A sales activity report provides a detailed look at the sales activities that a sales team has completed over a given time period, such as phone calls, emails, and on-site meetings.
This gives sales managers valuable insight into team performance and individual sales rep efficiency.
What’s included in a sales activity report?
A sales activity report includes a record of the actions a sales team has taken over a given period. Some of the metrics that might be included in a CRM activity report are:
Chaque fois qu'un membre de votre équipe complète et enregistre une activité
Un décompte de toutes les activités de vente enregistrées par utilisateur et par type.
Le nombre d'activités enregistrées par rapport aux quotas pour chaque type d'activité
L'effort d'activité de votre équipe par rapport à une période antérieure
Le temps consacré à chaque activité
Notes associées à toute activité
How do you create a sales activity report?
The easiest way to report on sales activity is to use a CRM with built-in sales tracking and reporting. A CRM like Nutshell automatically tracks your sales activities, allows sales reps to take notes about activities, and produces reports that make it easy to analyze results.
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Nutshell makes it easy to track your sales activity with user-friendly, customizable reporting and analytics features.
What are the benefits of CRM activity reporting for sales coaching?
Pairing coaching with the insights of sales activity reporting is a powerful combination. Here’s a look at some of the ways that sales activity reporting can enhance how you coach your sales team.
1. Precision in coaching
Sales activity reporting is a microscope into your team’s daily actions. It provides a granular view of who’s doing what, how often, and with what outcomes. With this level of precision, coaching becomes a highly targeted endeavor. You can zoom in on specific behaviors and actions, offering tailored guidance to help each team member flourish.
2. Data-backed insights
Gone are the days of subjective coaching. Sales activity reporting brings hard data to the coaching table. Coaches can back their feedback and recommendations with concrete numbers, making the coaching process more objective and credible. It’s not just about saying, “You need to make more calls,” but showing precisely how many calls lead to conversions.
3. Built-in accountability
With sales activity reporting, accountability is built into the process. Team members can track their own performance metrics, creating a sense of ownership over their results. Coaches can then step in to guide and support, knowing that every team member is acutely aware of their contributions and areas for improvement.
4. Real-time course correction
In the fast-paced world of sales, timing is everything. Sales activity reporting offers real-time insights, allowing coaches to provide immediate feedback. Whether it’s addressing a missed opportunity, celebrating a milestone, or fine-tuning a pitch, real-time coaching ensures that the team stays agile and adaptable.
5. Personalized training
One size does not fit all when it comes to coaching. Sales activity reporting reveals the unique strengths and weaknesses of each team member. Armed with this information, coaches can design personalized training programs that address specific needs, ensuring that every individual gets the guidance they require to excel.
6. Celebrating wins and milestones
Recognition is a potent motivator. With sales activity reporting, coaches can easily spot and celebrate wins, whether it’s a high-value deal closed or a record-breaking number of calls made. Recognition not only boosts morale but also sets positive examples for the entire team to follow.
7. Performance benchmarking
Sales activity reporting enables benchmarking against key performance indicators (KPIs) and industry benchmarks. This benchmarking empowers salespeople to see how they measure up and what they need to do to reach the next level, all under the expert guidance of their coach.
Case study: Using sales activity reporting for sales coaching
Nutshell Mike Dohrman, vice-président et directeur des ventes à Gretna, en Louisiane. Acme Truck Line, Inc.a constaté que les rapports d'activité peuvent contribuer à stimuler la collaboration, ainsi que la concurrence.
"Nous utilisons [notre CRM] principalement comme un journal des ventes, pour assurer la transparence de la fonction commerciale", explique M. Dohrman. "Nous avons des clients qui se chevauchent dans différentes régions. Nous avons un groupe de vente externe qui organise beaucoup de déjeuners et de réunions, et nous enregistrons les appels de vente en détail. Comme je dispose du rapport d'activité, je n'ai pas besoin de passer du temps en réunion à interroger chacun de nos 23 représentants sur ce qu'ils ont fait la semaine dernière. Je peux voir ce qu'ils ont fait et je sais exactement ce dont je dois leur parler".
Le rapport d'activité est la fonction préférée de M. Dohrman sur Nutshell. Il lui indique exactement comment chacun de ses représentants progresse vers la réalisation de ses quotas et autres objectifs, ainsi que les performances de l'équipe et des représentants individuels, quel que soit l'intervalle de temps. M. Dohrman peut même analyser les performances d'un représentant auprès d'un client particulier.
“If something interesting is going on with a specific customer, or if the rep is spending an unusual amount of time with that customer, I don’t have to dig to get that information out of the rep,” he explains. “It’s right there in the report for both of us to see.”
CRM activity reports help sellers become more effective because they give their managers the hard data necessary to provide actionable guidance and coaching—while keeping team meetings shorter and more productive, so reps can spend more of their day selling.
Quality over quantity
L'équipe de vente d'Acme Truck Line étant composée de commerciaux externes appelés à être fréquemment sur la route, M. Dohrman ne se préoccupe pas particulièrement du temps qu'ils passent à leur bureau. Ce qui compte, c'est le nombre et la qualité des appels qu'ils passent au cours de la semaine.
"Je ne me préoccupe pas tellement de l'heure à laquelle ils passent ces appels", explique-t-il, "mais si je pense qu'il y a des problèmes de gestion du temps, il est utile de savoir quels jours de la semaine ils passent ou ne passent pas des appels. Si quelqu'un se démène le mercredi et se relâche le vendredi, c'est peut-être un problème, mais ce n'en est pas un. Il se peut que cette personne appelle dans un secteur où tout le monde prend une demi-journée le vendredi, ou quelque chose de ce genre".
Dohrman s'appuie fortement sur la section détaillée du rapport d'activité de Nutshell. "J'ai besoin de voir la substance dans les notes sur les appels", insiste-t-il. "J'ai besoin de voir la substance dans les notes sur les appels", insiste-t-il. "Si le représentant passe juste pour dire bonjour, ce n'est pas un appel commercial, c'est une course aux beignets.
Dohrmancritique non seulement les techniques de vente de ses représentants, mais aussi leur prise de notes. "Si je leur suggère cinq questions à poser lors de chaque visite de vente - la taille des camions, les voies utilisées, etc. -, je veux voir les détails dans les notes, de sorte qu'à la cinquième visite de vente, je sais tout ce qu'il y a à savoir sur l'entreprise", explique-t-il. "Il se peut que je ne sois jamais allé dans cette entreprise, mais parce que c'est dans les notes, je sais tout cela. En tant qu'équipe, nous savons tous tout cela".
Il est plus facile pour certains représentants que pour d'autres d'établir des rapports d'appels efficaces. "Je l'explique de la manière suivante", explique M. Dohrman. "Le chauffeur doit remplir un connaissement. Nous savons quand les marchandises sont livrées et qui les a acceptées. Il nous apporte le connaissement et nous facturons le client. Il en va de même pour le représentant commercial. Vous n'avez pas fait la démarche de vente si elle n'est pas consignée par écrit".
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Les représentants d'Acme s'adressent à des milliers de clients à travers les États-Unis, dont beaucoup sont de grandes entreprises à sites multiples. Un représentant qui appelle sur un site peut être en mesure de recueillir des informations utiles sur le décideur de cette même entreprise sur un autre site, sur le territoire de quelqu'un d'autre.(Voir : ventes basées sur les comptes) Un rapport d'appel efficace, accessible par le biais du rapport d'activité du CRM, devient alors bien plus qu'une ressource de gestion des ventes. Il remplit une fonction de gestion des connaissances, permettant à chaque représentant d'ouvrir des portes à ses pairs.
"Si vous découvrez une opportunité avec une grande entreprise dans son bureau de Brownsville, au Texas, vous n'avez pas besoin de vous adresser à votre directeur des ventes pour savoir qui appelle cette entreprise à son siège au Colorado", explique M. Dohrman. "Il vous suffit d'aller sur le site Nutshell, et tout cela se trouve dans le rapport d'activité avec des notes détaillées.
Les équipes de vente maintiennent généralement un équilibre entre ce type de collaboration et la concurrence entre les représentants, qui favorise les performances. Le système permet au directeur commercial de fixer des objectifs et des quotas pour chaque représentant et pour l'équipe. Ces objectifs peuvent être utilisés pour affiner les performances de chacun et pour gérer des programmes d'incitation. Ces primes peuvent être basées non seulement sur les chiffres de vente définitifs, mais aussi sur les actions que la direction choisit de renforcer.
"Si je vois quelqu'un qui envoie beaucoup plus de courriels et passe beaucoup plus d'appels téléphoniques qu'il n'en passe réellement, je peux le voir et le conseiller", explique M. Dohrman.
Le rapport est accessible à tous les représentants d'une équipe, qui peuvent voir les taux d'activité et les notes de chacun. Bien entendu, les directeurs commerciaux d'Acme s'intéressent beaucoup plus à la qualité des appels qu'à la concurrence entre les représentants pour savoir qui peut envoyer le plus grand nombre d'e-mails.
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