leadbeheer, omdat ze hun klanten hebben geholpen meer dan 7,8 miljoen leads te genereren. Samen kunnen Nutshell en WebFX u helpen met uw leadbeheerproces en resultaten behalen voor uw bedrijfsresultaat.

Wil je zien hoe Nutshell jouw bedrijf kan helpen? Probeer het 14 dagen gratis uit.

Probeer Nutshell 14 dagen gratis uit!




Sluit je aan bij 30.000+ andere verkoop- en marketingprofessionals. Schrijf je in voor onze Sell to Win nieuwsbrief!