A sales activity report provides a detailed look at the sales activities that a sales team has completed over a given time period, such as phone calls, emails, and on-site meetings.
This gives sales managers valuable insight into team performance and individual sales rep efficiency.
What’s included in a sales activity report?
A sales activity report includes a record of the actions a sales team has taken over a given period. Some of the metrics that might be included in a CRM activity report are:
Cada vez que un miembro de su equipo completa y registra una actividad
Recuento de todas las actividades de venta registradas por usuario y tipo
El número de actividades registradas en comparación con las cuotas para cada tipo de actividad.
El esfuerzo de actividad de su equipo en comparación con un plazo anterior
El tiempo dedicado a cada actividad
Notas asociadas a cualquier actividad
How do you create a sales activity report?
The easiest way to report on sales activity is to use a CRM with built-in sales tracking and reporting. A CRM like Nutshell automatically tracks your sales activities, allows sales reps to take notes about activities, and produces reports that make it easy to analyze results.
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Nutshell makes it easy to track your sales activity with user-friendly, customizable reporting and analytics features.
What are the benefits of CRM activity reporting for sales coaching?
Pairing coaching with the insights of sales activity reporting is a powerful combination. Here’s a look at some of the ways that sales activity reporting can enhance how you coach your sales team.
1. Precision in coaching
Sales activity reporting is a microscope into your team’s daily actions. It provides a granular view of who’s doing what, how often, and with what outcomes. With this level of precision, coaching becomes a highly targeted endeavor. You can zoom in on specific behaviors and actions, offering tailored guidance to help each team member flourish.
2. Data-backed insights
Gone are the days of subjective coaching. Sales activity reporting brings hard data to the coaching table. Coaches can back their feedback and recommendations with concrete numbers, making the coaching process more objective and credible. It’s not just about saying, “You need to make more calls,” but showing precisely how many calls lead to conversions.
3. Built-in accountability
With sales activity reporting, accountability is built into the process. Team members can track their own performance metrics, creating a sense of ownership over their results. Coaches can then step in to guide and support, knowing that every team member is acutely aware of their contributions and areas for improvement.
4. Real-time course correction
In the fast-paced world of sales, timing is everything. Sales activity reporting offers real-time insights, allowing coaches to provide immediate feedback. Whether it’s addressing a missed opportunity, celebrating a milestone, or fine-tuning a pitch, real-time coaching ensures that the team stays agile and adaptable.
5. Personalized training
One size does not fit all when it comes to coaching. Sales activity reporting reveals the unique strengths and weaknesses of each team member. Armed with this information, coaches can design personalized training programs that address specific needs, ensuring that every individual gets the guidance they require to excel.
6. Celebrating wins and milestones
Recognition is a potent motivator. With sales activity reporting, coaches can easily spot and celebrate wins, whether it’s a high-value deal closed or a record-breaking number of calls made. Recognition not only boosts morale but also sets positive examples for the entire team to follow.
7. Performance benchmarking
Sales activity reporting enables benchmarking against key performance indicators (KPIs) and industry benchmarks. This benchmarking empowers salespeople to see how they measure up and what they need to do to reach the next level, all under the expert guidance of their coach.
Case study: Using sales activity reporting for sales coaching
Nutshell cliente Mike Dohrman, vicepresidente y director de ventas de Acme Truck Line Inc. Acme Truck Line, Inc.ha descubierto que los informes de actividad pueden ayudar a impulsar la colaboración, así como la competencia.
"Usamos [nuestro CRM] principalmente como diario de ventas, para dar transparencia a la función de ventas", dice Dohrman. "Tenemos clientes que se solapan en distintas regiones. Tenemos un grupo de ventas externas que hace muchos almuerzos y reuniones, y capturamos las llamadas de ventas en detalle. Como tengo el informe de actividad, no tengo que perder tiempo en reuniones interrogando a cada uno de nuestros 23 representantes sobre cómo les fue la semana pasada. Puedo ver cómo les fue y sé exactamente de qué tengo que hablar con ellos".
El informe de actividad es la función más utilizada por Dohrman en Nutshell. El informe le indica exactamente cómo progresa cada uno de sus representantes hacia el cumplimiento de las cuotas y otros objetivos, así como el rendimiento del equipo y de los representantes individuales en cualquier intervalo de tiempo. Dohrman puede incluso desglosar la información para ver el rendimiento de un representante con un cliente concreto.
“If something interesting is going on with a specific customer, or if the rep is spending an unusual amount of time with that customer, I don’t have to dig to get that information out of the rep,” he explains. “It’s right there in the report for both of us to see.”
CRM activity reports help sellers become more effective because they give their managers the hard data necessary to provide actionable guidance and coaching—while keeping team meetings shorter and more productive, so reps can spend more of their day selling.
Quality over quantity
Dado que el equipo de ventas de Acme Truck Line está formado por comerciales externos que deben viajar con frecuencia, a Dohrman no le preocupa especialmente el tiempo que pasan en sus escritorios. Lo que importa es el número y la calidad de las llamadas que hacen a lo largo de la semana.
"No me preocupa tanto la hora a la que hacen las llamadas", dice, "pero si creo que hay algún problema con su capacidad de gestión del tiempo, es útil saber qué días de la semana hacen o dejan de hacer llamadas. Si alguien se lo pasa pipa los miércoles pero flojea los viernes, eso puede ser preocupante o no. Esa persona podría estar llamando a un área en la que todo el mundo se toma media jornada el viernes, o algo por el estilo".
Dohrman confía mucho en la sección detallada del informe de actividad de Nutshell. "Necesito ver el contenido de las notas de las llamadas", insiste. "Si el representante solo se ha pasado a saludar, no es una llamada de ventas, es una carrera de donuts".
Dohrmancritica no solo las técnicas de venta de sus representantes, sino también la toma de notas. "Si sugiero cinco cosas que quiero que pregunten en cada llamada de ventas -qué tamaño de camión, qué carriles utilizan, etc.-, entonces quiero ver los detalles en las notas, de modo que a la quinta llamada de ventas ya sepa todo lo que hay que saber sobre la empresa", explica. "Puede que nunca haya estado en esa empresa, pero como está en las notas, lo sé todo. Como equipo, todos lo sabemos".
A algunos representantes les resulta más fácil que a otros informar eficazmente sobre las llamadas. "Yo lo explico así", dice Dohrman. "El conductor tiene que rellenar un conocimiento de embarque. Sabemos cuándo se entrega la mercancía y quién la ha aceptado. Nos trae el conocimiento de embarque y facturamos al cliente. No es diferente para el representante de ventas. No hizo la llamada de ventas a menos que esté por escrito".
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Los representantes de Acme atienden a miles de clientes en Estados Unidos, muchos de los cuales son grandes empresas con varias sedes. Un representante que llame a un centro puede estar en posición de recopilar información útil sobre el responsable de la toma de decisiones de esa misma empresa en otro centro, en el territorio de otra persona.(Véase : ventas basadas en cuentasPor lo tanto, un informe de llamadas eficaz, al que se accede a través del informe de actividad del CRM, se convierte en mucho más que un recurso de gestión de ventas. Cumple una función de gestión del conocimiento, permitiendo a cada representante abrir puertas a sus compañeros.
"Si te enteras de una oportunidad con una gran empresa en su oficina de Brownsville, Texas, no tienes que ir a tu jefe de ventas para saber quién llama a esa empresa en su sede de Colorado", dice Dohrman. "Basta con ir a Nutshell, y eso está en el informe de actividad con notas detalladas".
Los equipos de ventas suelen mantener un equilibrio entre este tipo de colaboración y la competencia por el rendimiento entre los representantes. El sistema permite al jefe de ventas fijar objetivos y cuotas para cada representante y para el equipo. Estos objetivos pueden utilizarse para ajustar el rendimiento de cada individuo y para administrar programas de incentivos. Estos incentivos pueden basarse no sólo en las cifras de ventas finales, sino en las acciones que la dirección decida reforzar.
"Si veo a alguien que envía muchos más correos electrónicos y hace muchas más llamadas telefónicas de las que realmente llama a la gente, puedo darme cuenta y aconsejarle al respecto", afirma Dohrman.
El informe es accesible a todos los representantes de un equipo, que pueden ver los índices de actividad y las notas de los demás. Por supuesto, los responsables de ventas de Acme están mucho más interesados en la calidad de las llamadas que en avivar la competencia entre representantes para ver quién envía más correos electrónicos.
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