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Como melhorar a produtividade das vendas e aumentar a eficiência da equipa

um homem senta-se numa mesa de conferências com as mãos em cima da mesa

Sendo a espinha dorsal de qualquer negócio, a equipa de vendas tem de ser eficiente para atingir os objectivos e garantir a rentabilidade da empresa. Acompanhar a produtividade de vendas da sua equipa é uma das melhores formas de monitorizar o desempenho e eliminar os estrangulamentos.

Quando consegue identificar as quebras de produtividade e os elementos que contribuem para fluxos de trabalho mais lentos, pode fazer as alterações necessárias para apoiar a sua equipa de vendas. Uma melhoria da produtividade traduz-se em mais negócios fechados e mais receitas para a sua empresa, o que significa que a produtividade tem um impacto direto nos seus resultados.

Este artigo destaca o significado de produtividade de vendas, por que razão é crucial e as estratégias que pode empregar para levar a produtividade da sua equipa de 0 a 100 rapidamente. Também exploraremos alguns dos desafios que os representantes de vendas enfrentam e que afectam a sua produtividade, detalharemos como calcular a produtividade de vendas da sua equipa e discutiremos as melhores ferramentas para o ajudar a aumentá-la.

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O que é a produtividade das vendas?

A produtividade das vendas é uma medida do grau de produtividade da sua equipa de vendas. Resume-se a dois elementos fundamentais: eficiência e eficácia. Também está relacionada com a forma como a sua equipa de vendas e as equipas relacionadas empregam o tempo e os recursos disponíveis para atingir os objectivos de vendas.

Quando as equipas desperdiçam tempo e dinheiro, a sua produtividade é afetada. Melhorar a produtividade é tirar o máximo partido da sua equipa, utilizando eficazmente o tempo, os recursos e o orçamento. Uma equipa mais produtiva leva a mais negócios, receitas e crescimento.

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Porque é que a produtividade das vendas é importante?

Para além do benefício óbvio de receitas adicionais, a melhoria da produtividade das vendas pode ter vários efeitos positivos significativos na sua empresa, tais como

  • Manutenção da rentabilidade: Muitas vezes, a falta de produtividade faz com que a empresa perca dinheiro ou tenha prejuízos, que a sua equipa pode inverter através de uma maior eficiência.
  • Melhoria do moral: As estratégias produtivas ajudam a simplificar as tarefas da equipa de vendas, dando aos representantes mais tempo para se concentrarem nas vendas, o que os membros da equipa de vendas preferem.
  • Crescimento acessível: Quando a equipa é mais produtiva, pode esperar um maior crescimento do negócio sem a despesa de mais membros da equipa.
  • Equilíbrio entre trabalho e vida pessoal: a implementação de processos eficientes e produtivos significa que a sua equipa passa menos tempo a trabalhar fora de horas, reduzindo o risco de esgotamento e promovendo uma equipa mais feliz.
  • Melhores previsões: Amelhoria da produtividade das vendas marca o ritmo, dando-lhe a oportunidade de medir o desempenho, definir médias e fazer previsões mais exactas sobre as receitas de vendas futuras. 
  • Integração mais rápida: Depois de criar processos mais eficientes e eficazes, terá um sistema aperfeiçoado de prospeção, qualificação e criação de leads que facilitará a entrada de novos recrutas.
  • Taxas de retenção de clientes mais elevadas: Com os seus representantes de vendas ultra-produtivos a trabalhar, os seus clientes terão uma experiência de cliente mais enriquecida, incutindo confiança e lealdade.

Obstáculos comuns à produtividade dos representantes de vendas

Talvez ainda esteja a pensar se toda esta conversa sobre o aumento da produtividade vale o seu tempo. Consideremos a alternativa. O que se segue serve para dar uma espreitadela aos desafios que as equipas de vendas típicas enfrentam atualmente e que prejudicam a sua produtividade.

Múltiplos pontos de contacto

Hoje em dia, as equipas de vendas têm de lidar com os mundos físico e online, o que introduz muitos pontos de contacto com o cliente para a maioria das empresas. Consequentemente, as consultas e os contactos podem chegar através de vários canais e, sem sistemas sólidos para organizar as informações e as tarefas dos clientes potenciais, as oportunidades podem perder-se.

Conhecimento do cliente

Com tudo o que se pode querer saber disponível online, é mais fácil do que nunca para os clientes e potenciais clientes informarem-se sobre um produto ou serviço. A necessidade de os representantes de vendas se equiparem com conhecimentos técnicos avançados sobre o seu sector e as suas ofertas é agora crucial para o sucesso.

Avanços tecnológicos

Uma vez que as equipas de vendas desempenham um papel tão importante em qualquer empresa, existem inúmeras aplicações e sistemas relacionados com o negócio que visam melhorar as vendas, a criação de oportunidades e a gestão dos dados dos clientes. De facto, a tecnologia está a evoluir a um ritmo tão rápido que muitas equipas de vendas têm dificuldade em acompanhar as mudanças.

Técnicas de venda

Sem processos de vendas padronizados, os representantes de vendas lideram com suas técnicas preferidas, o que pode ser um desafio. Estas técnicas podem ser muito diferentes de um representante para outro, o que torna difícil a gestão das interacções e dos percursos do comprador.

Criação de leads com grande carga administrativa

A nossa sociedade centrada na Internet transferiu uma parte significativa da tomada de decisões para o ambiente em linha. As equipas de vendas adaptaram-se a esta situação, passando muito mais tempo a interagir com potenciais clientes e clientes através de canais em linha. O resultado é que os representantes de vendas passam mais tempo a fazer trabalho de tipo administrativo quando conversam com os clientes e menos tempo a gerir contactos e condutas.

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Como é que se mede a produtividade das vendas?

Quando se trata de medir a produtividade das vendas, a maioria das empresas olha para métricas quantitativas, tais como:

  • Número de vendas efectuadas por hora de trabalho
  • Vendas por membro da equipa de vendas
  • Número de vendas por contacto

No entanto, há mais métricas que as equipas devem considerar para lhes dar uma visão holística do status quo. Os números só podem dizer uma parte. Analisar as métricas qualitativas relacionadas com a produtividade dos representantes de vendas dá-lhe uma visão das competências transversais e transversais da equipa de vendas que também têm impacto na eficiência e eficácia do seu processo de vendas.

Métricas de vendas essenciais: os números

Eis algumas das principais métricas quantitativas que deve medir para determinar o grau de produtividade da sua equipa de vendas.

  • Quanto tempo passam a vender: Utilize uma ferramenta de controlo do tempo para determinar a percentagem do dia de trabalho de cada representante de vendas gasto em tarefas geradoras de receitas e não em tarefas administrativas.
  • Percentagem de negócios: Calcule a eficácia do seu representante de vendas dividindo o total de vendas ganhas pelo total de propostas enviadas durante um período específico para obter uma percentagem da taxa de fecho.
  • Tempo de resposta: Descubra quanto tempo demoram os seus representantes a contactar um novo lead, anotando o número de horas ou minutos desde a captura do lead até ao envolvimento inicial.
  • Vendas cruzadas e upsells: Divida as vendas cruzadas e as vendas adicionais pelo total de interacções com os clientes para calcular as taxas de vendas cruzadas e de vendas adicionais de cada membro da equipa de vendas, o que revela a sua eficácia nas vendas aos clientes existentes.
  • Ciclo de prospeção para cliente: Estabeleça o tempo médio que os membros da equipa demoram a concluir o ciclo de vendas, medindo o tempo decorrido entre o primeiro contacto com o potencial cliente e a conquista do negócio durante um determinado período.
  • Totais de vendas por representante: Calcule a receita total gerada por membro da equipa dividindo a receita total pelo número de representantes de vendas.
  • Número de propostas: O registo do número de propostas que cada representante de vendas enviou a clientes e clientes potenciais durante um determinado período indica o nível de ocupação e ajuda a calcular a taxa de fecho desse membro da equipa.
  • Total de demonstrações efectuadas: Verifique quantas demonstrações os membros da equipa executam durante um determinado período e que percentagem se transformou em negócios, uma vez que as demonstrações são frequentemente parte integrante do fecho de negócios.
  • Número de chamadas efectuadas: Veja quantas chamadas os membros da sua equipa fizeram para clientes e potenciais clientes e quantas dessas chamadas resultaram em vendas para determinar a eficácia das chamadas efectuadas pela equipa.
  • Sucesso do contacto por correio eletrónico: Determine o êxito da divulgação por correio eletrónico de cada membro da equipa, acompanhando o total de respostas recebidas em mensagens de correio eletrónico de divulgação de clientes potenciais e clientes e o tipo de respostas recebidas durante um período.

Métricas de vendas essenciais: competências técnicas e soft skills

A produtividade das vendas é mais do que apenas dados. As capacidades do seu representante de vendas, as relações com os clientes e a abordagem geral das vendas também desempenham um papel fundamental. Estas são algumas das métricas mais qualitativas que deve acompanhar ao medir a produtividade das vendas:

  • Capacidade de construir relações: A construção de relações está no centro das vendas, pelo que é do seu interesse falar com clientes e potenciais clientes para obter feedback sobre a sua perceção dos seus representantes de vendas e do serviço que receberam.
  • Colaboração com a equipa: A comunicação regular e sem entraves com os membros da equipa e com outros departamentos é fundamental para o sucesso nas vendas, pelo que pedir feedback aos seus colegas sobre a frequência e a qualidade da interação dos seus representantes de vendas com eles também é benéfico.
  • Adaptabilidade à mudança: Fale regularmente com os membros da sua equipa sobre quaisquer desafios que tenham enfrentado recentemente e sobre a forma como os ultrapassaram para determinar como lidam com a mudança.
  • Adoção de novas tecnologias: Uma vez que a tecnologia desempenha um papel tão importante no panorama moderno das vendas, é essencial avaliar a forma como os seus representantes utilizam o software, como um CRM, para gerir os contactos e como lidam com as actualizações ou alterações tecnológicas.

7 estratégias para aumentar a produtividade da equipa de vendas 

O aumento da produtividade da equipa de vendas exige a implementação de novos sistemas em diferentes áreas para apoiar um processo de vendas eficiente e estruturado.

1. Formação e desenvolvimento de vendas

A formação é uma parte essencial do crescimento como profissional de vendas, e a sua equipa deve receber formação regular para a ajudar a obter os resultados desejados.

Considere cursos de terceiros e formação interna regular que abranjam tópicos como técnicas de vendas, conhecimento do produto, compreensão do seu processo de vendas e aprendizagem de como tirar partido das novas tecnologias.

2. Automatizar as actividades não relacionadas com a venda

Simplifique o seu processo de vendas investindo num software que lhe permita automatizar as tarefas administrativas não relacionadas com as vendas. Desta forma, os membros da sua equipa de vendas poupam imenso tempo e podem concentrar-se em fazer avançar os potenciais clientes através do pipeline ou em interagir com os clientes existentes para upsells e cross-sells.

3. Motivar com incentivos

Mantenha o moral da equipa elevado através de competições e incentivos entre equipas. Recompensar os membros da sua equipa pela realização de tarefas que melhorem a produtividade das vendas é uma forma ideal de os manter motivados e reforçar o processo que implementou.

Também pode ser uma boa ideia utilizar as realizações mais notáveis como exemplos para os outros membros da equipa e permitir que aqueles que se destacam ensinem os que podem achar as coisas mais difíceis.

4. Reunir as vendas e o marketing

Embora os departamentos de vendas e de marketing funcionem muitas vezes em silos, na realidade estão a trabalhar para o mesmo objetivo, nomeadamente a criação de oportunidades e conversões. É por isso que faz muito mais sentido que as equipas de vendas e de marketing trabalhem em conjunto para melhorar a produtividade das vendas.

As equipas de vendas e marketing devem reunir-se regularmente e ter objectivos comuns orientados para o aumento dos negócios e das receitas. Devem também ter acesso fácil aos mesmos dados numa plataforma partilhada e a capacidade de comunicar uns com os outros sem problemas durante o dia de trabalho.

5. Organizar e partilhar dados importantes

A partilha de dados de vendas com a equipa de marketing, e vice-versa, garante que estas equipas têm acesso a informações idênticas e precisas para analisar e definir estratégias. Mas é igualmente crucial que outros departamentos da sua organização também acedam a estes dados.

A solução ideal é utilizar um poderoso software de gestão das relações com os clientes (CRM) para organizar e gerir os dados dos seus clientes. Quando todos os departamentos da sua organização puderem aceder a esta base de dados central, estará a preparar o caminho para experiências de cliente melhoradas em todos os pontos de contacto da empresa.

6. Criar um processo de vendas estruturado

A elaboração de um manual ou de um documento semelhante é uma forma de colocar o seu processo de vendas no papel, por assim dizer. No entanto, capturar o seu processo no seu CRM através de condutas personalizadas que incluam fases bem ponderadas e tarefas integrais é a forma perfeita de integrar os novos membros da equipa de vendas no fluxo de trabalho.

Um pipeline de vendas concebido para seguir o seu ciclo de vendas específico e preferido facilita o processo de integração. Garante também que os membros da equipa existentes se mantenham fiéis ao guião, seguindo o seu processo experimentado, testado e constantemente atualizado para uma produtividade de vendas óptima.

7. Medir, avaliar e ajustar

O processo de vendas é um animal em constante evolução, suscetível de ser alterado por elementos internos e externos. Por este motivo, deve medir semanalmente ou mensalmente os indicadores de vendas quantitativos e qualitativos da sua equipa para garantir que o seu sistema continua a ser eficaz para a sua equipa.

Deve também efetuar uma auditoria trimestral à produtividade das vendas para determinar se é necessário fazer alterações importantes ao processo de vendas. A medição, avaliação e adaptação constantes são necessárias para garantir que a produtividade da sua equipa se mantém no seu melhor.

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As melhores ferramentas para aumentar a produtividade das vendas

A organização adequada dos dados, a colaboração entre equipas, a medição e a análise, bem como a estruturação e a reestruturação dos processos de vendas, contribuirão para o aproximar dos seus objectivos de produtividade de vendas. No entanto, a adoção da tecnologia disponível para apoiar e melhorar as equipas de vendas ajudá-lo-á a atingir e a ultrapassar esses objectivos.

Software CRM

Há uma razão para o software CRM estar no topo desta lista. Os sistemas de CRM podem ajudar a sua equipa de vendas a aumentar a produtividade de várias formas. 

Normalmente, os CRMs modernos são tão robustos que podem ajudá-lo em tudo, desde a captura de contactos até à gestão de dados de clientes, simplificação de tarefas, personalização de processos, movimentação de contactos através do pipeline, previsão e muito mais.

É por isso que um bom CRM é essencial para qualquer equipa de vendas, especialmente para aqueles que querem melhorar a sua produtividade e garantir uma excelente experiência do cliente.

Nutshell é um CRM líder de mercado com todas as funcionalidades de que necessita para capacitar a sua equipa de vendas e aumentar a sua produtividade e rentabilidade.

Ferramentas de automatização

Existem muitas ferramentas de automatização para automatizar tarefas repetitivas, ajudando as pessoas a poupar tempo. Além disso, existem muitas ferramentas de automatização no mercado, especificamente concebidas para ajudar os representantes de vendas nas tarefas não relacionadas com as vendas. De facto, um CRM de qualidade inclui muitas das opções de automatização de que a sua equipa de vendas pode necessitar.

Estas ferramentas podem automatizar um vasto espetro de tarefas, incluindo o avanço dos clientes potenciais no pipeline, a elaboração de relatórios, o envio de e-mails de prospeção e a atribuição de clientes potenciais, tarefas e actividades. A utilização de uma ferramenta de automatização garante que as equipas realizam tarefas específicas não relacionadas com a venda e dá-lhes mais tempo para se concentrarem na qualificação e no envolvimento com os clientes potenciais e os clientes.

Nutshellpermite-lhe automatizar uma série de tarefas de vendas, facilitando a melhoria da eficiência e da produtividade geral da sua equipa.

Ferramentas de inteligência de vendas

Os avanços tecnológicos introduziram no sector software e plataformas de inteligência de vendas. Este software percorre a Internet, recolhendo informações que preenchem as lacunas nos dados dos seus clientes e potenciais clientes e equipam as equipas de vendas com as informações de que necessitam para melhorar o seu desempenho.

Algumas das informações que pode esperar que estas ferramentas de inteligência de vendas captem incluem informações sobre a empresa, cargos, detalhes de contacto, atividade nas redes sociais e muito mais. 

A escolha de um CRM líder como Nutshell dar-lhe-á acesso a uma poderosa ferramenta de inteligência de vendas integrada no sistema. O nosso sistema também inclui uma ferramenta de informações sobre a concorrência que lhe dá informações privilegiadas sobre o que os seus concorrentes estão a fazer. 

Maximizar a produtividade das vendas com a tecnologia CRM líder

Não perca mais tempo a lidar com números de vendas abaixo da média e processos de vendas ineficazes. Utilize um CRM acessível e de topo de gama para aumentar a produtividade da sua equipa de vendas e os resultados da sua empresa.

Não é por acaso que o Nutshell é um dos melhores CRMs do mercado e está incluído na lista dos 10 melhores softwares de CRM da G2. Como um CRM tudo-em-um, o Nutshell fornece tudo o que as equipas de vendas, marketing e sucesso do cliente necessitam para garantir uma prestação de serviços coesa da forma mais produtiva possível.

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