To manage your sales team effectively, you need to have a clear view of their activities and performance. That’s exactly what sales activity reports provide to sales managers.
Activity reporting is a proven technique sales managers can use to check up on the performance of their teams against quotas and, in organizations that motivate their reps through competition, how each rep is doing relative to one another.
Keep reading to learn about sales activity reports and how sales managers can use them to coach their teams toward their goals.
A sales activity report provides a detailed look at the sales activities that a sales team has completed over a given time period, such as phone calls, emails, and on-site meetings.
This gives sales managers valuable insight into team performance and individual sales rep efficiency.
A sales activity report includes a record of the actions a sales team has taken over a given period. Some of the metrics that might be included in a CRM activity report are:
The easiest way to report on sales activity is to use a CRM with built-in sales tracking and reporting. A CRM like Nutshell automatically tracks your sales activities, allows sales reps to take notes about activities, and produces reports that make it easy to analyze results.
Nutshell makes it easy to track your sales activity with user-friendly, customizable reporting and analytics features.
Pairing coaching with the insights of sales activity reporting is a powerful combination. Here’s a look at some of the ways that sales activity reporting can enhance how you coach your sales team.
Sales activity reporting is a microscope into your team’s daily actions. It provides a granular view of who’s doing what, how often, and with what outcomes. With this level of precision, coaching becomes a highly targeted endeavor. You can zoom in on specific behaviors and actions, offering tailored guidance to help each team member flourish.
Gone are the days of subjective coaching. Sales activity reporting brings hard data to the coaching table. Coaches can back their feedback and recommendations with concrete numbers, making the coaching process more objective and credible. It’s not just about saying, “You need to make more calls,” but showing precisely how many calls lead to conversions.
With sales activity reporting, accountability is built into the process. Team members can track their own performance metrics, creating a sense of ownership over their results. Coaches can then step in to guide and support, knowing that every team member is acutely aware of their contributions and areas for improvement.
In the fast-paced world of sales, timing is everything. Sales activity reporting offers real-time insights, allowing coaches to provide immediate feedback. Whether it’s addressing a missed opportunity, celebrating a milestone, or fine-tuning a pitch, real-time coaching ensures that the team stays agile and adaptable.
One size does not fit all when it comes to coaching. Sales activity reporting reveals the unique strengths and weaknesses of each team member. Armed with this information, coaches can design personalized training programs that address specific needs, ensuring that every individual gets the guidance they require to excel.
Recognition is a potent motivator. With sales activity reporting, coaches can easily spot and celebrate wins, whether it’s a high-value deal closed or a record-breaking number of calls made. Recognition not only boosts morale but also sets positive examples for the entire team to follow.
Sales activity reporting enables benchmarking against key performance indicators (KPIs) and industry benchmarks. This benchmarking empowers salespeople to see how they measure up and what they need to do to reach the next level, all under the expert guidance of their coach.
Nutshell kunde Mike Dohrman, viseadministrerende direktør og salgssjef hos Acme Truck Line Inc. i Gretna, Louisiana Acme Truck Line, Inc.har erfart at aktivitetsrapportering kan bidra til å fremme både samarbeid og konkurranse.
"Vi bruker [CRM-systemet] hovedsakelig som en salgsjournal, for å skape transparens i salgsarbeidet", sier Dohrman. "Vi har overlappende kunder i ulike regioner. Vi har en ekstern salgsgruppe som har mange lunsjer og møter, og vi registrerer salgssamtalene i detalj. Siden jeg har aktivitetsrapporten, slipper jeg å bruke tid i møter på å forhøre meg med hver enkelt av de 23 selgerne våre om hvordan det gikk i forrige uke. Jeg kan se hvordan de gjorde det, og jeg vet nøyaktig hva jeg må snakke med dem om."
Aktivitetsrapporten er Dohrmans foretrukne funksjon i Nutshell. Rapporten forteller ham nøyaktig hvordan hver enkelt selger ligger an i forhold til kvoter og andre mål, og hvordan teamet og den enkelte selger presterer i et hvilket som helst tidsintervall. Dohrman kan til og med gå ned i detaljene for å se hvordan en enkelt kunde har prestert.
“If something interesting is going on with a specific customer, or if the rep is spending an unusual amount of time with that customer, I don’t have to dig to get that information out of the rep,” he explains. “It’s right there in the report for both of us to see.”
CRM activity reports help sellers become more effective because they give their managers the hard data necessary to provide actionable guidance and coaching—while keeping team meetings shorter and more productive, so reps can spend more of their day selling.
Siden Acme Truck Lines salgsteam består av eksterne selgere som forventes å være mye på farten, er Dohrman ikke spesielt opptatt av hvor mye tid de tilbringer ved skrivebordet. Det som betyr noe, er antallet og kvaliteten på samtalene de tar i løpet av uken.
"Jeg er ikke så opptatt av når på dagen de ringer", sier han, "men hvis jeg tror at de har problemer med tidsstyringen, er det nyttig å vite hvilke ukedager de ringer eller ikke ringer. Hvis noen gjør en kjempeinnsats på onsdager, men slapper av på fredager, kan det være et problem, men det er ikke sikkert det er det. Det kan være at vedkommende ringer i et område der alle tar en halv dag på fredag, eller noe lignende."
Dohrman er svært avhengig av detaljene i Nutshells aktivitetsrapport. "Jeg må se substans i notatene om samtalene," insisterer han. "Hvis representanten bare kom innom for å hilse på, er det ikke en salgssamtale - det er en smultring."
Dohrmankritiserer ikke bare selgernes salgsteknikker, men også hvordan de tar notater. "Hvis jeg foreslår fem ting jeg vil at de skal spørre om under hver salgssamtale - hvilken størrelse lastebiler de har, hvilke kjørefelt de bruker, og så videre - vil jeg se detaljene i notatene, slik at jeg etter den femte salgssamtalen vet alt som er verdt å vite om selskapet", forklarer han. "Jeg har kanskje aldri besøkt selskapet, men fordi det står i notatene, vet jeg alt om det. Som team vet vi alle sammen alt dette."
Noen representanter har lettere for å rapportere effektivt enn andre. "Jeg forklarer det slik", sier Dohrman. "Sjåføren må fylle ut et fraktbrev. Vi vet når varene er levert og hvem som tok imot dem. Han gir oss fraktbrevet, og vi fakturerer kunden. Det er ikke annerledes for selgeren. Det er ikke du som har tatt salgssamtalen med mindre den er skriftlig."
Delta på en live-omvisning! Hver tirsdag kl. 15.00 ET / 12.00 PT.
Acme-representanter besøker tusenvis av kunder over hele USA, og mange av dem er store selskaper med flere avdelinger. En representant som besøker ett sted, kan være i posisjon til å innhente nyttig informasjon om beslutningstakeren i det samme selskapet på et annet sted, i en annen bedrifts område.(Se : kontobasert salg) Effektiv samtalerapportering, som man får tilgang til via CRM-aktivitetsrapporten, blir dermed mye mer enn en ressurs for salgsledelse. Den fungerer også som en kunnskapsstyringsressurs som gjør det mulig for hver enkelt salgsrepresentant å åpne dører for sine kolleger.
"Hvis du får vite om en mulighet med et stort selskap på kontoret i Brownsville, Texas, trenger du ikke å gå til salgssjefen for å finne ut hvem som ringer til selskapet på hovedkontoret i Colorado," sier Dohrman. "Det er bare å gå inn på Nutshell, så finner du det i aktivitetsrapporten med detaljerte notater."
Relatert : Hvorfor "bevisst samarbeid" er nøkkelen til salgssuksess
Salgsteam opprettholder vanligvis en balanse mellom denne typen samarbeid og prestasjonsfremmende konkurranse mellom selgerne. Systemet gjør det mulig for salgssjefen å sette mål og kvoter for hver enkelt selger og for hele teamet. Disse målene kan brukes til å finjustere den enkeltes prestasjoner og til å administrere insentivprogrammer. Disse insentivene kan ikke bare baseres på de endelige salgstallene, men også på handlinger som ledelsen velger å forsterke.
"Hvis jeg ser at noen sender ut mye mer e-post og ringer mye mer enn de faktisk ringer folk, kan jeg se det og gi dem råd om det", sier Dohrman.
Rapporten er tilgjengelig for alle teamets selgere, som kan se hverandres aktivitetsnivå og notater. Selvsagt er Acmes salgssjefer mye mer interessert i kvaliteten på samtalene enn i å skape konkurranse mellom selgerne om hvem som kan sende flest e-poster.
To learn how your team can take advantage of Nutshell’s CRM activity report feature, check out this video overview or our handy knowledge base article.
If you’d like to give Nutshell a try for yourself, just start your free 14-day trial today!
Denne artikkelen er en del av vår Playbook for Managing a Sales Team.
Bli med over 30 000 andre fagfolk innen salg og markedsføring. Abonner på nyhetsbrevet Sell to Win!