A sales activity report provides a detailed look at the sales activities that a sales team has completed over a given time period, such as phone calls, emails, and on-site meetings.
This gives sales managers valuable insight into team performance and individual sales rep efficiency.
What’s included in a sales activity report?
A sales activity report includes a record of the actions a sales team has taken over a given period. Some of the metrics that might be included in a CRM activity report are:
Telkens wanneer een van je teamleden een activiteit voltooit en registreert
Een telling van alle gelogde verkoopactiviteiten per gebruiker en type
Het aantal geregistreerde activiteiten vergeleken met de quota voor elk type activiteit
De activiteitsinspanning van je team vergeleken met een vorig tijdsbestek
De hoeveelheid tijd die aan elke activiteit is besteed
Notities bij elke activiteit
How do you create a sales activity report?
The easiest way to report on sales activity is to use a CRM with built-in sales tracking and reporting. A CRM like Nutshell automatically tracks your sales activities, allows sales reps to take notes about activities, and produces reports that make it easy to analyze results.
Get advanced sales reporting with Nutshell
Nutshell makes it easy to track your sales activity with user-friendly, customizable reporting and analytics features.
What are the benefits of CRM activity reporting for sales coaching?
Pairing coaching with the insights of sales activity reporting is a powerful combination. Here’s a look at some of the ways that sales activity reporting can enhance how you coach your sales team.
1. Precision in coaching
Sales activity reporting is a microscope into your team’s daily actions. It provides a granular view of who’s doing what, how often, and with what outcomes. With this level of precision, coaching becomes a highly targeted endeavor. You can zoom in on specific behaviors and actions, offering tailored guidance to help each team member flourish.
2. Data-backed insights
Gone are the days of subjective coaching. Sales activity reporting brings hard data to the coaching table. Coaches can back their feedback and recommendations with concrete numbers, making the coaching process more objective and credible. It’s not just about saying, “You need to make more calls,” but showing precisely how many calls lead to conversions.
3. Built-in accountability
With sales activity reporting, accountability is built into the process. Team members can track their own performance metrics, creating a sense of ownership over their results. Coaches can then step in to guide and support, knowing that every team member is acutely aware of their contributions and areas for improvement.
4. Real-time course correction
In the fast-paced world of sales, timing is everything. Sales activity reporting offers real-time insights, allowing coaches to provide immediate feedback. Whether it’s addressing a missed opportunity, celebrating a milestone, or fine-tuning a pitch, real-time coaching ensures that the team stays agile and adaptable.
5. Personalized training
One size does not fit all when it comes to coaching. Sales activity reporting reveals the unique strengths and weaknesses of each team member. Armed with this information, coaches can design personalized training programs that address specific needs, ensuring that every individual gets the guidance they require to excel.
6. Celebrating wins and milestones
Recognition is a potent motivator. With sales activity reporting, coaches can easily spot and celebrate wins, whether it’s a high-value deal closed or a record-breaking number of calls made. Recognition not only boosts morale but also sets positive examples for the entire team to follow.
7. Performance benchmarking
Sales activity reporting enables benchmarking against key performance indicators (KPIs) and industry benchmarks. This benchmarking empowers salespeople to see how they measure up and what they need to do to reach the next level, all under the expert guidance of their coach.
Case study: Using sales activity reporting for sales coaching
Nutshell klant Mike Dohrman, vicepresident en verkoopmanager bij Acme Truck Line Inc. in Gretna, Louisiana. Acme Truck Line, Inc.heeft gemerkt dat activiteitenrapportage kan helpen om samenwerking en concurrentie te stimuleren.
"We gebruiken [ons CRM] voornamelijk als verkoopjournaal, om transparantie te bieden in de verkoopfunctie," zegt Dohrman. "We hebben overlappende klanten in verschillende regio's. We hebben een externe verkoopgroep die veel lunches en vergaderingen houdt. We hebben een externe verkoopgroep die veel lunches en vergaderingen houdt en we leggen de verkoopgesprekken in detail vast. Omdat ik het activiteitenrapport heb, hoef ik tijdens vergaderingen geen tijd te besteden aan het ondervragen van elk van onze 23 vertegenwoordigers over hoe ze het vorige week hebben gedaan. Ik kan zien hoe ze het hebben gedaan en ik weet precies waarover ik met ze moet praten."
Het activiteitenrapport is Dohrmans meest gebruikte functie in Nutshell. Het rapport vertelt hem precies hoe elk van zijn vertegenwoordigers vordert met het halen van quota's en andere doelen, en hoe het team en de individuele vertegenwoordigers presteren voor elk tijdsinterval. Dohrman kan zelfs inzoomen om de prestaties van een vertegenwoordiger bij een individuele klant te bekijken.
“If something interesting is going on with a specific customer, or if the rep is spending an unusual amount of time with that customer, I don’t have to dig to get that information out of the rep,” he explains. “It’s right there in the report for both of us to see.”
CRM activity reports help sellers become more effective because they give their managers the hard data necessary to provide actionable guidance and coaching—while keeping team meetings shorter and more productive, so reps can spend more of their day selling.
Quality over quantity
Omdat het verkoopteam van Acme Truck Line bestaat uit externe verkopers van wie verwacht wordt dat ze vaak onderweg zijn, maakt Dohrman zich niet zo druk over hoeveel tijd ze achter hun bureau doorbrengen. Wat wel van belang is, is het aantal en de kwaliteit van de gesprekken die ze in de loop van de week voeren.
"Ik maak me niet zozeer zorgen over het tijdstip waarop ze bellen", zegt hij, "maar als ik denk dat er problemen zijn met hun tijdmanagementvaardigheden, is het handig om te weten op welke dagen van de week ze wel of niet bellen. Als iemand op woensdag goed presteert maar op vrijdag verslapt, kan dat een probleem zijn of niet. Die persoon belt misschien in een gebied waar iedereen op vrijdag een halve dag neemt, of iets dergelijks."
Dohrman vertrouwt sterk op het gedetailleerde gedeelte van Nutshell's activiteitenrapport. "Ik moet inhoud zien in de notities van de gesprekken," benadrukt hij. "Als de vertegenwoordiger alleen maar langskomt om hallo te zeggen, is dat geen verkoopgesprek, maar een donutrit."
Dohrmanbekritiseert niet alleen de verkooptechnieken van zijn vertegenwoordigers, maar ook hun notities. "Als ik vijf dingen voorstel die ze moeten vragen tijdens elk verkoopgesprek - welke grootte vrachtwagens, welke rijstroken ze gebruiken, dat soort dingen - dan wil ik de fijnere punten in de notities zien, zodat ik bij het vijfde verkoopgesprek alles weet wat er te weten valt over het bedrijf," legt hij uit. "Ik ben misschien nog nooit bij dat bedrijf geweest, maar omdat het in de notities staat, weet ik dat allemaal. Als team weten we dat allemaal."
Effectieve gespreksrapportage is voor sommige vertegenwoordigers gemakkelijker dan voor anderen. "Ik leg het als volgt uit," zegt Dohrman. "De chauffeur moet een vrachtbrief invullen. Wij weten wanneer de goederen zijn afgeleverd en wie ze heeft geaccepteerd. Hij brengt ons de vrachtbrief en wij factureren de klant. Het is niet anders voor de verkoper. Je hebt het verkoopgesprek niet gevoerd, tenzij het op papier staat."
Live demo
Klaar om Nutshell in actie te zien?
Woon een live rondleiding bij! Elke dinsdag om 15:00 ET / 12:00 PT.
Vertegenwoordigers van Acme bellen duizenden klanten in de VS, waaronder veel grote bedrijven met meerdere vestigingen. Een vertegenwoordiger die op één locatie belt, kan in een positie zijn om nuttige informatie te verzamelen over de besluitvormer van datzelfde bedrijf op een andere locatie, in het gebied van iemand anders.(Zie : accountgebaseerde verkoop) Effectieve gespreksrapportage, toegankelijk via het CRM-activiteitenrapport, wordt dan veel meer dan een verkoopbeheermiddel. Het dient een kennisbeheerfunctie, waardoor elke vertegenwoordiger deuren kan openen voor zijn of haar collega's.
"Als je ontdekt dat er een kans is bij een groot bedrijf in hun kantoor in Brownsville, Texas, hoef je niet naar je salesmanager te gaan om uit te zoeken wie dat bedrijf belt in hun hoofdkantoor in Colorado," zegt Dohrman. "Je kunt gewoon naar Nutshell gaan en dat staat in het activiteitenrapport met gedetailleerde aantekeningen."
Verkoopteams houden meestal een balans tussen dit soort samenwerking en prestatiegerichte concurrentie tussen vertegenwoordigers. Met het systeem kan de verkoopmanager doelen en quota's instellen voor elke vertegenwoordiger en voor het team. Deze doelen kunnen worden gebruikt om de individuele prestaties te verfijnen en om stimuleringsprogramma's toe te passen. Deze incentives kunnen niet alleen gebaseerd zijn op de uiteindelijke verkoopcijfers, maar ook op acties die het management wil stimuleren.
"Als ik iemand zie die veel meer e-mails verstuurt en veel meer telefoontjes pleegt dan dat ze daadwerkelijk mensen opbellen, dan kan ik dat zien en ze daarover adviseren," zegt Dohrman.
Het rapport is toegankelijk voor alle vertegenwoordigers van een team, die elkaars activiteitspercentages en notities kunnen zien. Natuurlijk zijn de verkoopmanagers van Acme veel meer geïnteresseerd in de kwaliteit van de gesprekken dan in het aanwakkeren van de competitie tussen vertegenwoordigers om te zien wie de meeste e-mails kan versturen.
Streamline your sales activity reporting with Nutshell
