A sales activity report provides a detailed look at the sales activities that a sales team has completed over a given time period, such as phone calls, emails, and on-site meetings.
This gives sales managers valuable insight into team performance and individual sales rep efficiency.
What’s included in a sales activity report?
A sales activity report includes a record of the actions a sales team has taken over a given period. Some of the metrics that might be included in a CRM activity report are:
Jedes Mal, wenn eines Ihrer Teammitglieder eine Aktivität abschließt und protokolliert
Eine Zählung aller protokollierten Verkaufsaktivitäten nach Benutzer und Typ
Die Anzahl der protokollierten Aktivitäten im Vergleich zu den Quoten für jede Aktivitätsart
Der Aktivitätsaufwand Ihres Teams im Vergleich zu einem früheren Zeitrahmen
die Zeit, die für jede Aktivität aufgewendet wird
Notizen im Zusammenhang mit einer Aktivität
How do you create a sales activity report?
The easiest way to report on sales activity is to use a CRM with built-in sales tracking and reporting. A CRM like Nutshell automatically tracks your sales activities, allows sales reps to take notes about activities, and produces reports that make it easy to analyze results.
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What are the benefits of CRM activity reporting for sales coaching?
Pairing coaching with the insights of sales activity reporting is a powerful combination. Here’s a look at some of the ways that sales activity reporting can enhance how you coach your sales team.
1. Precision in coaching
Sales activity reporting is a microscope into your team’s daily actions. It provides a granular view of who’s doing what, how often, and with what outcomes. With this level of precision, coaching becomes a highly targeted endeavor. You can zoom in on specific behaviors and actions, offering tailored guidance to help each team member flourish.
2. Data-backed insights
Gone are the days of subjective coaching. Sales activity reporting brings hard data to the coaching table. Coaches can back their feedback and recommendations with concrete numbers, making the coaching process more objective and credible. It’s not just about saying, “You need to make more calls,” but showing precisely how many calls lead to conversions.
3. Built-in accountability
With sales activity reporting, accountability is built into the process. Team members can track their own performance metrics, creating a sense of ownership over their results. Coaches can then step in to guide and support, knowing that every team member is acutely aware of their contributions and areas for improvement.
4. Real-time course correction
In the fast-paced world of sales, timing is everything. Sales activity reporting offers real-time insights, allowing coaches to provide immediate feedback. Whether it’s addressing a missed opportunity, celebrating a milestone, or fine-tuning a pitch, real-time coaching ensures that the team stays agile and adaptable.
5. Personalized training
One size does not fit all when it comes to coaching. Sales activity reporting reveals the unique strengths and weaknesses of each team member. Armed with this information, coaches can design personalized training programs that address specific needs, ensuring that every individual gets the guidance they require to excel.
6. Celebrating wins and milestones
Recognition is a potent motivator. With sales activity reporting, coaches can easily spot and celebrate wins, whether it’s a high-value deal closed or a record-breaking number of calls made. Recognition not only boosts morale but also sets positive examples for the entire team to follow.
7. Performance benchmarking
Sales activity reporting enables benchmarking against key performance indicators (KPIs) and industry benchmarks. This benchmarking empowers salespeople to see how they measure up and what they need to do to reach the next level, all under the expert guidance of their coach.
Case study: Using sales activity reporting for sales coaching
Nutshell Kunde Mike Dohrman, Vizepräsident und Verkaufsleiter bei Acme Truck Line, Inc. in Gretna, Louisiana Acme Truck Line, Inc.hat festgestellt, dass die Aktivitätsberichterstattung sowohl die Zusammenarbeit als auch den Wettbewerb fördern kann.
"Wir verwenden [unser CRM] hauptsächlich als Vertriebsjournal, um Transparenz in der Vertriebsfunktion zu schaffen", sagt Dohrman. "Wir haben überlappende Kunden in verschiedenen Regionen. Wir haben eine externe Vertriebsgruppe, die viele Mittagessen und Meetings abhält, und wir erfassen die Verkaufsgespräche im Detail. Seit ich den Aktivitätsbericht habe, muss ich in Meetings keine Zeit mehr damit verbringen, jeden unserer 23 Vertreter zu befragen, wie er letzte Woche abgeschnitten hat. Ich kann sehen, wie sie abgeschnitten haben, und ich weiß genau, worüber ich mit ihnen sprechen muss."
Der Aktivitätsbericht ist Dohrmans bevorzugte Funktion in Nutshell. Der Bericht zeigt ihm genau an, wie jeder seiner Vertreter bei der Erfüllung von Quoten und anderen Zielen vorankommt und wie das Team und die einzelnen Vertreter in jedem Zeitintervall abschneiden. Dohrman kann sogar die Leistung eines Vertreters bei einem einzelnen Kunden aufschlüsseln.
“If something interesting is going on with a specific customer, or if the rep is spending an unusual amount of time with that customer, I don’t have to dig to get that information out of the rep,” he explains. “It’s right there in the report for both of us to see.”
CRM activity reports help sellers become more effective because they give their managers the hard data necessary to provide actionable guidance and coaching—while keeping team meetings shorter and more productive, so reps can spend more of their day selling.
Quality over quantity
Da das Verkaufsteam von Acme Truck Line aus Außendienstmitarbeitern besteht, von denen erwartet wird, dass sie häufig unterwegs sind, ist es für Dohrman nicht besonders wichtig, wie viel Zeit sie an ihrem Schreibtisch verbringen. Was zählt, ist die Anzahl und Qualität der Anrufe, die sie im Laufe der Woche tätigen.
"Ich mache mir nicht so sehr Gedanken über die Tageszeit, zu der sie diese Anrufe tätigen", sagt er, "aber wenn ich glaube, dass es Probleme mit ihren Zeitmanagementfähigkeiten gibt, ist es nützlich zu wissen, an welchen Wochentagen sie Anrufe tätigen und an welchen nicht. Wenn jemand mittwochs sehr fleißig ist, aber freitags nachlässt, kann das ein Grund zur Sorge sein, muss es aber nicht. Es könnte sein, dass diese Person in einem Bereich anruft, in dem alle am Freitag einen halben Tag frei haben, oder etwas in der Art."
Dohrman verlässt sich stark auf den detaillierten Teil des Tätigkeitsberichts von Nutshell. "Ich muss in den Notizen zu den Anrufen Substanz sehen", betont er. "Wenn der Vertreter nur vorbeikommt, um Hallo zu sagen, ist das kein Verkaufsgespräch, sondern ein Doughnut-Run.
Dohrmankritisiert nicht nur die Verkaufstechniken seiner Vertreter, sondern auch ihre Notizen. "Wenn ich fünf Dinge vorschlage, die sie bei jedem Verkaufsgespräch fragen sollen - welche Lkw-Größe, welche Fahrspuren sie verwenden und so weiter -, dann möchte ich die Feinheiten in den Notizen sehen, damit ich beim fünften Verkaufsgespräch alles weiß, was es über das Unternehmen zu wissen gibt", erklärt er. "Ich war vielleicht noch nie bei diesem Unternehmen, aber weil es in den Notizen steht, weiß ich das alles. Als Team wissen wir das alle."
Manchen Vertretern fällt es leichter, ihre Anrufe effektiv zu melden als anderen. "Ich erkläre es folgendermaßen", sagt Dohrman. "Der Fahrer muss einen Frachtbrief ausfüllen. Wir wissen, wann die Ware geliefert wird und wer sie angenommen hat. Er bringt uns den Frachtbrief, und wir stellen dem Kunden die Rechnung. Für den Vertriebsmitarbeiter ist das nicht anders. Sie haben das Verkaufsgespräch nicht geführt, es sei denn, es liegt schriftlich vor."
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Acme-Vertreter besuchen Tausende von Kunden in den USA, von denen viele große Unternehmen mit mehreren Standorten sind. Ein Vertreter, der an einem Standort anruft, kann in der Lage sein, nützliche Informationen über den Entscheidungsträger desselben Unternehmens an einem anderen Standort, im Gebiet eines anderen Unternehmens, zu sammeln.(Siehe : Kontobasierter Verkauf) Effektive Anrufberichte, auf die über den CRM-Aktivitätsbericht zugegriffen werden kann, sind dann viel mehr als nur eine Ressource für das Vertriebsmanagement. Sie dient dem Wissensmanagement und ermöglicht es jedem Vertreter, seinen Kollegen Türen zu öffnen.
"Wenn Sie von einer Gelegenheit bei einem großen Unternehmen in dessen Büro in Brownsville, Texas, erfahren, müssen Sie nicht zu Ihrem Vertriebsleiter gehen, um herauszufinden, wer dieses Unternehmen in dessen Hauptsitz in Colorado besucht", sagt Dohrman. "Sie können einfach auf Nutshell gehen, und das steht dann im Aktivitätsbericht mit detaillierten Notizen."
Vertriebsteams halten in der Regel ein Gleichgewicht zwischen dieser Art von Zusammenarbeit und leistungsorientiertem Wettbewerb zwischen den Vertretern. Das System ermöglicht es dem Vertriebsleiter, Ziele und Quoten für jeden Vertreter und für das Team festzulegen. Diese Ziele können zur Feinabstimmung der Leistung jedes Einzelnen und zur Verwaltung von Anreizprogrammen verwendet werden. Diese Anreize können nicht nur auf den letztendlichen Verkaufszahlen basieren, sondern auch auf Aktionen, die die Geschäftsleitung fördern möchte.
"Wenn ich sehe, dass jemand viel mehr E-Mails verschickt und viel mehr Anrufe tätigt, als er tatsächlich Leute anruft, kann ich das erkennen und ihn darauf hinweisen", sagt Dohrman.
Der Bericht ist für alle Vertriebsmitarbeiter eines Teams zugänglich, die die Aktivitätsraten und Notizen der anderen Mitarbeiter sehen können. Natürlich sind die Vertriebsleiter von Acme viel mehr an der Qualität der Anrufe interessiert als daran, den Wettbewerb zwischen den Vertretern zu schüren, wer die meisten E-Mails verschicken kann.
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