A sales activity report provides a detailed look at the sales activities that a sales team has completed over a given time period, such as phone calls, emails, and on-site meetings.
This gives sales managers valuable insight into team performance and individual sales rep efficiency.
What’s included in a sales activity report?
A sales activity report includes a record of the actions a sales team has taken over a given period. Some of the metrics that might be included in a CRM activity report are:
Sempre que um dos membros da sua equipa completa e regista uma atividade
Uma contagem de todas as actividades de vendas registadas por utilizador e tipo
O número de actividades registadas em comparação com as quotas para cada tipo de atividade
O esforço de atividade da sua equipa em comparação com um período de tempo anterior
O tempo despendido em cada atividade
Notas associadas a qualquer atividade
How do you create a sales activity report?
The easiest way to report on sales activity is to use a CRM with built-in sales tracking and reporting. A CRM like Nutshell automatically tracks your sales activities, allows sales reps to take notes about activities, and produces reports that make it easy to analyze results.
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Nutshell makes it easy to track your sales activity with user-friendly, customizable reporting and analytics features.
What are the benefits of CRM activity reporting for sales coaching?
Pairing coaching with the insights of sales activity reporting is a powerful combination. Here’s a look at some of the ways that sales activity reporting can enhance how you coach your sales team.
1. Precision in coaching
Sales activity reporting is a microscope into your team’s daily actions. It provides a granular view of who’s doing what, how often, and with what outcomes. With this level of precision, coaching becomes a highly targeted endeavor. You can zoom in on specific behaviors and actions, offering tailored guidance to help each team member flourish.
2. Data-backed insights
Gone are the days of subjective coaching. Sales activity reporting brings hard data to the coaching table. Coaches can back their feedback and recommendations with concrete numbers, making the coaching process more objective and credible. It’s not just about saying, “You need to make more calls,” but showing precisely how many calls lead to conversions.
3. Built-in accountability
With sales activity reporting, accountability is built into the process. Team members can track their own performance metrics, creating a sense of ownership over their results. Coaches can then step in to guide and support, knowing that every team member is acutely aware of their contributions and areas for improvement.
4. Real-time course correction
In the fast-paced world of sales, timing is everything. Sales activity reporting offers real-time insights, allowing coaches to provide immediate feedback. Whether it’s addressing a missed opportunity, celebrating a milestone, or fine-tuning a pitch, real-time coaching ensures that the team stays agile and adaptable.
5. Personalized training
One size does not fit all when it comes to coaching. Sales activity reporting reveals the unique strengths and weaknesses of each team member. Armed with this information, coaches can design personalized training programs that address specific needs, ensuring that every individual gets the guidance they require to excel.
6. Celebrating wins and milestones
Recognition is a potent motivator. With sales activity reporting, coaches can easily spot and celebrate wins, whether it’s a high-value deal closed or a record-breaking number of calls made. Recognition not only boosts morale but also sets positive examples for the entire team to follow.
7. Performance benchmarking
Sales activity reporting enables benchmarking against key performance indicators (KPIs) and industry benchmarks. This benchmarking empowers salespeople to see how they measure up and what they need to do to reach the next level, all under the expert guidance of their coach.
Case study: Using sales activity reporting for sales coaching
Nutshell Mike Dohrman, vice-presidente e diretor de vendas da Acme Truck Line Inc., sediada em Gretna, Louisiana Acme Truck Line, Inc., sediada em Gretna, Louisiana.descobriu que os relatórios de atividade podem ajudar a promover a colaboração, bem como a concorrência.
"Utilizamos [o nosso CRM] principalmente como um diário de vendas, para proporcionar transparência na função de vendas", afirma Dohrman. "Temos clientes que se sobrepõem em diferentes regiões. Temos um grupo de vendas externo que faz muitos almoços e reuniões, e registamos as chamadas de vendas em pormenor. Como tenho o relatório de atividade, não tenho de passar tempo em reuniões a interrogar cada um dos nossos 23 representantes sobre o seu desempenho na semana passada. Posso ver como se saíram e sei exatamente o que tenho de lhes dizer."
O relatório de actividades é a funcionalidade preferida de Dohrman em Nutshell. O relatório diz-lhe exatamente como cada um dos seus representantes está a progredir para atingir as quotas e outros objectivos, e como está o desempenho da equipa e dos representantes individuais em qualquer intervalo de tempo. Dohrman pode até analisar pormenorizadamente o desempenho de um representante com um cliente individual.
“If something interesting is going on with a specific customer, or if the rep is spending an unusual amount of time with that customer, I don’t have to dig to get that information out of the rep,” he explains. “It’s right there in the report for both of us to see.”
CRM activity reports help sellers become more effective because they give their managers the hard data necessary to provide actionable guidance and coaching—while keeping team meetings shorter and more productive, so reps can spend more of their day selling.
Quality over quantity
Uma vez que a equipa de vendas da Acme Truck Line é constituída por representantes de vendas externos que devem estar frequentemente na estrada, Dohrman não está especialmente preocupado com o tempo que passam nas suas secretárias. O que importa é o número e a qualidade das chamadas que efectuam ao longo da semana.
"Não me preocupo tanto com a hora do dia em que fazem as chamadas", diz ele, "mas se acho que há problemas com as suas capacidades de gestão do tempo, é útil saber em que dias da semana estão ou não a fazer chamadas. Se alguém estiver a fazer um bom trabalho às quartas-feiras e a faltar às sextas-feiras, isso pode ser preocupante ou não. Essa pessoa pode estar a fazer chamadas numa área em que todos tiram meio dia à sexta-feira, ou algo do género."
Dohrman confia muito na secção de detalhes do relatório de actividades de Nutshell. "Preciso de ver a substância nas notas das chamadas", insiste. "Se o representante só passou por cá para dizer olá, isso não é uma chamada de vendas - é uma corrida de donuts."
Dohrmancritica não só as técnicas de venda dos seus representantes, mas também a forma como tomam notas. "Se eu sugerir cinco coisas que quero que eles perguntem durante cada chamada de vendas - qual o tamanho dos camiões, que pistas estão a utilizar, esse tipo de coisas - então quero ver os pontos mais finos nas notas, por isso, na quinta chamada de vendas, sei tudo o que há para saber sobre a empresa", explica. "Posso nunca ter ido a essa empresa, mas como está nas notas, sei tudo isso. Como equipa, todos nós sabemos tudo isso."
A comunicação eficaz de chamadas é mais fácil para alguns representantes do que para outros. "Eu explico-o da seguinte forma", diz Dohrman. "O motorista tem de preencher um conhecimento de embarque. Sabemos quando as mercadorias são entregues e quem as aceitou. Ele traz-nos o conhecimento de embarque e nós facturamos ao cliente. Não é diferente para o representante de vendas. Não fez a chamada de vendas a não ser que esteja por escrito."
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Os representantes da Acme contactam milhares de clientes em todos os Estados Unidos, muitos dos quais são grandes empresas com várias instalações. Um representante que liga para um local pode estar em posição de reunir informações úteis sobre o responsável pelas decisões dessa mesma empresa noutro local, no território de outra pessoa.(Ver : vendas baseadas em contas) Um relatório de chamadas eficaz, acedido através do relatório de atividade CRM, torna-se muito mais do que um recurso de gestão de vendas. Tem uma função de gestão do conhecimento, permitindo que cada representante abra portas para os seus colegas.
"Se descobrir uma oportunidade com uma grande empresa no escritório de Brownsville, no Texas, não precisa de ir ter com o seu gestor de vendas para saber quem liga para essa empresa na sua sede no Colorado", diz Dohrman. "Pode simplesmente aceder a Nutshell, e isso está no relatório de atividade com notas detalhadas."
As equipas de vendas mantêm normalmente um equilíbrio entre este tipo de colaboração e a concorrência entre os representantes, que impulsiona o desempenho. O sistema permite que o gestor de vendas defina objectivos e quotas para cada representante e para a equipa. Esses objectivos podem ser utilizados para ajustar o desempenho de cada indivíduo e para administrar programas de incentivos. Estes incentivos podem basear-se não só nos números de vendas finais, mas também em acções que a gestão opte por reforçar.
"Se eu vir alguém que está a enviar muito mais e-mails e a fazer muito mais chamadas telefónicas do que está realmente a ligar para as pessoas, posso ver isso e aconselhá-lo sobre isso", diz Dohrman.
O relatório está acessível a todos os representantes de uma equipa, que podem ver as taxas de atividade e as notas uns dos outros. É claro que os directores de vendas da Acme estão muito mais interessados na qualidade das chamadas do que em fomentar a concorrência entre os representantes para ver quem consegue enviar mais e-mails.
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