A sales activity report provides a detailed look at the sales activities that a sales team has completed over a given time period, such as phone calls, emails, and on-site meetings.
This gives sales managers valuable insight into team performance and individual sales rep efficiency.
What’s included in a sales activity report?
A sales activity report includes a record of the actions a sales team has taken over a given period. Some of the metrics that might be included in a CRM activity report are:
Varje gång en av dina teammedlemmar slutför och loggar en aktivitet
En sammanställning av alla loggade försäljningsaktiviteter per användare och typ
Antalet loggade aktiviteter jämfört med kvoter för varje aktivitetstyp
Ditt teams aktivitetsinsats jämfört med en tidigare tidsram
Den tid som ägnas åt varje aktivitet
Anmärkningar i samband med någon aktivitet
How do you create a sales activity report?
The easiest way to report on sales activity is to use a CRM with built-in sales tracking and reporting. A CRM like Nutshell automatically tracks your sales activities, allows sales reps to take notes about activities, and produces reports that make it easy to analyze results.
Get advanced sales reporting with Nutshell
Nutshell makes it easy to track your sales activity with user-friendly, customizable reporting and analytics features.
What are the benefits of CRM activity reporting for sales coaching?
Pairing coaching with the insights of sales activity reporting is a powerful combination. Here’s a look at some of the ways that sales activity reporting can enhance how you coach your sales team.
1. Precision in coaching
Sales activity reporting is a microscope into your team’s daily actions. It provides a granular view of who’s doing what, how often, and with what outcomes. With this level of precision, coaching becomes a highly targeted endeavor. You can zoom in on specific behaviors and actions, offering tailored guidance to help each team member flourish.
2. Data-backed insights
Gone are the days of subjective coaching. Sales activity reporting brings hard data to the coaching table. Coaches can back their feedback and recommendations with concrete numbers, making the coaching process more objective and credible. It’s not just about saying, “You need to make more calls,” but showing precisely how many calls lead to conversions.
3. Built-in accountability
With sales activity reporting, accountability is built into the process. Team members can track their own performance metrics, creating a sense of ownership over their results. Coaches can then step in to guide and support, knowing that every team member is acutely aware of their contributions and areas for improvement.
4. Real-time course correction
In the fast-paced world of sales, timing is everything. Sales activity reporting offers real-time insights, allowing coaches to provide immediate feedback. Whether it’s addressing a missed opportunity, celebrating a milestone, or fine-tuning a pitch, real-time coaching ensures that the team stays agile and adaptable.
5. Personalized training
One size does not fit all when it comes to coaching. Sales activity reporting reveals the unique strengths and weaknesses of each team member. Armed with this information, coaches can design personalized training programs that address specific needs, ensuring that every individual gets the guidance they require to excel.
6. Celebrating wins and milestones
Recognition is a potent motivator. With sales activity reporting, coaches can easily spot and celebrate wins, whether it’s a high-value deal closed or a record-breaking number of calls made. Recognition not only boosts morale but also sets positive examples for the entire team to follow.
7. Performance benchmarking
Sales activity reporting enables benchmarking against key performance indicators (KPIs) and industry benchmarks. This benchmarking empowers salespeople to see how they measure up and what they need to do to reach the next level, all under the expert guidance of their coach.
Case study: Using sales activity reporting for sales coaching
Nutshell kund Mike Dohrman, vice VD och försäljningschef på Acme Truck Line Inc. i Gretna, Louisiana Acme Truck Line, Inc.har funnit att aktivitetsrapportering kan bidra till att främja samarbete såväl som konkurrens.
"Vi använder [vårt CRM] främst som en säljjournal, för att skapa transparens i säljfunktionen", säger Dohrman. "Vi har överlappande kunder i olika regioner. Vi har en extern säljgrupp som har många luncher och möten, och vi registrerar säljsamtalen i detalj. Eftersom jag har aktivitetsrapporten behöver jag inte lägga tid på att förhöra var och en av våra 23 säljare om hur de gjorde förra veckan. Jag kan se hur de gjorde och jag vet exakt vad jag behöver prata med dem om."
Aktivitetsrapporten är Dohrmans favoritfunktion i Nutshell. Rapporten visar exakt hur var och en av hans säljare ligger till när det gäller att uppfylla kvoter och andra mål, och hur teamet och enskilda säljare presterar under ett visst tidsintervall. Dohrman kan till och med gå ner på detaljnivå för att se hur en säljare presterar med en enskild kund.
“If something interesting is going on with a specific customer, or if the rep is spending an unusual amount of time with that customer, I don’t have to dig to get that information out of the rep,” he explains. “It’s right there in the report for both of us to see.”
CRM activity reports help sellers become more effective because they give their managers the hard data necessary to provide actionable guidance and coaching—while keeping team meetings shorter and more productive, so reps can spend more of their day selling.
Quality over quantity
Eftersom Acme Truck Lines säljteam består av externa säljare som förväntas vara ute på vägarna ofta, är Dohrman inte särskilt bekymrad över hur mycket tid de tillbringar vid sina skrivbord. Det som spelar roll är antalet och kvaliteten på de samtal de ringer under veckans gång.
"Jag bryr mig inte så mycket om när på dagen de ringer", säger han, "men om jag tror att det finns några problem med deras tidshantering är det bra att veta vilka dagar i veckan de ringer, eller inte ringer. Om någon är grym på onsdagar men slappnar av på fredagar kan det vara ett problem, men det behöver inte vara det. Den personen kanske ringer till ett område där alla tar en halvdag på fredagen, eller något i den stilen."
Dohrman förlitar sig i hög grad på detaljavsnittet i Nutshell:s aktivitetsrapport. "Jag behöver se substans i anteckningarna om samtalen", insisterar han. "Om representanten bara kom förbi för att säga hej, är det inte ett säljsamtal - det är ett munkbesök."
Dohrmankritiserar inte bara sina representanters säljteknik utan även deras anteckningar. "Om jag föreslår fem saker som jag vill att de ska fråga om under varje säljsamtal - vilken storlek på lastbilarna, vilka körfält de använder, den typen av saker - då vill jag se detaljerna i anteckningarna, så att jag vid det femte säljsamtalet vet allt som finns att veta om företaget", förklarar han. "Jag kanske aldrig har varit på det företaget, men eftersom det står i anteckningarna vet jag allt det där. Som team vet vi alla allt det där."
Effektiv samtalsrapportering är lättare för vissa handläggare än för andra. "Jag förklarar det så här", säger Dohrman. "Föraren måste fylla i en fraktsedel. Vi vet när varorna levereras och vem som har tagit emot dem. Han ger oss fraktsedeln och vi fakturerar kunden. Det är ingen skillnad för säljaren. Du har inte ringt säljsamtalet om det inte finns skriftligt."
Live Demo
Är du redo att se Nutshell i aktion?
Delta i en guidad rundtur live! Varje tisdag kl. 15.00 ET / kl. 12.00 PT.
Acmes representanter besöker tusentals kunder över hela USA, varav många är stora företag med flera anläggningar. En representant som besöker en anläggning kan ha möjlighet att samla in användbar information om samma företags beslutsfattare på en annan anläggning, i någon annans område.(Se t.ex: kontobaserad försäljning) Effektiv samtalsrapportering, som nås via CRM:s aktivitetsrapport, blir därför mycket mer än en resurs för säljledning. Den har en kunskapshanteringsfunktion som gör det möjligt för varje säljare att öppna dörrar för sina kollegor.
"Om du får reda på en möjlighet med ett stort företag på deras kontor i Brownsville, Texas, behöver du inte gå till din försäljningschef för att ta reda på vem som ringer till det företaget på deras huvudkontor i Colorado", säger Dohrman. "Du kan bara gå till Nutshell, och det finns i aktivitetsrapporten med detaljerade anteckningar."
Säljteam upprätthåller vanligtvis en balans mellan denna typ av samarbete och prestationsdrivande konkurrens mellan säljarna. Systemet gör det möjligt för säljchefen att sätta upp mål och kvoter för varje säljare och för teamet. Dessa mål kan användas för att finjustera varje individs prestation och för att administrera incitamentsprogram. Dessa incitament kan baseras inte bara på de slutliga försäljningssiffrorna, utan även på åtgärder som ledningen väljer att förstärka.
"Om jag ser någon som skickar ut mycket mer e-post och ringer mycket fler telefonsamtal än vad de faktiskt gör, kan jag se det och ge dem råd om det", säger Dohrman.
Rapporten är tillgänglig för alla representanter i ett team, som kan se varandras aktivitetsnivåer och anteckningar. Acmes försäljningschefer är naturligtvis mycket mer intresserade av kvaliteten på samtalen än av att öka konkurrensen mellan säljarna om vem som kan skicka ut flest e-postmeddelanden.
Streamline your sales activity reporting with Nutshell
