A sales activity report provides a detailed look at the sales activities that a sales team has completed over a given time period, such as phone calls, emails, and on-site meetings.
This gives sales managers valuable insight into team performance and individual sales rep efficiency.
What’s included in a sales activity report?
A sales activity report includes a record of the actions a sales team has taken over a given period. Some of the metrics that might be included in a CRM activity report are:
Hver gang et av teammedlemmene dine fullfører og logger en aktivitet
En opptelling av alle loggførte salgsaktiviteter etter bruker og type.
Antall loggførte aktiviteter sammenlignet med kvoter for hver aktivitetstype.
Teamets aktivitetsinnsats sammenlignet med en tidligere tidsramme
Hvor mye tid som brukes på hver aktivitet
Notater knyttet til enhver aktivitet
How do you create a sales activity report?
The easiest way to report on sales activity is to use a CRM with built-in sales tracking and reporting. A CRM like Nutshell automatically tracks your sales activities, allows sales reps to take notes about activities, and produces reports that make it easy to analyze results.
Get advanced sales reporting with Nutshell
Nutshell makes it easy to track your sales activity with user-friendly, customizable reporting and analytics features.
What are the benefits of CRM activity reporting for sales coaching?
Pairing coaching with the insights of sales activity reporting is a powerful combination. Here’s a look at some of the ways that sales activity reporting can enhance how you coach your sales team.
1. Precision in coaching
Sales activity reporting is a microscope into your team’s daily actions. It provides a granular view of who’s doing what, how often, and with what outcomes. With this level of precision, coaching becomes a highly targeted endeavor. You can zoom in on specific behaviors and actions, offering tailored guidance to help each team member flourish.
2. Data-backed insights
Gone are the days of subjective coaching. Sales activity reporting brings hard data to the coaching table. Coaches can back their feedback and recommendations with concrete numbers, making the coaching process more objective and credible. It’s not just about saying, “You need to make more calls,” but showing precisely how many calls lead to conversions.
3. Built-in accountability
With sales activity reporting, accountability is built into the process. Team members can track their own performance metrics, creating a sense of ownership over their results. Coaches can then step in to guide and support, knowing that every team member is acutely aware of their contributions and areas for improvement.
4. Real-time course correction
In the fast-paced world of sales, timing is everything. Sales activity reporting offers real-time insights, allowing coaches to provide immediate feedback. Whether it’s addressing a missed opportunity, celebrating a milestone, or fine-tuning a pitch, real-time coaching ensures that the team stays agile and adaptable.
5. Personalized training
One size does not fit all when it comes to coaching. Sales activity reporting reveals the unique strengths and weaknesses of each team member. Armed with this information, coaches can design personalized training programs that address specific needs, ensuring that every individual gets the guidance they require to excel.
6. Celebrating wins and milestones
Recognition is a potent motivator. With sales activity reporting, coaches can easily spot and celebrate wins, whether it’s a high-value deal closed or a record-breaking number of calls made. Recognition not only boosts morale but also sets positive examples for the entire team to follow.
7. Performance benchmarking
Sales activity reporting enables benchmarking against key performance indicators (KPIs) and industry benchmarks. This benchmarking empowers salespeople to see how they measure up and what they need to do to reach the next level, all under the expert guidance of their coach.
Case study: Using sales activity reporting for sales coaching
Nutshell kunde Mike Dohrman, viseadministrerende direktør og salgssjef hos Acme Truck Line Inc. i Gretna, Louisiana Acme Truck Line, Inc.har erfart at aktivitetsrapportering kan bidra til å fremme både samarbeid og konkurranse.
"Vi bruker [CRM-systemet] hovedsakelig som en salgsjournal, for å skape transparens i salgsarbeidet", sier Dohrman. "Vi har overlappende kunder i ulike regioner. Vi har en ekstern salgsgruppe som har mange lunsjer og møter, og vi registrerer salgssamtalene i detalj. Siden jeg har aktivitetsrapporten, slipper jeg å bruke tid i møter på å forhøre meg med hver enkelt av de 23 selgerne våre om hvordan det gikk i forrige uke. Jeg kan se hvordan de gjorde det, og jeg vet nøyaktig hva jeg må snakke med dem om."
Aktivitetsrapporten er Dohrmans foretrukne funksjon i Nutshell. Rapporten forteller ham nøyaktig hvordan hver enkelt selger ligger an i forhold til kvoter og andre mål, og hvordan teamet og den enkelte selger presterer i et hvilket som helst tidsintervall. Dohrman kan til og med gå ned i detaljene for å se hvordan en enkelt kunde har prestert.
“If something interesting is going on with a specific customer, or if the rep is spending an unusual amount of time with that customer, I don’t have to dig to get that information out of the rep,” he explains. “It’s right there in the report for both of us to see.”
CRM activity reports help sellers become more effective because they give their managers the hard data necessary to provide actionable guidance and coaching—while keeping team meetings shorter and more productive, so reps can spend more of their day selling.
Quality over quantity
Siden Acme Truck Lines salgsteam består av eksterne selgere som forventes å være mye på farten, er Dohrman ikke spesielt opptatt av hvor mye tid de tilbringer ved skrivebordet. Det som betyr noe, er antallet og kvaliteten på samtalene de tar i løpet av uken.
"Jeg er ikke så opptatt av når på dagen de ringer", sier han, "men hvis jeg tror at de har problemer med tidsstyringen, er det nyttig å vite hvilke ukedager de ringer eller ikke ringer. Hvis noen gjør en kjempeinnsats på onsdager, men slapper av på fredager, kan det være et problem, men det er ikke sikkert det er det. Det kan være at vedkommende ringer i et område der alle tar en halv dag på fredag, eller noe lignende."
Dohrman er svært avhengig av detaljene i Nutshells aktivitetsrapport. "Jeg må se substans i notatene om samtalene," insisterer han. "Hvis representanten bare kom innom for å hilse på, er det ikke en salgssamtale - det er en smultring."
Dohrmankritiserer ikke bare selgernes salgsteknikker, men også hvordan de tar notater. "Hvis jeg foreslår fem ting jeg vil at de skal spørre om under hver salgssamtale - hvilken størrelse lastebiler de har, hvilke kjørefelt de bruker, og så videre - vil jeg se detaljene i notatene, slik at jeg etter den femte salgssamtalen vet alt som er verdt å vite om selskapet", forklarer han. "Jeg har kanskje aldri besøkt selskapet, men fordi det står i notatene, vet jeg alt om det. Som team vet vi alle sammen alt dette."
Noen representanter har lettere for å rapportere effektivt enn andre. "Jeg forklarer det slik", sier Dohrman. "Sjåføren må fylle ut et fraktbrev. Vi vet når varene er levert og hvem som tok imot dem. Han gir oss fraktbrevet, og vi fakturerer kunden. Det er ikke annerledes for selgeren. Det er ikke du som har tatt salgssamtalen med mindre den er skriftlig."
Live-demo
Er du klar til å se Nutshell i aksjon?
Delta på en live-omvisning! Hver tirsdag kl. 15.00 ET / 12.00 PT.
Acme-representanter besøker tusenvis av kunder over hele USA, og mange av dem er store selskaper med flere avdelinger. En representant som besøker ett sted, kan være i posisjon til å innhente nyttig informasjon om beslutningstakeren i det samme selskapet på et annet sted, i en annen bedrifts område.(Se : kontobasert salg) Effektiv samtalerapportering, som man får tilgang til via CRM-aktivitetsrapporten, blir dermed mye mer enn en ressurs for salgsledelse. Den fungerer også som en kunnskapsstyringsressurs som gjør det mulig for hver enkelt salgsrepresentant å åpne dører for sine kolleger.
"Hvis du får vite om en mulighet med et stort selskap på kontoret i Brownsville, Texas, trenger du ikke å gå til salgssjefen for å finne ut hvem som ringer til selskapet på hovedkontoret i Colorado," sier Dohrman. "Det er bare å gå inn på Nutshell, så finner du det i aktivitetsrapporten med detaljerte notater."
Salgsteam opprettholder vanligvis en balanse mellom denne typen samarbeid og prestasjonsfremmende konkurranse mellom selgerne. Systemet gjør det mulig for salgssjefen å sette mål og kvoter for hver enkelt selger og for hele teamet. Disse målene kan brukes til å finjustere den enkeltes prestasjoner og til å administrere insentivprogrammer. Disse insentivene kan ikke bare baseres på de endelige salgstallene, men også på handlinger som ledelsen velger å forsterke.
"Hvis jeg ser at noen sender ut mye mer e-post og ringer mye mer enn de faktisk ringer folk, kan jeg se det og gi dem råd om det", sier Dohrman.
Rapporten er tilgjengelig for alle teamets selgere, som kan se hverandres aktivitetsnivå og notater. Selvsagt er Acmes salgssjefer mye mer interessert i kvaliteten på samtalene enn i å skape konkurranse mellom selgerne om hvem som kan sende flest e-poster.
Streamline your sales activity reporting with Nutshell
