How to Use a Sales Activity Report to Coach Your Sales Team

Last updated on: October 20, 2023

To manage your sales team effectively, you need to have a clear view of their activities and performance. That’s exactly what sales activity reports provide to sales managers.

Activity reporting is a proven technique sales managers can use to check up on the performance of their teams against quotas and, in organizations that motivate their reps through competition, how each rep is doing relative to one another.

Keep reading to learn about sales activity reports and how sales managers can use them to coach their teams toward their goals.

What is a sales activity report?

A sales activity report provides a detailed look at the sales activities that a sales team has completed over a given time period, such as phone calls, emails, and on-site meetings.

This gives sales managers valuable insight into team performance and individual sales rep efficiency.

What’s included in a sales activity report?

A sales activity report includes a record of the actions a sales team has taken over a given period. Some of the metrics that might be included in a CRM activity report are:

  • Aina kun joku tiimisi jäsenistä suorittaa ja kirjaa toiminnon...
  • Kaikkien kirjattujen myyntitoimintojen määrä käyttäjittäin ja tyypeittäin.
  • Kirjautuneiden toimintojen määrä verrattuna kunkin toimintatyypin kiintiöihin.
  • Tiimisi toimintaponnistus verrattuna aiempaan ajanjaksoon.
  • kuhunkin toimintaan käytetty aika
  • Kaikkiin toimintoihin liittyvät huomautukset

How do you create a sales activity report?

The easiest way to report on sales activity is to use a CRM with built-in sales tracking and reporting. A CRM like Nutshell automatically tracks your sales activities, allows sales reps to take notes about activities, and produces reports that make it easy to analyze results.

Get advanced sales reporting with Nutshell

Nutshell makes it easy to track your sales activity with user-friendly, customizable reporting and analytics features.

What are the benefits of CRM activity reporting for sales coaching?

Pairing coaching with the insights of sales activity reporting is a powerful combination. Here’s a look at some of the ways that sales activity reporting can enhance how you coach your sales team.

1. Precision in coaching

Sales activity reporting is a microscope into your team’s daily actions. It provides a granular view of who’s doing what, how often, and with what outcomes. With this level of precision, coaching becomes a highly targeted endeavor. You can zoom in on specific behaviors and actions, offering tailored guidance to help each team member flourish.

2. Data-backed insights

Gone are the days of subjective coaching. Sales activity reporting brings hard data to the coaching table. Coaches can back their feedback and recommendations with concrete numbers, making the coaching process more objective and credible. It’s not just about saying, “You need to make more calls,” but showing precisely how many calls lead to conversions.

3. Built-in accountability

With sales activity reporting, accountability is built into the process. Team members can track their own performance metrics, creating a sense of ownership over their results. Coaches can then step in to guide and support, knowing that every team member is acutely aware of their contributions and areas for improvement.

4. Real-time course correction

In the fast-paced world of sales, timing is everything. Sales activity reporting offers real-time insights, allowing coaches to provide immediate feedback. Whether it’s addressing a missed opportunity, celebrating a milestone, or fine-tuning a pitch, real-time coaching ensures that the team stays agile and adaptable.

5. Personalized training

One size does not fit all when it comes to coaching. Sales activity reporting reveals the unique strengths and weaknesses of each team member. Armed with this information, coaches can design personalized training programs that address specific needs, ensuring that every individual gets the guidance they require to excel.

6. Celebrating wins and milestones

Recognition is a potent motivator. With sales activity reporting, coaches can easily spot and celebrate wins, whether it’s a high-value deal closed or a record-breaking number of calls made. Recognition not only boosts morale but also sets positive examples for the entire team to follow.

7. Performance benchmarking

Sales activity reporting enables benchmarking against key performance indicators (KPIs) and industry benchmarks. This benchmarking empowers salespeople to see how they measure up and what they need to do to reach the next level, all under the expert guidance of their coach.

Case study: Using sales activity reporting for sales coaching

Nutshell asiakas Mike Dohrman, varatoimitusjohtaja ja myyntipäällikkö Gretnassa, Louisianassa sijaitsevassa yrityksessä Acme Truck Line, Inc.on havainnut, että toimintaraportointi voi edistää yhteistyötä ja myös kilpailua.

"Käytämme [CRM:ää] pääasiassa myyntipäiväkirjana, jotta myyntitoiminta olisi läpinäkyvää", Dohrman sanoo. "Meillä on päällekkäisiä asiakkaita eri alueilla. Meillä on ulkopuolinen myyntiryhmä, joka pitää paljon lounaita ja kokouksia, ja me kirjaamme myyntipuhelut yksityiskohtaisesti. Koska minulla on toimintaraportti, minun ei tarvitse käyttää aikaa kokouksissa kuulustellakseni jokaista 23 edustajaamme siitä, miten he pärjäsivät viime viikolla. Näen, miten he pärjäsivät, ja tiedän tarkalleen, mistä minun on puhuttava heidän kanssaan."

Toimintaraportti on Dohrmanin käyttämä ominaisuus osoitteessa Nutshell. Raportti kertoo tarkalleen, miten kukin edustaja edistyy kiintiöiden ja muiden tavoitteiden saavuttamisessa ja miten tiimi ja yksittäiset edustajat suoriutuvat mistä tahansa ajanjaksosta. Dohrman voi jopa tarkastella yksittäisen edustajan suoritusta yksittäisen asiakkaan kohdalla.

“If something interesting is going on with a specific customer, or if the rep is spending an unusual amount of time with that customer, I don’t have to dig to get that information out of the rep,” he explains. “It’s right there in the report for both of us to see.”

‍CRM activity reports help sellers become more effective because they give their managers the hard data necessary to provide actionable guidance and coaching—while keeping team meetings shorter and more productive, so reps can spend more of their day selling.

Quality over quantity

Koska Acme Truck Linen myyntitiimi koostuu ulkopuolisista myyntiedustajista, joiden odotetaan olevan usein tien päällä, Dohrman ei ole erityisen huolissaan siitä, kuinka paljon aikaa he viettävät työpöydissään. Tärkeää on kuitenkin heidän viikon aikana soittamiensa puhelujen määrä ja laatu.

"En ole niinkään huolissani siitä, mihin aikaan päivästä he soittavat", hän sanoo, "mutta jos ajattelen, että heidän ajankäytön hallinnassaan on ongelmia, on hyödyllistä tietää, minä viikonpäivinä he soittavat tai eivät soita". Jos joku tekee töitä keskiviikkoisin mutta laiskottelee perjantaisin, se voi olla huolenaihe tai sitten ei. Kyseinen henkilö saattaa soittaa sellaiselle alueelle, jossa kaikki pitävät perjantaina puoli päivää vapaata, tai jotain vastaavaa."

Dohrman tukeutuu vahvasti Nutshell:n toimintakertomuksen yksityiskohtaisiin tietoihin. "Minun on nähtävä puhelujen muistiinpanojen sisältö", hän vaatii. "Jos edustaja tuli vain tervehtimään, se ei ole myyntipuhelu, vaan donitsikierros." "Jos hän vain kävi tervehtimässä, se ei ole myyntipuhelu."

‍Dohrmanarvostelee paitsi edustajiensa myyntitekniikoita myös heidän muistiinpanojaan. "Jos ehdotan viittä asiaa, joita haluan heidän kysyvän jokaisen myyntipuhelun aikana - minkä kokoisia kuorma-autoja, mitä kaistoja he käyttävät ja niin edelleen - haluan nähdä tarkemmat yksityiskohdat muistiinpanoissa, jotta tiedän viidenteen myyntipuheluun mennessä kaiken, mitä yrityksestä on tiedettävä", hän selittää. "En ehkä ole koskaan käynyt kyseisessä yrityksessä, mutta koska se on muistiinpanoissa, tiedän kaiken. Tiiminä me kaikki tiedämme sen."

Joillekin edustajille tehokas puheluiden raportointi on helpompaa kuin toisille. "Selitän sen näin", Dohrman sanoo. "Kuljettajan on täytettävä rahtikirja. Tiedämme, milloin tavarat on toimitettu ja kuka ne on vastaanottanut. Hän tuo meille rahtikirjan, ja me laskutamme asiakasta. Myyntiedustajan kohdalla ei ole eroa. Et ole tehnyt myyntipuhelua, ellei sitä ole kirjallisesti."

Live Demo

Oletko valmis näkemään Nutshell toiminnassa?

Osallistu opastetulle kierrokselle! Joka tiistai klo 15.00 ET / 12.00 PT.

SAVE YOUR SEAT

The knowledge management edge

Acme-edustajat käyvät tuhansilla asiakkailla eri puolilla Yhdysvaltoja, joista monet ovat suuria, useissa toimipaikoissa toimivia yrityksiä. Edustaja, joka soittaa yhteen toimipisteeseen, voi kerätä hyödyllisiä tietoja saman yrityksen päätöksentekijästä toisessa toimipisteessä, jonkun toisen yrityksen alueella.(Ks: Tilipohjainen myynti) Tehokkaasta puhelujen raportoinnista, johon pääsee käsiksi CRM:n toimintaraportin kautta, tulee siis paljon muutakin kuin myynninhallinnan resurssi. Se palvelee tietämyksenhallintatehtävää, jonka avulla jokainen edustaja voi avata ovia kollegoilleen.

"Jos saat tietää mahdollisuudesta, jonka suuri yritys tarjoaa Brownsvillessä, Teksasissa sijaitsevassa toimistossaan, sinun ei tarvitse kysyä myyntipäälliköltäsi, kuka soittaa kyseiselle yritykselle sen pääkonttorissa Coloradossa", Dohrman sanoo. "Voit vain mennä osoitteeseen Nutshell, ja se on toimintaraportissa yksityiskohtaisten muistiinpanojen kera."

‍Suhteessa : Miksi "tietoinen yhteistyö" on avain myyntimenestykseen?

Myyntitiimit pitävät yleensä yllä tasapainoa tämänkaltaisen yhteistyön ja edustajien välisen suorituskykyä edistävän kilpailun välillä. Järjestelmän avulla myyntipäällikkö voi asettaa tavoitteita ja kiintiöitä kullekin edustajalle ja koko tiimille. Tavoitteiden avulla voidaan hienosäätää kunkin yksittäisen henkilön suoritusta ja hallinnoida kannustinohjelmia. Nämä kannustimet voivat perustua paitsi lopullisiin myyntilukuihin myös toimiin, joita johto haluaa vahvistaa.

"Jos näen, että joku lähettää paljon enemmän sähköposteja ja soittaa paljon enemmän puheluita kuin hän itse asiassa soittaa ihmisille, näen sen ja voin neuvoa häntä", Dohrman sanoo.

Raportti on kaikkien tiimin edustajien käytettävissä, ja he näkevät toistensa aktiivisuusasteet ja muistiinpanot. Acmen myyntipäälliköt ovat tietysti paljon kiinnostuneempia puheluiden laadusta kuin siitä, että he lietsoisivat kilpailua edustajien välillä siitä, kuka pystyy lähettämään eniten sähköposteja.

Streamline your sales activity reporting with Nutshell

‍To learn how your team can take advantage of Nutshell’s CRM activity report feature, check out this video overview or our handy knowledge base article.

If you’d like to give Nutshell a try for yourself, just start your free 14-day trial today!

Tämä artikkeli on osa Playbook for Managing a Sales Team -julkaisua.

Kokeile Nutshell ilmaiseksi 14 päivän ajan!

LUOTTOKORTTIA EI TARVITA

ALOITA

BACK TO TOP

Liity yli 30 000 muun myynnin ja markkinoinnin ammattilaisen joukkoon. Tilaa Sell to Win -uutiskirjeemme!